Na een uitvoerige ontwikkeling, samen met klanten, gaan we binnenkort over op dé nieuwe startpagina: Mijn Youforce. Om optimaal gebruik te maken van de procesgestuurde weergave is het noodzakelijk dat je gebruik maakt van Autorisatiebeheer.   Autorisatiebeheer zal de gehele (en nog meer) functionaliteit van Toegangsbeheer over gaan nemen.     Autorisatiebeheer heeft ten opzichte van Toegangsbeheer de volgende verbeteringen:  Gemakkelijker autorisaties aanmaken op basis van rollen uit HR Core Beaufort Groepsgewijs autorisaties toekennen is eenvoudiger. Wanneer je een autorisatie aanmaakt op een rol dan worden de autorisaties voor gebruikers met deze rollen automatisch bijgewerkt.  Eventueel met onderscheid op basis van organisatorische eenheid vanuit Beaufort. Zo kan je bijvoorbeeld de module ‘Gewerkte dagen’ alleen toekennen aan gebruikers die op kantoor werken, door alleen deze organisatorische eenheden toe te voegen.  Een nieuwe module met moderne look en feel    Maak je nog gebruik van Beaufort in huis (on-premise)? Dan hoef je voor nu niets te doen. Tijdens de migratie naar Beaufort Online ga je samen met de consultant Autorisatiebeheer inrichten.   Wat wordt van jou verwacht? Voor jouw organisatie betekent dit dat er een overgang gaat plaatsvinden van het huidige Toegangsbeheer naar Autorisatiebeheer. In Autorisatiebeheer wordt niet meer geautoriseerd op basis van een module, maar op bepaalde rechten binnen een module. Deze autorisaties en rechten kun je zelf in Autorisatiebeheer aanmaken.   Hoe helpen wij jou hierbij? We hebben afgelopen periode workshops gegeven over Autorisatiebeheer, die door velen van jullie gevolgd zijn. In deze workshop hebben we jullie stap voor stap meegenomen in de inrichting van Autorisatiebeheer. Heb je deze workshop gemist? Of wil je deze nogmaals volgen? Bekijk dan hier de workshop ‘Zorgeloos aan de slag met Autorisatiebeheer’. Tijdens het terugkijken van de workshop kun je direct beginnen met inrichten. Daarnaast hebben we ook alle Meest gestelde vragen Autorisatiebeheer verzameld.   Welke kennisartikelen hebben we nog meer? Naast de workshop zijn er nog handige kennisartikelen: Handleiding Autorisatiebeheer inrichten Best Practice Autorisatiebeheer Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'? Wat zijn de verschillen in benaming van modules in Autorisatiebeheer en Toegangsbeheer? Hoe kan ik controleren of ik al mijn autorisaties heb toegevoegd in Autorisatiebeheer? Klaar? Ben je helemaal klaar met het inrichten van Autorisatiebeheer en wil je niet meer op twee plekken de rechten bijhouden, maak dan Autorisatiebeheer leidend middels een ticket. In dit bericht lees je hoe je het ticket kan aanmaken.   Deadline Een volgende stap is het afscheid nemen van toegangsbeheer, je hebt hiervoor tot uiterlijk 1 april 2024. Vanaf dan zal Toegangsbeheer niet meer beschikbaar zijn. Wat als ik niets doe? Als je niet autorisaties inricht in Autorisatiebeheer zal je, per 1 april 2024, geen toegang hebben tot jouw beschikbare modules binnen Mijn Youforce   Als je toch nog ergens tegenaan loopt staan onze collega’s van het Service Center paraat om je vragen te beantwoorden. Uiteraard kun je bij vragen ook altijd contact opnemen met jouw Customer Success Manager. ... View more

