Användartips för Visma Control

Med den nya import av verifikationer som tidigare var en anpassning, får du en flexibel hantering av Excelunderlag. Du kan mappa upp information i Excel, och importera den som verifikationer i en logg. För att göra mappningen behöver du privilegiet “Mappning av Excelfiler” som finns i kategorin Plugin under Systeminställning / Användare; välj aktuell användare och fliken Privilegier. Du kan ange flera bolag samtidigt och även göra koncerninterna bokningar. Vi rekommenderar att du inte blandar raderna för olika bolag, eftersom de läses in i turordning. Flera mappningsmallar kan användas utifrån olika underlag, och filen kan läsas in flera gånger. Att tänka på är att det inte finns stöd för bilagor eller för Approvalverifikationer. Om du byter inloggningsspråk i Visma Control behöver du göra en ny mappning. Så här gör du:   Spara Excelfilen på valfri destination. Välj Import / Export och fliken Excel Importinställningar och klicka på “Ny”. Kryssa i rutan Kolumnhuvud om översta raden i din Excelfil innehåller rubriker. Kategorisera kolumnerna efter kolumntyp, där N/A står för “Används ej”; columnindex motsvaras av kolumnnummer i Excelfilen och custom är ett fast värde.   Gå in under Redovisning / Verifikationer / Överför verifikationsloggar/Import för att importera filen. Välj filen och klicka på “Starta”. Bekräfta att importen är ok. 

I flödet Kontoavstämning kan du ta fram verifikationsrader som ska stämmas av och markera dem som avstämda. Du har samma filtreringsmöjlighet på raderna som under Redovisning / Sök. Men här kan du även bocka av dina avstämningar digitalt; som en elektronisk avprickning av huvudboken, och spara det du stämt av till ett senare tillfälle.    Vid nästa framläsning är det möjligt att välja om du vill ta med eller utesluta redan avstämda rader.   Välj Redovisning / Kontoavstämning för att stämma av ett konto i Kontoavstämningen. Ange vilket balanskonto du vill stämma av mot och vilken tidsperiod som avses.  Vill du även ta med strukna rader, dvs redigerade verifikationer, kryssar du i fältet “Ladda även raderade rader”.  Om sortering ska göras efter absoluta belopp, kan även detta markeras så att lika belopp i debet och kredit kommer efter varandra. Därefter klickar du på Ladda. I listan kan du börja att titta på IB och UB, och stämmer de, så behöver du inte ens pricka i listan.  Utöver den filtreringen som laddas fram, så kan du kan du filtrera ytterligare, genom att i den på sökraden under rubrikerna ange olika kriterier. T ex om du vet att du söker en differens på 5 070, men inte vet om det är ett eller flera belopp, så kan du välja “Mellan” och ange 0 till 5 070. Eller så vill du kanske filtrera fram en verifikationsserie eller en reskontratyp. Efter genomgång kan bockar du av i kolumnen Avstämd. För att enklare kunna följa totalt avstämt belopp, uppdateras beloppet nere till höger fönstret då en rad bockas för som avstämd.   Om du håller nere CTRL eller SHIFT och sedan markera hela raden, kan du bocka av flera rader samtidigt när du klickar på knappen “Markera valda”.    Klicka på Spara för att kunna ta fram avstämningen vid ett senare tillfälle. 

I Visma Control kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2022 och 2023, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2021. Innan du byter år behöver du låsa 2021, eftersom du bara kan ha två aktiva år öppna samtidigt. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    För att byta innevarande år till 2023, behöver du vara SA-användare eller ha en användare med rollen dbo i SQL server, och alla användare bör vara utloggade. När du bytt år rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier.    Läs mer om våra rekommendationer gällande årsbyte. Visma Control 14 (inkl 11-13) Visma Control 7-10 

När du gjort en manuell bokning där du använt ett periodiseringskonto istället för att periodisera från kostnadskontot, kan konsekvensen bli att kopplingen mellan verifikationsrad och periodisering saknas.   Om det finns en motsvarande periodisering i registret kan du  koppla registerposten till verifikationsraden.   Hämta verifikationen under Redovisning / Verifikationer och Öppna/Redigera verifikation. Stryk verifikationsraden med minustecknet på raden.  Registrera en ny rad genom att trycka på plus.  På den nya raden ska periodiseringskontot registreras.  På den nya raden ska det stå “Periodisering” i fältet “Ägartyp” och numret på tillhörande registerpost i fältet “Skapat av”. Spara verifikationen.    Tips! Om perioden är där verifikationen finns är stängd kan du istället skapar en bokföringsorder där du vänder den felaktiga raden, och bokar ny rad enligt ovan.   Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor. 

