Användartips för Visma PX

Nu när julen snart är här och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.    Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter för vilken period det ska gälla.       Tips: Fakturor kan också flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Tänk också på att ni kan både sakgranska och attestera fakturor i DCE Mobile. Läs mer om det här   Prenumera gärna på både nyheter och användartips här inne på Community så att ni inte missar kommande inlägg. 

För att smidigt kunna hantera förändringar i ditt anläggningsregister, kan du i Anläggning / Anläggning direkt vidta olika steg. Huvudboken uppdateras utifrån de val du gjort.    Dela anläggningar: Det finns möjlighet att dela en anläggning. Det kan vara aktuellt om du till exempel vill sälja en del av anläggningen, eller om en del av anläggningen ska tillhöra ett annat kostnadsställe. Alla belopp och tidigare bokförda avskrivningar fördelas proportionellt mellan den ursprungliga och den nya avdelade anläggningen. Slå ihop anläggningar: Processen är lämplig när flera preliminära anläggningar har skapats via fakturor i leverantörsreskontran och behöver konsolideras till en huvudpost. Det är också användbart om du vill öka eller minska inköpsbeloppet. Minst en av anläggningarna behöver vara preliminär. De preliminära anläggningarna raderas efter sammanslagningen. Sälja anläggningar: När en anläggning säljs uppdateras status till "utrangerad, såld". Det är möjligt att sälja flera anläggningar samtidigt genom att ange ett totalt försäljningsbelopp som fördelas jämnt över de valda anläggningarna.  Hör av dig om du har frågor eller funderingar som gäller anläggningstillgångar. 

I gruppkön ankomst har du möjlighet att matcha om dina fakturor. Denna funktion kan användas om en faktura har inkommit med en felaktig referens eller annat fel som gör att fakturan inte går vidare i automatiska flödet.    Genom att ändra till rätt referens och sen under Övriga åtgärder välja Återmatchning så matchas fakturan mot mallen och blir automatiskt signerade i flödet enligt mallen om reglerna uppfylls. Fakturan blir automatiskt bokförd och ligger klar att läsas fram i nästa betalningsförslag.  

DCE definitivbokar med automatik fakturan i Visma Control efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett meddelande under fliken ”Systemlogg” på fakturan. Meddelandet beskriver varför definitivbokningen inte kunnat utföras. Exempel, att ett konto eller objekt är stängt i Visma Control. Eller att det ligger en periodisering på fakturan och perioderna sträcker sig över ett år som inte finns skapat i Visma Control.   Efter att man kontrollerat och genomfört nödvändiga rättningar och ändringar kan fakturan återigen skickas för defintivbokning.

För att förbättra arbetsflöden och öka automatiseringen i ekonomiska processer, har vi förenklat hanteringen av omatchade rader vid registrering av kundbetalningar. Funktionen är tillgänglig i Visma Control från version 15 för dig som hanterar betalningar via AutoPay.   Det möjligt att manuellt lägga till en rad i betalningsregistreringen när du väljer alternativet via AutoPay, relaterat till belopp som bokförts på bankkontot men inte direkt kan kopplas till en specifik faktura. Denna funktion syftar till att minska manuellt arbete samt öka precision och tidseffektivitet i bokföringsprocessen.   Så fungerar det: När en användare väljer att ”Skapa verifikat” för en omatchad rad, öppnas en ny bakgrund för ”Ny verifikation”. Efter att verifikationen har sparats, omdirigeras användaren tillbaka till registreringen av betalningar, där kryssrutan för ”Skapa verifikation” automatiskt kommer att vara markerad. För rader som automatiskt matchas via AutoPay, finns möjligheten att skapa verifikationer på samma sätt som tidigare.   Funktionen är en del i att möta våra användares behov och förbättra den övergripande ekonomihanteringen.

Syftet med Inköp - Avstämning är att säkerställa överensstämmelse mellan leverantörsreskontra och huvudbok genom en post-för-post avstämning. Steg-för-steg guide: 1. Navigering: Gå till "Inköp" → "Avstämning" 2. Jämförelse: Systemet jämför automatiskt poster för vald affärsenhet och skuldkonton och visar poster där belopp skiljer sig åt mellan leverantörsreskontra och huvudbok. 3. Analys av avvikelser: Klicka på "Öppna"-ikonen i kolumnerna "Löpnummer" eller "Verifikationsnummer". Granska informationen om faktura och verifikation för att identifiera orsaken till avvikelsen. 4. Markera avstämda poster: Använd kolumnen "Avstämt" för att markera korrigerade poster.  Detta filtrerar bort redan åtgärdade avvikelser vid framtida avstämningar.   5. Visa tidigare avstämda poster: Ta bort markeringen i "Inkludera redan avstämda poster".  Klicka på "Ladda" för att visa även tidigare avstämda poster. Genom att regelbundet utföra denna avstämning säkerställer ni korrekt redovisning och underlättar bokslutsarbetet.

