Användartips för Visma TransPA

På startmenyn ser du menyvalen med knappar, de med större gul text har levande information - nya meddelanden, antal poster som du har att attestera, samt antal påminnelser. Själva layouten styrs av dina användarrättigheter, med andra ord så har du de knappar som du har tillgång till och behöver i ditt arbete.   TRANSPA - tar dig till startsidan Om du klickar på TRANSPA längst upp till vänster så kommer du tillbaks till startsidan.   Använd menyträdet för att snabbast nå valfri meny Om du klickar på figuren med rutorna så når du menyträdet. Dessa funktioner är alltid tillgängliga oavsett meny.     Länkar till våra menyval:   Kalender Kalender Fordon & Pass Schemaläggning Analyser Meddelande Attest Personal Fordon Kompetens Säkerhet Påminnelser Register Verktyg Handbok Export Löneberäkning Integrationer   Databasnummer och företagsnamn Längst till höger i ramen står ert databasnummer tillsammans med det företag du är inloggad i. Håller du pekaren över figuren syns namnet på inloggad systemanvändare.      Chat  öppnar dialogrutan till chatten där du kan få bra svar på allt som rör Transpa och olika frågeställningar du har. Skriv på samma sätt som om du skulle ställa frågan till en av våra medarbetare i support och så hoppas vi du upptäcker hur fantastiskt mycket denna moderna smarta AI-chat kan besvara!    Vi använder den själva här i supporten frekvent för att få fram rätt information. Innehållet är skrivet av oss medarbetare och chatten är fantastisk på att söka ut den snabbt och att peka på relevant svar. Skulle den inte ta dig i mål så kan du enkelt be att få vidare svar från oss här på Transpa, vi arbetar för att ge dig bästa möjliga hjälp givetvis.   Vid kugghjulet når du följande: Starta fjärrhjälp laddar ner PC-versionen av Teamviewer Quicksupport som vi använder för att du ska kunna dela din skärm med oss vilket ger oss möjlighet till extra bra support när detta val behövs. Möjligheten med fjärrhjälp erbjuder vi till våra kunder som väljer supportavtal Silver och uppåt. Rekommenderas varmt! Skulle du använda mac eller annan enhet som ej kör Windows hänvisar vi dig till andra versioner av Teamviewer Quicksupport som finns för nedladdning   Kontoinställningar Via kontoinställningar når du dina uppgifter som är kopplade till din inloggning med Visma Connect. Här kan du administrera mailadress, mobilnummer och aktivera förenklad och säkrare inloggning bl a.  I registret för systemanvändare och anställd - beroende på vilken roll du har i Transpa - finns e-postadress och mobilnummer. De synkas med dessa uppgifter nedan som rör din Visma connectinloggning.      Inloggningsnycklar Lösenord kan tyckas säkert, men säkerhet är svår att upprätthålla idag när nära på all känslig information finns lagrad digitalt. Om man endast har lösenord som säkerhet så löper man tyvärr högre risk att drabbas av obehörig inloggning än om ni valt att aktivera en typ av inloggningsnyckel.  Därför har vi ett riktigt bra stöd för att höja din säkerhet i och med att du i Transpa loggar in med Visma Connect!   Bank-id Sverige E-legitimation, läs mer här om du önskar aktivera ditt mobila bank-id.    Biometrisk FIDO2-enhet Låter krångligt men är precis tvärt om! Det är ett fantastiskt verktyg som vi rekommenderar varmt för alla som vill förenkla sin inloggning! Lägg bara till ditt ansikte eller fingeravtryck som ett säkerhetslager så slipper du helt att ange lösenord för bästa möjliga inloggningsupplevelse!  Inte minst för alla era anställda som dagligen tidrapporterar. De vill vi tillsammans givetvis erbjuda en riiktigt enkel och säker vardag!    FIDO2-säkerhetsnyckel En smart säkerhetsnyckel som du ansluter till din dator eller annan enhet via USB. Detta extra säkerhetslager loggar in dig via en kod eller ditt fingeravtryck. Tryggt och säkert samt kan underlätta inloggningsförfarandet om man inte önskar spara inloggningsuppgifter i webbläsaren.     Utloggning Vår sista symbol, dörren längst till höger, loggar ut dig från Transpa.    

  I denna artikel utforskar vi kalendern, dess funktioner och inställningar. Kalendervyn erbjuder en tydlig översikt över din personals arbetsplanering, frånvaro, inrapporterad tid, digital färdskrivardata, resor och andra aktiviteter. Alla inställningar sparas automatiskt för varje användare i systemet.   Menyraden innehåller åtta ikoner, och nedan beskriver vi vad varje ikon representerar samt vilka inställningar du kan göra.   1. Placera händelser över hela dagen   2. Placera händelser exakt där de inträffar på dygnet   3. Hovring visa/dölj detaljer på aktiviteten   4. Visa/dölj oplanerade pass.   5. Visa/dölj tachodata   6. Val av statistikceller Här kan du välja vilken information om den anställde som ska visas i kalendern. Använd registret nedan för att välja och fästa den information du vill se genom att dra och släppa. När du sedan befinner dig i kalendern kan du hovra över statistikcellen för att se dina val.     7. Val av hur anställda skall grupperas i kalendern   8. Val av information som ska visas för varje aktivitet   Sortering Förbättra din sortering efter behov genom att klicka på de olika cellerna för att sortera baserat på önskat värde. Till exempel, om ni vill sortera efter vem som har mest övertid, klickar ni på cellen för övertid, och systemet sorterar sedan de anställda i ordning baserat på detta.   Använd muspekaren för att "dra och släppa" på de ljusa sträcken i sidledes för justering.     Sökfunktion Ni kan enkelt söka efter era anställda utifrån olika kriterier som arbetsgrupp, arbetsledare, stationsorter, trafikområden och semestergrupp. Dessutom har ni möjlighet att använda anställningsnummer eller signatur i er sökning. Genom att ange för- eller efternamn, får ni även förslag på filtrering för att underlätta sökningen.     Visning av period Välj tidsperiod -  Klicka på datumperioden för att öppna månadskalendern. Välj den första och sista dagen du vill inkludera. Använd dubbelpilarna (höger/vänster) för att snabbt förflytta dig en hel period framåt eller bakåt eller använd enkelpilarna för att flytta en dag i taget.   Redigera För att lägga till eller ändra pass, frånvaro, noteringar eller tidsrapporter direkt från kalendern, klickar du på den aktuella dagen eller markerar det schema du vill ändra. Detta öppnar en ny menyrad längst ner på sidan. Här kan du enkelt välja att lägga till, ta bort eller redigera innehåll i kalendern. Tips! Om man vill kunna ta bort flera block samtidigt i kalendern i stället för att ta en och en, så kan man göra detta genom att hålla ner knappen Ctrl på sitt tangentbord och klicka på de olika blocken i kalendern, så att dom blir markerade därefter kan du välja ta bort eller tilldela.     I denna artikel kan ni läsa mer om Kalender Fordon & Pass  

