Användartips för Visma Control

För att en användare skall kunna arbeta med Control behöver användaren har tillgång till det lokala nätverket, vara upplagd på SQL Server och ha samma namn på sin användare i Control som på SQL Server.    Därefter kan du som har behörighet att administrera användare sätta upp vilka affärsenheter och verifikationsserier som användaren ska ha tillgång till under Inställningar / Systeminställningar/ Användare. Där kan du också lägga till relevanta behörigheter under fliken Privilegier i menyn. Behörighetskoder kan sättas för att mer i detalj reglera vilka delar som användaren ska ha tillgång till. Ett tips är att kopiera en användare med liknande behörigheter som en ny användare ska ha tillgång till, eller att använda privilegieroller.  I de senare versionerna t o m version 13 behöver användaren därefter exporteras till ​VUD ​(Visma User Directory), ​för att användaren ska kunna ta ut rapporter från Utskriftscentralen.  Export görs samtidigt till Visma.net. För att kunna exportera en användare i de här versionerna, behöver du själv ha Customer Administrator behörighet i Visma.net samt vara Superuser i VUD. Du behöver också vara inloggad med Visma.net autentisering i Control. I version 14 har en förenkling av användarhanteringen gjorts, bl a genom att VUD plockats bort och export av användare görs där direkt från användaren.  I Control Edge finns ytterligare förenklingar i användarhanteringen. Där administreras det mesta av användarhanteringen istället i en Användarportal. Anmäl dig gärna till något av våra webbinar, eller hör av dig till visma.control@visma.com om du vill veta mer om Control Edge. 

Om du vill simulera beräkning av fastighetsskatt för en anläggning, går du in under Anläggning / Anläggning och väljer aktuell fastighet samt fliken Taxeringsvärde.      När du trycker på knappen Beräkna, visas de två alternativa beräkningarna. I det första alternativet som presenteras hämtas det taxeringsvärdet som angivits, samt antalet lägenheter eller småhus. Beloppet multipliceras med maxbelopp per lägenhet eller småhus. Värdena adderas för att få det omräknade värdet.     I det andra alternativet hämtas enbart det angivna taxeringsvärdet. Det multipliceras med den %-sats för respektive fastighetstyp som är angiven under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Anläggningar och reskontra. Resultatet blir det alternativa omräknade värdet.      Du bokför skatten under Anläggning / Fastighetsskatter, där Control automatiskt väljer det mest fördelaktiga alternativet. Det finns också möjlighet att sätta upp bokföringen av fastighetsskatt i schemaläggaren.      Har du frågor eller vill ha hjälp av en konsult? Kontakta oss på visma.control@visma.com. 

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i  EFH modulen DCE för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".         För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.    

I Control finns åtta avskrivningsmetoder, med möjlighet för användaren att lägga upp avskrivningstyper under respektive avskrivningsmetod. Avskrivning för fastigheter kan bestå av en bokföringsmässig- och en skattemässig avskrivningstyp.    Om du fått nya uppgifter om avskrivningstid för en anläggning, och därför vill byta avskrivningstyp, går du in på Anläggning / Anläggning, och ändrar direkt på fliken Avskrivningar. Du har kanske tidigare använt standardregeln för bilar, d v s 5 år, men i det här fallet ska det ändras till 3 år.        När du gör nästa månads avskrivning, kommer beloppet att korrigeras framåt, så att avskrivningarna blir korrekta totalt sett för anläggningen.      Däremot görs inte korrigeringar av historiska belopp. Om du vill redigera en tidigare avskrivning behöver du gå in under Anläggning / Sök och klicka på mappen i kolumnen Händelsetyp. Du kan inte ta bort en avskrivning, utan som lägst minska den till 1 krona eller, som i det här fallet, öka den.    Har du frågor om anläggningar? Kontakta visma.control@visma.com.

