Användartips för Visma Business

Fråga Varför skall man använda e-faktura i Peppolformat? Svar Det finns flera fördelar med att använda e-faktura i Peppol-format: Ökat samarbete: Peppol är en internationell standard för e-faktura, vilket innebär att företag som använder Peppol kan samarbeta med andra företag oberoende av vilka system de använder. Detta kan underlätta fakturahanteringen och öka affärsmöjligheterna för företaget. Minskade kostnader: Genom att använda e-faktura i Peppol-format kan företaget minska sina kostnader för fakturahantering, eftersom fakturor kan skickas elektroniskt och man slipper trycka och skicka pappersfakturor. Ökad säkerhet: Peppol använder elektroniska signaturer och andra säkerhetsfunktioner för att säkerställa integriteten och giltigheten av e-fakturorna. Detta minskar risken för att fakturor manipuleras eller förfalskas. Ökad miljövänlighet: Genom att använda e-faktura i Peppol-format kan företaget minska sin pappersanvändning och därmed bidra till en mer hållbar utveckling. Enkel integration: E-faktura i Peppol-format kan enkelt integreras med Visma’s affärssystem och EFH system, vilket kan underlätta hanteringen av fakturor ytterligare. Använder man Visma’s e-faktura tjänst har man stöd för Peppolformat som standard.

Fråga  Vad händer inom e-faktura området 2023? Svar Det är svårt att säga exakt vad som kommer att hända inom e-faktura området 2023, men det finns några förväntade utvecklingar: Ökad digitalisering av fakturering och betalning: Fler företag och organisationer kommer att implementera e-faktura och andra digitala betalningslösningar, vilket kommer att minska behovet av papper och manuell hantering av fakturor. Stärkt säkerhet och integritet: E-faktura teknik och säkerhetsåtgärder kommer att fortsätta att utvecklas för att säkra fakturering och betalningar mot bedrägeri och dataintrång. Ökat fokus på automatisering: Fler företag kommer att automatisera sina faktureringsprocesser, vilket kommer att minska den manuella arbetsbördan och öka effektiviteten. Ökat användande av mobila enheter: Fler personer kommer att använda mobila enheter för att hantera sin fakturering, vilket kan innebära att fler företag kommer att erbjuda mobila faktureringslösningar. Ökat samarbete mellan företag: Fler företag kommer att samarbeta för att skapa gemensamma faktureringslösningar och standarder, vilket kan förenkla fakturering för alla parter.

I DCE leverantörsfakturaflödet kan du enkelt kopiera tidigare fakturas kontering.   Klicka på knappen ”Sök & Kopiera…”. Kopiera konteringen från en tidigare faktura och även från olika leverantörer. Denna funktion styrs av rättigheten ”Kopiera kontering”. Det är preliminär- och definitivbokade fakturor som visas i listan samt fakturor från innevarande och föregående år.   Klicka på knappen ”Sök & Kopiera”.  Fönstret ”Kopiera kontering” öppnas med sökresultat utifrån de sökrättigheter användaren har tillgång till. Välj ”Datum från” och ”Datum till” och klicka på ”Sök” för att få fram leverantörens tidigare konterade fakturor. Om du vill få fram en annan leverantör än den leverantör som dyker upp fönstret ”Kopiera kontering”, så får du skriva leverantörens id eller delar av leverantörens namn i fältet ”Id” och klicka på ”Sök”, alternativt klicka på ikonen   ikonen som heter ”Klicka för att öppna sökdialogen”   Markera en faktura (med vänster musknapp) för att se hur den markerade fakturan var konterad. Konteringen visas i den nedre rutan. Klicka på knappen för att titta på fakturans fakturabild. I nedersta fältet med kolumner ser du hur den markerade fakturan är konterad och sakgranskning/attestsignatur om det finns på fakturan. Klicka på knappen ”Kopiera kontering” för att få samma kontering på den nuvarande fakturan som du arbetar med.  En varningsruta visas. Klicka på “Ja” Notera att det är bara konteringen som kopierats.    

Det här alternativet kan användas för de som har upplevt problem där gammal data hämtas i integrationer, och en omstart av Visma Business Services-värden behövs för att få den senaste informationen (har t.ex. rapporterats valutakurser i Visma Document Center-integrationen).     Det kan bli en liten minskning av prestanda för en del integrationer men de tester vi gjort har snarare blivit den motsatta effekten. Den här funktionen finns tillgänglig i version 17.00.0 och framåt.