Skapa företag Du kan enkelt lägga till flera företag i systemet. Om du har tillgång till flera företag/databaser, se till att du är i rätt databas (högst upp till höger syns databasnummer)    Följ dessa steg:   Gå till verktyg - inställningar - skapa företag   Klicka på "Lägg till företag." Ange företagsnamnet och välj avtalsområdet för det nya företaget. Klicka på "Spara."   Logga Ut och In: Logga ut och sedan in igen för att företaget ska visas i listan på startsidan, där ni kan växla mellan olika bolag.   Eftersom det nya företaget är helt tomt, behöver ni manuellt lägga in alla nödvändiga uppgifter och inställningar.   Lönearter: Lägg till nya lönearter under "Register - Lönearter". Vi rekommenderar att boka in en lönematchning för att säkerställa korrekt konfiguration. Löneberäkning: Ställ in vilket lönesystem ni ska exportera till under "Verktyg - Inställningar - Löneberäkning". Se mer i artikeln om export av lönefil och konteringsdimension för resultat- och kostnadsuppföljning. Aktivitetstyper: Knyt aktivitetstyper, som föräldraledighet, till rätt löneart under "Register - Aktivitetstyper". Arbetsuppgifter: Koppla arbetsuppgifter till rätt löneart under "Register - Arbetsuppgifter". Tidrapportering: Justera inställningar för tidrapportering under "Verktyg - Inställningar - Tidrapportering". Företagsinställningar: Hantera allmänna företagsinställningar via "Verktyg - Inställningar - Företagsinställningar". Systemanvändare: Ge rättigheter till andra systemanvändare genom "Verktyg - Inställningar - Systemanvändare". Genom att noggrant gå igenom dessa steg säkerställs att allt är korrekt inställt för det nya företaget i systemet.   Ta bort företag i er databas Det finns även möjlighet att ta bort företag i databasen. Tänk på att all information då kommer tas bort permanent och kan inte ångras. Gör därför en ordentlig kontroll över om du har någon data som du vill kunna ta fram i efterhand. Se gärna våra rapporter och spara ner underlag om du behöver.   För att ta bort ett företag, följ dessa steg:   Gå till verktyg - inställningar - ta bort företag Nu öppnas dialogruta med begäran ta bort företag. Här behöver ni bekräfta genom att skriva in företagets namn i textfältet och därefter bekräfta med ta bort.       När detta är gjort så är borttagningen klar från er sida.   Skulle ni vilja se och administrera vilka systemanvändare som har tillgång till vilka företag görs detta i verktyg - inställningar - systemanvändare där ni kan överblicka behörigheter.  

1.  Tillbaka till huvudmenyn   2.   Snabbmeny 3.   Kalender 4.   Kalender Fordon & Pass 5.   Schemaläggning 6.   Analyser 7.   Meddelande 8.   Attest 9.   Personal 10. Fordon 11. Kompetens 12. Säkerhet 12. Påminnelser 13. Register 14. Verktyg 15. Handbok 17.  Export 18. Löneberäkning 19.  API      

