Användartips för Visma.net ERP

I denna artikeln visar vi vilka rapporter och förfrågningar som kan använda en budgethuvudbok.

Det är inte möjligt att radera en frisläppt budget så hur ska man då radera den?

Klicka här för att se en översikt över budget.   För att ändra i en godkänd budget går du till Budget (GL302010). Du kommer du in i bilden nedanför.   Välj önskad Huvudbok Välj det Räkneskapsår du önskar att ändra för Ändra på beloppet   Som du ser till vänster i bilden är dessa poster Frisläppta, det vill säga godkända. När en linje är godkänd är det endast möjligt att ändra på beloppet och fördela detta. Om en linje däremot inte är ikryssad under Frisläppt kan du radera eller göra alla andra ändringar på denna linjen.   Om du använder dig av en hierarki som är satt upp i Budgetkonfiguration (GL205000) är det möjligt att du inte får radera en Ej frisläppt linje på grund av att den finns med i konfigurationen. Då måste du radera kontot ifrån konfigurationen och sedan läsa i din budget på nytt genom att klicka på Hantera budget i Budget (GL302010).

Tryck här för att se en översikt över budget.   För att en budget ska bli lagrad i den valda huvudboken måste den godkännas. När en budget är godkänd och därmed sparad i huvudboken så blir talen tillgängliga i rapporter och förfrågningar.    För att godkänna en budget, gå till Frisläpp budget (GL505510).     Markera de linjer du önskar godkänna och sedan Frisläpp. Ska du godkänna en hel budget kan du klicka på Frisläpp alla.   OBS! Det är inte möjligt att radera linjer från en budget som är godkänd och därmed lagrad i huvudboken. 

Tryck här för att se en översikt över budget.   Denna artikeln går igenom hur du kan fördela i Budget (GL302010) när det är satt upp en budgethierarki. Du hittar mer information kring budgethierarki i denna artikeln.   Budgethierarki med en nivå   Jag har konfigurerat en hierarki som du ser i bilden nedan. Här finns grupperna Intäkter, Kostnader och Andra kostnader. Grupperna består av ett urval av olika konton. Det är endast definerat att koddel 0 ska användas.   Efter att man har konfigurerat hierarkin måste man konvertera budget till att använda denna, mer om detta i denna artikeln. Nedan ser du hur det ser ut efter en budget har konfigurerats.   Efter att du har lagt in Totalbelopp på varje linje ska detta fördelas, detta gör du genom att klicka på Fördela.     Du får då upp en dialogbox. Nedan finns information om vad de olika valen innebär. Inget val gjort - Jämnt över Väljer du detta kommer den markerade linjen att bli fördelad jämnt över alla perioder.   Används i alla poster för den här huvudposten - Jämnt över Alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade över alla perioder.   Använd i delposter - Jämnt över Samma som ovan, alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade.

Klicka här för att komma till en översikt över budget.   Denna artikeln går igenom hur du fördelar i en budget när det inte är satt upp en budgethierarki.   För att fördela måste du först skapa en budget. Gå till Budget (GL302010) och välj önskad Huvudbok och Räkneskapsår. Lägg sedan till en linje och lägg in ett Totalbelopp. Klicka sedan på Fördela.       Efter att du har klickat på Fördela så får du fram en dialogruta. Här har du ett antal val.  Inget val gjort - Jämnt över Väljer du detta kommer den markerade linjen att bli fördelad jämnt över alla perioder.   Används i alla poster för den här huvudposten - Jämnt över Alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade över alla perioder.   Använd i delposter - Jämnt över Samma som ovan, alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade

Klicka här för att komma till en översikt över budget.   I denna artikeln visar vi hur man aktiverar en budgethierarki efter denna är konfigurerad i Visma.net Financials. Hierarkin kommer att gälla för alla framtida budgetar som skapas i företaget.   Det ser ut enligt följande innan en hierarki har aktiverats:     För att aktivera en konfigurerad hierarki, gör följande:   Öppna Budget (GL302010) Klicka på Hantera Budget Välj Konvertera budget genom att använda aktuell budgetkonfiguration Klicka OK och OK igen Markera nu Trädvy för att få fram din hierarki. Då ska det se ut enligt nedan:       Trycker vi på till exempel gruppen Intäkter visas alla konton som har blivit placerade i den gruppen.