Det är möjligt att bifoga en eller flera filer i en verifikation, och att skriva ut bilagorna. Godkänt filformat och -storlek i Approval och e-faktura är PDF och bildfil (exempelvis PNG), samt max 3 MB per verifikationsrad, och total 4 MB per verifikation, varför vi rekommenderar samma begränsningar i Visma Control.  Så här gör du för att lägga till en bilaga i sidhuvudet på en verifikation: Välj Ny verifikation, och skapa verifikationen.  Bifoga en fil till verifikationshuvudet genom att trycka på ikonen i verifikationshuvudet, och därefter på knappen med tre punkter.  Välj fil för bilagan.  Bilagorna kan skickas med för attest. En siffra inom parentes bredvid ikonen visar för attestanten hur många bilagor som finns. Du kan skriva ut bilagor i en verifikation om rutan "Skriv ut filer" är ikryssad när du skriver ut verifikationen.    Det är också möjligt att lägga till en bilaga till en specifik verifikationsrad.  Klicka på symbolen i kolumnen OLE på verifikationsraden för att hämta filen som ska bifogas. Markera filen och klicka på Öppna. När det finns det en bilaga kopplad, ser även attestanten det, genom att det finns en Öppna-ikon med förstoringsglas. Det är möjligt att även här lägga till flera bilagor. Hör av dig på visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar.

Med Visma Control finns möjlighet att periodisera i ett försystem, direkt i Controls kund- eller leverantörsreskontra, alternativt att skapa manuella periodiseringar i redovisningen. Att tänka på vid en manuell bokning är att du anger kostnads- respektive intäktskonto i själva verifikationen, periodiserar med mapp eller kryssrutor, och låter värdet i “Ägartyp” vara kvar som det är.      Om du gjort en manuell bokning och istället råkat använda ett periodiseringskonto, kan konsekvensen bli att det inte finns någon tillhörande periodiseringspost i periodiseringsregistret, alternativt att koppling mellan verifikationsrad och periodisering saknas. Då får du en differens mellan rapporten “Periodiseringar, specifikation” och huvudboken.    Det som länkar periodiseringsposten till verifikationen är fälten “Ägartyp” och “Skapat av”. Så här kan du hitta verifikationer där informationen saknas i fälten: Gå in under Redovisning / Sök, och välj “Verifikationsrader” i dropplistan.  Fyll i affärsenhet, from/tom datum samt periodiseringskonto. Låt Ägartyp och Verifikationsserie innehålla värdet ALLA.  Lämna fälten Skapat av och Löpnummer tomma.  Klicka Ladda.    Verifikationsraderna som laddas fram kan sorteras genom att dubbelklicka på rubriken "Ägartyp". De rader som inte innehåller värdet "Periodisering" i denna kolumn är bokade manuellt. På en korrekt verifikationsrad hittar du aktuellt PeriodiseringsID för registerposten i fältet “Skapat av”.  

Betalar du med Autopay? För att se var i flödet betalningen befinner sig, kan du använda statusuppdateringarna under Inköp / Sök.   Du laddar fram den eller de fakturor du vill veta mer om. Ifall din betalning innehåller många fakturor, är det ett tips att välja ut en av fakturorna. Då kan du söka fram status genom att ange fakturans löpnummer.      Om det finns en betalningsrad på fakturan, kan du börja med att kontrollera kolumnen status: Betalningsförslag innebär att det finns ett betalningsförslag, och att du hittar fakturan under "Inköp / Skapa betalning" och på fliken "Förbered betalning", som är nästa steg. Välj datum, betalningssätt och status "Betalningsförslag" för att ladda fram betalningsförslaget på nytt efter t ex ett avbrott i betalningen. Status "För automatbetalning" innebär att fakturan har sparats på fliken "Förbered betalning", och att du kan ladda fram den på nytt på fliken "Skapa betalning". Ange datum och betalningssätt och klicka på "Ladda". "För återrapportering" innebär att fakturan är ivägskickad för godkännande eller väntar på att skicka en signal tillbaka att den är betald.    Om någonting har blivit fel i en betalning, kan du kontrollera Inköp / Sök och kolumnen Autopay meddelande, där det ofta finns ytterligare information. Du kan också kontrollera kolumnen Reskontratyp på betalningsraden. Om reskontratypen är DB; Betalning, innebär det att du kan stryka betalningsraden och börja om på nytt med din betalning.   Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor om betalningar.

