Användartips för Visma PX

I Visma Control finns funktionsbehörigheter för Visma PX. Vissa behörigheter styr många delar i PX. Här kommer några exempel på behörigheter som vi ofta får frågor om.   Personal allmänt Gäller uppläggning och underhåll av personal (ej löneuppgifter).   Personal kvalificerat Gäller uppläggning och underhåll av personalens löner samt körning av generella löneförändringar.   Grunddata allmänt Gäller uppläggning och underhåll av följande: Arbetsuppgifter Artiklar Attestgrupper Faktureringssorter Frasminne i faktureringen Kategorier Reseersättningstyper Tidkoder Tidrapportsperioder Uppdragstyper Utläggskoder Grunddata kvalificerat Gäller uppläggning och underhåll av följande: Kompensationskoder Tidperiodtyper Uppdragsnummerserier Övertidstyper, externt Övertidstyper, internt  System För uppläggning och underhåll av följande: Attestgruppsbehörigheter Borttag av låsningar Resultatenhetstyper och Resultatenheter Rapportbehörighetsmallar Rapportkategorier Språkkoder Starta lagerkörning Styrdata för beräkning av traktamente Styrdata i budget Styrning av objekt Styrningar till lönesystem Systeminställningar Texter, t ex utvidgad fakturatext Överför till lönesystem Är det någon annan behörighet som du funderar över? 

Vill tipsa om hur du som är administratör i PX enkelt kan anpassa menyn på webben för era användare. Det kanske är så att ni har en rapport som ni använder ofta och vill att användarna enkelt ska nå från menyn.   Gör så här:  Välj Ekonomi/Administration/Underhåll webbmeny Saknade tidrapporter brukar vara en rapport som chefer vill ha som en snabblänk. Klicka på 3000 och Funktioner och rapporter för chef visas. För att söka fram en ny rapport som du vill lägga till öppna fliken Rapport.   Sök fram Saknade tidrapporter (börja skriv ex Sak så kommer du snabbt till rapporter som börjar på S och hittar rapporten) Fyll i ordningsnummer ex 150 så hamnar rapporten högt upp i listan. Klicka på Spara.  Nu finns rapporten som ett snabbval i menyn Chef. På motsvarande sätt kan du göra för en funktion som du önskar lyfta fram i menyn.   Lycka till! Du hittar säkert fler rapporter eller funktioner som är användbara för era användare.        

I korthet innebär det att man på uppdraget lägger in en eller flera  uppdragsledare som kan hantera uppdrag, fakturaunderlag.   Inför semestern kan detta underlätta för era uppdragsledare som då har möjlighet att använda detta som en vikariefunktion.   Den biträdande uppdragsledaren ser dessa uppdrag med blå text .   Läs mer här om hur det fungerar.   Not: Funktionen kom redan i version 11. 

Vill ge dig som fakturerar ett tips för att underlätta när du gör ändringar på fakturaunderlagen.    I Systeminställningar i PX så kan man ange ett bokföringsdatum som kommer upp med automatik på fakturaunderlagen i fältet Bokföringsdatum för flyttningar och ändringar.       Alla ändringar som görs på fakturaunderlagen måste ha ett datum för att PX ska veta i vilken månad ändringarna ska bokföras i.   Gör så här:  I PX-klienten välj Administration/Inställningar/Systeminställningar och fliken Fakturering   I fältet bokföringsdatum väljer du om det ska vara ett datum som bokför ändringarna i upparbetningsmånaden eller i faktureringsmånaden. Om datumet ej ska kunna ändras på fakturaunderlaget så bockar du i rutan  "Får ej ändras" .  

Vill tipsa om hur ex en uppdragsledare på ett enkelt sätt kan lägga till fler grafer på startsidan eller någon av de andra flikarna som t ex Bevakning.   Jag kommer visa hur uppdragsledaren kan lägga till en graf för att följa kundfordringar på ett specifikt uppdrag.   Gör så här:  Klicka på Välj grafer på startsidan.    Välj Uppdrag vid Urval av nya grafer och klicka på Visa.   Klicka  Välj på grafen Uppdrag - Kundfordringar, åldersfördelat. Välj uppdrag och flik där grafen ska visas och klicka på Spara.     Gå till startsidan och välj  fliken Bevakning och grafen finns tillgänglig.   Klicka på den blå länken Fakturor på uppdrag och rapporten öppnas.     Rapporten visar betalningsstatus för alla fakturor på uppdraget. Ögat visar fakturan. Dok visar kopplade dokument och genom att klicka på siffran för antal dokument kommer du åt dokumentet och kan titta på det.   Om du gillar tipset skicka det till era uppdragsledare och fråga mig gärna om fler tips så kan jag skriva om det i ett nytt inlägg!           

