Oppsett mot Visma.net Absence

26-02-2016

Hvordan sette opp integrasjonen med Visma.net Absence?

Oppsett av Visma.net Time finner du her.

Visma.net Absence er et system for registrering av fravær som støtte lover og regler, eksempelvis kontroll av egenmeldinger (antall dager og/eller tilfeller), feriesøknad i tråd med feriedager tilgode og fravær som følge av barns sykdom ut i fra antall barn, barnets alder og forsørgerstatus.

Visma.net Absence gir ledere og kolleger et verktøy for å se ferieoversikt over sin avdeling.

Ansatte kan registrere sitt fravær og sine ferier og permisjonsønsker på nett, og leder kan innvilge søknader fra ansatte på sin avdeling. Visma.net Absence vil være et godt verktøy for å ha full oversikt over ferie og fravær, slik at man bruker minst mulig tid på å ha korrekt datagrunnlag. Fraværsdata overføres til Visma Lønn for rapportering og annen oppfølging.

Hvordan ta i bruk Visma.net Absence?

Du må ha bestilt Absence lisens, dette gjør du ved å ta kontakt med vårt kundesenter (chat ikonet nede til høyre på denne siden) eller din partner.

Før du tar ibruk må oppsett mot Visma.net være gjort.

Følgende må settes opp på firma og ansatt før du starter med å overføre fra Visma Lønn til Absence:
"Grunndata / Firmaopplysninger / Firmainformasjon". Følgende felt må være utfylt på "Firmainformasjon" før du overfører til Visma.net Absence:

Firma navn
Adresse 1
Juridisk org. nummer

"Grunndata / Firmaopplysninger / Firmainformasjon / Lønnsopplysninger":

Feltet "Sykepenger" bør være utfylt. Feltet blir brukt dersom du ikke har fylt ut "Sykepenger" på de ansatte. Når du oppretter ny ansatt, hentes standard verdi på de ansatte fra dette feltet. Skal den ansatte ha en annen verdi enn standard endre du i feltet under "ansatt" på fanen "7. Personalopplysninger" i feltet "Sykepenger".
Følger firma reglene for IA-bedrift, sett kryss i feltet "Er IA-bedrift". Feltet blir sendt til Absence for riktig beregning av sykedager.

"Grunndata /Ansatt / 3 Ansattopplysninger" feltet "Visma.net" må være huket av på den ansatte.

Avdeling må være registrert på den ansatte. MERK! Det er kun mulig å sette opp godkjenningsflyt på avdeling eller ved bruke av "liste som er oppgitt" eller den enkleste "Leder godkjenner". Det er ikke mulig å prosjekt, kampanje mv.
Leder må være registrert på den ansatte hvis leder skal kunne reg. fravær på den ansatte og bruke valget "Fraværssøknad" i "Absence". Det er fult mulig å ikke bruke "Leder", da er godkjenning kun mulig via "Visma.net Approval".
Fane "7 Personalopplysninger" feltet "Sykepenger" må være utfylt enten på firmaopplysninger eller på den ansatte. Har feltet ‘ingen verdi’ blir verdi som ligger i feltet "Sykepenger" på "Firmaopplysninger / Lønnsopplysninger" brukt.
Verdien i feltet blir sendt til absence for at riktig fraværskode skal bli brukt ved registrering av syk.
Fane "7 Personalopplysninger" huken "Kronisk syk": Er den ansatte kronisk syk krysser du i feltet og riktig beregning av arbeidsgiverperiode ved refusjon av sykepenger blir da brukt.
Fane "7 Personalopplysninger" - det må ligge verdi i feltet "Antall timer pr.dag" for at kalenderen til den ansatte skal bli riktig i Absence.
Fane "7 Personalopplysninger / 4 Pårørende" felt under "Barn": Har den ansatte barn registrer du barnets navn og fødselsdato her. Alder på barn og fødselsdato blir sendt til Absence sånn at riktig beregning blir gjort i Absence med antall barn og alder.
Huken "Aleneforsørger": Er den ansatte aleneforsørger og krav på dobbelt dager med barn syk, krysser du i feltet. Verdien blir sendt til Absence for riktig beregning av antall dager med barn syk.
"Barn Kronisk syk": Har den ansatte barn som er kronisk syk krysser du i feltet. Verdien blir sendt til Absence for riktig beregning av antall dager med barn syk.

Så må du overføre grunndata til Absence. Dette gjør du under "Rutiner / Registrering / Visma.net / Eksport". Du kan også åpne bilde i fra Hotbaren.

Overført alle registre i dette bildet.

Før du overfører "Fraværskoder" må fraværskodene som du skal overføre til Visma.net ha kryss for "Benyttes i Visma.net". Dette skal være krysset på alle fraværskoder 1-29+99. Og du må ha alle nye standard fraværskoder. Vårt firma har ikke det, hva gjør vi da? Les mer her.

Når du har krysset av på fraværskodene må du kjøre rutinene overfør fraværskode i bilde ‘Visma.net Absence’. Gjør du endringer eller oppretter nye fraværskoder som skal benyttes i Absence må du kjøre rutinen på nytt for at de skal bli i bruk.

