Användartips för Visma Control

1.Beställning Beställning av nya bolag för att skicka E-fakturor skickas in som ett ärende via mail till [email protected]. Ett svar går till beställaren om att fylla i formuläret nedan tillsammans med detta underlag. Då formuläret är ifyllt och inskickat skickas även per automatik en kopia av beställningen/orderbekräftelsen till Visma på mailadressen [email protected] https://inexchange.se/partnerformular-visma-tillkommande 2. Att göra för beställaren Säkerställ så att bolaget/bolagen är upplagda i Control och DCE/IM. Om hjälp behövs med detta vänligen skicka in ett nytt mail till [email protected] där ni beställer konsulthjälp för parametersättning. Ska bolaget kopplas till Autopay behöver detta också beställas. 3. Visma Då formuläret är ifyllt och inkommit till Visma påbörjas ärendet med att exportera bolaget så snart som möjligt och meddelar Inexchange då det är klart. Se punkt 5 nedan för förtydligande kring export och vad det innebär.   4. Inexchange Då Inexchange får meddelande från Visma att bolaget/bolagen är exporterade startar de uppsättningen på sin sida. De återkopplar till Visma då det är klart.   5. Förtydligande om export av bolag För att kunna sätta upp ett bolag hos Inexchange och aktivera mottagar- och utställartjänsten via Autoinvoice, behöver Visma göra en export från Control. Exporten innebär att grundläggande uppgifter om bolaget skickas till Autoinvoice. Detta är ett steg som krävs för att tjänsten ska kunna aktiveras. För beställare som inte använder Autoinvoice görs ingen export

Genom att schemalägga automatkonteringar säkerställer du att bokföringsarbetet utförs regelbundet och utan behov av manuell inverkan. Det sparar tid och minimerar risken för fel.   I version 16 har vi infört möjligheten att ställa in automatkonteringar så att de körs automatiskt vid angivna intervaller. Precis som andra schemaläggningsuppgifter i Visma Control innebär det att ni kan integrera funktionen i era befintliga arbetsflöden och förbättra er ekonomiska hantering.   Missade ni vårt senaste webbinar med nyheter i de senaste versionerna? Anmäl dig här!

Du kan underlätta mappningen av en Excelfil för import som finns från version 14, om du tar hänsyn till följande:   Raderna läses in i ordning. Det innebär att alla rader för en och samma affärsenhet ska vara efter varandra i filen.   Du behöver lägga till bilagor i efterhand på verifikationen, eftersom de inte kommer med vid inläsningen.  Eftersom det inte är möjligt att skicka verifikationen direkt till Approval, kan du inte ta med verifikationsserier för Approval i filen.     Vill du veta mer om nyheter i de senaste versionerna? Anmäl dig till webbinar. 

  På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.    Varmt välkommen att anmäla dig här!

Du kan periodisera flera år framåt om du skapar de år som periodiseringen avser. Åren behöver bara skapas, inte aktiveras. Du skapar åren under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder.      Periodisera därefter som vanligt, från försystem, leverantörs- eller kundreskontra, alternativt från bokföringsorder.      Vill du veta mer om periodisering? Hör av dig till oss på [email protected].

I likviditetsanalysen kan du läsa in poster från kund- och leverantörsreskontran, men också lägga till manuella likviditetsposter som exempelvis löner och momsredovisning. Då kan du enklare få en överblick av in- och utbetalningar, samt planera ditt behov av likvida medel för kommande period.   Du hittar likviditetsanalysen under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys. I kolumnen Disponibelt visas disponibelt belopp efter valt datumintervall. Du kan lägga in IB för att följa hur balansen kommer att förändras på ditt konto.Saldot ser du längst ner till höger i fönstret.    När du läser fram informationen, kan du välja om du vill inkludera: Redan förfallna fakturor Kund- eller leverantörsreskontra Ankomstregistrerade eller spärrade reskontraposter.      Nytt från version 15 är att du kan ställa in intervallet för likviditetsflödet som ett tal mellan 1 och 255. Tidigare fanns en maxgräns på 27. Antalet likviditetsposter i fältet typ har utökats med tre poster.    Har du frågor om likviditetsanalysen? Hör av dig till oss på [email protected].

Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.    Du kan se webbinaret här. 

