Användartips för Visma Control

 I version 12 av DCE finns det möjlighet att gömma sökkriterierna i utökat sökläge så att du kan se fler fakturor. Det görs enligt nedan:   Göms sökkriterierna visas sökresultaten i helskärm:

På nya startsidan i version 12 av DCE kan administratörer lägga till ett meddelande till användarna. Det kan röra sig om exempelvis viktiga datum, påminnelser eller önskan om en trevlig helg.   Meddelandet läggs till i DCE admin under System>Systeminställningar och GeneralMessage. Klicka på dokumentikonen i värdeskolumnen och skriv in meddelandet. Observera att det kan ta några minuter innan meddelandet blir synligt på startsidan.

I version 12 av DCE har varningen för förfallna och snart förfallna fakturor fått ett nytt utseende. Varningen dyker upp i fakturalistan 5 dagar innan fakturans förfallodatum för att ge tid att slutbehandla fakturan.   Tidigare utseende: Nytt utseende:

Manuell faktura Med funktionen Manuell faktura finns möjlighet att få in en faktura i DCE utan att använda sig av en import. Detta genom att fakturabilden bifogas i Pdf format och att fakturainformationen knappas in manuellt.    Skapa faktura: I DCE Administrator går du via Operationer>Manuell faktura Börja med att längst ner på sidan klicka på "+" och plocka upp den/de inskannade fakturabilden/fakturabilderna. Fakturabilden dyker nu upp på höger sida. Komplettera därefter med Enhet, leverantör, urspr. fakturanr och beloppet. Finns det annan information som ska finnas med på fakturan lägger du in det också. När informationen ser korrekt ut så importerar du fakturan i DCE genom att trycka på knappen ”Skapa fakturan”. 

Har man gjort en sökning i Sök faktura och vill få ut en rapport över sökresultatet kan man välja att exportera detta sök-urval till Excel genom att klicka på Export.        

 När du skapar en vikarie för en användare ärver inte vikarien denna användares behörigheter och rättigheter. För att lättare hantera detta kan du tilldela den vikarierande användaren temporära roller. Detta gör du genom att öppna upp användarkortet för den vikarierande användaren och klicka på fliken "Köer och roller". Längst ner till höger ser du fältet "Temporära roller". Här klicka du på "Ny"     Ett nytt fönster öppnar sig där du kan välja den/de roll/er som användaren behöver för att kunna hantera de fakturor som den användare som hen vikarierar för. Sedan väljer du under vilken period som dessa roller skall vara giltiga och klickar på "OK".     Nu har användaren fått dessa roller under den aktuella perioden. OBS, notera att du fortfarande måste tilldela användaren eventuella köer som hen behöver för att kunna hantera fakturor för användaren som hen vikarierar för.

Beskrivning av alla enhetsparametrar finns i den inbyggda hjälpen i DCE Administrator. Du hittar den under menyn Hjälp - Innehåll... eller via tangenten F1. För att hitta avsnittet om enhetsparametrar navigerar du i trädmenyn enligt bilden nedan. Du kan där läsa om vad parametrarna gör och vilka inställningar det finns för respektive parameter.  

Om du har ändrat ordning på kolumnerna i fakturalistan eller i konteringsgriden kan du enkelt återställa dessa till standardinställningarna. Detta gör du genom att uppe till höger i DCE klicka på ikonen för användarinställningar och där välja Återställa listor i fakturamodulen.  

I DCE Administrator under System - Systeminställningar finns en systemparameter. Systemparametern heter Paymenstatuscheckdays. Den avgör hur många dagar bakåt i tiden DCE ska kontrollera om en faktura är betald. Den räknar utifrån bokföringsdatumet på fakturan.  Om den exempelvis är satt till 60 så tittar DCE på definitivbokade fakturor med bokföringsdatum 60 dagar bakåt i tiden och undersöker om de är betalda i Control. Om de är betalda uppdateras statusen i DCE. Detta görs en gång per dag. Max antal dagar bakåt i tiden är 1095 som Paymenstatuscheckdays kan ha som värde.

För att kunna sekretessbelägga fakturor är det några steg som ska sättas upp för att få det att fungera.   En sekretessroll måste skapas och man ger rollen sekretessrättigheten, bild 1.   Bild 1   När man skapar en sekretessroll behöver man fylla i en beskrivning på rollen, detta då det kommer upp som val bredvid ’sekretess-rutan’. (Se bild 2)   Bild 2   Sedan tilldelar man denna rollen på de användare som skall kunna sekretessmarkera en faktura.   När man har en sekretessroll tilldelad på sig dyker en ruta upp på fakturorna som heter ’Sekretessfaktura’ där du kan bocka i att fakturan ska vara en sekretessfaktura. Om du har en tidigare version av DCE ser bilden lite annorlunda ut, men även där finns en kryssruta för sekretessfaktura   Sedan behöver man också se till att skapa en ”Sökroll” för sekretess fakturor. Rollen kopplas till de användare som ska kunna söka på sekretess fakturor. För att kunna söka på sekretessfakturor sätter man 7 i sökbehörighet.