Nedan följer frågor och svar bland dom olika modulerna i Transpa. Genom att klicka på Ctrl+F kan du använda dig av webbläsarens sökfunktion för att söka i artikeln   Schemaläggning Fråga: På vilket sätt kan jag kontrollera vilket schema som tillämpas för den anställde? Svar: Det enklaste sättet är att gå till Kalender/Anställda och "hovra" med muspekaren över passet som den anställde har, så visas schemanamnet.     Fråga: Hur kan jag ta bort en inaktiv passmall? Svar: För att ta bort en inaktiv passmall måste du först ta bort den från alla scheman där den används. Ni kan hitta mer information i vår artikel om förändring av scheman och passmallar.   Fråga: Jag har byggt ett schema, men varför visas inte passen för mina chaufförer i Kalender/Anställda? Svar: Kontrollera schemaläggningen för att säkerställa att du har klickat på knappen "Skapa arbetspass". Du kan hitta en steg-för-steg-guide i vår artikel om schemaläggning.  schemaläggning steg för steg      Arbetsuppgift Fråga: Kan jag skapa en rapport som visar de arbetsuppgifter en person har tidrapporterat? Svar: Under Analyser > Rapporter > Tidrapporter finns en rapport som heter "Tidstransaktioner". Där kan ni se vilka arbetsuppgifter den anställde har rapporterat i sin tidrapport. För mer information, se vår artikel om tidstransaktioner   Fråga:  I enlighet med avtalet vill vi ge chaufförerna extra ersättning när de agerar som handledare för APL-elever. Är det möjligt att lägga till detta så att chaufförerna kan rapportera det direkt? Svar: Ja, det går utmärkt. Vi rekommenderar att ni skapar en arbetsuppgift med ett lämpligt namn. Sedan kan den anställde välja denna arbetsuppgift när de tidrapporterar. För mer information, se vår artikel om arbetsuppgifter     Attest Fråga: Varför visas inte alla anställda i attestvyn? Svar: Gå till personalkortet för den anställde och välj fliken "Grupper". Kontrollera att arbetsledare har valts för personen.   Fråga: Är det möjligt för två systemanvändare att se samma attestposter? Svar: Ja, det är möjligt. Arbetsledaren som är angiven som ansvarig under fliken "Grupper" på personkortet ser i första hand tiderna för attest. Ni kan dock också tilldela en ersättare för den ordinarie arbetsledaren. Då kommer båda personerna att kunna se och attestera posterna. För mer information, se vår artikel om attestfunktionen och hur man skapar ersättare.     Rapporter Fråga: Hur kan jag se antalet timmar en chaufför har arbetat under en specifik tidsperiod? Svar: Du kan använda rapporten "Utförd tid", som finns under Analyser > Rapporter > Tidrapporter. För mer information, se vår artikel om utförd tid.   Fråga: Finns det ett sätt att få ut en rapport över undertiden som visas i löneberäkningen? Svar: Ja, vi har en rapport som heter "Utbetald lön" där ni kan få en summering per löneart eller person. Rapporten finns under Analyser > Rapporter > Löner > Utbetald lön. För mer information, läs vår artikel om utbetald lön.   Fråga: Hur kan jag få fram en rapport som visar sjuktillfällen under de senaste 12 månaderna för att analysera vår sjukfrånvaro? Svar:  Vi har en rapport under analyser-rapporter-tidrapporter som heter aktiviteter. I denna rapport visar vi allt som inte är ren arbetstid. De vill säga all slags form av frånvaro, kompetensutveckling, resa, notering från kalenderns osv. För mer information ser vår artikel uppföljning av olika frånvaroaktivteter eller en notering.   Fråga: Kan jag få fram en övertidsjournal? Svar:  Ja, det är möjligt. Ni hittar övertidsjournalen under Analyser > Rapporter > Löner. För mer information, läs gärna vår artikel övertidsjournal om ämnet.   Fråga: Kan jag generera en rapport för det innestående saldo som de anställda har? Svar: Ja, under Analyser > Rapporter > Löner > Innestående saldo kan ni se aktuella saldon för kompsaldo, flexsaldo, ATF-saldo samt övertidstimmar. Dessa saldon är uppdaterade efter den senast sparade lönen. För mer information, läs vår artikel om innestående saldo.   Fråga: Hur kan jag se på ett smidigt sätt se alla födelsedagar på alla anställda i Transpa? Svar: Under Analyser > Rapporter > Personal finns en rapport som heter "Födelsedagar". Välj alternativet "false" och klicka sedan på knappen "Preview" för att visa alla födelsedagar. Fältet "Visa månader" anger hur många månader framåt i tiden som visas.        Inställningar Fråga: Efter att vår IT-avdelning återställde Windows på min dator har Transpa ändrat språk till engelska. Hur ändrar jag tillbaka till svenska? Svar:  För att byta språk i Transpa behöver du justera språkinställningarna i din webbläsare, eftersom det är den som styr språket.  Det finns en artikel som beskriver hur nu ändrar visningsspråk i Transpa via webbinställningar.   Fråga: Var kan jag lägga upp en ny systemanvändare? Svar: Du kan lägga upp en ny systemanvändare under Verktyg > Inställningar > Systemanvändare. Det finns en artikel som beskriver hur du registrerar en ny systemanvändare.     Löneberäkning Fråga: Har en anställd som ska sluta på företaget vad ska jag tänka på? Svar: Börja med att avsluta anställningskontraktet på personalkortet under fliken "Anställningskontrakt". Om den anställde slutar mitt i månaden kan det bli nödvändigt att justera lönen till timlön. För mer information, läs artikeln så avslutar du en anställning i Transpa.   Beräkning av sjuklön Fråga: Hur beräknas sjuklön i Transpa? Svar:  Sjuklön beräknas på olika sätt beroende på vilken arbetstidsförläggning den anställde har. Vi har en artikel som beskriver de olika arbetstidsförläggningarna i TransPA, tillsammans med en lathund som kortfattat förklarar hur beräkningen görs för övertid och sjuklön baserat på den arbetstidsförläggning som valts på personkortet. För mer detaljer, se artikeln Arbetstidsförläggning enligt transportavtalet.   Tidrapportering Fråga: Hur kan en anställd avgöra om ett schema är ett extrapass och inte ett ordinarie pass? Svar: I tidrapporteringen kan den anställde klicka på raden "Pass". Då visas detaljer om passet, vilket gör det möjligt att se om det är ett extrapass.   Fråga: Varför kan inte mina anställda se sitt kompsaldo i tidrapporteringen? Svar: Kontrollera under Verktyg > Inställningar > Tidrapportering för att säkerställa att alternativet "Saldo för personalen" inte är dolt.   Deltidsanställning Fråga: Vi har några deltidsanställda. Hur ställer jag in dem i systemet för att få rätt beräkning? Svar: Det finns två alternativ för beräkningar: daglig eller veckovis. Vi har en artikel där ni kan läsa mer om detta: Inställningar och Beräkningar för Deltidsanställdas Arbetstidsmått och Övertid.    

Hantering av Aktivitetstyper i TransPA Under fliken "Register - Aktivitetstyper" finner du de standardregistret för frånvvaroaktiviteter i Transpa. Du kan definiera hur varje aktivitetstyp ska klassificeras: Frånvaro utan lön: Klassificera aktivitetstypen som frånvaro där ingen lön utgår. Frånvaro med lön: Ange att aktivitetstypen ger rätt till lön under frånvaron. Ingen specifik funktion: Välj aktivitetstyper som inte har någon angiven funktion. Dessutom kan du koppla varje aktivitetstyp till rätt löneart för att säkerställa korrekt lönehantering. Se artikel om lönearter     Om du har personal tillämapr tjänstemannaavtalet i Transpa, kan du behöva tänkta på vissa saker, läs allt om det här. Samma sak om du har personal tillämpar Maskinföraravtalet, läs mer om det här.   Här nedan visar vi ett exempel på en aktivitetstyp med "frånvaro utan lön" som vi kallar närståendeledig. Ni själva väljer vilket namn ni vill använda på aktivitetstypen ni skapar upp.    Klicka på Lägg till aktivitetstyp Ange namn på frånvaron  Välj sedan funktion, via listpilen "Frånvaro utan lön"     Koppla sedan aktiviteten med tillhörande Löneart via listpilen, som vi tidigare skapat under register - Lönearter. Klicka på spara  Nu är frånvaroaktiviteten tillgänglig för användning i tidrapporteringen eller direkt i kalendern.     I Löneberäkningen visas frånvaron som ett löneavdrag.                                  

