Användartips för Visma Control

Med Visma Control finns möjlighet att periodisera i ett försystem, direkt i Controls kund- eller leverantörsreskontra, alternativt att skapa manuella periodiseringar i redovisningen. Att tänka på vid en manuell bokning är att du anger kostnads- respektive intäktskonto i själva verifikationen, periodiserar med mapp eller kryssrutor, och låter värdet i “Ägartyp” vara kvar som det är.      Om du gjort en manuell bokning och istället råkat använda ett periodiseringskonto, kan konsekvensen bli att det inte finns någon tillhörande periodiseringspost i periodiseringsregistret, alternativt att koppling mellan verifikationsrad och periodisering saknas. Då får du en differens mellan rapporten “Periodiseringar, specifikation” och huvudboken.    Det som länkar periodiseringsposten till verifikationen är fälten “Ägartyp” och “Skapat av”. Så här kan du hitta verifikationer där informationen saknas i fälten: Gå in under Redovisning / Sök, och välj “Verifikationsrader” i dropplistan.  Fyll i affärsenhet, from/tom datum samt periodiseringskonto. Låt Ägartyp och Verifikationsserie innehålla värdet ALLA.  Lämna fälten Skapat av och Löpnummer tomma.  Klicka Ladda.    Verifikationsraderna som laddas fram kan sorteras genom att dubbelklicka på rubriken "Ägartyp". De rader som inte innehåller värdet "Periodisering" i denna kolumn är bokade manuellt. På en korrekt verifikationsrad hittar du aktuellt PeriodiseringsID för registerposten i fältet “Skapat av”.  

Betalar du med Autopay? För att se var i flödet betalningen befinner sig, kan du använda statusuppdateringarna under Inköp / Sök.   Du laddar fram den eller de fakturor du vill veta mer om. Ifall din betalning innehåller många fakturor, är det ett tips att välja ut en av fakturorna. Då kan du söka fram status genom att ange fakturans löpnummer.      Om det finns en betalningsrad på fakturan, kan du börja med att kontrollera kolumnen status: Betalningsförslag innebär att det finns ett betalningsförslag, och att du hittar fakturan under "Inköp / Skapa betalning" och på fliken "Förbered betalning", som är nästa steg. Välj datum, betalningssätt och status "Betalningsförslag" för att ladda fram betalningsförslaget på nytt efter t ex ett avbrott i betalningen. Status "För automatbetalning" innebär att fakturan har sparats på fliken "Förbered betalning", och att du kan ladda fram den på nytt på fliken "Skapa betalning". Ange datum och betalningssätt och klicka på "Ladda". "För återrapportering" innebär att fakturan är ivägskickad för godkännande eller väntar på att skicka en signal tillbaka att den är betald.    Om någonting har blivit fel i en betalning, kan du kontrollera Inköp / Sök och kolumnen Autopay meddelande, där det ofta finns ytterligare information. Du kan också kontrollera kolumnen Reskontratyp på betalningsraden. Om reskontratypen är DB; Betalning, innebär det att du kan stryka betalningsraden och börja om på nytt med din betalning.   Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor om betalningar.

Under Redovisning / Avstämning bokslut kan du enkelt stämma av balanskonton vid bokslutet. Du anger vilken affärsenhet och period som ska stämmas av. När du klickar på Ladda, ser du IB, UB och periodens förändring per konto. Från version 14 kan du välja om du vill inkludera konton med nollsaldo eller inte. Så här gör du: Ange avstämt belopp i kolumnen "Avstämt belopp". Om det finns en differens som du kontrollerat, och som du väljer att acceptera, kan du markera raden som avstämd trots differensen. Ett exempel är att du vet att differensen rättar till sig i månaden efter, och att den därför inte spelar någon roll. Du kan också välja att inte kryssa i "Avstämt belopp". Bifoga eventuella anteckningar med bilagor (från ver 14), som exempelvis “felkontering, bör korrigeras”, och bifoga t ex en bild av verifikationen.  Genom att klicka på pilen i kolumnen UB Period, anges automatiskt UB beloppet i kolumnen Avstämt belopp. Kontot blir då automatiskt markerat som låst, och kan låsas upp genom att ta bort bocken. Det är möjligt att låsa ett konto även om det finns en differens, eftersom differensen kan ha uppstått före avstämd period. Klicka på Spara när avstämning är klar. Kontot får status avstämt och det är möjligt att se vem som stämt av.  Om du vill bifoga rapporten Avstämning Bokslut med anteckningar till ditt bokslut, kan du skriva ut den under den från Rapportcentralen under Månadsrapporter, och bilägga den med anteckningar till ditt bokslut.   Hör av dig till oss med frågor och funderingar på visma.control@visma.com.

Om du använder funktionen “Vänd automatiskt verifikat” när du skapar en ny verifikation, kopplas vändningen automatiskt till den ursprungliga verifikationen. Men du kan koppla verifikationer manuellt och i efterhand, t ex vid en korrigering: Välj Redovisning/Verifikationer/Skapa verifikation  Klicka på knappen Ny verifikation och välj där Ny verifikation (alternativt Redigera / Öppna verifikation).   Välj affärsenhet och verifikationsserie Om du vill ange en förklaring kan du skriva i fältet fritext.    Kryssa i “Koppla verifikat”. Fält för att hämta upp den verifikation som ska kopplas visas.   Kontera verifikationen och klicka på Spara.  I Redovisning/Sök finns en kryssruta för att visa en kolumn med kopplingar. Klicka på ikonen för att se vilken koppling som finns. Om du har frågor eller funderingar, hör av dig på 010-141 27 50 eller visma.control@visma.com.

I Visma Control 14 har ett nytt fält tillkommit för enklare hantering av moms, vilket även underlättar redovisning enligt den omvända betalningsskyldigheten, EU-moms och importmoms.    Det innebär att du numera fyller i momskoden både på intäktskontot och på momskontot, medan du på momskontot kryssar i rutan “Momskonto”.    Så här ser det ut på exempelvis konto 3011: och så här ser det ut på exempelvis konto 2611:   Ytterligare information om gällande regler finns på www.skatteverket.se, där även förslag och rekommendationer finns från BAS-kontogruppen om val av konton.

Visste du att du kan alltid skicka en kopia av verifikationen oavsett status i Approval? Denna funktion finns både om verifikationen är aktiv i  flödet eller är klar.   Sök upp din verifikation  och välj rad eller sök upp verifikation i Min Historik     Öppna ärendet och välj Hantera dokument och E-post Approval   Dialogen Skicka e-post öppnas och fyll i mottagare och text som du vill ha med i mailet och gör de val som är aktuella. När du är klar klickar du på OK och mailet skickas. Såhär  kan mailet se ut som når mottagaren