Från version 15 finns möjlighet att använda schemaläggaren för att automatisera en del av faktureringsprocessen. Du kan t ex överföra fakturaloggar och bokföra fakturor. Så här gör du för att sätta upp ett schema:    Välj Schemaläggare / Schemaläggare, och den uppgift du vill schemalägga, t ex Överför fakturaloggar, samt ett namn på ditt schema.      Välj ett datum och en tid för när processen ska påbörjas, samt hur ofta processen ska upprepas med hjälp av i fälten Återkommande och Intervall. Du kan också välja ett Slutdatum om du vill ha ett sådant. Det kan exempelvis bli aktuellt om du vill hantera transaktioner vid årsskiftet manuellt, och därför sätter slutdatum månaden före.     Om du vill begränsa för vilka affärsenheter och reskontraserier som processen ska utföras, anger du det under Uppgiftsinformation. Här kan du också ange ett bokföringsdatum.    Om du automatiskt vill radera fakturaloggarna efter att schemaläggaren överfört dem, kan du kryssa i rutan “Radera fakturaloggar efter överföring”. Du har också möjlighet att välja om du vill kontrollera sambandsregler eller inte, och om du vill att ett meddelande ska skickas till dig själv eller en annan person.      När du bokför fakturor med schemaläggaren gör du på samma sätt som ovan, men kan välja en eller flera verifikationsserier. Du kan också välja att ett meddelande ska skickas till dig eller till en annan person.      Har du frågor om vad som finns i senaste versionen? Läs release notes här. 

Du som fakturerar direkt i Control, kan med kryssrutan "Använd OCR i kundfaktureringen" under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Reskontra och anläggning, styra ifall OCR nummer automatiskt ska genereras på dina fakturor.    Om du har senaste uppdateringen för version 13 och 14, kan du även kopiera fakturor, utan att OCR fältet kopieras. 

  Visste du att från och med version 14 så har du max tre försök att logga in, sedan stängs programmet ner?   Vill du veta mer om vad som hänt i de senaste versioner? Anmäl dig till nästa uppgraderingswebbinar. 

Med avtalsfakturering kan du fakturera kunder som har fasta avtal eller abonnemang. Om du regelbundet fakturerar samma kunder med samma produkter och/eller tjänster kan du enkelt genomföra månadens fakturering för alla avtalskunder gemensamt.    Du skapar ett avtal som du kan generera fakturor från. I avtalet väljer du produkter och tjänster, samt vilka priser och rabatter som ska finnas. Du kan även välja hur ofta en faktura ska skapas.   Så här gör du: Skapa avtal under Försäljning / Fakturering / Avtalsfakturering, och fliken Skapa avtal. Välj Nytt avtal. Ange affärsenhet, kund, avtalsgrupp och avtalsnamn.  Ange Startdatum (obligatoriskt) och ev Slutdatum.  Första fakturadatum är det första datum när en faktura kan skapas från avtalet. I annat fall gäller avtalets startdatum som första fakturadatum.  Ange vilket intervall som ska gälla för avtalsfaktureringen, t ex 1 för varje månad eller 3 för varje kvartal.  På fliken Inställningar fyller du i uppgifter om t ex periodisering.  Fyll i artikelnummer, antal och objekt för kontering. Klicka på Spara.     Uppdatering av avtal gör du under Försäljning / Operationer. Välj Uppdatera avtalsfakturor för att komplettera kundinformation på avtalen eller Justera priser för att ändra priser. Ett tips är att uppdatera avtalen för att säkerställa att alla förändringar i kundregistret har uppdaterats före varje avtalsfakturering. Du kan välja vilka uppgifter som ska korrigeras och vilka avtal som ska påverkas.   Du skapar dina avtalsfakturor under Försäljning / Fakturering / Avtalsfakturering och fliken Skapa avtalsfakturor. Här ser du vilka avtal som finns, när de senast har fakturerats och du kan inaktivera eller återaktivera avtal.      För att skapa en faktura markerar du de avtal som du vill skapa fakturor för och klickar på Generera. När du valt reskontraserie och fakturadatum kan du klicka på generera på nytt. Fakturan hamnar då i samma faktureringsflöde som övriga fakturor, under Försäljning / Fakturering och fliken Bokför fakturor.  Behöver du veta mer om fakturering? Kontakta [email protected].

Denna artikel är länkad till ett webinar som fokuserar på leverantörsbearbetning, med målet att öka användningen av e-fakturor och uppnå en e-faktureringsgrad på 80%. Länk till webinar

När du har skapat en faktura under Försäljning / Fakturering och fliken “Skapa faktura” och sparar den, flyttas fakturan automatiskt vidare till fliken “Bokför fakturor”. Fakturan har då status skapad, vilket innebär att ändringar kan göras och fakturan kan raderas.  För att redigera en faktura på fliken “Bokför fakturor”, dubbelklickar du på fakturan eller klickar på knappen “Redigera”.   Om du vill radera en faktura med status skapad, väljer du Försäljning / Sök och ändrar till “Kundfakturor” i dropplistan. Ladda fram fakturalöpnummer eller kund och markera aktuell rad. Klicka på “Radera skapade”.   När du bokfört fakturan ändras status till bokförd och reskontra och redovisning uppdateras. Det innebär att ändringar då inte längre kan göras på fakturan. Har du frågor om fakturering? Kontakta oss på [email protected].