Registrera Fordon i Transpa Att registrera fordon i TransPA är en fördelaktig strategi, både ur ett planeringsperspektiv och för att möjliggöra effektiv kostnadsuppföljning. Om dina anställda rapporterar fordon vid tidrapporteringen, får du bättre insikt i fordonsanvändningen.   Vikt av Unika Internnummer: I fordonsregistret är internnummer en central variabel och måste vara unikt för varje fordon. Detta nummer kan inte ändras, vilket liknar hanteringen av signaturer i personalregistret. Fleixblitet med Registreringsnummer: Till skillnad från internnummer, kan registreringsnumret ändras. Om du väljer att återanvända internnummer för olika fordon, tänk på att samma internnummer kan referera till olika fordon vid olika tidpunkter.     Gruppering och Sortering av Fordon i TransPA Precis som med personalen kan du använda stationsort och trafikområde för att gruppera och sortera dina fordon effektivt. Du har även möjlighet att lägga till egna sorteringskategorier genom att skapa fordonsgrupper. Exempel på sådana grupper kan vara fordonstyp, som hjullastare eller kranbil, men du kan anpassa grupperna efter dina egna behov. För att skapa en ny fordonsgrupp: Klicka på "Fordonsgrupper" högst upp i gränssnittet. Välj "Skapa ny fordonsgrupp." Ange ett namn för din nya fordonsgrupp. Detta ger dig flexibel hantering och organisering av fordonen i ditt system.     Lägga till fordon Tillbaka på fliken för Fordon skapar du ett nytt fordon genom att klicka Lägg till fordon. I den nedanstående dialogrutan måste du ange ett unikt internnummer och en registreringsnummer, övriga fält är frivilliga. Kostnadsfördelning och uppföljning är något du kan göra om du låter sådant följa med vid överföringen till ditt löneprogram, och kostnadsställe är ytterligare en sådan dimension som du kan välja att fördela på, förutom fordonet i sig. Mer om detta kan du läsa under Resultat- och kostnadsuppföljning.

Guide för start av fjärrhjälp / Team Viewer Vid inloggat läge i Transpa, klicka på kugghjulet längst upp till höger, klicka sedan på Starta Fjärhjälp.     Nu kommer det laddas ner en fil, vanligast är att den hamnar i övre hörnet på höger sida, när nedladdningen är klart väljer man att köra filen.       När du kör den här filen, kan en säkerhetsfråga dyka upp som lyder: "Tillåter du att denna app får göra ändringar på enheten?" För att fortsätta, välj "JA".   En ruta kommer nu att visa "ditt ID". Vänligen uppge detta för din konsult.   Felsökning vid Problem med Team Viewer Om du stöter på problem kan det bero på att en tidigare version av Team Viewer redan är installerad. För att åtgärda detta, avsluta den befintliga Team Viewer genom att: Klicka på pilikonen (/) nära klockan i nedre högra hörnet av skärmen för att visa dolda ikoner. Högerklicka på Team Viewer-ikonen och välj "Avsluta Team Viewer."     Efter att ha stängt Teamviewer genom instruktion ovan, börjar du sedan om processen från början.

Effektiv Registrering av Tidrapporter Vid behov av att registrera ett stort antal tidrapporter samtidigt för en anställd, rekommenderas att använda funktionen "Snabbregistrering av tidrapporter". Denna funktion finns tillgänglig under "Verktyg."         Val av Anställd och Vecka: Börja med att välja den anställde och den vecka du vill registrera tidrapporter för. Effektiv Inmatning: Använd tabbtangenten för att snabbt navigera mellan fälten och effektivisera inmatningsprocessen. Registrera Frånvaro: Enbart frånvaroorsak och antal timmar per dag behöver anges för frånvaro. Fordon i Tidrapporter: Observera att om fordon behöver inkluderas i tidrapporterna, kan det krävas redigering från kalendern. Spara: När hela veckans tidrapporter är inmatade, klicka på "Spara" för att slutföra registreringen.   Lycka till!

Lönetillägg är en extra kontant ersättning som den anställde erhåller vid varje arbetad timme eller per löneperiod (typiskt per månad). Ersättningen kan vara ett fast belopp eller en procentdel av aktuell timlön. Lönetillägg skapas under Register - Lönetillägg - Lägg till lönetillägg.     Vid registrering anges också vilken löneart som lönetillägget skall kopplas till   När du har registrerat Lönetillägget behöver du koppla de anställda till Lönetillägget. Vi rekommenderar att du skapar Lönetillägg i registret först, istället för att lägga personliga lönetillägg direkt på personen, även om det är tekniskt möjligt. Det gör det t ex mer överskådligt, t ex om beloppet ska höjas vid ett tillfälle, och en höjning som dessutom ska gälla flera anställa på en gång. Öppna upp en anställd, gå till fliken Lönetillägg, Lägg till lönetillägg och markera rätt lönetillägg. Här kan du även välja om lönetillägget gäller skall tidsbegränsas eller ej.     Att tänka på om man sätter en tidsbegränsning är att lönetillägget kommer gå efter utbetalningsmånad, T ex om lönetillägget skall gälla September - Februari, då skall du ange datumperioden Oktober-Mars ( Utbetalning Oktober avser septembers dagar )     Tänk på att ni har ett eget ansvar över de ni skapar och att  Transpa i regel inte ombesörjer uppdatering av belopp i registret lönetillägg då nya avtal träffas. 