Visste du att ni kan återskapa en makulerad eller annullerad faktura på nytt, istället för att skanna om den?   Denna funktion finns i Visma Document Center Administrator under Operationer. Välj den faktura du önskar återkapa och klicka på knappen Återskapa.

Här kommer ett litet tips för att förenkla valet av attestant på era fakturor. Fliken Adresseringsbegränsningar hittar man i DCE Administrator under Enheter – Enhetsregister – Inställningar. Den används för att hantera konton/objekt som filtreras bort när faktura skickas från steget Sakgranskning till steget Attest. Detta innebär att innan programmet presenterar giltiga attestanter så filtreras konton och attest objekt bort. Syftet med adressbegränsningen är att om alla användare har attestbehörighet på tex blanka objekt och man aldrig använder objekt på t.ex. momskonton så kan man lägga in momskontot på fliken Adresseringsbegränsningar. Då bortser DCE från de användare som har attesträtt på den konteringsraden och går enbart efter de andra raderna. På detta sätt så får man bara upp de användare som kan attestera de övriga konteringsraderna och listan med möjliga attestanter blir mindre.

Ni har kanske tidigare hört talas om Visma Contract och undrar vad det är eller så är det första gången ni hör talas om det. Visma Contract är en bevakningsmodul som man kan köpa till sin befintliga DCE-licens. Med denna modulen så kan man på ett enkelt sätt hålla koll på företagets alla avtal och få notiser när de är på väg att gå ut. Vi har satt ihop en liten film för att visa hur DCE Contract ser ut när man använder det.  

Visste du att det finns en systemparameter som heter AllowSendWhenFirstComplete? Denna inställning tillåt enstaka användare att skicka fakturan vidare i flödet, även om flera användare är knutna till samma ärende. Detta innebär att om du skickar en faktura till flera sakgranskare eller attestanter men en av dessa har möjlighet att sakgranska alternativt attestera samtliga konteringsrader så skickas fakturan vidare i flödet istället för att ligga och vänta hos de övriga användarna tills dessa också skickar fakturan. Detta gör att ditt fakturaflöde blir snabbt och effektivt.

I senare versioner av DCE har det tillkommit nya kolumner för att kunna se om en faktura matchats mot en mall för återkommande faktura i systemet. Du kan då i sökningen se Mall Id, Mallnamn och Antal återkommande som gått mot just den mallen.     Det har också tillkommit en ny kryssruta om du bara vill söka efter just återkommande fakturor.  

Varför fungerar det inte att ta emot leverantörsfakturor från Transportstyrelsen via skanningstjänsten?   Fakturor från Transportstyrelsen/Länsstyrelsen klassas som juridiska dokument och innehåller därför inte organisationsnummer, VAT-nummer och fakturanummer. På grund av detta kan skanningcentralen inte hantera dem som vanliga fakturor. Vill du ändå att fakturor från Transportstyrelsen ska skickas elektroniskt till dig kan du ansöka om att de skickas som e-fakturor. Du får göra en ansökan för fordonsskatt och en för trängselskatt. Läs mer på Transportstyrelsen.se. I ansökan som du laddar ner anger du dina företagsuppgifter och följande uppgifter för leverantör, filformat och kommunikationssätt:    VAN-Operatör (2): InExchange Mottagande filformat (3): Svefaktura Kommunikationssätt (4): FTP  

Om du vill ha ut en lista på alla era referenser till Excel så finns det en rapport för detta i DCE som heter Referenser. Denna skrivs ut per enhet. I övre delen väljer du xslx om du vill spara den i Excel-format.     Om rapporten saknas måste den läggas till i DCE Admin på enheten under Enhetsregister - Rapporter.  

För ett par versioner sen av DCE försvann möjligheten att skicka en faktura efter kontering, utan att lämna fältet för fritext för att texten skulle sparas. I den senaste versionen 11.00 av DCE är denna funktionalitet tillbaka.     

Från och med version 10.10 av DCE finns det en ny funktion i DCE som heter Huvudenhet. Med denna kan du införa ändringar i alla enheter som tillhör huvudenheten på samma gång. Är du nyfiken på att veta mer så kan du anmäla dig till vårt kostnadsfria webbinar om det. Du kan anmäla dig här.