Användartips för Visma Business

Fråga Vad är DME för något? Svar Data model Extension (DME) är vår funktion/modul för att utöka Visma Business databasmodell med egendefinierade tabeller och kolumner utan att förlora möjligheterna till framtida versionsuppgraderingar. Alla nya tabeller och kolumner som skapas i DME är också tillgängliga via VBS när man bygger server till server integrationer.   Se exempel 20-30 extra fält i Produkttabellen för mer information i användning mot webbshop. Ny tabell för dokumenthantering på order. Extra fält i huvudbokstransaktioner effektivare arbete med aggregerad rapportering. Extra fält i ordertabellen för att förbättra integreringen med en tredjeparts integration. Extra fält i kundtabellen och ordertabell för förbättrad integreringen med tredjepartsapplikation.

Hur många av er uppdaterar era fakturabuntar för preliminärbokning och definitivbokningen manuellt i Business som kommer från Document Center Enterprise ?   Vill ni bli mer effektiva och ta bort båda momenten eller bara uppdatering av preliminärbokningen?   Detta styr ni själva. Dessa inställningar styrs av enhetsparametrar samt ett API som behöver registreras på er Business installation. Kontakta er Visma partner så hjälper de er att komma igång.  Detta är en förutsättning för er som vill komma igång med rutinen återkommande faktura dvs enbart hantera avvikelser.    Ett annat tips är att för er som inte kunde vara med på vårt event Community live där vi presenterade nyheterna för Visma Business Produktlinje kan se dessa igen. Nyheterna för DCE finns i denna inspelning  ca 20 min in i videon. Klicka på denna länk och välj videon Nyheter i Visma Business Productline    Önskar er alla en riktig God Jul!     

I version 15.10 finns det nu en ny behandling som går att schemalägga så det är möjligt att import edi och texter filer via ett schemalagt jobb. Det här är en ersättare av den funktion som finns via EDI klockan.  Den här funktionen behöver på samma sätt som alla andra schemalagda jobb ett fönster/tabell att arbeta från när jobbet skall köras.   1. Skapa ett fönster som innehåller företagsuppgifter (en kolumn räcker) se bild1. Spara det nya fönster en lämplig mapp, fönstret behöver inte vara synligt i ribbons och kan döljas med rättigheter så bara tex en användare med systembehörighet kan se/använda fönstret.  2. Sökvägen till var filerna skall hämtas/läsas styrs via fältet EDI sökväg i systemupplysningar   3. Skapa ett schemalagts jobb som använder det nya fönstret som skapades.   Jobbtyp=Behandling Behadlingsnr= 1265 Import EDI-filer Startdatum+tid Slutdatum+tid Upprepning: Hur ofta skall jobb köras Veckodagar: Vilka dagar skall jobbet köras? Jobbstatus=aktiverad   Med den här nya behandlingen ihop med Schemaläggaren så behöver man inte längre ha en egen dator/server eller session igång på serven för att hantera tidstyrda importer. När det gäller behörigheten till vara filerna skall hämtas så styrs rättigheterna(OS) via den användare som kör Visma Business Service(VBS).   Vill man läsa om det här så finns det i relesnotes som finns under downloads eller via online hjälpen i Visma Business.  

Den här filmen visar ett antal saker man behöver/kan göra för att konfigurerar e-post per orderdokument. Vill man starta den här rutinen så är det inget krav att det finns olika html mallar kopplade per dokument men det blir en bättre helhet med en html mall kopplad till dokumentet man skickar. Tabellen e-post sändsätt för dokument kollad till aktör. Texttabellen där man lägger upp olika mallgrupper (208). E-postinställningar och mallar per dokumenttyp Makron i e-post Ämne i e-post Hur man skapar egna filnamn på bifogade PDF dokument. Exempel på html mall. Tips: När ni skapar och laddar upp html mallar kör Visma Business på Engelska, uppladdningen av html dokument är tyvärr inte tillräckligt flexibel så den klarar flera språk samtidigt i själva skapandet.  Mallar kan vara i olika språk om man kör på Engelska när filerna skapas. Kommer fix på detta till 15.10.

I den här filmen visar vi hur man använder den nya funktionen när det gäller att använda olika e-postadresser per orderdokument i Visma Business 15.01. Det finns en egen film som beskriver vilka inställningsmöjligheter som finns.  

I senare versioner av Business har man kunnat schemalägga jobb via Administration → Schemaläggning.      Från version 14.10 kan man sätta mer precisa intervall. Kolumnen  "Upprepning" har utökats med värdet "5. - Varje minut", samt att man sätta ett värde i den nya kolumnen "Intervall".                 När Intervall-kolumnen inte är tom eller har värdet 1 utförs motsvarande Jobb var x minut, var x timme, var x dag och så vidare.   Om man t.ex. kombinerar värdet "5. - Varje minut" i Upprepningskolumnen med värdet 30 i Intervall-kolumnen så körs det Jobb man satt upp för schemaläggning var 30:e minut.   Om du inte använder schemaläggaren och vill prova eller den, eller om du behöver hjälp med konfigurering kan du kontakta din partner.

I Visma Document Center version 14.10 finns nu funktionen att göra momsregister kontroll. Det innebär att om en fakturautfärdare inte finns i det offentliga momsregistret får utfärdaren inte lägga på moms och mottagaren får inte dra av moms.   Detta visas som en kommentar i dokumentlistan på alla fakturor oavsett om de importeras via AutoInvoice, AutoImport eller dras in manuellt.   Funktionen aktiveras och de-aktiveras genom en kryssruta i fönstret Verktyg - Systeminställningar - Generellt.

