Syftet med Inköp - Avstämning är att säkerställa överensstämmelse mellan leverantörsreskontra och huvudbok genom en post-för-post avstämning. Steg-för-steg guide: 1. Navigering: Gå till "Inköp" → "Avstämning" 2. Jämförelse: Systemet jämför automatiskt poster för vald affärsenhet och skuldkonton och visar poster där belopp skiljer sig åt mellan leverantörsreskontra och huvudbok. 3. Analys av avvikelser: Klicka på "Öppna"-ikonen i kolumnerna "Löpnummer" eller "Verifikationsnummer". Granska informationen om faktura och verifikation för att identifiera orsaken till avvikelsen. 4. Markera avstämda poster: Använd kolumnen "Avstämt" för att markera korrigerade poster. Detta filtrerar bort redan åtgärdade avvikelser vid framtida avstämningar.
5. Visa tidigare avstämda poster: Ta bort markeringen i "Inkludera redan avstämda poster". Klicka på "Ladda" för att visa även tidigare avstämda poster. Genom att regelbundet utföra denna avstämning säkerställer ni korrekt redovisning och underlättar bokslutsarbetet.
Denna artikel är länkad till ett webinar som fokuserar på leverantörsbearbetning, med målet att öka användningen av e-fakturor och uppnå en e-faktureringsgrad på 80%.
Länk till webinar
Visma Control support har märkt ett ökat antal frågor om vilka fält som ska användas som adressfält på leverantörer.
Vi rekommenderar att du kontrollerar dina inställningar som finns under Inställningar / Betalningar / Autopay (bild 1), och säkerställer att adressfälten på varje leverantör under Inköp / Register / Leverantörer är uppsatta på samma sätt (bild 2). Följande begränsningar gäller i antalet tecken:
AddressLine (adress) max 70 tecken
PostCode (postnummer) max 16 tecken
PostOffice (ort) max 35 tecken
Adressfält under inställningar
Adressfält på leverantören
Hör gärna av dig med frågor och funderingar till visma.control@visma.com eller 010-141 27 50.
Vid skapandet av betalningar kan det ibland hända att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma, medan beloppet hamnar i "Restbelopp". Detta kan bero på att kryssrutan "Matcha banker" inte är markerad.
För att åtgärda detta går man till Inköp - Skapa betalningar, trycker på "Visa fler filter" på vänstersidan och markerar sedan "Matcha banker" på högersidan. Denna justering kan göras både under fliken "Betalningsförslag" och fliken "Förbered betalning". Efter att posterna har laddats om fylls kolumnen "Bank" automatiskt i och beloppet hamnar i kolumnen "Belopp".
Observera att denna inställning sparas lokalt på varje arbetsstation, och Control kommer ihåg inställningen mellan sessioner. Om en nyinstallation eller ominstallation av klienten görs, eller vid vissa uppdateringar, kan inställningen behöva göras om.
Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade fakturor?
Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i EFH modulen DCE för lättare spårning.
Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".
För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.
Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i DCE.
Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal.
I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).
Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer).
När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.
Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.
Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön.
När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar DCE mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.
Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan.
Ni kan läsa mer om det här
https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-Control/Ni-kan-automatisera-trots-att-ni-alltid-anvander-ankomstkon-i/ta-p/523851
Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss på visma.control@visma.com
På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.
Varmt välkommen att anmäla dig här!
Du kan periodisera flera år framåt om du skapar de år som periodiseringen avser. Åren behöver bara skapas, inte aktiveras. Du skapar åren under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder.
Periodisera därefter som vanligt, från försystem, leverantörs- eller kundreskontra, alternativt från bokföringsorder.
Vill du veta mer om periodisering? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.
Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.
Du kan se webbinaret här.
Behöver du göra en valutaomvärdering på orealiserade kursvinster och -förluster? Uppdateringen styrs av transaktioner med valuta för de konton du valt, samt förändringar i valutakurs. Så här gör du:
Kontrollera att verifikationsserier för affärsenheten finns uppsatta under Inställningar / Systeminställningar / Valutaomvärdering.
