Kā saņemt un nosūtīt e-rēķinus tiešsaistē?

[#1]

Horizon ir izveidota integrācija ar Fitek e-rēķinu platformu, kas dod iespēju elektroniskos rēķinus gan saņemt, gan nosūtīt tiešsaistē.

Droša datu apmaiņas kanāla izveidošanai tiek izmantota sistēma/starplānis Horizon HUB, kas nodrošina vienotu autentifikācijas un pārvaldības mehānismu savienojumos ar trešo pušu sistēmām. Horizon HUB atrodas mākonī un nav jāinstalē.

Risinājuma izmantošanai nepieciešams pieteikties https://www.visma.lv/horizon-integracija-ar-fitek/ un tālāk, sekojot e-pastā saņemtajiem norādījumiem, jāveic darbības savienojuma izveidošanai.

Kā saņemt e-rēķinus?

E-rēķinu saņemšana notiek Horizon metarēķinu sarakstā: Dokumenti → Metarēķini → Metarēķinu saraksts

Ja ir veikta automatizētā darba “Metarēķinu imports - Peppol formāts” konfigurācija, tad jaunie saņemtie piegādātāju rēķini sarakstam tiks pievienoti automātiski.

Manuāli jaunus rēķinus var ielasīt Metarēķinu sarakstā ar darbību “Imports - Peppol formāts”, kur jāatzīme izvēles rūtiņa “Importēt no Horizon HUB”.

Nospiežot pogu “Sākt” e-rēķinu xml faili no Fitek sistēmas caur Horizon HUB vispirms nonāks norādītajā pamatdirektorijā, un pēc apstrādes (metarēķina izveidošanas) tiks pārvietoti vai nu uz apstrādāto, vai uz neapstrādāto failu apakšdirektoriju. Šīs direktorijas jeb mapes ērtāk izveidot iepriekš. Lietojot manuālu importu, tās var atrasties uz lietotāja datora, bet automatizētam darbam nepieciešams, lai tās atrastos uz servera.

Failu glabātuvē tiks saglabāti metarēķinam pievienotie faili - gan PDF, ja tas ir bijis iekļauts xml failā, gan pats xml fails.

Saņemtajiem e-rēķiniem statuss ir “Saņemts”. Metarēķinu var labot, papildinot to ar savai iekšējai uzskaitei nepieciešamajiem datiem un tālāk nosūtīt saskaņošanai.

Ja saskaņošana netiek izmantota vai nav nepieciešama, tad metarēķina statusu var nomainīt ar darbību “Mainīt statusu”.

Kad metarēķina statuss ir “Apstiprināts”, tad no tā var veidot grāmatvedības dokumentu ar darbību “Veidot dokumentu” vai “Veidot norādītā tipa dokumentus”.

Kā nosūtīt e-rēķinus?

E-rēķinus tiešsaistē caur Horizon HUB var nosūtīt no Horizon sarakstiem:

Dokumenti → Realizācija → Rēķinu saraksts

Dokumenti → Noliktava → Pavadzīmju saraksts (Pārdošanas pavadzīmēm)

Sarakstā jāizvēlas darbība “Sūtīt uz Horizon HUB”. Ja atzīmēta izvēles rūtiņa “Saglabāt failu glabātuvē”, tad norādītajā glabātuvē rēķinam tiks pievienots izveidotais un nosūtītais e-rēķina xml fails.

Jālieto arī atzīmes rūtiņa “Veikt Peppol formāta noteikumu pārbaudi”, lai pirms nosūtīšanas tiktu pārbaudīta datu kvalitāte un atbilstība Peppol formāta biznesa nosacījumiem.

Nosūtot e-rēķinus jāņem vērā sekojošais:

1. Lai saņēmējam kopā ar e-rēķinu nodotu arī rēķina vizuālo izskatu PDF failā, pirms nosūtīšanas ir jāsaglabā PDF dokuments rēķina pievienotajos failos (Drukas logā jāizvēlas vēlamā izdrukas forma, drukas veids “Eksports failā” un atzīme “Sūtīt uz failu glabātuvi”).
2. Līdz 01.10.2020. izsūtīt e-rēķinus ir iespējams tikai un vienīgi tiem klientiem, kas ir reģistrēti kā e-rēķinu saņēmēji (debitors ir gatavs saņemt e-rēķinu savā sistēmā izmantojot tiešsaisti). Šī pazīme ir atrodama klienta kartītes lappusē “Pārdošana” laukā “E-rēķinu adresāts”. Pazīmi var aktualizēt ar darbību “Horizon HUB e-rēķinu adresātu sinhronizācija” klientu sarakstā, kas uzstādāma arī kā automatizētais darbs.
3. Pēc 01.10.2020. rēķinu izsūtīšana par papildus samaksu būs iespējama arī citiem klientiem-debitoriem, atbilstoši ar operatoru noslēgtajam līgumam.
4. Saistībā ar Peppol noteikumu pārbaudi var būt nepieciešams veikt datu sakārtošanu/precizēšanu - piemēram, piešķirt mērvienībām atbilstošos UNECE klasifikatora kodus, pārskatīt PVN maksātāja numurus klientu kartītēs, aizpildīt valsti klientu kartītēs, u.tml. Sīkāka informācija atrodama: https://community.visma.com/t5/Zinasanu-baze/E-rekinu-izsutisana-PEPPOL-formata/ta-p/242178
5. Katru rēķinu tiešsaistē var nosūtīt tikai vienreiz. Kā arī tos vairs nav iespējams izdzēst, tā kā šo rēķinu dati ir nodoti tālāk apstrādei citām sistēmām.
6. Rēķinu saraksta kolonā “HUB.Statuss” redzams, vai rēķins ir “Nosūtīts”. Šo lauku var aktualizēt, uzstādot automatizēto darbu “Horizon HUB statusu saņemšana”, un tajā var redzēt tālāko tā apstrādes statusu.

Par šajā rakstā minēto automatizēto darbu konfigurāciju sīkāk var lasīt šeit: https://community.visma.com/t5/Zinasanu-baze/Automatizetie-darbi-e-rekinu-plusmas-nodrosinasanai/ta-...)

[Raita Reine]

Jautājums --> Kuri piegādātāji izsūta e-rēķinus un kuriem klientiem varu piegādāt e-rēķinus? 

Atbilde ---> https://fitek.lv/e-rekini/e-rekinu-klubs/

Saraksts tiek atjaunots ~ 1x nedēļā.