Begin augustus hebben wij aangekondigd dat wij overgaan naar Mijn Youforce. Mijn Youforce is dé nieuwe startpagina voor al jouw HR-taken waarmee we jouw HR-leven nog makkelijker maken. Met de overgang naar Mijn Youforce verandert de inlog url naar: mijn.youforce.com Deze nieuwe url is van toepassing voor de medewerker en manager, maar ook voor de HR Professional. Uiteindelijk gaan we naar één inlog url: mijn.youforce.com. ‘Mijn Visma Raet’ voor de HR professional zal wel blijven bestaan   We gaan stap voor stap de inlogpagina aanpassen, stap 1 is het toevoegen van ‘Inloggen Mijn Youforce’. Wanneer?  Per 15 september a.s.   Jouw actie Gebruikers informeren dat de optie Mijn Youforce is toegevoegd aan de inlogpagina Pas eventuele (interne) handleidingen aan Pas eventuele snelkoppelingen aan Indien je al gebruik maakt van Mijn Youforce, kan je communiceren dat deze knop er ook is. De eerstvolgende stap is het verwijderen van de ‘Home’ knop. Daarna volgt nog meer, dit zullen we tijdig communiceren. Wil je weten hoe het zit met Single Sign On? Lees dan dit bericht: Hoe log ik in op Mijn Youforce in combinatie met Single Sign On? Heb je in de tussentijd toch vragen over deze aanpassingen? Neem dan contact op met het Service Center. ... View more

Hieronder volgt een handige checklist voor de te nemen stappen in het inrichten van Autorisatiebeheer en Mijn Youforce.   Voordat je begint, zorg dat je alle informatie hebt doorgenomen op de community of meld je aan voor de workshops:   Schrijf je in voor de workshops ‘Autorisatiebeheer’ en ‘Mijn Youforce’ waarin we je stap voor stap meenemen in de inrichting.  Kun je niet aanwezig zijn bij de workshops, dan hebben we ook de volgende documentatie om je te helpen:   Terugkijken workshops Uitleg opbouw Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer Best Practice Autorisatiebeheer Welk recht in Autorisatiebeheer geeft toegang tot welk proces in Mijn Youforce? E-learning Autorisatiebeheer Handleiding Mijn Youforce Best Practice Mijn Youforce     ... View more

Waarschijnlijk heb je eerder al gehoord van de optie om via de workflow in Self Service de digitale handtekening te gebruiken. We hebben de digitale handtekening uitgebreid! Dankzij deze uitbreiding kun je nu zelf gemaakte documenten in Word of PDF uploaden in het ondertekenportaal van Youforce en Single Sign On eenvoudig door één of meerdere ondertekenaars laten tekenen. Dit kunnen allerlei documenten zijn waarvoor een rechtsgeldige ‘natte’ handtekening nodig is, zoals een overeenkomst met een leverancier.   Met de uitbreiding van de digitale handtekening bieden we een flexibele oplossing voor het gehele ondertekenproces in Youforce. Het werkt snel en eenvoudig en is een prachtig alternatief voor organisaties die een standalone oplossing overwegen. In deze video laten we zien hoe eenvoudig de digitale handtekening in het Youforce portaal gebruikt wordt.   Samengevat de twee varianten naast elkaar:     De digitale handtekening (inclusief de uitbereiding) zit bij elke Youforce-klant standaard in het contract. Het gebruik verrekenen we achteraf via de maandelijke factuur van Visma| Raet.   Hoe maak ik gebruik van de digitale handtekening? De digitale handtekening richt je eenvoudig in het Youforce portaal in. Om het zo makkelijk mogelijk te maken, hebben wij voor elke stap een uitleg voor je klaar staan op onze community. Ga naar Welkom bij de digitale handtekening en lees hoe je beide varianten in gebruik neemt.     Voor meer informatie over de digitale handtekening bekijk je onze website. Je vindt hier onder meer de infosheet en twee demo video's.  ... View more

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die verantwoordelijk zijn voor de autorisatie in Youforce en voor gebruikers van de Digitale handtekening vanuit het portaal.   Dit document geeft inzicht in welke autorisatie er nodig zijn om de Digitale handtekening te activeren en hoe kan je gebruik maken van de Digitale handtekeninging. Wil je weten hoe de Digitale handtekening vanuit het portaal eruit ziet: Demo video digitale handtekening vanuit het Youforce portaal ... View more