Du som är systemansvarig i Control kan med hjälp av privilegieroller koppla privilegier direkt till mallar eller användare. Då administrerar du privilegier på ett och samma ställe, så att användarna uppdateras när privilegierna sparas. Du kan koppla flera privilegieroller till en och samma användare eller mall. Genom att kombinera olika roller kan du finjustera privilegierna mer i detaljer för en specifik del av Control.    För att sätta upp eller redigera en roll, väljer du Inställningar / Systeminställningar / Privilegieroller:   Klicka på Ny och välj Privilegie-ID samt Namn för rollen. Filtrera på rollen för att se vad du kan välja under rubrikerna Kategori, Fönster och Del. Rubrikerna motsvaras av arbetsflöden, register, inställningar eller operationer. Om en användare ska ha behörighet till ett helt arbetsflöde är det enklast att markera “Alla” under rubriken Del. Välj nivå på aktuella privilegier:  - Inget innebär att meny eller arbetsflöde inte visas för användaren - Läs betyder att användaren kan titta, men inte registrera - Normal gör att användaren kan registrera men inte radera information - Admin innebär att användaren har högsta behörighet Ett privilegie sätts genom att markera en eller flera rader och klicka på knappen Ändra privilegie. När du valt privilegie, kontrollerar du att det ändrats på raderna. Klicka på Spara.   Nu kan den skapade rollen kopplas till mallar eller direkt till användare under Inställningar / Systeminställningar / Användare.

Denna artikel är länkad till ett webinar som fokuserar på leverantörsbearbetning, med målet att öka användningen av e-fakturor och uppnå en e-faktureringsgrad på 80%. Länk till webinar

Om du råkat skriva en månad tidigare än du tänkt dig för att börja kostnadsföra en periodisering, så kan du ändra. Så här gör du om du ännu inte hunnit utföra någon månad:    Gå in under Redovisning / Register och välj Periodiseringar i listan. Ändra t o m datum i grunduppgifterna.  Stryk därefter översta raden.  Lägg till en ny rad genom att klicka på nedersta plustecknet.  Välj den sista perioden på månadsraden och fyll i belopp och utländskt belopp.  Klicka på Spara.  Gå in i registerposten igen och ändra fr o m datum.  Spara igen.    Har du frågor eller funderingar om periodiseringar? Kontakta visma.control@visma.com

Från och med version 14 så är det möjligt att exportera fakturabilder som tillhör de fakturor som presenteras i sökresultatet i fakturasöken. En knapp med namnet Ladda ner kommer att visas i vyn för sökresultatet och vid nedladdning kommer ett komprimerat filpaket att sparas ner innehållande fakturabilderna. Möjligheten att ladda ner fakturabilder styrs via en rättighet på roll/användare.   

Under Redovisning / Valutaomvärdering kan beräkna orealiserade valutakursvinster eller förluster. Omvärderingsdifferensen beräknas som saldot multiplicerat med respektive valutakurs för aktuell period. Det betyder att förändringar i saldot påverkar, liksom förändringar i aktuell valutakurs under perioden.  Det är möjlighet att räkna om valutan flera gånger per månad, om exempelvis kursen skulle förändras efter gjord omräkning. Valutakurserna hämtas från Redovisning / Register / Valutor och en valutakurs gäller fr o m angivet datum och fram tills ny kurs finns angiven.    Omvärderingen hamnar som en verifikationslogg så att du kan granska den innan den överförs. En vändning av din tidigare omvärderingsverifikation görs automatiskt i den nya omvärderingsverifikationen. 

Om du har missat att utföra periodiseringar för en tidigare period, kan du utföra dem i en öppen period. Under Redovisning / Operationer väljer du då Utför periodiseringar, och periodens datum, t ex 2022-11 samt aktuellt bokföringsdatum, t ex 2023-02-22.     Ett annat sätt är att bokföra periodiseringen samtidigt som övriga nästa gång du ska periodisera. Då kan du välja att istället ändra parametrarna i periodiseringsposten under Redovisning / Register / Periodiseringar i två steg. Först behöver du ändra ”T o m Datum” i grunduppgifterna till den sista dagen i som står på tur att bokföras nästa gång, och spara.     När du sparat kan du ändra raden med den missade perioden till den period som skall bokföras nästa gång, och spara igen. När du utför periodiseringarna nästa gång, kommer den ändrade raden att periodiseras tillsammans med övriga periodiseringar för månaden.    Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor.

När du slagit ihop två anläggningstillgångar är anläggningsnumret för huvudanläggningen samma som tidigare och anläggningningens ID är sökbart i fältet anläggnings ID, medan den tillkommande anläggningen inte finns kvar i listan.    Om du vill hitta ursprungligt anläggnings ID för den tillkommande anläggningen, kan du gå in under Anläggning / Sök och Ladda fram huvudanläggning från listan (111 i bilden). Då ser du alla händelser på anläggningen.   Ta därefter fram fältet Historikinfo genom att klicka på kugghjulet (gulmarkerat i bilden) och därefter på texten Historikinfo i listan.      I kolumnen Historikinfo syns nu det ursprungliga anläggningsnumret på den anläggning som huvudanläggningen slagits ihop med (115 i bilden).    Vill du veta mer om anläggningstillgångar i Visma Control? Läs mer, och anmäl dig till till vårt webbinar den 16 mars kl 14:00.