Registrera ny systemanvändare Verktyg  - Inställningar  - Systemanvändare          Klicka på symbolen i översta vänstra hörnet för att skapa upp din nya systemadministratör.   Ange personuppgifter Förnamn och efternamn får endast innehålla bokstäver och bindestreck, inga siffror eller specialtecken. E-postadressen är obligatorisk och kommer att användas som användarnamn till Connectinloggningen. Mobilnummer anges om ni använder tjänsten Behörighetskontroll och väljer att skicka larm till utvalda systemanvändare, då är det viktigt att det finns mobilnummer registrerat här.Vill du läsa mer om behörighetskontrollen klicka här.    Registrera användarens behörigheter Är du osäker på vilken behörighet personen skall ha kan du läsa mer om behörigheterna här.    Markera slutligen vilket företag som användaren skall ha tillgång till. Klicka därefter på spara.     I samband med att ni klickat på Spara kommer användaren tillges ett välkomstmejl. Med hjälp av detta mejl kommer användaren kunna skapa ett lösenord för inloggning till www.connect.mytranspa.com      Notera att länken som tilldelas användaren är en engångslänk och upphör att gälla 24 timmar efter att den mottagits. Skulle användaren missa att aktivera sitt konto inom denna tidsperiod kan man skicka om välkomstmejlet via inställningar för Visma Connect (se bild nedan)   Genom att klicka på Aktivera konto kommer användaren skickas vidare till Transpa inloggningssida där personen skall ange lösenord.                     Skulle användaren inte mottagit inbjudan kan du skicka inbjudan igen. Klicka på pennan för att öppna inställningarna och skicka om välkomstmejl.     Tips! Följ status i aktiveringsprocessen genom att följa connectstatusen.     Statussymboler     Orange utropstecken: Den anställde är inte inbjuden eller registrerad i Connect.  Klockan: Användaren är registrerad i Connect men har ännu inte verifierat sitt konto via länken i välkomstmejlet. Grön bock: Den anställde har aktiverat sitt konto och är registrerad i Connect. Och kan nu logga in med den e-post och lösenord som de angett.     Ta bort systemanvändare eller ändra e-postadress i Transpa, läs mer här       

Under verktyg - inställningar - kommunikation hittar ni grundinställningarna för de anställdas tidrapportering, generellt gäller det för alla företag i databasen.         Tillåten tidsförskjutning anger hur många minuter ni tillåter att en tidrapport kan registreras framåt i tiden. Exempel: En tidrapport registreras kl. 16.30 med en inställning på 00:15 vilket innebär att den anställde inte får ange att arbetspasset avslutas senare än kl. 16.45     Om rutan Fordonsnummer är obligatorisk är ikryssad måste ett fordon anges när man registrerar en tidrapport. OBS! gäller även all frånvarorapportering. Tips! Skapa ett fordon avsett för Frånvaro, Utbildning eller andra typer av arbeten som inte innefattar att framföra ett fordon.  En varningsruta visas om man försöker spara en tidrapport utan att ha angett ett fordonsnummer.   Som standard är fordonsregistret unikt för varje företag. Om ni vill att registret istället ska vara gemensamt så aktiverar ni det här.     För varje chaufför kan man ange hur denne ska registrera sin arbetstid. Tänk på att ni väljer personliga inställningar för tidrapportering under varje anställd. Efter fullgjort arbetspass, stämpelklocka, kvittera pass eller extern tidrapportering då ni lägger in personal.     För de som använder stämpelklockan tillämpas dessa regler:     Maximalt tillåten längd på arbetspass anger den maximala längden som utstämpling kan ske.   Instämpling före arbetspassets start anger vad som skall tillämpas när arbetstagaren stämplar in före den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs kommer den instämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda starttiden.   Utstämpling före arbetspassets slut anger vad som ska tillämpas när arbetstagaren stämplar ut före den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs tid kommer den utstämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda sluttiden.   Utstämpling efter arbetspasset slut anger vad som skall tillämpas när arbetstagaren stämplar ut efter den schemalagda tiden. Om använd aktuell tid väljs kommer den utstämplade tiden att sättas på tidrapporten. Annars sätts den schemalagda sluttiden.  

