För att komma igång med Visma.net på bästa sätt har vi för dig som ny användare samlat ett antal artiklar och guider som går igenom de första delarna du stöter på som ny användare i Visma.net.
I Visma.net Approval har du möjlighet att lägga in en kommentar när du godkänner ett dokument. En vanlig fråga som support tar emot är var i Visma.net Financials du har möjlighet att se dessa kommentarer.
Fönstret Dokumenthistorik från Approval(AP40104S) visar denna kommentaren. Men då måste du veta vilket verifikat du ska titta på.
Önskar du en samlad översikt över fakturor som är godkända i Approval där det finns en kommentar, kan du använda fönstret Frisläpp fakturor(AP501000). Detta kan vara nyttigt om du önskat att gå igenom alla fakturor som har blivit godkända i Approval och eventuellt göra ändrar innan de frisläpps.
I kolumnen “Kommentar” visas kommentaren du har lagt in. Du kan också göra ett urval på endast de fakturorna som är godkända.
Observera att detta fönstret kan endast användas om man inte frisläpper godkända fakturor automatiskt.
När fakturor kommer in till Visma.net Financials från Autoinvoice har man möjlighet att bokföra dem automatiskt.
Om ni får en faktura från en leverantör som inte är registrerad i systemet, kommer fakturan att få status Blockerad. Anledningen till detta är att fakturan har inte blivit matchad till någon leverantör.
Om du därefter skapar leverantören (t.ex. Via skapa leverantör) och sedan behandlar fakturan, kom ihåg att systemet inte tar hänsyn till valet på Matcha lagervara under fakturaimport på leverantören. Det är för att systemet läser inställningen då fakturan kommer in i fakturainkorgen.
Om leverantören inte skapas, postas fakturan in baserat på skattekod i stället. Om ni ofta har nya leverantörer i fakturainkorgen och får inget match i systemet, rekommenderar vi att ni väljer Skapa fakturor med en egen rad för varje momssats i stället. Inställningen läses endast när fakturan är hanterad och låter systemet att använda kostnadskontot på leverantören.
Om en inkommande/utgående betalning inte kan matchas mot en faktura i systemet, kommer IBAN informationen från kunden/leverantören att användas vid matchning.
Denna funktion är aktiverad/avaktiverad genom att markera Matcha mot bankkonton efter matchning av fakturor under fliken Matchningsinställningar under Bank/likvidhantering (CA101000).
I denna artikel går vi igenom vad som är best practice gällande formulär i Visma.net ERP.
Om inställningarna för formulär inte är korrekta i Visma.net ERP kan det vara så att standard rapporterna som ligger i programmet används. Dessa är inte uppdaterade och det är inte tänkt att använda dessa.
I systemet finns det inställningar för formulär på 3 olika nivåer som följer en hierarki:
Entitet: Specifikt för den kund/leverantör som det är inställt på.
Klass: Applicerat på alla kunder/leverantörer som har samma klass.
Modul: Övergripande för alla kunder/leverantörer som inte har ändrat på inställningarna.
På Kunder (AR303000) under fliken Utskicksinställningar.
På Kundklasser (AR201000) under fliken Utskicksinställningar.
På Kundreskontra (AR101000) under fliken Rapporteringsinställningar.
Liknande inställningar finns för de flesta andra moduler (T.ex Leverantörsreskontra, Projekt, mm).
Om du inte har ett specifikt behov är det generellt bäst att inte ändra på inställningarna.
I detta exempel vill kunden ha formulär AR.64.11.8S (Faktura, svensk adress till höger) på sina fakturor.
Detta bör då ändras under kund specifika inställningarna och inte i Kundreskontran (standard AR.64.10.00) för att inte påverka andra kunder.
Vi har flera kunder med leverantörer som jobbar med flera valutor. En orsak till detta kan vara att man har leverantörer utomlands, t.ex. Finska leverantörer kan skicka fakturor i EUR och norska leverantörer i NOK.
Hur skall man hantera detta i Visma.net ERP?
Valuta kopplas till leverantören, man har ett fält på leverantörer där man lägger in valutorna. Så hur skall man göra när man tar emot fakturor i olika valutor från leverantörer eller vad händer när man tar emot fakturor i olika valutor från leverantörer utomlands (t.ex. Fakturor i EUR och NOK)?
Hur skall man styra från vilket bankkonto betalningen skall betalas ut från, baserat på vilken valuta fakturan kommer in i?
På leverantören skall man registrera valutan som används vanligtvis. Första som skall göras är att tillåta ändring av valuta i Leverantörer (AP303000) under Meny - Leverantörsreskontra - Register. Ni kan också tillåta ändring av kurs om ni vill att det skall vara möjligt att redigera kursen som kommer in automatiskt.
Dessa ger då möjligheten att registrera fakturor i annan valuta än denna som är standard på leverantören.
Önskar ni att valuta- och betalningskontot skall växlas automatiskt kan ni göra det genom att skapa en plats per valuta. I exemplet under har två platser skapats, en för EUR och en för SEK.
Kom ihåg också att ändra på OCR-inställningarna för valutan så att allt går rätt.
Om man går in på EUR och går på Betalningar ser man betalningsinställningar. Man skall ha Utlandsbetalningar på Betalningsmetod och Bankkonto EUR som Likvidkonto.
Primärplatsen har Betalningsmetod 01 - Inhemska betalningar och Betalningskonto 1930 (SEK konto).
