Integrere Visma Lønn med Visma.net / oppsett Visma.net

10-12-2015

For å kunne ta i bruk Visma.net tjenestene som Visma.net Autopay, Visma. net Calendar, Visma.net Expense eller Visma.net Payslip så må Visma Lønn integreres med Visma.net.

Denne artikkelen viser det steg for steg hvordan dette gjøres.

Visma Cloud Gateway - VCG
Visma Lønn
Kontroll av opplysninger
Ansattopplysninger
Lønnsarter
Fraværskode
Visma.net Oppsett
Visma Cloud Gateway
Integrasjon med Visma.net
Registrer firma
Aktivering av Visma.net tjenester
Oppretting av brukere / ansatte
Brukerroller i Visma.net
Sync Engine
Synkronisere grunndata (MDM)
Visma.net Import
Visma.net Eksport
Relaterte brukertips

Visma Cloud Gateway - VCG

Dersom du fra tidligere av ikke har en integrasjon mellom Visma Lønn (evt. Visma Business eller Visma Global) mot Visma.net (f.eks. AutoInvoice, AutoPay, Payslip, Calendar, Expense) så må dette settes opp ved at du installerer Visma Cloud Gateway (VCG). Installasjonsfilen finner du her.

Dersom du har VCG installert fra før av, så er det ikke nødvendig å installere den på nytt.

Dersom du er i tvil - ta kontakt med din forhandler.

Visma Lønn

Kontroll av opplysninger

Før du integererer firmaet mot Visma.net bør følgende kontrolleres:

Ansattopplysninger

"Visma.net" - alle ansatte med haken for "Visma.net" blir overført. Kontroller at sluttede ansatte ikke har denne haken.
"E-postadresse" - e-postadressen på den ansatte blir deres brukernavn i Visma.net. Det er viktig at den ansatte står registrert med riktig e-postadresse.
"Avdeling" - Dersom dere skal bruke Visma.net Calendar så må den ansatte være knyttet til en avdeling.
"Leder" - Ønskes det at arbeidsflyten skal settes opp med godkjenning av den ansattes leder så må lederen registreres på ansattkortet.
Dersom dere skal bruke Visma.net Calendar så kan den ansatte settes opp med en leder som skal kunne se kalenderen til den ansatte. evt. for å basere arbeidsflyten på leder.

MERK! Dersom du har ansatte som benytter Visma.net Approval fra før så bør du kontrollere at du registrerer riktig e-postadresse slik at den ansatte ikke må forholde seg til to forskjellige pålogginger.

Om ansatt ligger angitt med en privat e-post adresse, kan det være lurt å vurdere og endre denne til firma e-post.

Lønnsarter

Skal du bruke Visma.net Expense og timemodulen i Visma.net Calendar så vil alle lønnsarter som har på haken for "Benyttes i Visma.net" bli overført til Visma.net Expense slik at de er tilgjengelig til å kunne bli knyttet mot en utleggstype / diett / timekode.

Fraværskoder og lønnsarter til Visma.net Calendar må overføres fra et annet oppsettsbilde som du kan lese mer om her.

Fraværskode

Skal du bruke fraværsmodulen i Visma.net Calendar så vil alle fraværskoder som har på haken for "Benyttes i Visma.net" bli overført til Visma.net Calendar slik at de er tilgjengelig for å kunne bli knyttet mot en fraværstype.

Fraværskoder og lønnsarter til Visma.net Calendar må overføres fra et annet oppsettsbilde som du kan lese mer om her.

Visma.net Oppsett

Nå er det klart for å sette opp integrasjonen mellom Visma Lønn og Visma.net.

Gå til "Rutiner / Registrering / Visma.net / Oppsett" og følg punktene nedenfor.

Visma Cloud Gateway

Aktiver VCG, aktivering gjøres kun en gang og går av seg selv under forutsetning av at VCG er installert mot samme kundeforhold som brukes i Visma Lønn.

Oppsett vismanet.PNG

Integrasjon med Visma.net

Trykk på knappen "Aktiver" for å aktivere integrasjonen med Visma.net.

Har du flere klienter som skal settes opp med Visma.net så gjør du punkt 1 og 2 kun en gang.