We hebben een ‘Mijn Youforce’ pakket opgesteld waarbij een consultant jullie organisatie persoonlijk begeleidt met de overstap naar Mijn Youforce en Autorisatiebeheer.   Een consultant pakt dan de volgende punten op: Introductie Mijn Youforce en Autorisatiebeheer Doornemen ingevulde autorisatiematrix Het toelichten en begeleiden bij inrichten van Autorisatiebeheer Instructie “Configuratie links en processen Mijn Youforce” Inrichten en begeleiden bij inrichten (van maximaal 5) deeplinks Self Service Activeren ziekteverzuim voor “Mijn Youforce” en “Youforce App” Inventarisatie vervolgvragen Inplannen vragenuurtje Dit online ‘Mijn Youforce’ pakket kost 8 credits. Indien er geen credit bundel is afgenomen kost het ‘Mijn Youforce’ pakket 8 consultancy uren. ... View more

Welkom op de community van de digitale handtekening! Van HR-documenten zoals een arbeids- of studieovereenkomst tot aan inkoopcontracten, overeenkomsten voor bedrijfskleding of telefonie. We bieden twee varianten voor het digitaal ondertekenen van documenten. Een variant waarbij de workflow in Self Service een HR-document genereert en hierna digitaal ondertekend kan worden door de tekenbevoegden. En de variant van de digitale handtekening waarbij je flexibel en eenvoudig in het ondertekenportaal van Youforce documenten aanbiedt om te laten ondertekenen. Samengevat de twee varianten naast elkaar:   Hoe kan een proces via de workflow in Self Service eruit zien? De leidinggevende stelt in Self Service bijvoorbeeld een contractwijziging op of start meld een nieuwe collega in dienst of elk ander proces op, waar handtekeningen benodigd zijn; De leidinggevende of HR tekent namens de werkgever het document; De medewerker ontvangt een e-mail met daarin een link naar het ondertekenportaal waar het te ondertekenen document klaar staat. De medewerker leest het document en ondertekent het document digitaal, uiteraard veilig via sms-authenticatie; De ondertekende documenten kunnen vervolgens via Self Service automatisch worden toegevoegd aan het medewerkersdossier.  Demo video digitale handtekening vanuit de workflow   Wat moet ik doen om dit in te richten? We hebben een stappenplan ontwikkeld om snel en eenvoudig de digitale handtekening onderdeel te laten uitmaken van de workflow. Klik hier voor het stappenplan - Activeren digitaal ondertekenen en we hebben hier een aantal Tips & tricks.   Digitale handtekening portaal We hebben de digitale handtekening uitgebreid!  Deze nieuwe optie biedt de mogelijkheid om elk willekeurig document digitaal te laten ondertekenen buiten de Self Service workflow om. Dit document kan aangeboden worden in Word, maar ook in pdf formaat. Dus niet enkel een HR document, maar bijvoorbeeld een inkooporder of een afwijkende arbeidsovereenkomst kan via deze functionaliteit digitaal ondertekend worden.  Demo video digitale handtekening vanuit het Youforce portaal   Wil je starten met deze functionaliteit, bekijk dan de Handleiding Digitale handtekening portaal   Waar moet je op letten bij het in gebruik nemen van de digitale handtekening? De digitale handtekening (inclusief de uitbreiding) zit bij elke Youforce-klant standaard in het contract. Het gebruik verrekenen we achteraf via de maandelijkse factuur van Visma | Raet.   Wat zijn de voordelen van de digitale handtekening? Kortere doorlooptijd van te ondertekenen documenten; Grip en controle op uw documentenstroom; Onderteken waar en wanneer dat nodig is (mobiel); Bespaart tijd en kosten; Draagt bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen; Moderne en gebruiksvriendelijke oplossing voor de medewerkers; Dezelfde rechtsgeldigheid als een ‘natte’ handtekening. ... View more