Om du skulle får meddelande att din Visma DCE licens har gått ut när du är arbetar i Visma DCE Administrator, gör du så här:   - Gå in under System / Licens - Klicka på knappen "Aktivera online" - Din licens är nu återaktiverad   Om du fortfarande får felmeddelande eller har frågor, kontakta Visma DCE supporten; visma.control@visma.com eller 010-141 27 50.

Om du lagt in beräkningar i din ColRows raddefinition, kommer beräkningarna inte att fungera om du hämtar upp definitionen i Utskriftcentralen. Det är ett exempel på tillfälle, där du istället kan använda Analys för Excel.   Välj Rapportering / Analys för Excel, och börja med att välja språk och aktuell rad- och kolumndefinition från ColRows.      I Analys för Excel kan du göra följande urval:    Radstyrning används för att styra gruppering i rapporten. Du kan välja konto eller kontogrupper eller SRU, om du har SRU-koder angivna i din raddefinition, alternativt EUBAS95. Presentera kontogrupp kryssas i om du bara vill visa kontogrupp.  Presentera <Tomma> värden avser konton som saknar kontering på objekt.  År och period används av Analys för Excel där du har relativa värden i ColRows.  Gruppera på affärsenhet innebär att alla affärsenheter skrivs ut i en totalsumma istället för var och en för sig. Gruppera Budget kan väljas om du gjort en raddefintion med budget och har flera budgetar. Då kan du också välja vilken budget som skall visas.  Valuta kan du välja om värdetyp summa utländskt belopp är definierat i kolumndefinitionen.   Funktionsindelad resultaträkning markeras om sådan ska användas. Därefter väljer du <Radbaserad> i dropplistan, om du har valt funktionstyp i din raddefinition. I annat fall väljer du aktuell objekttyp som skall användas för funktionen. Brytningsnivåer finns i upp till 3 nivåer. Urval kan då göras på 3 objekttyper eller grupper som är upplagda under respektive objekttyp.  Detalj kryssas för att visa exempelvis vilka kostnadställen som det konterats på inom vald objektgrupp när urval på grupp har valts.  Intervall används för att välja objekt inom en objektstyp. Export till Excel och Starta Excel kryssas för att direkt se rapporten i Excel när du trycker på Ladda.   Välj därefter vad du vill visa i Excelarket genom att kryssa respektive ruta: Visa Radtyp innebär att en kolumn i Excelarket visar den radtyp, d v s etikett, data, gruppfot och gruppsumma eller summa rad, som rapportraden motsvarar i ColRows. Visa Grupperingsnivå innebär att det nummer som angivits som Grupperingsnivå i Raddefinitionen hämtas ut i en kolumn. Du kan då använda filtrering på Grupperingsnivå i Excelarket. Vill du veta mer om ColRows eller Analys för Excel? Kontakta visma.control@visma.com.

För att kunna använda valuta i Visma Control, behöver valutafunktionen vara aktiverad under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Allmänna systeminställningar.   Du kan registrera och uppdatera aktuella kurser och valutor som du använder under Redovisning / Register / Valutor:   Klicka på knappen Ny för att registrera en ny valuta, eller på Redigera för att uppdatera en befintlig valuta. Ange ValutaID och valutanamn om det är en ny valuta.  Klicka på knappen Ny valutakurs för att lägga till en ny valutakurs. Samtliga nya kurser måste ha ett datum i Giltigt from samt Köp-och säljkurs. Klicka på Spara   Ny kurs från ett visst datum innebär att Visma Control läser fram aktuell kurs beroende på när kursen är giltig ifrån i förhållande till verifikationens eller fakturans bokföringsdatum.   Vill du veta mer om valutahantering i Visma Control? Kontakta visma.control@visma.com.