Mottar du meddelanden från Autopay om exempelvis avvisade betalningar och önskar att fler inom organisationen ska få samma information?   För att möjliggöra detta, behöver du navigera till bankavtalet i Autopay. Välj "Administration" och under bankavtalet hittar du en redigeringsikon under "Åtgärder". Inom fliken "Lägg till information om betalaren" hittar du fältet "E-postkontaktlista". Här kan du redigera och lägga till ytterligare användare som ska motta meddelanden från Autopay.   Denna funktion säkerställer att relevant information snabbt och effektivt når rätt personer inom din organisation.       Har du några tankar och funderingar? Tveka inte att höra av dig till oss i supporten via ärendeportalen. 

Här kommer ett tips att undersöka när en faktura är försvunnen i DCE. Vid en sökning står det att den ska ligga hos en användare, men under Operationer - Flytta faktura i DCE Admin finns den inte.  Titta då i vilket steg den ligger och undersök sen om användaren har denna kö. Om exempelvis fakturan skulle ligga i steget Attest, men användaren har inte denna kö.   Saknar du någon kolumn, Steg eller Användare? Klicka på Kolumnväljare nere till vänster och lägg till.   Lösningen är då att tillfälligt ge användaren denna kö och efter detta är gjort kan du flytta fakturan under Operationer - Flytta faktura. När du är klar kan du ta bort kön för användaren igen.

DCE Mobile är det enkelt att kontrollera konteringen på sina fakturor och både sakgranska och attestera dem.  När du loggar in i Visma DCE Mobile så kommer du direkt till din fakturalista där du ser alla fakturor som ligger för åtgärd. Klicka på vald faktura för att få en snabb översikt över fakturan och kunna se fakturabilden.  För vissa kan detta vara ett alternativ istället för att lägga in vikarier under sommarsemestern då man enkelt själv behandlar sina fakturor i mobilen.

Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 och framåt  ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.  I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla. Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura. 

Nu är det snart semester, och det finns en del att tänka på för dig som arbetar i Visma PX.   Testa rutiner och flöden som semestervikarier ska utföra. Som att skapa en betalning eller gör en import. Säkerställ att vikarien kan alla steg i rutinen och förstår hela flödet. Om du behöver hjälp med utbildning kan en konsult hjälpa dig mot debitering i god tid före semestern. Ge vikarien alla privilegier och behörigheter som behövs. Det behövs också någon som kan hantera användare under semestern.  Stäng perioder ni inte ska arbeta i för att undvika felaktiga bokningar. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier. Supporten är bemannad hela sommaren via supportportalen för dig som har tillgång till den.   Har du frågor eller funderingar? Välkommen att höra av dig!

Har du betalningar som är betalda i Autopay men inte slagit igenom i Control? Då kan du använda dig av funktionen Uppdatera Autopay status som du finner under Inköp - Operationer.  Här väljer du Affärsenhet samt klickar i Control buntnummer och skriver in det buntnummer som står i kolumnen Autopay Buntnummer. Buntnummret hittar du om du söker fram reskontraposterna i Inköp - Sök. Har du inte kolumnerna som visar detta kan du lägga till dem med det lilla blå kugghjulet.  Om Autopay Status nu har ändrats till betald efter operationen så kan du gå till Inköp - Registrera betalningar - Skickad via Autopay, och ladda fram betalningarna där för återraportering.  Observera att denna funktionen finns i Control version 12 och uppåt.      

När du vill göra en automatkontering som genereras av ett konto eller ett objekt direkt vid registrering av en verifikation eller faktura, väljer du en transaktionsbaserad automatkontering. Om du själv vill välja när automatkonteringen ska utföras, kan du istället sätta upp en saldobaserad. Du kan välja Saldobaserad IB om du vill att IB ska räknas med i saldobasen.    För den transaktionsbaserade automatkonteringen är utlösande konto eller objekt obligatoriskt som ID. Eftersom det kan underlätta sökningen och byte mellan transaktionsbaserad och saldobaserad automatkontering, är det möjligt att använda samma ID för en saldobaserad automatkontering som för en transaktionsbaserad. Kom ihåg att inaktivera den transaktionsbaserade automatkonteringen och du byter till saldobaserad så att du inte får dubbletter.     Har du frågor eller funderingar? Ställ en fråga i chatboten eller kontakta din support. 

Jag har tidigare gjort ett inlägg om hur tidrapportören kan prata in sin dagbok i Visma PX Mobile.  Finns även en film.    Om mikrofonen  inte visas så behöver en inställning  göras på mobilen (OBS detta gäller Iphone)   Gå till inställningar och välj   > Allmänt > Tangentbord, slå på Aktivera diktering. Om det är påslaget slå på och av en gång.   Starta sedan om telefonen.   Nu visas mikrofonen.                        

