Användartips för Visma Control

Om man vid skapandet av betalningar upptäcker att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma och att beloppet istället lägger sig i "Restbelopp" kan det bero på att man inte har kryssrutan "Matcha banker" ikryssad.   Den kryssar man i under Inköp - Skapa betalningar genom att trycka på "Visa fler filter" på vänstersidan och bockar i "Matcha banker" på högersidan. Detta kan man göra både på fliken "Betalningsförslag" och på fliken "Förbered betalning". Ladda därefter om posterna. Då fylls kolumnen "Bank" i automatiskt och beloppet lägger sig i "Belopp".      Detta är en inställning som sparas lokalt per arbetsstation, och Control kommer ihåg den inställningen mellan sessioner. Inställningen faller bort vid ny- eller ominstallation av klienten och kan även behöva ställas in efter vissa uppdateringar.

Det finns flera kortkommandon och snabbval som kan vara bra att använda för att göra arbete och flöde smidigare i Visma Control.  Vilka dessa kortkommandon är finns under följande länk:   https://help.visma.net/se_sv/control/content/online-help/system/snabbval.htm?supportpanelMode=true

För att administrera vilka användare om får mailutskick från Visma Autopay om när betalningar finns att godkänna eller t.ex. när betalningar blivit avvisade behöver man göra inställningar på respektive bankavtal inne i Visma Autopay. Detta är inställningar som behöver göras per affärsenhet och bankavtal.   En användare behöver ha admin-rättigheter i Visma.Net för att kunna genomföra dessa ändringar.   I fältet ”Epostkontaktlista” fyller man i mailadresser till de som ska få mail om avvisade betalningar. I fältet ”E-postadress för godkännare…” fyller man i mailadresser till de som ska få mail om att det finns betalningar att godkänna. Observera att man även behöver ha rollen Autopay Approver för affärsenheten för att kunna godkänna betalningarna. Denna inställning styr endast om man får mail om att det finns betalningar att godkänna.   Vill man lägga till flera epostadresser i samma fält så separerar man med semicolon (;) (I fältet ”Antal godkännare” kan man ställa in hur många godkännare som krävs för betalningar) --- Nedan steg  går igenom hur man enklast ändrar dessa inställningar.   1: Gå in på Visma.net AUTOPAY 2: Välj rätt affärsenhet man vill ändra, man kan endast ändra en åt gången. 3: Gå till Fliken Administration 4: Klicka på pennan på avtalsraden.   - Gå till fliken Lägg till information om betalaren - I fältet "Epostkontaktlista" fyller man i de mailadresser som ska få utskick. - I fältet "Epostadress till godkännare" ska de som ska få godkännande mail fyllas i. - Ska flera epostadresser läggas till i samma fält så separerar man med semicolon. - Glöm inte att spara!  

  Med tilläggsprogrammet SIE Export kan man ta ut SIE 1-Sie 4 filer från Visma Control. SIE Export är en extern applikation som är kopplad till Visma Control. Om du har SIE Export i licensen finns applikationen i Installationsmappen och går att lägga till som genväg under "länkar". Se inlägg här för hur man gör: Länka Sie Export   

Här kommer ett tips nu vid årsskiftet. Det finns en parameter i  EFH modulen DCE som heter BookDateReverseDays.   Om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i DCE Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.

Nu när det börjar närma sig årsskifte finns del en del viktiga saker att tänka på i Visma Control. Några viktiga punkter: -Man kan ha två år öppna samtidigt i Control. I dagsläget innebär det att man låser 2021 och aktiverar 2022. Året 2021 går fortfarande att boka på. -När man aktiverar ett år via rutinen "byt år" betyder det att det nya året blir "innevarande år". Dvs 2022. -Lås perioder för att undvika felbokningar då man är inne och arbetar i två år samtidigt. Det betyder att man endast bör ha öppet december 2021 och januari 2022. Lås alla andra perioder. Skulle något behöva bokas går det att öppna tillfälligt. -Det går att periodisera framåt även om ett år inte är aktiverat. Det räcker att året är skapat. Först då periodiseringar ska bokföras i periodiseringsrutinen under redovisning-operationer måste året vara aktivt och perioden öppen.   Missa inte vårt kostnadsfria webinar om Årsbytesrutinen den 9:e december.Mer information och anmälan till webinaret hittar ni via följande länk: Kostnadsfritt webinar - Årsbytesrutin    Via länken nedan finns instruktioner på de olika stegen som ska göras i samband med årsskiftet 2020/2021.  Dokumentet avser versioner från Control 7 upp till  Control 13. Årsbytesrutin 2021    Har du frågor kontakta oss gärna på Visma.control@visma.com