Det finns många sätt att utnyttja funktionaliteten Dokumenthantering.   Ett exempel:  Om ett dokument läggs på t ex en resultatenhet så kan det dokumentet bifogas de fakturor som tillhör det uppdraget.   Via länken Dokumenthantering som brukar finnas i er installation under Uppdragsledare eller Chef lägger du till dokumentet.    Gör så här: Välj Uppdragsledare eller Chef/Dokumenthantering Välj Dokumentkategori/Resultatenhet Fyll i Resultatenhet och klicka på Visa I nästa bild välj Dokumenttyp Bilaga, Hämta filen och Ladda upp den.            Nu finns bilagan tillgänglig på fakturaunderlaget och kan bifogas fakturan. Klicka på ikonen för dokumenthantering    Klicka på Bifogningsbara dokument  Bocka i att dokumentet ska bifogas fakturan och spara. Nu kommer dokumentet bifogas e-fakturan eller om du skickar faktura och bilagor via mejlfunktionen.   Ikonen på första sidan i fakturaunderlaget har nu ändrats till en 1:a.            

  Tipsa gärna era användare om hur enkelt man kan skapa sina egna bokmärken/favoriter i Visma PX webb.   Det underlättar i det dagliga arbete att ha sparat de sökvägar som man brukar använda.    Hur gör man? Till höger om rubriken på det formulär eller rapport som man vill spara finns en stjärna. Klicka i den så att den blir blå.       Under rubriken Mina bokmärken hittar man sina favoritbokmärken.   Ett tips från vår partner PX Expert är att bokmärka rapporten "All tid på ett uppdrag"  Den finns i Mina debiterbara uppdrag,  klicka på siffran i kolumnen Timmar.   Denna rapport visas. Klicka på länken nedan och rapporten "All tid på ett uppdrag/akt" visas. Markera stjärnan och nu återfinns rapporten under Mina bokmärken. Denna rapporten visar alla timmar som är registrerade på ett uppdrag inklusive de timmar som inte är klarmarkerade alternativt attesterade.  

Vill dela med mig av några tips till er som tidrapporterar.     Sökning med Autocomplete Innebär att du t ex i uppdragsfältet kan skriva en del av ett uppdragsnummer, benämning på uppdraget, del av kundnamn . Det fungerar även i tidkod, aktivitet och arbetsuppgift.       Mellanslag Genom att trycka på mellanslagstangenten på t ex aktivitet få upp vilka aktiviteter som finns. Du slipper trycka på förstoringsglaset och får lätt upp förslag att välja mellan.       Sortera  Du kan enkelt sortera i din tidrapport genom att trycka på ex uppdrag i nedre delen av tidrapporten. Det går att sortera på  alla kolumnerna som tidkod, uppdrag, aktivitet , arbetsuppgift text, kategori och summa. Sorteringen ligger kvar så länge du har tidrapporten öppen.     Passar även på att önska dig en GLAD PÅSK 🐣!

För att söka fram ovan info på ett enkelt sätt kan du använda fakturalistan som finns i  Visma PX-klienten.   Gör så här: Välj Fakturering/Hantera fakturor/Öppna   Fyll i ditt urval t ex Kund-ID, välj Skickade/Utskrivna och tryck OK. I listan som visas ser du i kolumnen Vänd om fakturan är vänd och i kolumnen Ref.faktura visas vilken faktura den är kopplad till.   Om det står ja i kolumnen Red har fakturan redigerats.            

Vill dela med mig av ett tips som kan underlätta hanteringen av fakturaunderlag i klienten.   När du har laddat upp fakturaunderlagslistan så finns det navigeringspilar som du kan använda när du är inne på ett fakturaunderlag.    Gör så här: Gör ditt urval och öppna upp ett fakturaunderlag. Längst upp under navigering finns pilar som du kan använda om du vill bläddra mellan underlagen.     Om du även bockar i öppna nästa så kommer du automatiskt till nästa underlag när du fakturerat och slipper gå tillbaka till fakturaunderlaglistan.   Knappen = innebär att du kommer tillbaka till fakturaunderlagslistan.   Hoppas detta hjälper dig att hantera fakturaunderlagen snabbare.

Det finns 2 sätt att enkelt se hur fakturan såg ut när den skickades till kund.  Beskrivningen avser er kunder som har version 13 eller 14.   I klienten Välj Fakturering/Hantera fakturor/ Öppna  Vet du fakturanumret kan du fylla i det i urvalsbilden, välj Skickade/utskrivna och OK.   I fakturalistan som visas klickar du på ögat och får upp fakturan på skärmen.   På webben Välj  Uppdragsledare/Mina debiterbara uppdrag, välj uppdrag och gå till fliken Fakturering. Klicka på beloppet i kolumnenFakturering inkl     Nu visas de fakturor som har skickats och du kan klicka på ögat och få upp fakturan på skärmen.              

