Användartips för Visma.net ERP

När fakturor kommer in till Visma.net Financials från Autoinvoice har man möjlighet att bokföra dem automatiskt.   Om ni får en faktura från en leverantör som inte är registrerad i systemet, kommer fakturan att få status Blockerad. Anledningen till detta är att fakturan har inte blivit matchad till någon leverantör.     Om du därefter skapar leverantören (t.ex. Via skapa leverantör) och sedan behandlar fakturan, kom ihåg att systemet inte tar hänsyn till valet på Matcha lagervara under fakturaimport på leverantören. Det är för att systemet läser inställningen då fakturan kommer in i fakturainkorgen.   Om leverantören inte skapas, postas fakturan in baserat på skattekod i stället. Om ni ofta har nya leverantörer i fakturainkorgen och får inget match i systemet, rekommenderar vi att ni väljer Skapa fakturor med en egen rad för varje momssats i stället. Inställningen läses endast när fakturan är hanterad och låter systemet att använda kostnadskontot på leverantören.              

Om en inkommande/utgående betalning inte kan matchas mot en faktura i systemet, kommer IBAN informationen från kunden/leverantören att användas vid matchning. Denna funktion är aktiverad/avaktiverad genom att markera Matcha mot bankkonton efter matchning av fakturor under fliken Matchningsinställningar under Bank/likvidhantering (CA101000).

I denna artikel går vi igenom vad som är best practice gällande formulär i Visma.net ERP.   Om inställningarna för formulär inte är korrekta i Visma.net ERP kan det vara så att standard rapporterna som ligger i programmet används. Dessa är inte uppdaterade och det är inte tänkt att använda dessa.   I systemet finns det inställningar för formulär på 3 olika nivåer som följer en hierarki: Entitet: Specifikt för den kund/leverantör som det är inställt på. Klass: Applicerat på alla kunder/leverantörer som har samma klass. Modul: Övergripande för alla kunder/leverantörer som inte har ändrat på inställningarna.   På Kunder (AR303000) under fliken Utskicksinställningar.     På Kundklasser (AR201000) under fliken Utskicksinställningar.     På Kundreskontra (AR101000) under fliken Rapporteringsinställningar.     Liknande inställningar finns för de flesta andra moduler (T.ex Leverantörsreskontra, Projekt, mm).   Om du inte har ett specifikt behov är det generellt bäst att inte ändra på inställningarna.    I detta exempel vill kunden ha formulär AR.64.11.8S (Faktura, svensk adress till höger) på sina fakturor.   Detta bör då ändras under kund specifika inställningarna och inte i Kundreskontran (standard AR.64.10.00) för att inte påverka andra kunder.    

Vi har flera kunder med leverantörer som jobbar med flera valutor. En orsak till detta kan vara att man har leverantörer utomlands, t.ex. Finska leverantörer kan skicka fakturor i EUR och norska leverantörer i NOK.   Hur skall man hantera detta i Visma.net ERP?   Valuta kopplas till leverantören, man har ett fält på leverantörer där man lägger in valutorna. Så hur skall man göra när man tar emot fakturor i olika valutor från leverantörer eller vad händer när man tar emot fakturor i olika valutor från leverantörer utomlands (t.ex. Fakturor i EUR och NOK)? Hur skall man styra från vilket bankkonto betalningen skall betalas ut från, baserat på vilken valuta fakturan kommer in i? På leverantören skall man registrera valutan som används vanligtvis. Första som skall göras är att tillåta ändring av valuta i Leverantörer (AP303000) under Meny - Leverantörsreskontra - Register. Ni kan också tillåta ändring av kurs om ni vill att det skall vara möjligt att redigera kursen som kommer in automatiskt. Dessa ger då möjligheten att registrera fakturor i annan valuta än denna som är standard på leverantören.     Önskar ni att valuta- och betalningskontot skall växlas automatiskt kan ni göra det genom att skapa en plats per valuta. I exemplet under har två platser skapats, en för EUR och en för SEK. Kom ihåg också att ändra på OCR-inställningarna för valutan så att allt går rätt.     Om man går in på EUR och går på Betalningar ser man betalningsinställningar. Man skall ha Utlandsbetalningar på Betalningsmetod och Bankkonto EUR som Likvidkonto.     Primärplatsen har Betalningsmetod 01 - Inhemska betalningar och  Betalningskonto 1930 (SEK konto).   Exempel: Då man registrerar en faktura, väljs betalningsinställningar automatiskt enligt plats som står på fakturan under Redovisningsdetaljer. I exemplet nedan ser vi  en faktura registrerad på Primärplatsen med betalningsmetod 01 och konto 1930.     Observera: Om du önskar att endast överstyra valuta, (och du inte behöver betala ut från olika bankkontonummer som är beroende av valuta) behöver du inte använda plats. Då räcker det med att aktivera Tillåt ändring av valuta.    