OCR-Detect är en ny funktion som innebär att Document Center automatiskt kan välja rätt språk för tolkning av PDF och bildfiler. Detta förenklar för dig som tar emot fakturor på olika språk. Funktionen fungerar för både autoimport och manuell import från version 16.10.0.   Så här aktiverar du funktionen: Välj OCR-Detect som tolkningsspråk, längst ner till höger på huvudsidan samt i inställningarna för AutoImport.     Då kommer Document Center automatiskt att välja det bästa språket utifrån tolkningsresultat och presentera detta. 

Detta kan attestflödet  klara av på egen hand.   Det som ni behöver göra är att sätta upp fakturamallar för de fakturor som är återkommande och alltid skall konteras, sakgranskas och attesteras via ett bestämt flöde med hänsyn till kontering och beloppsgränser.    Denna funktion är en central funktion. Skulle en avvikelse uppstå dvs om beloppet är högre på fakturan än vad beloppsgränserna tillåter i mallen då väljer systemet att skicka i det traditionella attestflödet  Inventera era leverantörer och se över vad ni har för återkommande kostnader. Finns nog en hel del  som kan sättas upp i mallarna. Exempel på mallar telefonabonnemang, hyror,el , porto eller annat. Använder ni vår funktion för scahblonmomsberäkning hanteras även detta i mallen.    Börja enkelt och bygg på fler mallar när ni känner att ni har kontroll på flödet.  Jag lovar att ni kommer att spara mycket tid genom att enbart hantera avvikelser. Du som jobbar med gruppköerna kommer att ha full koll i systemet men behöver inte ägna tid att jaga användarna att de skall hantera sina fakturor.    Fakturamallar DCE

Fråga Vad är DME för något? Svar Data model Extension (DME) är vår funktion/modul för att utöka Visma Business databasmodell med egendefinierade tabeller och kolumner utan att förlora möjligheterna till framtida versionsuppgraderingar. Alla nya tabeller och kolumner som skapas i DME är också tillgängliga via VBS när man bygger server till server integrationer.   Se exempel 20-30 extra fält i Produkttabellen för mer information i användning mot webbshop. Ny tabell för dokumenthantering på order. Extra fält i huvudbokstransaktioner effektivare arbete med aggregerad rapportering. Extra fält i ordertabellen för att förbättra integreringen med en tredjeparts integration. Extra fält i kundtabellen och ordertabell för förbättrad integreringen med tredjepartsapplikation.

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande även på sluthanterade fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i ekonomisystemet eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i DCE för lättare spårning.   Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".  

Steget Leveranskontroll ligger i Sakgranskningssteget. Funktionen är till för om bolaget har användare som bara skall ”godkänna” inköpet men inte kontera det. Förslagsvis skapas en ny roll där rättigheten för "kontera fakturor" inte tilldelas. (se förslag nedan)     Exempel på flödet kan vara att fakturan skickas till en ”Godkännare” med automatik via adresseringsreferensen på fakturan. Fakturamottagaren godkänner hela fakturan och vidarebefordrar den till vald sakgranskare som konterar fakturan och skickar vidare till attest.   När en användare tar emot och ska godkänna en fakturan för leveranskontroll går dom via Övriga åtgärder>Leveranskontroll. En ruta dyker då upp med automatik för att välja till vilken sakgranskare fakturan ska gå och "godkännarens" signatur läggs i fältet "Leveranskontroll sign".  

Visste du att det finns en inställning i DCE som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.   Inställningen hittas i DCE Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.

I DCE under "Sök faktura" finns möjlighet att spara urvalen vid en sökning som ett filter. Nästa gång du ska göra en sökning med samma urval kan du enkelt välja att ladda sökfiltret och du slipper lägga dit urvalen manuellt.     Om du har återkommande sökningar med samma urval är detta ett tips för att spara tid. När ett filter laddats kan du välja att korrigera urvalen om exempelvis ett datumintervall ska ändras.  