Vill gärna berätta om några tips till era webbanvändare så att deras vardag blir enklare. Länkarna i tipsen leder till ett Communityinlägg med en längre beskrivning.   Använd Bokmärke när du hittat en favoritrapport som du gillar extra mycket och enkelt vill hitta tillbaka till.  Är ni flera som vill ha koll på ett uppdrag då kan Biträdande uppdragsledare vara lösningen. För att få en snabb överblick använd Dashboards på startsidan. Ha koll på era dokument genom att använda Dokumenthantering. Se fakturakopia direkt i uppföljningen. Underlättar för er på ekonomiavdelningen. Välj  Upppdragsledare/Mina debiterbara uppdrag/Fakturering Klicka på understruken länk under Fakturering inkl   Klicka på ögat och fakturakopian visas på skärmen    Hoppas tipsen hjälper er och era kollegor!         

Ett tips till  er som har användare som har behörighet till många attestgrupper och önskar att startsidan ska laddas snabbare. Det finns en inställning där man kan exkludera attestgrupper från startsidan, användaren kommer fortfarande åt all info via menyn Chef/Kontrollera/Attestera.   Gör så här: Välj Chef/Kontrollera/Attestera  Bocka ur de grupper som inte ska laddas till startsidan          

I PX det finns möjlighet att sätta upp en automatisering av kontroll- och attestfunktionen för tid och utlägg. Genom automatisering kan ni påskynda processen i arbetsflödet för användarna i PX. Ni anpassar  detta enkelt i webbinställningarna utifrån era behov.   Det finns nya webbrapporter där man gör inställningar för automatisering av kontroll- och attest av tid- och utläggsrapporter.   Man gör inställningar av standardvärden här:  Välj Ekonomi/Administration/Inställningar standardvärden     Fyll i önskade inställningar.     Man kan även göra inställningar per attestgrupp:     Exempel från attestvyn utifrån uppsatt regelverk. Automatiseringen innebär att attestrutan automatiskt blir ibockad, men man måste aktivt klicka på knappen ”Utför attest” för att tidrapporten ska bli attesterad. Om en tidrapport faller utanför de kriterier man har ställt in så blir attestrutan ej ibockad.       

Året närmar sig sitt slut och med det följer en del förberedelser som behöver ske i Visma PX. OBS! Tänk på att året ska vara 2022.    Det finns dokument för årsrutin för version 13-14, 11-12, 9-10 samt för version 8 och tidigare (dokumentet för version 8 kan även användas av er som har tidigare versioner av Visma PX som 6.7-6.9)   Här finns dokumenten: Rubriken Länkar, sedan Dokument Visma PX . Klicka på Rutiner för att se dokumenten.     För Visma Control kan du även delta i ett webinar om årsbytesrutin den 9 december.      

Om du har en webbrapport som du använder ofta då kan du klicka på grafikonen på vänster sida på webbrapportsidan och du får enkelt den nya grafen till din dashboard.    Här är ett exempel på hur det går till:   På vänster sida ser du grafikonen och genom att klicka på den kommer du till en bild där du väljer vilken sorts graf du vill använda.     Klicka på välj.     Efter att du har valt vilken graf du vill använda kan du även välja i vilken flik på startsidan som du vill visa grafen.       Så fort du har sparat detta kommer den nya grafen visas i din dashboard.  

Vi på Visma har många namn och benämningar och jag förstår att det inte är helt lätt att hänga med när vi pratar om våra processer  och våra tjänser Visma.net  AutoInvoice och Visma.net Autopay med Visma Control/Visma PX  Dessa  kan enkelt förklaras såhär:    Visma.net AutoInvoice är en tjänst som har två huvudfunktioner, att skicka kundfakturor samt att ta emot leverantörsfakturor. AutoInvoice hanterar alla fakturor, oavsett om det är pappersfakturor, PDF eller e-fakturor (XML).       Visma.net AutoPay automatiserar manuella steg för att skicka och ta emot elektroniska in- och utbetalningar. AutoPay tar bort den manuella hanteringen av bankfilerna som traditionellt måste hämtas och skickas via externa program. Med AutoPay kan du sköta in- och utbetalningar direkt via ditt affärssystem.        

I korthet innebär det att man på uppdraget lägger in en eller flera  uppdragsledare som kan hantera uppdrag, fakturaunderlag.   Inför semestern kan detta underlätta för era uppdragsledare som då har möjlighet att använda detta som en vikariefunktion.   Den biträdande uppdragsledaren ser dessa uppdrag med blå text .   Läs mer här om hur det fungerar.   Not: Funktionen kom redan i version 11. 

I version 13 finns ny funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.   Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. DCE går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.   GLN Organisationsnummer+Bankgiro Moms.reg.nummer+Bankgiro Leverantörsnamn+Bankgiro Organisationsnummer+Plusgiro Moms.reg.nummer+Plusgiro Leverantörsnamn+Plusgiro Organisationsnummer Moms.reg.nummer Leverantörsnamn Bankgiro Plusgiro

Tips till era medarbetare om hur de kan använda bokmärken som favoriter.