Registrer firma

For å opprette / koble firma i Visma Lønn mot firma i Visma.net må du trykke på "Registrer".

Hvis firmaet ikke finnes i Visma.net (kontrollen er på org.nr) så opprettes firmaet.
Hvis org.nr. finnes fra før i Visma.net så knyttes nå firmaet i Visma Lønn mot firmaet i Visma.net.

Dette kan kontrolleres inne i Visma.net. Logg inn i Visma.net og gå til "Settings / Bedrifter" og deretter knappen "Integrerte bedrifter".

Aktivering av Visma.net tjenester

Etter at registrering av firmaet viser OK (grønn hake i forrige punkt), så kan du aktivere de forskjellige Visma.net tjenestene som du skal benytte. Du får kun aktivert Visma.net tjenester som er inkludert din lisens. Mangler det en tjeneste ta kontakt med din forhandler.

Oppretting av brukere / ansatte

Etter at firmaet er opprettet og Visma.net tjenesten(e) er aktivert, kan du opprette ansatte som brukere.
Når du trykker på knappen "Registrer brukere" vil alle ansatte som har kryss for "Visma.net" bli registrert som brukere i Visma.net. Alle ansatte vil motta en velkomst e-post.

Eksisterende ansatte vil motta e-post om å "godkjenne kobling" i fanen "Home".

Punktet vil ikke bli "grønt" før alle ansatte har bekreftet koblingen sin - men dette stopper ikke den ansatte fra å kunne bruke Visma.net tjenestene!

MERK Les viktigheten av å ha korrekt e-postadresse på de ansatte før de registreres som brukere.

MERK! Visma anbefaler at du endrer teksten i e-posten som blir sendt ut og tilføyer kontaktinformasjon til personen i firmaet de ansatte kan kontakte dersom de har spørsmål. Les mer her.

Link gjerne også til denne siden som beskriver hvordan Visma.net brukes av de ansatte.

Vi anbefaler også at dere linker til denne siden som beskriver hvordan.

Brukerroller i Visma.net

Du kan administrere hvilke Visma.net roller dine ansatte skal ha fra Visma Lønn.
Trykk på "Administrer roller" for å få opp bildet for "Administrasjon av brukerroller i Visma.net".

Dette bildet kan også hentes opp senere ved å gå til "Rutiner / Registrering / Visma.net / Administrasjon av roller".

Sett kryss for rollene som de ansatte skal ha og trykk "Oppdater".

Sync Engine

Skal du kun benytte deg av Visma.net Autopay eller Visma.net Payslip kan du stoppe ved dette punktet.

Skal du benytte Visma.net Calendar (Time eller Absence) eller Visma.net Expense må Sync Engine aktiveres.

Synkronisere grunndata (MDM)

Når du har aktivert Sync Engine så kan du overføre grunndata til Visma.net – trykk på "Synkroniser" på de dataene du ønsker å overføre.

MERK! Bruker ditt firma synkronisering fra Visma Business eller Visma Global vil ikke "MDM Ansvarsenheter" og " MDM Hovedbokskonti" bli overført fra Visma Lønn og forblir med "gul trekant". Dette kan du se bort i fra og betyr at disse dataene ikke synkroniseres fra Visma Lønn men fra økonomisystemet.

Når alt er satt opp vil det se slik ut:

Det skal ikke være nødvendi å gå inn i dette bildet igjen. Ved endringer av f.eks. ansattnavn, lønnsartnavn, nye ansatte osv. så vil dette automatisk bli overført.

Fordelen med "Sync Engine" er at endringer gjort i Visma Lønn automatisk og øyeblikkelig overføres til Visma.net.

Visma.net Import

For å kunne hente reiser fra Expense, må du etter at du har gitt deg selv tilgang til Expense (rollen Expense Admin) lage en såkalt "Integrasjonsbruker". Les mer om dette her.

For å importere reise-, time- eller fraværstransaksjoner så gjøres dette i bildet "Visma.net Import" som du kan lese mer om her.

Visma.net Eksport

Skal du benytte deg av Visma.net Calendar så må du eksportere informasjon som historisk fravær, fridager og feriesaldo og fraværskoder. Du kan lese mer om dette her.