Användartips för Visma Control

Ni som redan använder vårt attestflöde  Visma Document Center Enterprise kan enkelt koppla på funktionen DCE Mobile för att kunna sakgranska och attestera fakturor med din smartphone.  Denna modul ingår redan i er licens.  Ta kontakt med din konsult eller partner så hjälper vi er vidare.  Här kan ni se en kort video på hur det fungerar.

I DCE under "Sök faktura" finns möjlighet att spara urvalen vid en sökning som ett filter. Nästa gång du ska göra en sökning med samma urval kan du enkelt välja att ladda sökfiltret och du slipper lägga dit urvalen manuellt.     Om du har återkommande sökningar med samma urval är detta ett tips för att spara tid. När ett filter laddats kan du välja att korrigera urvalen om exempelvis ett datumintervall ska ändras.  

Ibland kan visningsfel eller andra konstigheter uppstå i DCE-webb. Det kan exempelvis vara att någon knapp blir avaktiverad eller att en vy ser felaktig ut. Oftast löses problemen lätt genom att gå igenom följande steg: Logga ut ur DCE. Rensa webbinformation i webbläsaren. Logga in i DCE och gå till "Användarinställningar", uppe till höger. Välj här "Återställ" för Listor i fakturamodulen. Stäng användarinställningarna, sidan kommer nu laddas om.

Nu erbjuder vi ett kostnadsfritt webbinar av avtalsmodul i Visma Document Center Enterprise. Vi visar från grunden hur du enkelt kommer ingång och vilka inställningar som behöver göras.  Kan vara värt att redan nu undersöka att ni har era avtal i ett elektroniskt format  dvs pdf eller annat.   Datum  12 mars kl 10.00-10.30   Anmäl er via denna länken   Visma Contract    

I denna video visar vi  några av funktionerna som du kan göra.     DCE Mobile version 12.00                

Om Du skulle få ett meddelande om att din Visma DCE licens har gått ut när du är inne och arbetar i VIsma DCE Administrator gör följande: - Gå in under System - Licens - Klicka på knappen "Aktivera via internet" - Din licens är nu återaktiverad. Om du fortfarande får felmeddelande kontakta Visma DCE supporten för mer hjälp. Du kan även se en film om hur man gör här      

Nu ligger utbudet av vårens gratis webbinar i Visma DCE tillgängliga att anmäla sig till  här .

I versions 12 av DCE har det tillkommit en ny startsida som visar en sammanfattning över bland annat: Antalet fakturor i köer som användaren har behörighet till Sammanfattning av dagens import Flödesstatistik Meddelande från systemadministratörer   Varje användare kan själv styra vilken modul som ska visas som startsida. Detta görs under Användare > Användarinställningar > Förvald modul.

Kika gärna på denna video för att se det senaste gränssnittet i vår  EFH lösningen Visma Document Center Enterprise version 12.00.  Vi har fått många bra kommentarer från er  kunder som har uppgraderat till senaste versionen Här är några av kommentarerna: Snyggt gränssnitt  Bättre  prestanda Enklare hantering med många bolag i Administrator Mobilitet att kunna attestera i telefonen  Gillar att ha dasch board som första sida. Äntligen kommit igång att ta emot elektroniska fakturor via tjänsten Visma E-faktura Ni kanske själva sitter och funderar och vill berätta om era kommentarer. Ni får gärna svara på detta inlägg. Jag kommer att publicera era svar längre fram.    Hälsningar Charlotte Mårtensson Product Manager       

På den nya startsidan för version 12 av DCE går det att se statistik för dagens fakturaimporter. Här visas både antalet lyckade och misslyckade importer. Statistiken är ett bra komplement till de standard mailutskicken och kan vara värt att hålla ett öga på.  

Under "sök faktura" i DCE finns möjligheten att söka fram och lista samtliga fakturor som aktuellt ligger i hos en specifik användare. Funktionen kan vara användbar vid exempelvis: När en användare ska raderas Om en användaren är frånvarande och fakturor kan behöver flyttas Om en användare behöver påminnas om någon faktura i sin kö

Fråga: Kan jag få en XML faktura som har en tillhörande PDF att visa PDF fakturan som första sida? Svar: Ja detta styrs med en inställning i Visma Administrator,  vilken sida som skall visas som första sida. 