Kontrollera att alla kurser är uppdaterade, om du inte använder automatisk uppdatering av valutaregistret.
Gå in under Redovisning / Valutaomvärdering.
Välj affärsenhet, datum och klicka på Ladda.
Säkerställ att alla konton som ska omvärderas har ett konto för vinst / förlust i kolumnen.
Under Redovisning / Register / Konton kan du kryssa rutan för de konto som ska omvärderas, samt välja konton för valutakursdifferenser och värdereglering.
Välj bokföringsdatum.
Om allt verkar stämma kan du spara. Du får ett meddelande om att en verifikationslogg skapats och kan välja att gå vidare direkt till loggen.
Du kan kontrollera verifikationsloggen innan du sparar den i bokföringen.
Har du frågor och funderingar? Kontakta visma.control@visma.com.
För er som alltid använder gruppkön ankomstregistering i leverantörsfakturaflödet och vill att vissa leverantörer som alltid har referensvärde på sig skall gå direkt ut i flödet. Kan ni slå på denna funktion per leverantör - Skicka inte faktura till Ankomstkön
Gör följande:
Enhetsregister Visma DCE Administrator
Enhetsparametern UseArrival = 1 (har ni redan påslagen) att ankomst alltid skall användas.
Sök upp leverantören och ändra i Enheter\Enhetsregister\Leverantörer/Extra Info
Markera värde Skicka inte fakturan till Ankomstkön
Fakturorna från aktuell leverantör kommer inte att stanna i steget ankomst om referensvärde finns.
När en faktura periodiseras över flera år kan nedan meddelande förekomma under fliken "systemlogg" i DCE.
"(46) Period/datum för transaktionen kan inte användas! Felaktigt objekt var..."
Börja då med att kontrollera att samtliga år som periodiseringen sträcker sig över är skapade i Visma Control. Det räcker med att åren är skapade, dom behöver ej vara aktiva/öppna.
Saknas året kan det skapas via: Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.
När året är upplagt kan fakturan skickas vidare som vanligt i flödet och bli definitivbokad.
Du kan underlätta mappningen av en Excelfil för import som finns från version 14, om du tar hänsyn till följande:
Raderna läses in i ordning. Det innebär att alla rader för en och samma affärsenhet ska vara efter varandra i filen.
Du behöver lägga till bilagor i efterhand på verifikationen, eftersom de inte kommer med vid inläsningen.
Eftersom det inte är möjligt att skicka verifikationen direkt till Approval, kan du inte ta med verifikationsserier för Approval i filen.
En delbetalning av en Leverantörsfaktura gör du i Control när du skapar ditt betalningsförslag/förbereder betalning. 1. Ändra belopp i beloppskolumnen till det belopp du vill delbetala på fakturan, 2. fältet i kolumnen restbelopp uppdateras och detta kommer efter betalningen är skapad, ligga kvar som obetalt i reskontran.
Missat inte vårat uppkommande Webinar om Betalningsflödet Länk till anmälan
DCE definitivbokar med automatik fakturan i Visma Control efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett meddelande under fliken ”Systemlogg” på fakturan.
Meddelandet beskriver varför definitivbokningen inte kunnat utföras.
Exempel, att ett konto eller objekt är stängt i Visma Control.
Eller att det ligger en periodisering på fakturan och perioderna sträcker sig över ett år som inte finns skapat i Visma Control.
Efter att man kontrollerat och genomfört nödvändiga rättningar och ändringar kan fakturan återigen skickas för defintivbokning.
Vill du göra avdrag på en leverantörsfaktura motsvarande den kundfaktura som samma bolag har hos er, och se att betalningarna hänger ihop i systemet?
Registrera leverantörsfakturan som delbetald
Gå in under Inköp / Registrera betalning.
Ladda fram fakturan med löpnumret.
Ange betalningssätt och betalningsdatum.
Ändra till det belopp som motsvarar kundfakturan, i det här fallet 100 000 kr av totalt 126 000 kr.