Tryck här för att se en översikt över budget.   I del 3.1 upprättade vi en budget för år 2019 utan gruppering. I denna delen upprättar vi en budget för 2020 där vi hämtar information från en annan huvudbok. Du kan hitta mer information gällande huvudböcker här. Det är endast möjligt att ha en budget per huvudbok. Önskar man att ha flera budgetar måste man alltså upprätta flera huvudböcker.   För att skapa en budget och hämta data från en annan huvudbok gör du följande: Gå till Budget (GL302010) Välj Önskad Huvudbok Välj det Räkneskapsår du ska upprätta en ny budget för Klicka på Läs in poster i förväg   Jag ska upprätta en ny budget för år 2020 som är baserad på min budget från år 2019. Fältet Multiplikator (%) kan du använda för att multiplicera beloppen. Jag lägger in 120 eftersom jag har en tillväxt på 20% detta året.     Eftersom jag endast har skapat en budget för ett par konton för förra året så behöver jag ej ställa in några inställningar i detta fönstret. Önskar du ett speciellt urval av konton kan du välja detta här.     Här väljer jag vad som ska hända om posterna redan finns i min budget.

I denna artikeln går vi igenom hur du upprättar en budget utan gruppering i Visma.net Financials. 

I Visma.net Financials finns det 4 stycken huvudböcker som standard. Det är alltså möjligt att föra in olika data i olika databaser. Hur detta används är upp till varje användare.

Ska man returnera en eller flera artiklar till en leverantör mot en kreditnota kan man göra så som det är beskrevet här. Man kan också göra likadant om man reverserar ett inköp (inleverans), men var uppmärksam på informationen under  avsnittet om redovisning.   Registrera retur Gå till Inleveranser (PO302000) Välj typ Retur     Välj Leverantör(den som du har köpt artikeln av) För att lägga till en artikel har du fyra val:   Klicka på + och lägg till artikeln manuellt.   Lägg till rad: detta är också manuellt, men ger dig en möjlighet att registrera med bland annat en streckkod. Lägg till Inköpsorder: lägger till en artiklar från ett inköp. Lägg till Inköpsorderrad: lägger till en specifik artikel från en inköpslinje.   Vi rekommenderar att välja en av de två sista valen. Genom att länka till ett inköp ser du historiken för ett returnerat inköp senare. Resten av denna artikeln går igenom valet Lägg till Inköpsorder. Klicka på Lägg till Inköpsorder Markera det aktuella inköpet Klicka på Lägg till och stäng Ta eventuellt bort krysset i rutan Parkerad Klicka på Frisläpp       På inköpet man har använt som ursprung ser du nu att det har lagts till en linjen under fliken Inleveranser av typen Retur. Notera också att Status på inköpet är Öppen. Om du önskar att stänga denna kan du klicka på Åtgärder - Fullför order. Då blir statusen Stängd. För att koppla returen till en ingående kreditnota har du två alternativ. Koppla existerande kreditnota till retur Gå in på den existerande kreditnotan (som inte är uppdaterad ännu) Radera existerande linjer på denna Klicka på Lägg till inleverans Välj returen du har upprättat Klicka på Frisläpp       Upprätta en kreditnota från returen manuellt Gå in på returen du har upprättat (i fönstret Inleveranser) Klicka på Åtgärder - Skapa faktura En kreditnota blir skapad. Klicka på Frisläpp på denna. Redovisning av kostpris Generellt så bokförs dokumentet på följande sätt:   Varumottagning av typen Retur: kredit lagerkonto och debet kostnadskonto. OBS! Returen använder orsakskoden som är satt i fältet Returnera orsakskod  i Inställningar inköpsorder (PO101000). Ingående kreditfaktura: debet leverantörsreskontro och kredit kostnadskonto. OBS! Vid koppling till en retur används samma kostnadskonto som på returen.   OBS! Var uppmärksam på att kostpris som finns på lagerdokumentet som returen skapar inte använder kostpriset från inleveransen till inköpet som kopplas. Kostpriset som används beror på lagervärdesmetoden som används på artikeln: Är lagervärdesmetoden FIFO används det äldsta kostpriset som är registrerat på artikeln. Är lagervärdesmetoden Genomsnitt används det genomsnittliga kostpriset för artikeln. För att se vilket kostpris som är använt på artikeln kan du klicka på Förfrågningar - Historisk lagertransaktion. Lagerändring (IN302000) öppnas då med lagerdokumentet till returen.  Logiken bakom detta är att man inte returnerar ett specifikt exemplar av en artikel. Om man har tio bollar i en korg, och returnerar en av dessa, är det inte en specifik kostnad som returneras. Systemet använder då FIFO-principen för att bokföra kostnaden av returneringen. OBS! Använder du lagervärdesmetod Specifik och en parti/serienummer profil som använder batch eller serienummer så kommer kostpriset på returen reflektera kostpriset på mottaget som kopplas. På rapporten Historisk lagervärdering (IN61700S) kan man se vilket kostpris som är använt för returen. Här måste du välja Ange Lager-ID i fältet Format och ange ett artikelnummer i fältet Artikelnummer.  