På en aktör eller en produkt finns möjlighet att visualisera en webbsida direkt i din layout i Visma Business. Adressen till webbsidan man vill visa finns i kolumnen “Webbsida 1” alternativt “Webbsida 2” för aktörer. För produkter används kolumnen “Webbsida”.  Se exempel nedan där vi visualiserar Vismabusiness.se på leverantören Visma Demo Oliver Testing. Har man lagt in olika hemsidor på sina leverantörer kommer respektive hemsida att visualiseras på "leverantörskortet".          Färdigt resultat.   Se steg för steg guide:   1. Öppna leverantörer i Visma Business   2. Ta fram kolumnen “Webbsida 1” alternativt “Webbsida 2” genom att trycka “CTRL + U” eller med hjälp av menyvalet i ribbon        3. Därefter använder vi en av de två kolumnerna till att fylla i valfri hemsida. Gå sedan in i designläge genom att trycka “CTRL + D” eller via menyvalet i ribbon.       4. Högerklicka och välj “Visualisera” i menyn.     5. I dialogrutan väljer ni typen “Webb-sida” samt korrekt kolumn. Använder ni t.ex. “Webbsida 1” är det den ni också väljer under menyvalet “kolumn:” i dialogen.       6. Ett fönster som visar webbsidan placeras därefter i din layout/skärmbild. Med hjälp av “CTRL+M” alternativt menyvalet “Flytta sidelement” i ribbon kan ni sedan placera webbsidan på önskad plats genom att dra och släppa med musen.   Efter att ha tryckt på “Flytta sidelement” / ”CTRL+M” Går det också att markera webbsidan och sedan använda piltangenterna för att förflytta. För att förminska/förstora använder man menyvalen “Gör smalare” eller “Gör bredare” alternativt “SHIFT+Piltangent”.    7. Det går också att göra motsvarande för produkter.    8. Glöm inte att spara ditt fönster när du är färdig.    Rådfråga alltid systemansvarig eller Visma partner om du är osäker. 

Man kan förbättra resultatet vid tolkning av XML i Document Center genom att lägga till ord i XML-ordlistan ifall man märker att ett värde som bör finnas inte kommer med vid tolkning.   I exemplet nedan saknas förfallodatum efter tolkning:   Jag markerar då dokumentet ifråga och går till Verktyg/Tolkningsordlista för XML:     Efter det går jag till "Användardefinierade alias" och väljer förfallodatum, klickar på "Ny" och bläddrar mig fram till rätt XML-nod:     Efter man lagt till den ser man en ny nod i ordlistan som är kopplat till Förfallodatum:     När jag sedan tolkar samma faktura på nytt får jag träff på förfallodatum:  

För att förbättra säkerheten har en ny kryptering av lösenordet för databasanvändaren implementeras i version 14.10.0.

Från version 14.01 kan man generera länkar i Business som öppnar ett specifikt företag och layout-fönster automatiskt, de stöder också val.   Du får fram en länk genom att välja behandlingen Få delbar länk. En webblänk fungerar bäst om du delar den i e-post, chatt eller via någon annan kanal.     För att först möjliggöra Business-länkar måste detta aktiveras, fråga din partner ifall det inte redan är gjort.

Se hur man kan använda Visma BI och dess olika funktioner för analys och publicering av rapporter. I forumet finns det trådar där vi kan diskutera flera av de saker som beskrivs i webbinariet. Vill du diskutera något av det du sett? Skriv i forumet.  

Funktionen periodisering läser konton och koddelar direkt från redovisningen och håller koll på bokföringsdatum. Vid  defbokningen bokförs periodiseringen enligt standard  i redovisningen.    Om ni har många konteringsrader kan ni enklet markera alla rader genom att markera översta rubrikraden i konteringsfönstret och då markeras samtliga rader. Alternatviet är att markera de rader som är akutella för periodisering.  Vem som får periodisera styrs av era rättigheter via roller eller användare.   Hur man gör kan ni se här:        

Den här filmen förklarar och visar hur man aktiverar Onestop Reporting Light i Visma Business 15.10 och högre versionen.  

En av de många fördelarna med Visma Business är dess flexibilitet, här kommer ett kort exempel på hur du som systemadministratör kan fräscha upp startsidan. Du kan t.ex. lägga in den nya uppgiftsöversikten (Version 12.10) eller visma community som startsida för valfria användare och företag. Följ stegen nedan för att lära dig hur:   Tryck längst upp till vänster på “Arkiv" “Ny vy” Tryck på knappen “Webb-sida Välj sedan adress med hjälp av “CTRL+N” eller tryck på ikonen. För att använda Visma Business produktlinje sida på community, använd denna länk (https://community.visma.com/t5/Visma-Business-Product-Line/ct-p/SE_SW_Visma-Business-Product-Line) Flytta bilden med hjälp av piltangenterna Förstora/förminska genom att trycka “SHIFT+Piltangent” När du är nöjd med din design trycker du på “spara fönster” I nästa fönster behöver du markera “Används som startfönster”, välja “namn” och även för vilka användare och företag detta skall gälla. Nu är du klar! Skulle du behöva administrera din startsida hittar du den i filhanteraren och under den mapp där du valt att spara den. Öppna vyn och tryck “CTRL+D” för att gå till designläge.  

Visste du att du kan skapa egna genvägar eller ”knappar” i Visma Business och lägga dessa i snabbmenyn? Genvägar som du lägger där gäller bara för din egen användare och påverkar inte dina kollegor.  

Visma DCE Mobile  Har du en telefon som kan surfa på internet så har du möjlighet att hantera dina fakturor med den. Visma DCE Mobile är ingen app som du laddar ner eller måste uppdatera, det räcker att din telefon kan komma åt internet.