Så må du overføre feriesaldo og fridager fra Visma Lønn til Absence.
Før du overfører bør du sjekke følgende:

At de ansatte har riktig fraværskalender. MERK! Alle ansatte som ikke har 100% stilling må ha en tilpasset fraværskalender. Se brukertips på Community.
At feriedager og overførte feriedager er riktig på de ansatte (i ansattår).
Når du oppretter nytt år i Visma Lønn og / eller overfører feriedager fra tidligere år må du kjøre denne rutinen på nytt.
Du kan velge å sende feriesaldo og fridager for en ansatte eller alle ansatte.

Da er det tid for å "overføring av historisk fravær" som du har registrert i Visma Lønn kan du overfører til Absence sånn at du får riktig varsel på bla. Egenmelding og Barn syk ved registrering av fravær i Absence. Når du overfører historisk fravær sender Visma Lønn fravær for forrige år og frem til og med dagens dato.

MERK! Alt fravær etter dagens dato blir slettet i Visma Lønn når du overfører historisk fravær fra Visma Lønn til Absence. Vær også klar over at alle kommentarer / merknader blir overført og er synlige for den ansatte. Du bør derfor se over kommentarene på registrert fravær før overføring.

MERK! Før du overfører historisk fravær så må du gjøre følgende:

Skriv ut rapportene "Fravær ansatt pr dato" eller "Fravær ansatt pr kode" rapportene finner du under "Utskrifter / Fraværsrapporter". Da har du grunnlag for registrering i Absence dersom du har fravær registrert etter dagens dato.
Har du alarmer på de ansatte. Er disse alarmene knyttet til fravær siste året vil vi anbefale at du rydder i disse før du overfører historisk fravær til Absence.
Vi anbefaler at du tar en sikkerhetskopi før du kjører rutinen

Nå kan de ansatte ta ibruk Absence.

Når de ansatte har registrert fravær / ferie må du hente dette inn i Visma Lønn. Dette gjøres via valget "Visma.net Import".

Når du velger "Les Inn fravær", henter Visma Lønn inn fravær som er registrert i Absence. Fravær som du har satt opp i Absence at må godkjennes blir først hentes inn etter at de er godkjent av leder.

Knappen "Lås opp fravær" - Skal du endre fravær som er registrert i Absence og er overført til Visma Lønn må du låse opp fraværet i Visma Lønn før du får endret fraværet i Absence. For å låse opp fravær gjør du følgende:

Du velger knappen "lås opp fravær"
Søker frem ansatt som du skal du endre på (ansatt nr eller ansatt navn)
Du får frem en liste med låste fraværstilfeller
Velg ikonet for lås opp på den fraværstransaksjonen som du skal endre i Absence.
Fraværet du har valgt vil flyttes til "Fraværstilfeller til opplåsning"(tabellen under).
Velg knappen "Lås opp", og Visma Lønn låser opp fraværet i Absence
Du kan nå endre fraværet som er registrert i Absence
Når fraværet er endret må du "Lese inn" fraværet på nytt fra Absence til Visma Lønn. Har du endret på fravær som må godkjennes for eksempel ferie må dette godkjennes på nytt før du får lest inn fraværet til Visma Lønn.

Det er lagt inn en ny fraværskode nummer "98 - Ugyldig fraværskode fra Visma.net Absence". Dersom du har en fraværskode i Absence som ikke finnes i Visma Lønn eller at fraværskoden i Visma Lønn ikke er koblet mot fraværskoden i Absence blir fravær som du importerer overført til denne koden.
For å rette opp feilen gjør du følgende:

Velg "Lås opp" i bilde Visma.net Absence
Søk frem den ansatte
Velg lås opp fraværskode 98
Sjekk at fraværskodene som skal benyttes i Visma.net Absence har kryss for "Benytte i Visma.net"
Overfør fraværskoder på nytt til Visma.net Absence (da blir fraværskoder automatisk koblet)
Sjekk at fraværet i Visma.net Absence er registrert på riktig kode, og gjør en endring på dette fraværet. F.eks gjør en endring på kommentaren.
Les inn fraværet på nytt fra Visma.net Absence til Visma Lønn

Oppsett av Visma.net Time finner du her.

Spørsmål til support:

Den ansatte kan ikke registrere "Barn syk"? - det er ikke registrert barn under 12 år på den ansatte.

Jeg ønsker å godkjenne ved bruk av f.eks. "prosjekt"? Ikke mulig pr. nå. Kun godkjenning basert på ansettes avdeling eller Leder eller person til person godkjenning mulig. Vi antar det er avdelingsleder som innvilger ferie, ikke alle ulike prosjektledere (blir veldig sammensatt, og verktøy for prosjektstyring trengs). Les mer om godkjenningskoppsett her.

Relaterte brukertips:

Oppsett / integrere Visma Lønn mot Visma.net

Opprette egen fraværskode

Feriedag saldo i Calendar og Visma Lønn