Export av lönefil

[#1]

Ett naturligt och enkelt sätt att färdigställa lönefilerna är att efter sparad lön klicka sig vidare från löneberäkningen till exportsidan där du laddar ner de lönefiler du behöver före inläsning i ditt löneprogram.

Om du väljer att spara och exportera lönen som en separat process men avvaktar med nedladdning av filer så går du istället in till export via huvudmenyn.

 

Oavsett vilken väg du väljer att gå så kommer du till exportsidan och dess översikt.

Den vänstra kolumnen "exportera lön" är inte tänkt att användas längre och kommer att tas bort, så bortse helt från denna. 

Arbetssätt vid nedladdning och export av lönefil

1. Titta i kolumnen "status" längst till höger där du känner igen det filnamn som du valde i löneberäkningen vid sparandet.

2. Notera vilken status din fil har. Står det "queued" eller "started" så är filen inte färdig för nedladdning.

Uppdatera sidan med F5

3. I så fall behöver du hjälpa till i processen för att få lönefilen att bli färdig. Ladda om webbsidan manuellt genom att klicka på F5-tangenten eller klicka på webbsidans pil för uppdatera...

 
...tills det att filens status har ändrats från Started/Queued till Completed. När filen fått status completed syns samtidigt dina filer i mittkolumnen "färdiga filer för nedladdning".

(I detta exempel syns även föregående månads lönefil i båda kolumner)

4. Ladda ner de filerna du behöver.

Dina filer kommer ligga kvar i någon månad, ifall du vill se vad som exporterats tidigare och vid behov ladda ned dom på nytt. 

Här visas ett exempel där flera filer skapats. Hur många filer som skapas upp i en export avgörs av vilket löneprogram/löneformat du valt. 

Om du inte vill vänta på att exportfilen skall bli klar kan du så klart fortsätta med annat, du kommer att få ett meddelande i transPA när filen är klar, du kan till och med logga ut emellan. Du kan alltid gå tillbaka hit för att se statusen på jobbet, eller så väntar du tills du får ett meddelande om att exporten är klar.

Skulle något gå fel får du meddelande om anledningen, och som även framgår i fältet Info i jobbkön till höger.


Om allt har fungerat kommer alla filer som kommer av exporten, lönefil, personalfil, eventuell schemafil, att dyka upp i listan i mitten av skärmen " Färdiga filer för nedladdning". Antalet filer som skapas beror på vilket löneprogram du har.

Klickar du på Ladda ner laddas filen direkt ner till din mapp för hämtade filer i din webbläsaren, använder du Chrome så kommer filen även dyka upp längst ner till vänster på din skärm. så passa gärna på att öppna den i "Visa i mapp"  se bild nedan
efter nedladdning och dra och släpp den i ditt löneprograms importmapp.

Om du öppnar och tittar på filen, i Anteckningar eller Wordpad, och är osäker om du råkat ändra något, kan du alltid ladda ner en ny version igen genom att  uppdatera webbsidan och klicka på ladda ner igen, och dra den till rätt mapp utan att öppna den, för säkerhets skull. Historiken av dina filer sparas i transPA i någon månad, så du behöver inte spara dem på din dator, och du behöver heller inte rensa listan, för det sker automatiskt. 

Använder ni Google Chrome som webbläsare? då kan ni själva bestämma var ni vill lönefilen skall sparas. I denna artikel finns en guide på vilka inställningar ni behöver göra i webbläsaren.