Användartips för Visma Control

I senaste versionen DCE 15.00 i  avtalsmodulen  får du med dig dina konto och koddelar som du har registrerat på ditt avtal.  Via sök/redigera fliken finns funktionen export.    

När du skapar en vikarie för en användare ärver inte vikarien denna användares behörigheter och rättigheter. För att lättare hantera detta kan du tilldela den vikarierande användaren temporära roller. Detta gör du genom att öppna upp användarkortet för den vikarierande användaren och klicka på fliken "Köer och roller". Längst ner till höger ser du fältet "Temporära roller". Här klicka du på "Ny"       Ett nytt fönster öppnar sig där du kan välja den/de roll/er som användaren behöver för att kunna hantera de fakturor som den användare som hen vikarierar för. Sedan väljer du under vilken period som dessa roller skall vara giltiga och klickar på "OK".       Nu har användaren fått dessa roller under den aktuella perioden. OBS, notera att du fortfarande måste tilldela användaren eventuella köer som hen behöver för att kunna hantera fakturor för användaren som hen vikarierar för.

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i  Control.   -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till visma.control@visma.com

    Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 och framåt  ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.       

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i  EFH modulen DCE för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".         För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.    

Denna artikel är länkad till ett webinar som fokuserar på leverantörsbearbetning, med målet att öka användningen av e-fakturor och uppnå en e-faktureringsgrad på 80%. Länk till webinar

Från och med version 14 så är det möjligt att exportera fakturabilder som tillhör de fakturor som presenteras i sökresultatet i fakturasöken. En knapp med namnet Ladda ner kommer att visas i vyn för sökresultatet och vid nedladdning kommer ett komprimerat filpaket att sparas ner innehållande fakturabilderna. Möjligheten att ladda ner fakturabilder styrs via en rättighet på roll/användare.   

Om du skulle får meddelande att din Visma DCE licens har gått ut när du är arbetar i Visma DCE Administrator, gör du så här:   - Gå in under System / Licens - Klicka på knappen "Aktivera online" - Din licens är nu återaktiverad   Om du fortfarande får felmeddelande eller har frågor, kontakta Visma DCE supporten; visma.control@visma.com eller 010-141 27 50.

För att inte våra mail ska klassas som skräppost kan det ibland vara nödvändigt att vitlista Visma. Det innebär att du markerar oss som seriös avsändare. Annars finns en risk att våra mail inte kommer fram till dig.   Om du upplever att du inte får mail från oss behöver du be din IT avdelning att släppa igenom mail från IP address: 85.222.150.206 Mail from (Sender): visma.control@visma.com då dessa mail skickas från en extern leverantör och inte från Visma direkt.   Om du har några frågor vänligen kontakta oss på telefon 010-141 27 50 kl 9-12 eller på visma.control@visma.com. 

Nu när julen är nära och många vill vara lediga vill vi påminna om möjligheten att lägga till en vikarie som ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till personen. Det administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Numera ärver ersättaren attestbelopp för rad och faktura från attestanten. Om du har en äldre version behöver du även kontrollera attestbeloppen ifall ersättaren skall attestera fakturor.   Du som användare kan själv lägga till en vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger och välja användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas väljer du fliken "Hantera ersättare" och klickar på knappen "Lägg till".   Hör av dig med frågor och funderingar visma.control@visma.com.

Om en faktura gått ut i leverantörsfakturaflödet med fel uppgifter, exempelvis fel fakturanummer, enhet eller annat  kan du välja att starta om den istället för läsa in den på nytt. Omstart kan göras i gruppkön Utredning. Alla slutanvändare som har en faktura i steget sakgranskning och attest kan alltid välja att skicka till Utredning utan att behöva välja en mottagare.  Funktionen innebär att fakturans ankomstbokning annulleras i redovisningen  och att fakturan startas om på nytt och lägger sig i ankomstregistreringen. Vid val att starta om faktura krävs att ett meddelande skrivs där orsak till omstarten anges. Omstart görs från gruppkön Utredning. All historik sparas i flödet så att det enkelt kan spåras att fakturan är omstartad.         

I gruppkön ankomst och egenskapade ankomstköer har du möjlighet att matcha om dina fakturor. Det innebär om du saknar eller har felaktig referens på fakturan eller annat fel som gör att fakturan inte går vidare i automatiska flödet.  Om du ändrar till rätt referensvärde och har kopplat på funktionen återkommande faktura kan du välja att matcha om fakturan mot återkommande fakturamallen. Välj knappen Övriga åtgärder och Återmatchning och fakturan matchas mot mallen och blir automatiskt signerade  i flödet enligt mallen om reglerna uppfylls. Fakturan blir automatiskt bokförd och ligger klar att läsas fram i nästa betalningsförslag.            