Med Attribut menas det egenskaper som ni kan lägga in på kunder, leverantörer eller varor för att kunna sortera, gruppera, skapa rapporter, information osv. Sätt upp egenskaper som behövs i ‘Attribut’ (ScreenId=CS205000).   Attribut-ID = Ange önskat namn / nr. på attributen Beskrivelse = Ange önskad beskrivning Kontrolltyp = Hur ni vill att attributen skall läggas in:   Text = text information Kombinationsruta = här kan du lägga till en lista över olika val som väljs med dropdown-lista Flervalskombination = Samma som kombination, men med möjlighet att välja flera samtidigt Kryssruta = Box för att kontrollera valet Datum/tid Inmatningsmask = Kombination med text, regel hur texten skall registreras Reguljärt uttryck = Regel för hur text skall fyllas i. När man använder kombinationsruta och flervals kombination, fyll i värdena nedan.     Kunder   Kundklasser (ScreenId=AR201000) Välj flik Attribut Välj attributen som skall användas på kundklassen Markera rutan obligatorisk om ni vill att fälten måste fyllas i Ni kan också lägga in att den används som standardvärde Kunder (ScreenID=AR303000) Fliken Attribut Här läggs värdena in på de olika attributerna Leverantörer Samma layout och användning som för kunder. Leverantörsklasser (ScreenID=AP201000) Leverantörer (ScreenID=AP303000)   Lagerförda och ej lagerförda artiklar Artikelklasser (ScreenID=201000) Välj Klass Välj Attribut Välj attributer som skall användas med artiklarna Välj obligatoriskt om fältet skall fyllas i Kan också läggas in som standardvärde I Ej lagerförda artiklar (ScreenID=IN202000) eller Lagerförda artiklar (ScreenID=IN202500) Fliken Attribut Här läggs in alla värden på olika attributer      

I denna artikel visar vi hur ni kan importera olika valutakurser till Visma.net Financials automatiskt. Vi går även igenom vanliga problem.   Det är möjligt i Visma.net Financials att få automatiskt uppdatering av valutakurser. Importen av valutakurser sker automatiskt på morgonen. Valutakurserna kommer via AutoPay från Danske Bank i Finland som i sin tur hämtar kurserna från Europeiska Centralbanken. Det är därför viktigt att Autopay är aktiverad på företaget i Admin.   Aktivering Gå in på Valutahantering (CM101000) under Meny - Valutahantering - Egenskaper - Valutahantering. Kryssa i inställningen Automatisk import av valutakurser. Ange också vilken valutakurstyp som skall uppdateras. SPOT är valutakurstypen som oftast används. OBS! Om man använder flera valutakurstyper måste de övriga importeras manuellt. Import av valutakurser är endast möjlig när basvalutan är SEK   Vanliga fel Import har inte körts Ibland händer det att importen inte har körts på ett tag.     Det första man bör kontrollera i detta tillfälle är om AutoPay är aktiverat i Admin. Om det inte är det, aktivera detta.   Det andra man kan göra är att deaktivera AutoPay för företaget i 5 minuter och sedan aktiverar det igen. Gå sedan in i Visma.net ERP och trigga en import genom att till exempel registrera en ny betalning.   Om det fortfarande inte har importeras efter detta ber vi er ta kontakt med er support för att få hjälp med att lösa det.

I denna artikel visas hur man ändrar språk i Visma.net Financials.   För att ändra språk gå till Mina Visma.net-uppgifter. Man kommer dit genom att trycka på sitt namn i högra hörnet.   Man kan också gå direkt till accountsettings.   Tryck på pennan för att kunna redigera uppgifterna     Välj önskat språk och tryck på Spara.  