Exempel:
Då man registrerar en faktura, väljs betalningsinställningar automatiskt enligt plats som står på fakturan under Redovisningsdetaljer. I exemplet nedan ser vi en faktura registrerad på Primärplatsen med betalningsmetod 01 och konto 1930.
Observera: Om du önskar att endast överstyra valuta, (och du inte behöver betala ut från olika bankkontonummer som är beroende av valuta) behöver du inte använda plats. Då räcker det med att aktivera Tillåt ändring av valuta.
Med Attribut menas det egenskaper som ni kan lägga in på kunder, leverantörer eller varor för att kunna sortera, gruppera, skapa rapporter, information osv.
Sätt upp egenskaper som behövs i ‘Attribut’ (ScreenId=CS205000).
Attribut-ID = Ange önskat namn / nr. på attributen
Beskrivelse = Ange önskad beskrivning
Kontrolltyp = Hur ni vill att attributen skall läggas in:
Text = text information
Kombinationsruta = här kan du lägga till en lista över olika val som väljs med dropdown-lista
Flervalskombination = Samma som kombination, men med möjlighet att välja flera samtidigt
Kryssruta = Box för att kontrollera valet
Datum/tid
Inmatningsmask = Kombination med text, regel hur texten skall registreras
Reguljärt uttryck = Regel för hur text skall fyllas i.
När man använder kombinationsruta och flervals kombination, fyll i värdena nedan.
Kunder
Kundklasser (ScreenId=AR201000)
Välj flik Attribut
Välj attributen som skall användas på kundklassen
Markera rutan obligatorisk om ni vill att fälten måste fyllas i
Ni kan också lägga in att den används som standardvärde Kunder (ScreenID=AR303000)
Fliken Attribut
Här läggs värdena in på de olika attributerna
Leverantörer
Samma layout och användning som för kunder.
Leverantörsklasser (ScreenID=AP201000)
Leverantörer (ScreenID=AP303000)
Lagerförda och ej lagerförda artiklar
Artikelklasser (ScreenID=201000)
Välj Klass
Välj Attribut
Välj attributer som skall användas med artiklarna
Välj obligatoriskt om fältet skall fyllas i
Kan också läggas in som standardvärde
I Ej lagerförda artiklar (ScreenID=IN202000) eller Lagerförda artiklar (ScreenID=IN202500)
Fliken Attribut
Här läggs in alla värden på olika attributer
Du har möjlighet att ställa in valideringsregler på kunder. Detta reducerar risken för att det registreras för lite information på kunder och är speciellt viktigt om man ska skicka e-fakturor till sina kunder.
På kundfakturor kan man skriva information till kunder i fältet Beskrivning. För att detta ska visas på utskriften måste man på förhand aktivera detta.
I systemet önskar vi att de flesta betalningar ska köras genom Autopay. Vid användning av Autopay för valutabetalningar hämtas valutakursen från Autopay automatiskt i systemet. Detta förenklar registreringen av betalningar. Om du behöver registrera betalningar manuellt beskriver denna artikeln hur detta görs.
I denna artikel visar vi hur ni kan importera olika valutakurser till Visma.net Financials automatiskt. Vi går även igenom vanliga problem.
Det är möjligt i Visma.net Financials att få automatiskt uppdatering av valutakurser. Importen av valutakurser sker automatiskt på morgonen. Valutakurserna kommer via AutoPay från Danske Bank i Finland som i sin tur hämtar kurserna från Europeiska Centralbanken. Det är därför viktigt att Autopay är aktiverad på företaget i Admin.
Aktivering
Gå in på Valutahantering (CM101000) under Meny - Valutahantering - Egenskaper - Valutahantering. Kryssa i inställningen Automatisk import av valutakurser. Ange också vilken valutakurstyp som skall uppdateras. SPOT är valutakurstypen som oftast används.
OBS! Om man använder flera valutakurstyper måste de övriga importeras manuellt. Import av valutakurser är endast möjlig när basvalutan är SEK
Vanliga fel
Import har inte körts
Ibland händer det att importen inte har körts på ett tag.
Det första man bör kontrollera i detta tillfälle är om AutoPay är aktiverat i Admin. Om det inte är det, aktivera detta.
Det andra man kan göra är att deaktivera AutoPay för företaget i 5 minuter och sedan aktiverar det igen. Gå sedan in i Visma.net ERP och trigga en import genom att till exempel registrera en ny betalning.
Om det fortfarande inte har importeras efter detta ber vi er ta kontakt med er support för att få hjälp med att lösa det.
I denna artikel visas hur man ändrar språk i Visma.net Financials.
För att ändra språk gå till Mina Visma.net-uppgifter.
Man kommer dit genom att trycka på sitt namn i högra hörnet.
Man kan också gå direkt till accountsettings.
Tryck på pennan för att kunna redigera uppgifterna
Välj önskat språk och tryck på Spara.
Denna artikeln visar hur man reverserar en leverantörsfaktura och hur man skapar en kreditfaktura och matchar den mot leverantörsfakturan.
Gå till ‘Leverantörsfaktura’ (ScreenId=AP301000).
Välj rätt faktura
Välj ‘Åtgärder - Reversera'
En Kreditfaktura har skapats. Skriv en beskrivning i fältet beskrivning
Tryck på ‘Frisläpp’
Matcha kreditfaktura mot faktura
Gå in på ‘Leverantörsbetalningar’ (ScreenId=AP302000) och välj Typ - Kreditfaktura
Välj rätt löpnummer
Från betalningsrader med ‘+’
Välj faktura som ni vill matcha kreditfakturan med.
Frisläpp