Frågor & svar   Anställd saknar e-postadress, hur går jag tillväga då? E-post finns att skapa via exempelvis Gmail, enkelt och kostnadsfritt. Jag har angett korrekt e-postadress, men välkomstmejlet till anställd uteblir, vad beror detta på? Om du har angett en korrekt e-postadress men inte mottagit vårt meddelande, följ dessa steg:   Kontrollera inkorgen, inklusive skräppostmappen. Om meddelandet finns där, markera det som "Inte skräppost". Spamfilter: Sök efter filter eller regler i din e-postklient som kan ha påverkat leveransen av meddelandet. För Gmail-användare: Markera vårt meddelande som "Inte skräppost" och lägg till vår e-postadress i din kontaktlista för att förbättra mottagligheten framöver.   Om problemet kvarstår, kontakta gärna vår support för ytterligare hjälp.     Jag har angett korrekt e-postadress, men välkomstmejlet till anställd uteblir. Connectstatus visar Grön bock, vad missar jag?       Vid nyanställning, om den anställde tidigare har använt en Visma-produkt (till exempel genom ett annat företag som använder Transpa, eller annan visma-produkt för tidrapportering eller lönehantering), kommer de automatiskt att visas med en grön bock vid "Connect-status", när deras konto aktiveras i personkortet, eftersom de redan är anslutna till Visma Connect. Anställda ska då använda samma inloggningsuppgifter som tidigare, för alla Visma-produkter, vilket möjliggör en centraliserad inloggning. Skulle den anställde av någon anledning inte komma ihåg sitt lösenord klickar hen på "glömt lösenord" vid inloggning. Ett återställningsmejl kommer då att skickas till anställds mejl. Där lösenordet kan återställas. Notera att lösenordet då ändras för samtliga visma-produkter som man är ansluten till.          Jag är både systemanvändare och tidrapporterande anställd, kan jag ange/använda samma e-postadress för båda dessa användare?  Ja, du kan använda samma e-postadress för båda rollerna. Du kommer enkelt kunna växla mellan administrativt arbete och tidrapportering med hjälp av en särskild symbol, som visas i din systemanvändarvy, se bild nedan        Vid inloggat läge i tidrapportering växlar du tillbaka till systemanvändare genom knappen nedan  Här finns mer att läsa om funktionen som rör att växla mellan användare     Anställd behöver tillgång till flera företag i olika databaser, hur hanteras detta? Om era företag är placerade på separata databaser, kan de anställda använda samma e-postadress för samtliga företag. Vid inloggning presenteras en företagsvälljare där den anställde väljer vilken databas de ska tidrapporter för.              Anställd behöver tillgång till flera företag i samma databaser, hur hanteras detta? Om era företag delar samma databas, behöver e-postadresserna modifieras för att särskilja dem. Ett enkelt sätt är att addera ett "+" och, förslagsvis, företagets namn. Detta hjälper de anställda att komma ihåg vilken adress som hör till vilket företag. Företag 1:[email protected] Företag 2: [email protected] Företag 3: [email protected]  Det finns också möjligheten att de anställda anger olika e-postadresser för varje företag/databas. OBS! Detta innebär att den anställde själv måste hålla reda på vilken adress som är registrerad med vilket företag. Den angivna e-postadressen i formuläret är inkorrekt, kan man korrigera denna? Detta fält är redigerbart och går alldeles utmärkt att korrigera.  Kan man redigera för- och/eller efternamn i formuläret? Absolut, det är bara att redigera så att ditt namn stämmer  Detta är lite nytt för oss, vi känner en tidspress att administrera detta som systemanvändare. Vi är osäkra på om våra e-postadresser till de anställda verkligen är helt uppdaterade sedan vi registrerade dessa. Hur ska vi gå till väga? Helt förståeligt och ingen fara. Nöj er då med att gå ut med information till era anställda att en förändring av Transpas inloggning sker inom kort där e-postadress är det nya sättet. Ni systemanvändare behöver inte ombesörja någon uppdatering av register och bjuda in, utan era anställda kommer slussas in med korrekta e-postadresser i den automatiska processen i steg 3.   Den anställde har e-postadress angiven, men kan inte logga in. I överblicken syns klockan.  Den anställde har ej aktiverat sitt konto via länken i välkomstmejlet inom 24h. Välj redigera på pennan och skicka om välkomstmejl.     Finns det några systemkrav för att tidrapporter i Transpa? Vi garanterar funktionalitet vid användande av följande miljöer: iOS version 15 och senare Safari version 15 och senare Android, de senaste två versionerna Google Chrome, de senaste två versionerna Firefox, de senaste två versionerna Firefox ESR Microsoft Edge, de senaste två versionerna Bifogat i denna artikel finns en manual för inloggning med Connect, som med fördel kan distribueras till personalen.   Manualen innehåller följande guider: Hur skapas ett nytt lösenord? Hur ändras ett lösenord? Hur ändras en e-postadress? Glömt lösenord?      

Först en förklaring i text och längst ned i artikeln finns även film som förklarar funktionen.   Kostnadsfördelning Många transportföretag vill föra ner samtliga kostnadsposter till fordonsnivån. Det gäller även lönekostnaden som är en stor kostnadspost i resultaträkningen. Denna fördelning utförs oftast helt manuellt. Transpa erbjuder dock möjligheten att automatiskt fördela hela lönekostnaden till de fordon de skall belasta.    Grunden för fördelningen är det fordon som är angivet på en tidrapport. Det samma gäller även all typ av frånvaro. Här kan man välja om det är fordonet man skulle ha använt som ska registreras, eller om man gör som många andra, skapar ett fiktivt fordon, typ "Frånvaro" och samlar kostnaden här. Se gärna till att välja att val av fordon är tvingande i tidrapport och frånvaro, för att vara helt säker på att få allting korrekt registrerat. Detta görs under Verktyg - Inställningar - Kommunikation.   Bocka i "Fordonsnummer är obligatoriskt vid tid- och frånvarorapportering och det gäller både chaufförer och systemanvändare"   Det är i samband med överföring av löneunderlag som Transpa fördelar alla löneposter så att kostnaden delas upp på de fordon som är berörda.   Exempel Nils Andersson har under en månad arbetat 180 tim. Av dessa har han suttit i fordon 1 i 100 tim och i fordon 2 i 80 tim. Han har arbetat övertid under ett arbetspass då han satt i fordon 2. Vid löneöverföringen kommer det att skapas 2 poster för månadslön, en post som avser 55 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 1 samt en post som avser 45 % av månadslönen och som märks med resultatenheten för fordon 2. Dessutom får han en 1 lönepost som avser övertiden, hela posten märks med resultatenheten för fordon 2. Du väljer själv om du vill att kostnadsfördelningen skall ske per fordon (antingen registreringsnummer eller internnummer) eller per kostnadsställe.   För vissa löneprogram finns det även stöd för att fördela på bägge nivåer. Då fördelas kostnaden dels på det fordon som användes och dels på det kostnadsställe som fordonet tillhör.   Kom igång Öppna fordonsregistret i Transpa. Se till att alla fordon är registrerade. Vill du använda kostnadsställe registreras även det här.   Gå till Verktyg - Inställningar - Löneberäkning för att ställa in hur du vill att kostnaden skall fördelas och på vilket sätt. Ta reda på hur ditt löneprogram är inställt och välj på samma sätt, för att värden ska hamna på rätt ställe i överföringsfilen.   OBS: Du kan inte ha samma konteringsdimension för fordon som för fordonets kostnadsställe. Har du t ex resultatenhet för fordon får du välja något annat för kostnadsställe. Vi rekommenderar att du sedan testar med att exportera en lönefil från TransPA och importera i ditt lönesystem, för att se till att konteringsdimensionen matchar med det som är registrerat i löneprogrammet.    För att se vad som är möjligt beroende på vilket löneprogram ni använder, läs i avsnittet inställningar för export av löner.   Numera finns även möjlighet att låta ett fordon ha olika kostnadsställen vid olika tillfällen, inte nödvändigtvis det som står i fordonsregistret. Till exempel kanske ett fordon lånas ut och ska tillfälligt belasta ett annat kostnadsställe, och vill man ha möjligheten att ha även den kostnadsfördelningen korrekt, så får man ändra en inställning i Transpa. Den hittar du under Verktyg - Inställningar - Tidrapportering.   Normalt är Hämta kostnadsställe från fordonsregistret markerad och Visa kostnadsställe inte markerad, så om du klickar i Visa kostnadsställe kommer en extra ruta dyka upp på alla ställen i Transpa där du väljer fordon (se nedan). Det vill säga, för alla pass, tidrapporter, frånvaro, för både förare och administratörer, finns det nu möjlighet att ändra kostnadsställe från det som föreslås från fordonsregistret. Här är man antingen välja ett annat kostnadsställe från en lista, eller om man redan vet vad det är, skriva det direkt, innan man sparar. Vill man se effekten av kostnadsfördelningen mellan de olika kostnadsställena ser man det lättast genom att visa rapporten Tidstransaktioner.   Observera att om ni väljer att förändra ert kostnadsställe, antingen för ett fordon i fordonsregistret, i en passmall i ett schema, eller för ett pass i kalendern, slår inte detta igenom förrän efter att du har gjort någon typ av uppdatering, som t ex att sätta fordonet igen i din tidrapport och/eller rulla ut schema på nytt eller lägga om en frånvaro. Vårt syfte här är att du själv ska kunna påverka om du vill förändra något i det förflutna eller ej. I grunden är alltså tidrapporterna förarna har gjort baserade på det kostnadsställe som fordonet tillhörde vid tillfället då de tidrapporterade.    Beroende på vilken löneart, fördelas kostnaderna lite olika. Här följer en lista hur TransPA fördelar: Kostnadsfördelning per löneart  