För att ange vilka fält som ska vara obligatoriska för att kunna spara en kund, leverantör, konto ​eller ​objekt i Visma Control, går du in under ​Inställningar-Systeminställningar-Obligatoriska fält längst upp till vänster på skärmen.   Markera de fält för respektive register som skall vara obligatorisk för att kunna spara och klicka på ​Uppdatera​. Kontrollen sker när man sparar och om något inte är ifyllt får man ett meddelande om vilket fält som inte är angivet. Klicka på ​Spara​. Som obligatoriska fält för ​Konto ​och ​Objekt ​kan enbart ​Grupper ​sättas som obligatoriska​. Har du frågor? Kontakta visma.control@visma.com.  

Funktionen periodisering läser konton och koddelar direkt från redovisningen och håller koll på bokföringsdatum. Vid  defbokningen uppdateras periodiseringsregistret i redovisningen.    Om ni har många konteringsrader kan ni enklet markera alla rader genom att markera översta rubrikraden i konteringsfönstret och då markeras samtliga rader. Alternatviet är att markera de rader som är akutella för periodisering.  Vem som får periodisera styrs av era rättigheter via roller eller användare.   Hur man gör kan ni se här:        

Om du ska utföra en automatkontering och det finns flera hundra transaktioner på det utlösande kontot, så kommer du att få lika många rader med automatkonteringar.    Ett sätt att få alla automatkonteringar på en och samma rad, är att kryssa i "Bunta likadana rader" längst ner till höger på sidan där du utför automatkonteringen. Redovisning / Operationer / Automatkonteringar.    Behöver du andra tips än vad du hittar under rubriken "Användartips"? Skriv din fråga till visma.control@visma.com.  

Det kan hända oss alla att vi missar att utföra en månads automatkontering, och att vi upptäcker det först när vi ska utföra den för nästa period. Ingen fara, den går att göra i efterhand. Det finns några saker att tänka på. Perioden behöver vara öppen. Det är möjligt att tillfälligt öppna perioden, utföra automatkonteringen och stänga perioden igen. Du öppnar och stänger perioder under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder Välj år genom att dubbelklicka på det.   Markera aktuell period och välj Lås upp.   Nu kan du utföra automatkonteringen. För att det inte ska bli dubbletter av redan utförda automatkonteringar, behöver du också välja att bara göra just den automatkonteringen som ni missat. Välj Redovisning / Operationer och fliken Utför Automatkontering.   Markera den automatkontering du vill göra och välj föregående period.   Det datum du anger som bokföringsdatum avgör på vilken period automatkonteringen hamnar. Du kan på så sätt välja innevarande månad, om du inte vill ändra saldon i den förra. Välj bokföringsdatum för förra eller den här perioden. Kontrollera att allt stämmer och klicka på Utför. Hör av dig på visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar.

Korrigering av  en verifikation kan vara aktuellt på grund av t ex byte av konton eller  korrigering av objekt m m. Det är då viktigt att observera att den nya tillagda raden blir rätt och innehåller korrekta uppgifter.  Läs fram verifikationen för redigering. Steg 1 är att  ta fram de två kolumnerna som heter "ägartyp" och "skapat av". Dessa kolumner kopplar ihop verifikationen med respektive modul i Control och gör så att raden kommer med i t ex periodiseringsspecifikationen. Syns inte kolumnerna på verifikationsraden tas de enkelt fram via kugghjulet. Notera sedan vilka värden som finns i det två kolumnerna på den rad som ska strykas. Dessa värden ska fyllas i på den tillagda raden.  På en manuell verifikation är fälten tomma och det är helt korrekt då den saknar tillhörighet till modul. Exempel på värden i kolumnen ägartyp: periodisering, kund, leverantör eller anläggning I kolumnen skapat av finns tillhörande leverantör/kundid, anläggningsid eller ett periodiseringsnummer.  