På Vismas Statussida kan du som är kund hitta all information om planerade arbeten och eventuella driftstörningar som kan påverka tjänster som Visma Autopay.     Du kan prenumerera på notiser via mail när Visma Cloud Services skapar, uppdaterar eller löser en incident.   Hör av dig om du har frågor till visma.control@visma.com

Nu kan du som godkännare bli guidad med stegvis instruktioner i AutoPays gränssnitt. Vi är glada att kunna börja med denna form av användarstöd, som kompletterar de beskrivningar och FAQ som sedan tidigare finns i vår hjälpfunktion.   Den digitala guidningen följer dig genom en funktion och visar t ex inställningar. Vår första guide gäller den detaljerade vyn för godkännande.   Guiden presenterar sig när du ska godkänna betalningar.     Du kan också aktivera guiden igen när du vill, genom att klicka på symbolen:  

Med den nya import av verifikationer som tidigare var en anpassning, får du en flexibel hantering av Excelunderlag. Du kan mappa upp information i Excel, och importera den som verifikationer i en logg. För att göra mappningen behöver du privilegiet “Mappning av Excelfiler” som finns i kategorin Plugin under Systeminställning / Användare; välj aktuell användare och fliken Privilegier. Du kan ange flera bolag samtidigt och även göra koncerninterna bokningar. Vi rekommenderar att du inte blandar raderna för olika bolag, eftersom de läses in i turordning. Flera mappningsmallar kan användas utifrån olika underlag, och filen kan läsas in flera gånger. Att tänka på är att det inte finns stöd för bilagor eller för Approvalverifikationer. Om du byter inloggningsspråk i Visma Control behöver du göra en ny mappning. Så här gör du:   Spara Excelfilen på valfri destination. Välj Import / Export och fliken Excel Importinställningar och klicka på “Ny”. Kryssa i rutan Kolumnhuvud om översta raden i din Excelfil innehåller rubriker. Kategorisera kolumnerna efter kolumntyp, där N/A står för “Används ej”; columnindex motsvaras av kolumnnummer i Excelfilen och custom är ett fast värde.   Gå in under Redovisning / Verifikationer / Överför verifikationsloggar/Import för att importera filen. Välj filen och klicka på “Starta”. Bekräfta att importen är ok. 

I flödet Kontoavstämning kan du ta fram verifikationsrader som ska stämmas av och markera dem som avstämda. Du har samma filtreringsmöjlighet på raderna som under Redovisning / Sök. Men här kan du även bocka av dina avstämningar digitalt; som en elektronisk avprickning av huvudboken, och spara det du stämt av till ett senare tillfälle.    Vid nästa framläsning är det möjligt att välja om du vill ta med eller utesluta redan avstämda rader.   Välj Redovisning / Kontoavstämning för att stämma av ett konto i Kontoavstämningen. Ange vilket balanskonto du vill stämma av mot och vilken tidsperiod som avses.  Vill du även ta med strukna rader, dvs redigerade verifikationer, kryssar du i fältet “Ladda även raderade rader”.  Om sortering ska göras efter absoluta belopp, kan även detta markeras så att lika belopp i debet och kredit kommer efter varandra. Därefter klickar du på Ladda. I listan kan du börja att titta på IB och UB, och stämmer de, så behöver du inte ens pricka i listan.  Utöver den filtreringen som laddas fram, så kan du kan du filtrera ytterligare, genom att i den på sökraden under rubrikerna ange olika kriterier. T ex om du vet att du söker en differens på 5 070, men inte vet om det är ett eller flera belopp, så kan du välja “Mellan” och ange 0 till 5 070. Eller så vill du kanske filtrera fram en verifikationsserie eller en reskontratyp. Efter genomgång kan bockar du av i kolumnen Avstämd. För att enklare kunna följa totalt avstämt belopp, uppdateras beloppet nere till höger fönstret då en rad bockas för som avstämd.   Om du håller nere CTRL eller SHIFT och sedan markera hela raden, kan du bocka av flera rader samtidigt när du klickar på knappen “Markera valda”.    Klicka på Spara för att kunna ta fram avstämningen vid ett senare tillfälle. 

I Visma Control kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2022 och 2023, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2021. Innan du byter år behöver du låsa 2021, eftersom du bara kan ha två aktiva år öppna samtidigt. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    För att byta innevarande år till 2023, behöver du vara SA-användare eller ha en användare med rollen dbo i SQL server, och alla användare bör vara utloggade. När du bytt år rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier.    Läs mer om våra rekommendationer gällande årsbyte. Visma Control 14 (inkl 11-13) Visma Control 7-10 

För att inte våra mail ska klassas som skräppost kan det ibland vara nödvändigt att vitlista Visma. Det innebär att du markerar oss som seriös avsändare. Annars finns en risk att våra mail inte kommer fram till dig.   Om du upplever att du inte får mail från oss behöver du be din IT avdelning att släppa igenom mail från IP address: 85.222.150.206 Mail from (Sender): visma.control@visma.com då dessa mail skickas från en extern leverantör och inte från Visma direkt.   Om du har några frågor vänligen kontakta oss på telefon 010-141 27 50 kl 9-12 eller på visma.control@visma.com.