Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1)

2 Gillar · 03-08-2018

Först en förklaring i text och längst ned i artikeln finns även film som förklarar funktionen.

Kostnadsfördelning

Många transportföretag vill föra ner samtliga kostnadsposter till fordonsnivån. Det gäller även lönekostnaden som är en stor kostnadspost i resultaträkningen. Denna fördelning utförs oftast helt manuellt. Transpa erbjuder dock möjligheten att automatiskt fördela hela lönekostnaden till de fordon de skall belasta.

Grunden för fördelningen är det fordon som är angivet på en tidrapport. Det samma gäller även all typ av frånvaro. Här kan man välja om det är fordonet man skulle ha använt som ska registreras, eller om man gör som många andra, skapar ett fiktivt fordon, typ "Frånvaro" och samlar kostnaden här. Se gärna till att välja att val av fordon är tvingande i tidrapport och frånvaro, för att vara helt säker på att få allting korrekt registrerat.

Detta görs under Verktyg - Inställningar - Kommunikation.

Bocka i "Fordonsnummer är obligatoriskt vid tid- och frånvarorapportering och det gäller både chaufförer och systemanvändare"

Det är i samband med överföring av löneunderlag som Transpa fördelar alla löneposter så att kostnaden delas upp på de fordon som är berörda.

Exempel

Nils Andersson har under en månad arbetat 180 tim. Av dessa har han suttit i fordon 1 i 100 tim och i fordon 2 i 80 tim. Han har arbetat övertid under ett arbetspass då han satt i fordon 2.

Vid löneöverföringen kommer det att skapas 2 poster för månadslön, en post som avser 55 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 1 samt en post som avser 45 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 2. Dessutom får han en 1 lönepost som avser övertiden, hela posten märks med resultatenheten för fordon 2.

Du väljer själv om du vill att kostnadsfördelningen skall ske per fordon (antingen registreringsnummer eller internnummer) eller per kostnadsställe.

För vissa löneprogram finns det även stöd för att fördela på bägge nivåer. Då fördelas kostnaden dels på det fordon som användes och dels på det kostnadsställe som fordonet tillhör.

Kom igång

Öppna fordonsregistret i Transpa. Se till att alla fordon är registrerade. Vill du använda kostnadsställe registreras även det här.

Gå till Verktyg - Inställningar - Löneberäkning för att ställa in hur du vill att kostnaden skall fördelas och på vilket sätt. Ta reda på hur ditt löneprogram är inställt och välj på samma sätt, för att värden ska hamna på rätt ställe i överföringsfilen.

OBS: Du kan inte ha samma konteringsdimension för fordon som för fordonets kostnadsställe. Har du t ex resultatenhet för fordon får du välja något annat för kostnadsställe. Vi rekommenderar att du sedan testar med att exportera en lönefil från TransPA och importera i ditt lönesystem, för att se till att konteringsdimensionen matchar med det som är registrerat i löneprogrammet.

För att se vad som är möjligt beroende på vilket löneprogram ni använder, läs i avsnittet inställningar för export av löner.

Numera finns även möjlighet att låta ett fordon ha olika kostnadsställen vid olika tillfällen, inte nödvändigtvis det som står i fordonsregistret. Till exempel kanske ett fordon lånas ut och ska tillfälligt belasta ett annat kostnadsställe, och vill man ha möjligheten att ha även den kostnadsfördelningen korrekt, så får man ändra en inställning i Transpa. Den hittar du under Verktyg - Inställningar - Tidrapportering.

Normalt är Hämta kostnadsställe från fordonsregistret markerad och Visa kostnadsställe inte markerad, så om du klickar i Visa kostnadsställe kommer en extra ruta dyka upp på alla ställen i Transpa där du väljer fordon (se nedan). Det vill säga, för alla pass, tidrapporter, frånvaro, för både förare och administratörer, finns det nu möjlighet att ändra kostnadsställe från det som föreslås från fordonsregistret. Här är man antingen välja ett annat kostnadsställe från en lista, eller om man redan vet vad det är, skriva det direkt, innan man sparar. Vill man se effekten av kostnadsfördelningen mellan de olika kostnadsställena ser man det lättast genom att visa rapporten Tidstransaktioner.

Observera att om ni väljer att förändra ert kostnadsställe, antingen för ett fordon i fordonsregistret, i en passmall i ett schema, eller för ett pass i kalendern, slår inte detta igenom förrän efter att du har gjort någon typ av uppdatering, som t ex att sätta fordonet igen i din tidrapport och/eller rulla ut schema på nytt eller lägga om en frånvaro. Vårt syfte här är att du själv ska kunna påverka om du vill förändra något i det förflutna eller ej. I grunden är alltså tidrapporterna förarna har gjort baserade på det kostnadsställe som fordonet tillhörde vid tillfället då de tidrapporterade.

Beroende på vilken löneart, fördelas kostnaderna lite olika. Här följer en lista hur TransPA fördelar:
Kostnadsfördelning per löneart