Under Redovisning / Avstämning bokslut kan du enkelt stämma av balanskonton vid bokslutet. Du anger vilken affärsenhet och period som ska stämmas av. När du klickar på Ladda, ser du IB, UB och periodens förändring per konto. Från version 14 kan du välja om du vill inkludera konton med nollsaldo eller inte. Så här gör du: Ange avstämt belopp i kolumnen "Avstämt belopp". Om det finns en differens som du kontrollerat, och som du väljer att acceptera, kan du markera raden som avstämd trots differensen. Ett exempel är att du vet att differensen rättar till sig i månaden efter, och att den därför inte spelar någon roll. Du kan också välja att inte kryssa i "Avstämt belopp". Bifoga eventuella anteckningar med bilagor (från ver 14), som exempelvis “felkontering, bör korrigeras”, och bifoga t ex en bild av verifikationen.  Genom att klicka på pilen i kolumnen UB Period, anges automatiskt UB beloppet i kolumnen Avstämt belopp. Kontot blir då automatiskt markerat som låst, och kan låsas upp genom att ta bort bocken. Det är möjligt att låsa ett konto även om det finns en differens, eftersom differensen kan ha uppstått före avstämd period. Klicka på Spara när avstämning är klar. Kontot får status avstämt och det är möjligt att se vem som stämt av.  Om du vill bifoga rapporten Avstämning Bokslut med anteckningar till ditt bokslut, kan du skriva ut den under den från Rapportcentralen under Månadsrapporter, och bilägga den med anteckningar till ditt bokslut.   Hör av dig till oss med frågor och funderingar på visma.control@visma.com.

Om du använder funktionen “Vänd automatiskt verifikat” när du skapar en ny verifikation, kopplas vändningen automatiskt till den ursprungliga verifikationen. Men du kan koppla verifikationer manuellt och i efterhand, t ex vid en korrigering: Välj Redovisning/Verifikationer/Skapa verifikation  Klicka på knappen Ny verifikation och välj där Ny verifikation (alternativt Redigera / Öppna verifikation).   Välj affärsenhet och verifikationsserie Om du vill ange en förklaring kan du skriva i fältet fritext.    Kryssa i “Koppla verifikat”. Fält för att hämta upp den verifikation som ska kopplas visas.   Kontera verifikationen och klicka på Spara.  I Redovisning/Sök finns en kryssruta för att visa en kolumn med kopplingar. Klicka på ikonen för att se vilken koppling som finns. Om du har frågor eller funderingar, hör av dig på 010-141 27 50 eller visma.control@visma.com.

I Visma Control 14 har ett nytt fält tillkommit för enklare hantering av moms, vilket även underlättar redovisning enligt den omvända betalningsskyldigheten, EU-moms och importmoms.    Det innebär att du numera fyller i momskoden både på intäktskontot och på momskontot, medan du på momskontot kryssar i rutan “Momskonto”.    Så här ser det ut på exempelvis konto 3011: och så här ser det ut på exempelvis konto 2611:   Ytterligare information om gällande regler finns på www.skatteverket.se, där även förslag och rekommendationer finns från BAS-kontogruppen om val av konton.

Visste du att du kan alltid skicka en kopia av verifikationen oavsett status i Approval? Denna funktion finns både om verifikationen är aktiv i  flödet eller är klar.   Sök upp din verifikation  och välj rad eller sök upp verifikation i Min Historik     Öppna ärendet och välj Hantera dokument och E-post Approval   Dialogen Skicka e-post öppnas och fyll i mottagare och text som du vill ha med i mailet och gör de val som är aktuella. När du är klar klickar du på OK och mailet skickas. Såhär  kan mailet se ut som når mottagaren