Att dela en anläggning kan vara aktuellt om du ska utrangera eller sälja en del av anläggningen eller om anläggningen behöver delas upp på olika komponenter.

Det här är skillnaderna mellan att radera eller makulera en reskontrapost i Visma Control.  En reskontrapost som makuleras finns kvar i reskontran med en SB-post i, röd text, samt texten *MAKULERAD* i fältet Anteckningar. Den ursprungliga bokningen och verifikationen vänds i samband med makuleringen så att inte differens uppstår mellan reskontra och huvudbok.  Vid radering kommer reskontraposten att tas bort från reskontran och den ursprungliga bokningen och verifikationen vänds i samband med att man raderar fakturan.

Om ett avskrivningsbelopp blivit fel eller om det bokförts på fel konto går detta att korrigera i efterhand.    Gå till Anläggning - Sök, sök i Historik anläggning och ladda fram på anläggnings-ID.  

Att leta differenser inför momsredovisningen brukar inte kännas som väl investerad tid. Här får du ett tips på hur du enkelt kan hitta differenserna så att du kan åtgärda dem snabbt. 

  En ny modul i hotbaren som handhar Schemaläggning. Där kan Periodiseringar och Påminnelser schemaläggas efter vissa kriterier beroende på vilken typ som valts. När man skapar en ny schemaläggning så väljer man först typ (Periodisering eller Påminnelser), namn och Schemainformation, d.v.s. när och hur ofta man vill att detta ska upprepas:   Trevlig Sommar!  

2FA (tvåfaktor-autentisering) är obligatoriskt för signering av betalningar i visma.net/autopay. 2FA är en säkrare betalningshantering. När betalningar signeras anges lösenordet till visma.net kontot samt en 6-siffrig kod som genereras via appen Google Authenticator. Vid första inloggningstillfället uppmanas du att ladda hem appen google authenticator. En QR-kod genereras som scannas via appen. När detta är gjort är din smartphone kopplad till det konto som du loggat in med.   Visma.net/autopay saknar stöd för Internet Explorer   From 1 juni finns inget stöd för Internet Explorer för visma.net/autopay, vilket innebär att betalningar inte går att signera om Internet Explorer används som webbläsare. Crome, Edge och Firefox har fortsatt stöd för visma.net/autopay. 

För er kunder som har betalningstjänsten Autopay, så har det ju nu blivit obligatoriskt med 2FA vid attest av betalningar. I samband med detta har det tyvärr uppstått ett problem för den "inbäddade" lösningen för att öppna Autopay inne från Visma Control. Dvs om man öppnar menyn Visma.net- Attest av betalningar från Hotbaren så kommer man få ett meddelande som säger "Loading Visma 2FA" och sen händer ingenting.   Vi ser självklart på detta och återkommer så fort vi har en lösning när det fungerar igen.   Under tiden så kan ni lägga in Autopay som en "länk", som också då hamnar i Hotbaren under menyn Länkar istället. Skillnaden med denna är att vanliga webbläsaren öppnas, och ni får logga in i Autopay, med ert användarnamn och lösenord.   Gör så här: 1. Gå till Inställningar-Lokala inställningar-Länkar 2. Välj Ny 3. Menynamn = Ange ett namn som ni vill ska visas i Hotbaren,  tex "Attest av betalningar" 4. Öppna applikation = Klistra in https://autopay.visma.net/portal-web/approval     Nu kommer du se det namn du valde som menynamn under Hotbaren och Länkar.  

Först är det viktigt och se till att SieExport är installerat på samma plats som Visma Control är installerat. Till exempel är Control installerat på ett fjärrskrivbord måste SieExport också vara installerat på fjärrskrivbordet.