Fråga: Vid auto-attest för återkommande faktura finns det en kontroll på att fakturan inte har kommit in i systemet mer än en gång? Svar: Ja denna validering sker direkt vid import mot Controls affärsregler på leverantörsregistret och även reglerna i DCE om förfallodatum är mer än 1 år framåt, momsbeloppet är större än fakturabelopp mm. Samtidigt kan man sätta upp hur många återkommande fakturor som skall få importeras detta styrs i mallen.   

 I version 12 av DCE finns det möjlighet att gömma sökkriterierna i utökat sökläge så att du kan se fler fakturor. Det görs enligt nedan:   Göms sökkriterierna visas sökresultaten i helskärm:

På nya startsidan i version 12 av DCE kan administratörer lägga till ett meddelande till användarna. Det kan röra sig om exempelvis viktiga datum, påminnelser eller önskan om en trevlig helg.   Meddelandet läggs till i DCE admin under System>Systeminställningar och GeneralMessage. Klicka på dokumentikonen i värdeskolumnen och skriv in meddelandet. Observera att det kan ta några minuter innan meddelandet blir synligt på startsidan.

I version 12 av DCE har varningen för förfallna och snart förfallna fakturor fått ett nytt utseende. Varningen dyker upp i fakturalistan 5 dagar innan fakturans förfallodatum för att ge tid att slutbehandla fakturan.   Tidigare utseende: Nytt utseende:

Manuell faktura Med funktionen Manuell faktura finns möjlighet att få in en faktura i DCE utan att använda sig av en import. Detta genom att fakturabilden bifogas i Pdf format och att fakturainformationen knappas in manuellt.    Skapa faktura: I DCE Administrator går du via Operationer>Manuell faktura Börja med att längst ner på sidan klicka på "+" och plocka upp den/de inskannade fakturabilden/fakturabilderna. Fakturabilden dyker nu upp på höger sida. Komplettera därefter med Enhet, leverantör, urspr. fakturanr och beloppet. Finns det annan information som ska finnas med på fakturan lägger du in det också. När informationen ser korrekt ut så importerar du fakturan i DCE genom att trycka på knappen ”Skapa fakturan”.  

Tips till er som lägga upp nya användare. Utnyttja funktionen Kopiera för att enkelt kunna skapa en ny användare med samma eller liknande inställningar som en befintlig användare. Uppgifter som går att kopiera, för en eller samtliga enheter är: Enhetstillhörigheter Kö- och rollmedlemsskap Rättigheter för enhet Sök-, konterings- och attestbehörigheter Ersättare Börja med att skapa användaren som vanligt via Redigera>Ny användare alternativt Arkiv>Importera användare. Komplettera informationen efter behov och spara. Gå därefter till fliken Kopiera. Här går det att välja att kopiera alla inställningar eller specifika. I exemplet nedan väljer jag att kopiera alla inställningar från Anders till min nya användare, men endast för enheten AB2.

 Här kommer några tips du kan undersöka om det är problem med att radera en användare i DCE.     - Kontrollera att användaren inte har några fakturor i sina köer genom att i DCE välja utökat sökläge och välja användaren i fältet för Fakturor i flödet, se bild ovan. Om det finns kan du i DCE Admin under Operationer och fliken Flytta faktura flytta de till en annan användare eller till utredning.    -Kontrollera att det inte finns några preliminärbokade fakturor i DCE där användaren har en konto-, sakgransknings- eller attestsignatur. Signaturen måste då tas bort eller måste den defintivbokas. För att undersöka detta väljer du utökat sökläge i DCE. Välj status Preliminärbokad och sen gör en sökning för varje typ av signatur, se bild ovan.   - Kontrollera om det finns några konteringsmallar med användaren som ägare och markerade som publik. Detta gör du under varje enhet i DCE Admin - Enhetsregister - Konteringsmallar. Om det finns måste de redigeras och avmarkeras som publik innan användaren går att radera. Tänk på att när en delad konteringsmall avmarkeras som publik blir den raderad tillsammans med användaren.   - Om ni har Avtal i DCE får användaren inte ligga med sitt namn i fältet Påminnelse till för några avtal. Om det finns måste du ta bort/byta användaren i fältet Påminnelse till för alla avtal.   Om det fortfarande inte skulle gå att radera användaren även om du gått igenom ovanstående punkter kan du ta kontakt med DCE supporten för hjälp.  

Har man gjort en sökning i Sök faktura och vill få ut en rapport över sökresultatet kan man välja att exportera detta sök-urval till Excel genom att klicka på Export.