I denna artikeln tittar vi på hur du kan skapa en budgethierarki i Visma.net Financials. I exemplet skapar vi en hierarki med grupperna intäkter, kostnader och andra kostnader. Hierarkin kommer att gälla för alla budgetar som skapas i företaget. Du skapar en konfiguration i Budgetkonfiguration (GL205000).   Det ser ut enligt nedan före man har skapat en hierarki:     Vi börjar med att skapa gruppen Intäkter enligt nedan: Klicka på + Kryssa i rutan under Huvudpost Lägg in en beskrivelse för gruppen   Det är möjligt att definera ett filter för vilka konton som ska finnas med i gruppen. Detta gör man genom att lägga in ett Kontofilter och Koddelsfilter.   Klicka på Spara och du ser hur första gruppen har blivit upprättad.   Klicka på gruppen Intäkter som har skapat och sedan Läs in konton i förväg. Kontrollera så att korrekt konton dyker upp i rutan och klicka sedan på OK. Nu ser du alla konton som ligger med i gruppen och du kan klicka på Spara. Du kan nu göra på samma sätt för att upprätta grupper för Kostnader och Andra kostnader. Du väljer bara korrekt konton som ska vara med i gruppen.

Periodiseringar i Visma.net ERP kan hanteras både för intäkter och kostnader. Och självklart är det möjligt att automatisera hela processen.

Budgetering är en prognos av förväntade intäkter och kostnader för en specifik period, till exempel ett räkneskapsår. 