För att hantera anläggningstillgångar som består av flera delar med skillnad i avskrivningstid enligt plan, kan anläggningen delas i komponenter. Varje komponent är en enskild anläggning, och komponenterna kopplas samman med begreppet Tillhör.  Då väljer du en anläggning till huvudanläggning dit de andra komponenterna kopplas. Du fyller i huvudanläggningens ID i fältet "Hör till" på fliken Anläggningsinformation i anläggningsregistret.   På fliken avskrivning väljer du aktuell avskrivning enlig plan. Om direktavdrag används för att de skattemässiga avskrivningarna ska baseras på skattemässigt inköpsbelopp, har du möjlighet att registrera ett sådant belopp. På den skattemässiga restvärdeslistan finns en kolumn för Direktavdrag.    I anläggningshistoriken under Anläggning / sök kan du ta fram en lista där du i fältet "Tillhör" ser vilka komponenter som tillhör samma anläggning. På rapporter som exempelvis avskrivningslista, restvärdeslista, och utrangeringsrapport kan du ta med fältet "Tillhör", så att komponenterna som hör till varandra grupperas och summeras tillsammans.    Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.    Vill du ha fler tips om anläggningar? Anmäl dig till webbinar. 

Vi har tidigare skrivit om hur du kan hitta en betalning i flödet från betalningsförslag till Autopay. När betalningen har status "Att återrapportera" har den skickats till Autopay. Här får du 5 tips om hur du kan hitta en betalning i flödet om du behöver redigera betalningen, eller om du saknar återrapportering på en betalning.    Så länge betalningen inte har godkänts i Autopay, kan du ändra förfallodatum eller avbryta betalningen. Klicka på Åtgärder / Redigera förfallodatum i vyn Transaktionsöversikt för att ändra förfallodatum. Avbryt betalningen genom att klicka på Avbryt längst ner till vänster på sidan.  En godkänd betalning hittar du på fliken Översikt. Här kan du klicka på en betalning och därefter på knappen Visa betalningshändelser för att se status och utförda åtgärder. För att avbryta en godkänd betalning behöver du kontakta banken.  När en betalning har status "Mottagen av bank" eller "Avvisad av bank" behöver du även då i första hand kontakta banken om du behöver ytterligare information om vad som hänt.  När en betalning har dragits från ditt konto kan du registrera den som betald manuellt under Inköp / Registrera betalning. Välj "Inte skickad med fil eller Autopay".  Alternativt kan du registrera betalningen som betald direkt i Autopay. Hör av dig till visma.control@visma.com om du behöver hjälp.  Om problemet kvarstår kan du be din IT-avdelning starta services.exe och starta om tjänsterna Visma User Directory Server; Visma Reporting Service; Visma Control Service och Visma Cloud Gateway.  På Vismas sida med driftstatus kan du hitta information om tjänsten Visma.net Autopay under rubriken Common Services. Där kan du se om tjänsten är i drift eller om det finns någon tillfällig störning.  Var artikeln till hjälp? Logga in och ge oss en tumme upp!

Stämmer inte momsrapporten? För det har vi tagit fram ett dokument för felsökning och avstämning av momsrapporten som beskriver var rapporten hämtar uppgifterna ifrån. Se bifogade dokument.    Beskrivning av momsrapport 2022 är aktuell från och med version 14 av Control.  Beskrivning av momsrapport 2015 är aktuell upp till version 13 av Control.

Ni som som kör en äldre version än 11 av DCE kan inte längre reaktivera er licens via internet. För att det ska fungera krävs en ändring av en konfigurationsfil för att säkerställa kopplingen mot den nya uppgraderade licensservern.   Kontakta supporten för instruktioner.

När du lägger ett ärende i vår supportportal, säkerställer vi att du snabbare kommer vidare till en person med relevant kompetens. Vår partner PX Expert är specialister på PX och hanterar allt som har med PX att göra. Det innebär tid, projekt och fakturering i PX klient och PX webb. Allt som har med ekonomisystemet, Control, och DCE att göra hanteras av Visma. I supportportalen kan du när som helst följa upp aktuell status i ditt ärende.   För att du så snabbt som möjligt ska få den kvalitet på hjälpen du behöver, är det ett begränsat antal personer hos varje kund som tilldelas inloggningsuppgifter till portalen. Eftersom det enligt supportavtalet är två personer som har möjlighet att kontakta supporten, så gäller det samma för antalet inloggningar. Ni bestämmer själva vilka personer hos er som ska ha inloggningsuppgifter.   I vissa fall behöver ärendet gå vidare till en konsult inom Visma eller hos PX Expert. Det gäller när vi vill och kan hjälpa dig, men supportavtalet inte täcker det som du behöver hjälp med. Vi erbjuder dig då hjälp mot debitering. Du kan då välja att godkänna eller tacka nej till hjälpen.  

Att periodisera fakturor direkt från DCE är ett enkelt sätt att få ett väl fungerande flöde i periodiseringen. Du sätter upp periodiseringen och sparar.      För att det ska fungera att periodisera över flera år behöver du säkerställa att det nya året är skapat i Control. Det gör du under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder. Klicka på nytt för att skapa nytt år. Året behöver inte vara aktiverat, bara skapat.