I menyn Verktyg - Inställningar - Löneberäkning under kategorin Export anger ni till vilket lönesystem ni vill överföra lönefilen till.  ' OBS! Vi rekommenderar att ni köper till en lönematchning för att få allt rätt inställt mellan systemen, samt bäst funktion och support. Vi kan lönematcha mot Visma, Hogia och Kontek lönesystem.   Inställningar för konteringsdimension används i de tillfällen ni vill exportera över information till löneprogrammet för kostnadsfördelning per fordon utifrån fordonsregistret.  Beroende på vilket lönesystem ni använder så skapas det upp olika filformat, och konteringsdimension kan vara olika inställt beroende på vilket lönesystem ni använder t. ex. kostnadsfördela på två olika saker samtidigt. I denna artikel kan ni läsa om Resultat och kostnadsuppföljning.   Här nedan är en kort beskrivning för de lönesystem vi har stöd för.     Visma 300/600 Skapas en fil upp, lönefilen är av typen TLU. Klarar av kostnadsfördelning Resultatenhet och Projekt.   Hogia Lön+ Skapas två filer upp, lönefilen är av typen WLI och personalfilen av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har.   Hogia Transportlön Skapas två filer upp, lönefilen är av typen WLI och personalfilen av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning Resultatenhet och Projekt.   Kontek Skapas tre filer upp, lönefil, personalfil och schemafil är av typen XML. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har. Resultatenhet i TransPA motsvarar kostnadsställe i Kontek.  Kostnadsbärare i TransPA motsvarar nivå 4 i Kontek. Projekt i TransPA motsvarar objekt i Kontek.   AGDA Skapas tre filer upp, lönefilen är av typen WLI, personalfil och schemafil är av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning Resultatenhet och Projekt.   Crona Lön Skapas två filer upp lönefilen är av typen CIE och personalfilen av typen TXT. Klarar av kostnadsfördelning på alla varianter TransPA har.   Vilka filer ska läsas in när vi importerar TransPAs filer vid lönekörning i vårt löneprogram? Även om TransPA skapar upp flera filer i olika fall som ni läser om här ovan, så läser man generellt sett inte in anställdafilen vid en lönekörning.   När import sker vid lönekörning är det endast lönefilen som ni läser in och eventuellt en schemafil.   Skulle ni ha ett helt tomt löneprogram som saknar anställda och många anställda uppskapade i TransPA så kan ni läsa in personalfilen och sedan fortsätta addera saknad information manuellt i löneprogrammet.  

Löneartsregistret är ett centralt register som används i själva löneexporten till löneprogrammet som ni hittar under Register-Lönearter.   Här finns ett register av standardlönearter upplagda. Man kan även lägga till egna lönearter utifrån ert företags förutsättningar.  Det är löneartsnummer som exporteras och som därför måste matchas med upplagda lönearter i löneprogrammet.  OBS! Vi rekommenderar att boka in en lönematchning för att få allt rätt inställt mellan systemen, samt bästa funktion och support. Vi kan lönematcha mot Visma, Hogia, Kontek. I denna artikel kan ni läsa om inställningar för export av löner.   Lönearterna i registret är sorterade efter avtalsområde, i dagsläget för Tjänstemannaavtalet och Övriga avtal (Transportavtalet, Bussbranschavtalet, Maskinföraravtalet).    I Verktygsfältet finns det olika symboler nedan kommer en förklaring till hur knapparna fungerar.     Med denna symbol kan du växla mellan aktiva och inaktiva lönearter. Om du slutar använda en löneart kan det vara bra att sätta den som inaktiv, för att slippa se den, men ändå möjlighet att ta fram statistik om den i framtiden.     För att se att alla lönearter i Transpa är desamma som i löneprogrammet, kan det vara bra att exportera en excelfil, eventuellt för att skriva ut. Samma sak kan även göras från Analyser - Rapporter - Register - Lönearter      Med denna knapp kan du filtrera på t ex ett sökord, för att hitta den löneart du är ute efter. Om du till exempel vill hitta alla lönearter som börjar på 5, kan du skriva en 5:a i rutan för löneartsnummer, och på den blå trattsymbolen intill, välja Börjar med.      Här placerar du sorteringsordningen, genom att dra och släppa kolumnrubriken. Klicka på krysset om du vill ta bort en sortering.   Om ni vill lägga till en ny löneart klicka på + Lägg till löneart. Skriv sedan in benämning på lönearten och löneartsnummer som ni  har i ert lönesystem. Tänk på att det är löneartsnumret som exporteras, inte namnet, så var noggrann med vilken löneart du väljer. I Transpas löneberäkning kan allt se korrekt ut, men kan bli fel i ditt löneprogram för att du har använt ett löneartsnummer som används till annat.   På varje löneart har ni möjlighet att själva välja vad som skall exporteras över till löneprogrammet. Antal, a-pris, belopp, datum eller att lönearten inte ska exporteras alls. Vill ni inte att datum ska exporteras över på en viss löneart kan ni bocka ur inställningen ”Exportera datum” t ex vid släpande månadslön. Klicka på "pennan" bredvid lönarten för att redigera, klicka ur exportera datum klicka sedan på spara.    