Det händer att kunder returnerar en artikel. Denna artikeln beskriver hur du kan kan hanterar detta genom egna ordertyper i Visma.net.  OBS! Vi rekommenderar att fakturan för den ursprungliga försäljningen är bokförd före du gör detta.   Artikeln går igenom 3 olika scenarion: Kunden returnerar en artikel och får en kreditnota. Kunden returnerar en artikel och får en ny, likadan artikel.  Kunden returnerar en artikel och får en ny artikel (samma eller en annan artikel) och måste i tillägg betala extra för den nya artikeln, t.ex frakt. I våra exempel är det endast en linje som returneras, men detta kan göras med flera linjer samtidigt.   Returordrarna registreras i samma fönster som den ursprungliga ordern, fönstret Order (SO301000). Retur mot kreditnota När du registrerar en retur mot en kreditnota kan du använda två olika ordertyper: RC: Detta är i princip en motsatt försäljningsorder, med inleverans och kreditnota istället för utleverans och faktura. CM: Här är det samma logik, men mottaget upprättas automatiskt, du kan läsa mer om detta här.     I denna artikeln går vi igenom typen RC. 1. Välj ordertyp RC. 2. Välj den aktuella kunden. 3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera linjen som ska returneras. Du kan också registrera artikeln manuellt, men vi rekommenderar att göra det via fakturan. 4. Klicka på Lägg till och stäng längst ner till höger.   5. Välj Åtgärder - Skapa inleverans. En leverans upprättas med typen Inleverans. Detta är alltså ett mottag där artikeln kommer in på lagret.   OBS! Som standard kommer inleveransen in på lagerställe 2 som är inte tillgängligt för försäljning som standard. Detta kan eventuellt ändras i Lagerställen (IN204000). 6. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans.  Returordren har nu Status: Slutförd. 7. Välj Åtgärder - Förbered faktura. En faktura upprättas med typ Kreditfaktura. Under fliken Leveranser på försäljningsordern ser du leveransen som på en vanlig försäljningsorder. Klickar du på dokumentet i kolumnen Ref. nr. lager öppnas själva lagerdokumentet. Detta är också ett lageruttag som på en försäljningsorder, men Typ är satt till Kreditnota.   På det sättet kan du se att detta handlar om en retur till en kund.   Retur mot en ny artikel Vid retur mot en ny artikeln registreras först den ursprungliga artikeln in på lagret. Därefter registreras en ny artikel ut från lagret. Det är alltså ingen faktura eller kreditnota som används.  1. Välj ordertyp RR. 2. Välj den aktuella kunden. 3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera de linjer som ska returneras. Vi rekommenderar även här att du utgår ifrån fakturan och ej registrerar artikeln manuellt. 4. Välj Åtgärder - Upprätta inleverans. En leverans upprättas av typen Inleverans. Detta är ett mottag där artikeln kommer in på lagret. 5. Välj Åtgärder - Bekräfta inleverans. 6. Välj Åtgärder - Uppdatera lager (detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)).   7. Gå tillbaka till försäljningsordern. Nu är det upprättats en ny linje eftersom att på förstalinjen var det ikryssat Autoskapa ärende. Notera att den mottagna linjen står med Inleverans i kolumnen Behandling, medans den nya linjen står med Ärende i samma kolumn. Den nya linjen innehåller samma artikel, men samma antal och pris.   8. Välj Åtgärder - Skapa utleverans. En utleverans upprättas med typen Leverans. Detta är alltså en helt vanlig leverans till kunden. 9. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans. 10. Välj Åtgärder - Uppdatera lager (detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)). 11. Gå tillbaka till försäljningsorder. Under fliken Utleverans ligger det nu två linjer. Klickar du på numret i kolumnen Lager. ref. nr öppnas själva lagerdokumentet. Båda dokumenten är Leverans (som på försäljningsordern), men på den första linjen är det Typ: Retur, och på den andra Typ: Lageruttag.   Returordern har nu Status: Slutförd.   Retur mot ny artikel och en extrafaktura 1. Välj ordertyp RM. 2. Välj den aktuella kunden. 3. Klicka på Lägg till faktura, välj fakturan och markera de linjer som ska returneras. Vi rekommenderar även här att du utgår ifrån fakturan och ej registrerar artikeln manuellt. 4. Ta bort krysset för Autoskapa ärende på linjen som blir tillagd från fakturan. 5. Lägg till en ny linje med artikeln som kunden ska ha istället. Detta kan alltså vara en annan artikel än den som blir returnerad med ett helt annat pris. Den nya linjen blir automatiskt satt till Åtgärd: Ärende. Detta markerar att denna ska levereras ut till kunden.   6. Lägg till eventuella tillägg som t.ex fraktkostnad. 7. Välj Åtgärder - Skapa inleverans. En leverans upprättas med typen Leverans och Åtgärd: Inleverans för att registrera mottag av den ursprungliga artikeln.  8. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans. 9. Välj Åtgärder - Uppdatera lager(detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)). 10. Gå tillbaka till försäljningsordern. 11. Välj Åtgärder - Upprätta utleverans. En leverans upprättas med typen Leverans och Åtgärd: Ärende för att registrera utleveransen till kunden. 12. Välj Åtgärder - Bekräfta utleverans. 13. Välj Åtgärder - Uppdatera lager(detta behövs ej göras om inställningen Uppdatera lagerstället automatiskt när leveransen är bekräftad är ikryssat i Försäljningsordrar (SO101000)).   Returordern har nu Status: Fullförd.   14. Gå tillbaka till försäljningsordern. 15. Välj Åtgärder - Förbered faktura. En faktura med differansen mellan in- och uttaget blir upprättat. I detta tillfället är mottaget 200, uttaget 500 och differansen är då 300. På fakturan kan kunden se vad som är grunden för detta i form av en plus och minuslinje.   OBS! Det är möjligt att upprätta en kreditnota från mottaget, och en faktura från leveransen. Då får man en separat kreditnota på 200 kr och en separat faktura på 500 kr (istället för en faktura på 300 kr).   Bokföring av kostpris OBS! Lagerdokumentet till returordern använder  inte samma kostpris som i den ursprungliga försäljningen. Kostpriset som används beror på vilka inställningar som är satta för kostpris i systemet.   På Lagerställen (IN204000) har man olika val för vilken kostnad som ska användas vid retur till lagerstället. Programmet har egna fält för artiklar som använder lagervärdesmetoden Genomsnitt, och varor som använder  FIFO. Har artikeln lagervärdesmetoden Genomsnitt används fältet Gj. sn. Standard returkostnader. Har artikeln lagervärdesmetoden FIFO används fältet FIFO standard returkostnader. För dessa två har man följande val: Genomsnitt - Använder det genomsnittliga kostpriset baserat på vad som är på lagret vid den aktuella tidspunkten. Sista - Använder det sista kostpriset som är mottagit på lagret(alltså det nyaste).   För att se vilket kostpris som har använts kan du skriva ut rapporten Historisk lagervärdering (IN61700S). Här måste du i fältet Format välja Ange lager-ID,och ange artikelnummer i fältet Artikelnummer.   Här se du vilket kostpris som har blivit använt vid ett specifikt varuuttag.

