Användartips för Visma.net ERP

Datorn är påslagen. Kaffet i kaffekoppen på skrivbordet är rykande färskt. Du är redo att starta dagen med Visma.net ERP. Då händer det som inte får hända. När du loggar in är allt bara vitt. Jag vet inte hur du känner dig, men jag vill helst bara ta en röd markeringspenna och rita en ledsen, röd smiley över hela skärmen. Typ såhär:     Det finns dock lite hopp. Till skillnad när vi människor blir distraherade och “blanka” i hjärnan, så meddelar våra datorprogram ofta vad felet är.   Så om du loggar in och möts av en vit skärm - kolla i din webbläsares fönster. Hittar du ett “Error” i url-strängen, ja, då är det bara stänga ned fönsterfliken och öppna programmet igen. (Du behöver alltså inte ens logga ut och logga in igen. Vilket för övrigt är ett användbart lifehack. Hur många problem löses inte av att bara logga ut och logga in igen?).   *Bildtext: Såhär ser det alltså ut i ditt Visma.net bara fått hjärnsläpp och det blir blankt. Det finns även ett annat tillfälle då det känns som om programmet har checkat ut och arbetar mot en. Det är när du får upp detta på skärmen:             Här får en väldigt mycket oklar information och en hel del följdfrågor. Varför finns inga artiklar? Och varför, varför har jag inte bara ett alternativ, utan två sätt att exportera detta?     Jag kan tyvärr inte förklara varför du kan exportera en tom skärm till Word.   MEN   Jag vet varför du helt plötsligt ser Screen Title och noll användbar information att ta dig vidare beror på. Du saknar behörighetsåtkomst till fönstret du nu försökt komma åt. Det finns lite olika orsaker till det. Två rätt vanliga fall:   1. Du är helt enkelt inte behörig till informationen som visas i detta fönster Hur skönt är inte det? Du slipper bekymra dig om tjafset som står där. Detta är till för att underlätta för dig (hur irriterande det än kan kännas), du slipper ytterligare en onödig skärmbild i ditt liv… och antagligen det extrajobb som krävs av den som är behörig.   2. Någon har varit inne och skruvat lite på behörigheterna  Kanske har det skapats något sen sist du var inloggad. Kanske är du ny och inte fått tillgång till din rätta rollbehörighet än.   För fall nummer 2 så är lösningen att be någon på företaget som har rättigheter/tillgång till användare/roller. Ett tips här är att fråga den som verkar kunna lite mer än alla andra om Visma.net på företaget- det brukar vara de som fått lite mer behörigheter. För den personen är lösningen följande:   Gå in under Meny - Användare/Roller - Användarroller (SM201005)   Tryck på rutan Rollnamn för att få upp en lista på alla roller som finns i systemet. Välj den roll som din utestängda användare ska ha. Tryck på + och sök upp användaren under kolumnen Användarnamn. Spara   Sen är det bara för den utestängda medarbetaren att logga ut, helt, från Visma.net och sedan in igen.   Så nästa gång en tom skärm dyker upp hoppas jag du känner att det ändå är helt ok. Lite irriterande, men nu vet du hur du ska tackla problemet.  

En av de absolut svåraste frågorna att ta ställning till vid köp och implementation av affärssystem är balansgången hur standardiserat eller anpassat det ska vara. Standardisering har ju definitivt sina fördelar. Jag tänker främst på att det gör att vi kan automatisera rutiner och arbeta mer med avvikelsehantering. Hela poängen med att välja Visma.net enligt mig.   MEN   Att bara starta igång programmet utan att göra minsta anpassning är också ganska dumt. Jag har ännu inte stött på ett enda företag eller ekonomiavdelning som arbetar helt “enligt standard”. Även om det ju vore drömmen - tänk vad vi skulle kunna automatisera!   Där är vi ju inte riktigt än i dagsläget, vi kan inte automatisera avvikelser till exempel. Även om många avvikelser följer samma mönster de med. Därför finns möjligheten att göra små, små förändringar som gör det lättare för just dig att arbeta med Visma.net. Det är framförallt två anpassningar jag verkligen rekommenderar dig att göra:   1. Favoritmarkera rapporter och förfrågningar du ofta använder Den här funktionen brukar jag vara lite försiktig med att rekommendera i början. Den kan nämligen missbrukas på ett sätt som gör att du slipper lära dig att hitta i systemet. Dock är den himla fiffig när det kommer till att slippa komma ihåg namnet på det där fönstret där du alltid hittar de svaren du behöver (har vi inte alla våra favoritförfrågningar?).   För att favoritmarkera klickar du bara på stjärnikonen - och voilá, du får en ny flik, favoriter, med de sidor du har stjärnmarkerat.       2. Flytta, lägg till och ta bort kolumner Vi har tyvärr ingen statistik på hur många som redan gör detta. Källa magkänsla säger att det är alldeles för få. Det här går dessutom att göra lite överallt i Visma.net. Det jag pratar om är den här knappen:      Så liten att ingen känner igen den egentligen. Men den är placerad längst till vänster på radnivå i väldigt många fönster och flikar. Så här:     När du klickar på den lilla, lilla ikonen poppar detta fönster upp:     Och det är här det roliga börjar. I detta fönster kan du hitta dolda kolumner som du kan lägga till under Tillgängliga kolumner. Dessa flyttar du över med hjälp av Högerpilen. Du kan också dölja kolumner som kommer som standard genom att flytta dessa med hjälp av Vänsterpilen. Du kan även flytta de olika kolumnerna som du ser i fönstret. Uppåtpilen flyttar kolumnen till vänster, och Nedåtpilen flyttar kolumnen till höger.   Så lite paradoxalt måste du kanske ändå anpassa Visma.net för att kunna arbeta mer effektivt och standardiserat. För än finns inte en superstandard när det kommer till hur vi arbetar i affärssystem.

Nyckeln till att effektivisera arbetet är att veta vad en lägger mycket tid på (och vad en kanske inte gör så mycket av...). Ett enkelt sätt för att ta reda på detta, i Visma.net ERP, är att gå in och kolla inloggningshistoriken per fönster. Från detta fönstret kan du nämligen ta ut historiken till en excel-fil och få det svart på vitt - vad i programmet är det ni lägger tid på?   När ni vet det kan det vara värt att börja fundera på om ni kan schemalägga några av aktiviteterna i det fönstret? Eller kanske har ni fönster som ni aldrig använder. Då går det med hjälp av behörighetsfunktionerna att dölja dessa = aldrig mera råka klicka sig in på fel flik. (Vi rekommenderar dock att ni vänder er till er partner om ni vill börja ändra i behörigheterna i Visma.net ERP)   Så här tar ni busenkelt själva reda på hur inloggningshistoriken ser ut:   1) Gå in via Meny - Användare/Roller  - Förfrågningar - Inloggninshistorik(SM201045) och väljer “Åtkomst fönster” i rutan “Åtgärd”.     2) Exporterar informationen till en Excel-fil.   Så vad lägger ni tid på? Och vilka delar kan/vill ni effektivisera ytterligare?

 Hej! Nu har vi tagit fram ett utbildningsmaterial för området Avtalsfakturering i Visma.net ERP. I avtalsfaktureringen kan man administrera sina olika avtal för bland annat återkommande fakturering. Dokumentet Avtalsfakturering ligger under Dokumentation.   Behöver ni hjälp att komma igång med avtalsfaktureringen vänligen kontakta er partner.