Gör en notering i fältet "Anteckning" eller "Fritextfältet" om anledningen till delbetalningen (t.ex. "Kvittning med Kundfaktura #xxxx").
I leverantörsreskontran ser det ut så här:
Registrera kundfakturan som betald
Gå in under Försäljning / Registrera betalning.
Ladda fram fakturan med löpnumret.
Ange samma betalningssätt och samma betalningsdatum som för leverantörsfakturan.
Registrera kundfakturan som betald med samma belopp, alltså 100 000 kr.
Gör samma typ av notering här som för leverantörsfakturan för spårbarhet i din reskontra.
Kontroll i systemet
Gå till din leverantörsreskontra och kundreskontra.
Respektive reskontra bör nu visa att avdragen och betalningarna hänger ihop och att eventuellt återstående belopp är korrekt.
Anmäl dig till webbinar om betalningsflödet för fler tips om leverantörsbetalningar.
Visste du att det finns en inställning i IM som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.
Inställningen hittas i IM Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.
Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade fakturor?
Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i EFH modulen DCE för lättare spårning.
Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".
För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.
Behöver du sätta upp en ny affärsenhet för att kunna använda betalningar i Autopay? Här följer några tips om vilka huvudsakliga steg du kan följa för inställningar och bankavtal.
Sätta upp ny affärsenhet
Skapa affärsenheten i Control:
Gå till Inställningar – Affärsenheter.
Välj Ny och fyll i de obligatoriska fälten (*) och spara.
Markera affärsenheten och klicka på Export för att skapa affärsenheten i VismaNet.
Aktivera Autopay:
Besök home.visma.com, välj Admin.
Gå till fliken Företag och välj den nya affärsenheten.
Kopiera nyckelkoden och lägg till den i affärsenheten i Control.
Aktivera Autopay och välj Spara och stäng.
Kontakta banken:
Meddela banken att ni vill koppla Autopay till den nya affärsenheten så att de kan skicka en aktiveringsfil för bankavtalet.
Tänk på att om bolaget har både leverantörsbetalningar och lönebetalningar, så bör det företag som ska göra leverantörsbetalningarna ha huvudavtalet. Därefter delar du bankavtalet med det ID som har lönebetalningarna.
Hantera bankavtalet
Generella steg för bankavtal:
Efter att ha kontaktat banken och fått aktiveringsfilen, gå till home.visma.com och välj Autopay.
I Autopay, gå till Administration och sedan till Bankavtal.
Några exempel på bankspecifika anvisningar:
Swedbank skickar automatiskt ut ett bankavtal. När det är på plats behöver du endast komplettera det genom att gå till Administration -> Bankavtal och trycka på pennan för att redigera.
För Handelsbanken och DNB (Sverige) tar du kontakt med banken för att initiera processen, och följer sedan bankens anvisningar för att slutföra aktiveringen och inställningar i Autopay-systemet.
Testa och justera
Gör en testbetalning för att säkerställa att hela flödet från skapandet av affärsenheten till transaktioner via Autopay fungerar som det ska.
Använd hjälpen i Autopay för detaljerad hjälp kring specifika funktioner och inställningar.
Det är viktigt att för varje specifik bank, kontakta bankens representant för att säkerställa att alla steg och krav är uppfyllda för en smidig användning av Autopay.
Här kommer ett tips att undersöka när en faktura är försvunnen i DCE. Vid en sökning står det att den ska ligga hos en användare, men under Operationer - Flytta faktura i DCE Admin finns den inte.
Titta då i vilket steg den ligger och undersök sen om användaren har denna kö. Om exempelvis fakturan skulle ligga i steget Attest, men användaren har inte denna kö.
Saknar du någon kolumn, Steg eller Användare?
Klicka på Kolumnväljare nere till vänster och lägg till.
Lösningen är då att tillfälligt ge användaren denna kö och efter detta är gjort kan du flytta fakturan under Operationer - Flytta faktura. När du är klar kan du ta bort kön för användaren igen.