Klicka på knappen ”Sök & Kopiera…”. Kopiera konteringen från en tidigare faktura och även från olika leverantörer. Denna funktion styrs av rättigheten ”Kopiera kontering”. Det är preliminär- och definitivbokade fakturor som visas i listan samt fakturor från innevarande och föregående år.   Klicka på knappen ”Sök & Kopiera”.  Fönstret ”Kopiera kontering” öppnas med sökresultat utifrån de sökrättigheter användaren har tillgång till. Välj ”Datum från” och ”Datum till” och klicka på ”Sök” för att få fram leverantörens tidigare konterade fakturor. Om du vill få fram en annan leverantör än den leverantör som dyker upp fönstret ”Kopiera kontering”, så får du skriva leverantörens id eller delar av leverantörens namn i fältet ”Id” och klicka på ”Sök”, alternativt klicka på ikonen   ikonen som heter ”Klicka för att öppna sökdialogen”   Markera en faktura (med vänster musknapp) för att se hur den markerade fakturan var konterad. Konteringen visas i den nedre rutan. Klicka på knappen för att titta på fakturans fakturabild. I nedersta fältet med kolumner ser du hur den markerade fakturan är konterad och sakgranskning/attestsignatur om det finns på fakturan. Klicka på knappen ”Kopiera kontering” för att få samma kontering på den nuvarande fakturan som du arbetar med.  En varningsruta visas. Klicka på “Ja” Notera att det är bara konteringen som kopierats.    

Ni som har Visma DCE version 13 eller 14 har möjlighet att använda den inbyggda funktionen Autoinvoice för att ta emot era fakturor.  Detta är en hållbar och framtidsäker lösning. Med denna funktion kommer ni ta emot era fakturor i formatet Peppol BIS 3, men era leverantörer kan skicka i andra format och Autoinvoice hanterar konvertering till Peppol Bis 3.   Fördelen med detta är bland annat att faktura och eventuella bilagor kommer i samma fil. Ni som idag tar emot i formatet Svefaktura kommer då få en enklare hantering av era bilagor ni tar emot och slipper importfel.   Fördelar: - Hållbart - Framtidsäkrat - Peppol Bis 3 - Inga importfel av bilagor   Är ni intresserade av detta går det bra att kontakta oss på mail: visma.control@visma.com

För er som alltid använder gruppkön ankomstregistering i leverantörsfakturaflödet och vill att vissa leverantörer som alltid har referensvärde på sig skall gå direkt ut i flödet.  Kan ni slå på denna funktion per leverantör - Skicka inte faktura till Ankomstkön   Gör följande: Enhetsregister Visma DCE  Administrator Enhetsparametern UseArrival = 1 (har ni redan påslagen) att ankomst alltid skall användas. Sök upp leverantören  och ändra i Enheter\Enhetsregister\Leverantörer/Extra Info  Markera värde Skicka inte fakturan till Ankomstkön Fakturorna från aktuell leverantör kommer inte att stanna i steget ankomst om referensvärde finns.    

Ni som arbetar med olika procentvärden  på era fastigheter eller annat har idag redan era procentsatser på era fastigheter som är kopplade till en koddel. Den avdragsgilla procentsatsen finns  registrerad  på någon av de fria grupperna som är kopplade till  koddelen.   Om ni har skapat  återkommande fatkuramallar i EFH rutinen DCE och konterat upp  schablonvärde på aktuell fastighet då läses värdena  direkt när leverantörsfakturan inkommer. Systemet automatkonterar upp fakturan och överskrids inte beloppgränser blir fakturan automatiskt  definitvbokförd och ligger klar att komma med på  betalningsförslaget.    Det som jag vill förtydliga  är att: Ändring av procentsatserna sker på ett  ställe dvs i  redovisningen. Ni behöver inte uppdatera EFHmallarna i DCE  när ni ändrat procentsatserna i redovisningen       Visma Control  

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control.   -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

  Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här finns mer information om hur funktionen har förbättrats i version 13  

Visste du  att vi har stöd för tvåfaktorsautentisering i EFH modulen DCE? Detta stöd har vi haft sen version 13.00 som släpptes juni 2020.   Studier visar att man är upp till tusen gånger säkrare med 2FA än med bara ett lösenord.   Ni som kör version 13 av EFH  modulen DCE  kan koppla på denna funktion som då gäller både för webb och DCE Mobile.        

Om Du skulle få ett meddelande om att din Visma DCE licens har gått ut när du är inne och arbetar i Visma DCE Administrator gör följande: - Gå in under System - Licens - Klicka på knappen "Aktivera online" - Din licens är nu återaktiverad. Om du fortfarande får felmeddelande kontakta Visma DCE supporten för mer hjälp.