En av funktionerna som finns under design-verktyget är möjligheten att skapa knappar. Vad knapparna gör styrs med hjälp av makron som man spelar in.  Sedan version 15.00 av Visma Business skickar vi med så kallade standardikoner, dessa går att använda för att bland annat ge sina knappar ett nytt utseende.  Se exempel på detta i videon nedan. 

Hur många av er uppdaterar era fakturabuntar för preliminärbokning och definitivbokningen manuellt i Business som kommer från Document Center Enterprise ?   Vill ni bli mer effektiva och ta bort båda momenten eller bara uppdatering av preliminärbokningen?   Detta styr ni själva. Dessa inställningar styrs av enhetsparametrar samt ett API som behöver registreras på er Business installation. Kontakta er Visma partner så hjälper de er att komma igång.  Detta är en förutsättning för er som vill komma igång med rutinen återkommande faktura dvs enbart hantera avvikelser.    Ett annat tips är att för er som inte kunde vara med på vårt event Community live där vi presenterade nyheterna för Visma Business Produktlinje kan se dessa igen. Nyheterna för DCE finns i denna inspelning  ca 20 min in i videon. Klicka på denna länk och välj videon Nyheter i Visma Business Productline    Önskar er alla en riktig God Jul!     

I version 15.10 finns det nu en ny behandling som går att schemalägga så det är möjligt att import edi och texter filer via ett schemalagt jobb. Det här är en ersättare av den funktion som finns via EDI klockan.  Den här funktionen behöver på samma sätt som alla andra schemalagda jobb ett fönster/tabell att arbeta från när jobbet skall köras.   1. Skapa ett fönster som innehåller företagsuppgifter (en kolumn räcker) se bild1. Spara det nya fönster en lämplig mapp, fönstret behöver inte vara synligt i ribbons och kan döljas med rättigheter så bara tex en användare med systembehörighet kan se/använda fönstret.  2. Sökvägen till var filerna skall hämtas/läsas styrs via fältet EDI sökväg i systemupplysningar   3. Skapa ett schemalagts jobb som använder det nya fönstret som skapades.   Jobbtyp=Behandling Behadlingsnr= 1265 Import EDI-filer Startdatum+tid Slutdatum+tid Upprepning: Hur ofta skall jobb köras Veckodagar: Vilka dagar skall jobbet köras? Jobbstatus=aktiverad   Med den här nya behandlingen ihop med Schemaläggaren så behöver man inte längre ha en egen dator/server eller session igång på serven för att hantera tidstyrda importer. När det gäller behörigheten till vara filerna skall hämtas så styrs rättigheterna(OS) via den användare som kör Visma Business Service(VBS).   Vill man läsa om det här så finns det i relesnotes som finns under downloads eller via online hjälpen i Visma Business.  

 Hej!   Nu när det närmar sig jul och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här finns mer information om hur funktionen har förbättrats i version 13  

I tidigare versioner av DCE behövde användare ha rättigheten "Redigera kontering på låsta konton" för att kunna kopiera en kontering som innehöll ett låst konto. Detta medförde att användaren även fick behörighet att manuellt kunna redigera konteringsrader med låsta konton.   I senaste versionen har istället en ny nivå lagts till på rättigheten "Kopiera kontering". Nivån möjliggör en användare att nyttja låsta konton i funktionen, men endast då.                  

Den här filmen visar ett antal saker man behöver/kan göra för att konfigurerar e-post per orderdokument. Vill man starta den här rutinen så är det inget krav att det finns olika html mallar kopplade per dokument men det blir en bättre helhet med en html mall kopplad till dokumentet man skickar. Tabellen e-post sändsätt för dokument kollad till aktör. Texttabellen där man lägger upp olika mallgrupper (208). E-postinställningar och mallar per dokumenttyp Makron i e-post Ämne i e-post Hur man skapar egna filnamn på bifogade PDF dokument. Exempel på html mall. Tips: När ni skapar och laddar upp html mallar kör Visma Business på Engelska, uppladdningen av html dokument är tyvärr inte tillräckligt flexibel så den klarar flera språk samtidigt i själva skapandet.  Mallar kan vara i olika språk om man kör på Engelska när filerna skapas. Kommer fix på detta till 15.10.

I den här filmen visar vi hur man använder den nya funktionen när det gäller att använda olika e-postadresser per orderdokument i Visma Business 15.01. Det finns en egen film som beskriver vilka inställningsmöjligheter som finns.