Denna artikeln visar hur man reverserar en leverantörsfaktura och hur man skapar en kreditfaktura och matchar den mot leverantörsfakturan.    Gå till ‘Leverantörsfaktura’ (ScreenId=AP301000). Välj rätt faktura Välj ‘Åtgärder - Reversera' En Kreditfaktura har skapats. Skriv en beskrivning i fältet beskrivning Tryck på ‘Frisläpp’   Matcha kreditfaktura mot faktura   Gå in på ‘Leverantörsbetalningar’ (ScreenId=AP302000) och välj Typ - Kreditfaktura Välj rätt löpnummer Från betalningsrader med ‘+’ Välj faktura som ni vill matcha kreditfakturan med. Frisläpp  

I denna artikel går vi igenom hur man skickar e-post i Visma.net ERP. Hur man sätter upp e-postkonton i systemet förklarar vi här.   På så sätt kan man skicka ut orderbekräftelser, plocklistor, mm. När det gäller fakturor så rekommenderar vi dock att använda sig av AutoInvoice i stället.   Gå till t.ex. Meny - Order - Transaktioner - Försäljningsordrar (SO301000) Välj en order som du vill skicka via e-post. Tryck på Åtgärder - Skicka med e-post   Då kommer den upp i Väntande e-post (SM507000). Där kan man välja vilka e-post som ska skickas ut och trycka på Behandla eller skicka ut alla genom att trycka på Behandla alla   En annan möjlighet är att skicka ut e-post i Skicka och ta emot e-post (SM507010). Under Åtgärder väljer man om man vill skicka, hämta eller både skicka och hämta alla mail.     Alla e-post i Visma.net ERP hittar man under Alla e-postmeddelanden (CO409070). I olika flikar kan man se utgående, inkommande, misslyckade och arkiverade e-post.    

I vissa fall är det önskvärt att man kan reversera en matchning. En sådan situation kan vara t.ex. att en betalning har blivit matchad med fel faktura.   Processen att reversera matchningar är nästan lika för både kund- och leverantörsverifikat. Skillnaden är att leverantörsverifikat måste alltid ha en motpost när man sparar. Det går alltså inte lämna verifikatet Öppet som det går med kundverifikat.   På bilden nedan från Kundinbetalningar (ScreenId=AR302000) som ni kan hitta under Kundreskontra - Transaktioner - Kundinbetalningar, kan ni se att Reversera motpost finns under fliken Historik. Kom ihåg att klicka på Spara och Frisläpp efter ni har gjort reverseringen.   Matchningen blir reverserad och den reverserade linjen visas i historiken. Status på betalningen blir Öppen igen.   Efter reverseringen ändras fakturans status till Öppen och den är redo för att matchas mot en annan betalning.    

  Skanningstjänst är ett nyttigt verktyg, men det finns några begränsningar som man bör vara medveten om. En av begränsningarna är att tjänsten inte stöder rad skanning. Skanningen tolkar alltså inte fakturarader eller öresavrundning, endast totalbeloppet på fakturan blir tolkad. Totalbeloppet visas som en fakturarad nere på fakturan i Financials. Om totalpriset på fakturarader/-na skiljer sig från totala beloppet men kompenseras via öresavrundning, kommer kostnaden därför att visas med fel summa. OBS totalbeloppet laddas in med samma summa.   På exemplet under blev kostnaden läst in som (3312,30). Om du ändrar kostnaden till rätt belopp (3312,34), kommer det utestående beloppet (beräknat av Financials) att vara annorlunda än bruttobeloppet.       Gör man detta måste man också lägga in avrundningen som står på fakturan. OBS Avrundningen som reducerar beloppet, läggs in som ett positivt värde.         Vi rekommenderar att alla leverantörer skickar elektroniska fakturorna direkt. På så sätt läses raderna och öresavrundningen korrekt.   Från version 8.11 finns det också möjlighet att beräkna netto utifrån momsbeloppet. Ni kan läsa mer om detta här: Skannade fakturor: Beräkna netto utifrån momsbeloppet (Ver 8.11)