Språket som visas i Transpa är baserat på språkinställningarna i din webbläsare. I Transpa har vi stöd för svenska, engelska, norska och danska. Har du fått fel språk i Transpa eller vill ändra språket?   Dessa instruktioner hjälper dig att byta till svenska i både Google Chrome och Microsoft Edge, vilket också ändrar språket för Transpa eftersom visningsspråket baseras på webbläsarens inställningar.   Google Chrome För att ändra språket i Google Chrome till svenska, följ dessa steg:   Öppna Google Chrome och klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet för att öppna menyn. Välj "Inställningar" från menyn. Scrolla ner och klicka på "Avancerat" för att visa fler alternativ. Under "Språk", klicka på "Språk" för att expandera alternativet. Klicka på "Lägg till språk", välj "Svenska" från listan och klicka på "Lägg till". Efter att du har lagt till svenska, klicka på de tre prickarna bredvid "Svenska" och välj "Flytta till toppen". Starta om Chrome för att ändringarna ska börja gälla.     Microsoft Edge För att ändra språket i Microsoft Edge till svenska, följer du dessa steg:   Öppna Microsoft Edge och klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet. Välj "Inställningar" från menyn. Klicka på "Språk" i den vänstra panelen. Klicka på "Lägg till språk" och sök efter "Svenska", välj det och klicka "Lägg till". När "Svenska" har lagts till, klicka på de tre prickarna bredvid "Svenska" och välj "Visa Microsoft Edge på detta språk". Starta om Edge för att språkändringen ska träda i kraft.        

Skulle ni önska bättre överblick när ni arbetar i Visma Transpa?  Ett lättanvänt men ändå kraftfullt knep är att duplicera flikar i din webbläsare, vilket kan effektivisera ditt arbete i Visma Transpa. I denna artikel visar vi hur du enkelt kan göra detta.    Exempel - Schemaläggning och Kalender När du skapar ett schema kan det vara mycket fördelaktigt att duplicera flikar, eftersom det möjliggör att du enkelt kan växla mellan Kalendervyn och Schemaläggningen med ett enda klick. När du har öppnat din kalendervy och vill göra justeringar i schemaläggningen, kan du enkelt högerklicka på fliken och välja "Duplicera". Detta ger dig två identiska flikar med samma information från början.   I den här situationen vill jag behålla kalendervyn öppen men samtidigt navigera till schemaläggningen för att förlänga mina scheman.   För att göra detta, går jag till menyn i den duplicerade fliken och väljer "Schemaläggning". Nu har jag båda vyerna öppna och kan enkelt växla mellan dem. På detta sätt kan jag hålla koll på scheman i kalendern och direkt justera dem i schemaläggningen utan avbrott. Nu har jag båda vyerna öppna och kan enkelt växla mellan dem. På detta sätt kan jag hålla koll på scheman i kalendern och direkt justera dem i schemaläggningen utan avbrott.   Kom ihåg att uppdatera kalenderfliken efter att du har gjort ändringar, som till exempel när du har publicerat ett nytt schema.   Bra att tänka på!  När du arbetar med flera öppna flikar, se till att regelbundet uppdatera dem för att säkerställa att du alltid har den senaste informationen. Annars riskerar du att göra felaktigheter genom att arbeta med föråldrad information.  

Om du upplever problem med inloggning till TransPA eller stöter på andra driftstörningar som hindrar arbetet i programmet, rekommenderar vi att du först kollar status.visma.com för eventuella kända fel eller planerade driftstopp som kan påverka tjänsten. Om du inte hittar något känd problem relaterat till ditt ärende och vår support är stängd, kan du använda vårt alltid bemannade support nummer. Supporten är tillgänglig från kl. 16:30 till 08:00 på vardagar och dygnet runt under helger och helgdagar. Observera att denna support är engelskspråkig och är avsedd för systemkritiska ärenden som driftstopp. Telefonnumret att kontakta är: +46 40 688 76 69. Vid allvarliga problem kan supporten eskalera ärendet vidare till vår utvecklingsavdelning.  

Hurra för vår supersmarta AI-assistent som nu fyller 1år.! 🎈🎂🎉     Endast ett år gammal men redan på väg att bli minst lika klok som en bok! Vi följer dess utveckling och ser att den hela tiden lär sig mer och mer! Vi följer dess svar till er noggrant och hjälper den då det behövs. Vi ser väldigt fin utveckling - i flera perioder har den så hög svarsfrekvens som 70% där ni kunder inte anser sig behöva mer stöd än den gav - innan vi människor ens hunnit läsa frågan(!) 😅🙌   - Varför vänta på en ledig medarbetare? Prova gärna snabbast möjliga väg först - klicka på boten nere till höger på vår startsida      Vi ChatGPT integrerad i vår Chat vilket betyder   Du kan ställa frågor om TransPA, men testa den gärna på andra frågor också        Kom ihåg att TransBot inte kan svara på frågor relaterad till din data i TransPA eller andra kundspecifika frågor.   Om du istället vill chatta med en mänsklig medarbetare kan du skriva det, och då skickas ärendet vidare till en agent.   Den här ikonen     visas när boten har svarat. Skulle något se konstigt eller felaktigt ut är det bara att be att få bli skickad till en agent.