Modulen Lager har egna rapporter för lagervärdering, bland annat Lagervärdering. En del användare kan uppleva att denna visar andra siffror än lagerkontona (vanligtvis 1460) i samma period. I denna artikeln går vi igenom den vanligaste orsaken till detta. Artikeln visar hur det kan identifieras och lösas.   1. Öppna rapporten Historisk Lagervärderingsöversikt (IN61800S) Klicka på Kör rapport. I det här fallet tittar vi på period 05-2019.   Rapporten visar utgående lagervärde I logistikmodulen för period 05-2019. 2. Gå till Kontoutdrag (GL404000) och välj samma från period 01-2019 och till period 05-2019. 3. Välj lagerkonto 1410.   Utgående saldo är 60.000 kr. Det borde varit 75.000 kr.   Skillnaden mellan Historisk lagervärderingsöversikt (IN61800S) och Kontoutdrag (GL404000) beror på att IN61800S visar lagervärde i lagermodulen medan GL404000 visar vad som är bokfört lagervärde. I bilden ovan, buntnummer 100001, har ”någon” direktbokat på lagerkontot vilket man inte ska göra. Buntnummer 100001 bör vändas.   4. Klicka på buntnumret.   5. I det nya fönstret, välj Åtgärder - Reversera bunt.     6. Frisläpp bunten. 7. Kör rapporten Kontoutdrag igen. Nu har vi rätt utgående saldo på konto 1410.

När du registrerar en ingående faktura kan du själv bestämma om denna ska registreras som netto- eller bruttobelopp på fakturalinjerna.   På bilden nedan är en faktura registrerad med bruttobelopp:     Öppnar vi leverantören och väljer fliken Inköpsinställningar så ser vi att i fältet Momsberäkningsmetod är det valt Brutto.     Ändras denna till Netto är det nettobeloppet som registreras på fakturalinjen. Denna information ligger också på Leverantörsklassen. Vid skapande av en ny leverantör kopieras det som ligger på Leverantörsklassen in som förslag, men det går att ändra på leverantören i efterhand.   Du har också möjlighet att ändra på denna inställning per enskild faktura. Du gör detta under fliken Redovisningsdetaljer.  

För att kunna skicka en faktura till Approval måste det finnas en bilaga på faktura i Visma.net Financials.     Klicka på Lägg till bilaga och välj sedan önskat dokument som ska skickas med till Approval.   Det är först när det finns en bilaga kopplad till fakturan som man kan klicka på knappen Skicka för godkännande.

I Visma.net Approval har du möjlighet att lägga in en kommentar när du godkänner ett dokument. En vanlig fråga som support tar emot är var i Visma.net Financials du har möjlighet att se dessa kommentarer.   Fönstret Dokumenthistorik från Approval(AP40104S) visar denna kommentaren. Men då måste du veta vilket verifikat du ska titta på.     Önskar du en samlad översikt över fakturor som är godkända i Approval där det finns en kommentar, kan du använda fönstret Frisläpp fakturor(AP501000). Detta kan vara nyttigt om du önskat att gå igenom alla fakturor som har blivit godkända i Approval och eventuellt göra ändrar innan de frisläpps.     I kolumnen “Kommentar” visas kommentaren du har lagt in. Du kan också göra ett urval på endast de fakturorna som är godkända.   Observera att detta fönstret kan endast användas om man inte frisläpper godkända fakturor automatiskt.