Användartips för Visma.net ERP

Nu kan ni aktivera Svarsmeddelanden (Peppol Invoice response 3.0)   Gå till Inställningar för Autoinvoice (CS10250S) Vi har lagt till en knapp för att aktivera Svarsmeddelanden för faktura     Då registrerar ni ert företag för att ta emot INVOICE_RESPONSE i Peppol och ni kommer då få information om händelser hos kunden på en skickad kundfaktura.   Vi uppdaterar kundfakturan med följande statusar:   AB – basic message acknowledgement = Mottaget AP – accepted = Godkänd RE – rejected = Avvisad IP – in progress = Under behandling UQ – under query = Under förfrågan CA – conditionally accepted = Godkänd med villkor PD – paid = Betald Under fliken Faktureringsadress på kundfakturan ser ni dessa, längst till höger under rubriken Autoinvoice    

Om det finns e-post som har misslyckats vid utskick måste man behandla det manuellt. Fel vid utskick uppstår oftast om man har gjort ändringar på konto inställningarna.   För att skicka e-post manuellt gå till Väntande e-post (SM507000) kryssa i Inkludera misslyckade välj e-mail som du vill skickat ut och tryck Behandla eller skicka ut alla genm att trycka Behandla alla   Man kan även filtrera misslyckade e-post i kolumnen E-poststatus

Vid import av kundregister stöter vi ständigt på problem med postnummer för utländska kunder. Systemet vill validera trots att vi tror oss ha stängt av det. Någon som vill bidra med lite input i frågan?

Hej på er,    När en faktura kommer in i fakturainkorgen kan det uppstå att den hamnar under fel eller under blockerat. Ibland kan det vara svårt att förstå sig på de olika felmeddelandena. Därför har jag skapat en video där jag går igenom de vanligaste felen.      Snabblänkar till avsnittet i videon Hur får jag fram statusorsak? Fel: Det uppstod ett fel under behandling av fältet Period med värdet X. Fel: Räkenskapsperiod är stängd AP dokument with this vendor ref already exist for this vendor see dokument with Fel: Posten infogar "Fakturan resulterade i minst ett fel" Kontrollera felen. Posten infogar "valutainfo" resulterade i minst ett fel kontrollera felen. The amount to be posted to the roundoing difference excedes the limit specified on the GL preferences Blockerad     Hur får jag fram statusorsak? Det första man kan göra är att dra fram fältet statusorsak. Detta gör du ute till vänster (Kolumnuppsättning)  Välj statusorsak och dra ut den till höger. Klicka sedan ok.      Det gör att du ser felmeddelandet.  Fel: Det uppstod ett fel under behandling av fältet Period med värdet X. Fel: Räkenskapsperiod är stängd Detta felet betyder att fakturan du försöker läsa in har ett fakturadatum som finns i en stängd period.    Det man kan göra är följande.  1. Ändra datum på fakturan i fakturainkorgen.    2. Tillåt bokföring på stängda perioder. Om du vill ha in fakturan i en redan stängd period kan du tillåta bokföring på stängda perioder. Detta gör du under (redovisning -> Egenskaper -> Redovisning)   AP dokument with this vendor ref already exist for this vendor see dokument with Detta felmeddelande tyder på att det redan finns en faktura från denna leverantör med detta fakturanr i den levreskontra. Innan man behandlar detta felmeddelande kan det vara bra att kontrollera fakturan i levreskontran och jämföra den med den faktura man försöker läsa in.    Om det nu är en dubblett som vi vill ta bort så klickar vi på papperskorgen inne i fakturainkorgen.      Fel: Posten infogar "Fakturan resulterade i minst ett fel" Kontrollera felen. Detta felmeddelande tyder på att fakturan i fakturainkorgen inte hittar en leverantörsplats.  Det första du ska göra är att dra fram så du ser leverantörsplatsen i fakturainkorgen.  Klicka på kolumnuppsättning ute till vänster.   Välj sedan leverantörsplats och dra den ut till höger.    Detta gör att vi nu kan se leverantörsplatsen i fakturainkorgen. Vi ser att platsen är tom.  Klicka på föstoringsglaset och välj rätt plats. Klicka sedan på behandla.      Posten infogar "valutainfo" resulterade i minst ett fel kontrollera felen. Detta fel tyder på att det inte finns en aktiv valutakurs för valutan som finns på fakturan.  Detta kan tyda på att vi inte har valutan upplagd i systemet. Då behöver vi lägga upp valutan och lägga en aktiv valutakurs i systemet.    Efter du har lagt upp valutan klickar du på behandla.    The amount to be posted to the roundoing difference excedes the limit specified on the GL preferences Detta felmeddelande tyder på att det finns ett för stort belopp i öres avrundningen på själva fakturan. Oftast är redan fakturan inläst till levreskontran (detta kan vi se via det blåa referensnr) Detta fel brukar uppstå om det är att inläsningen av momsen inte är helt korrekt. Om fakturan redan finns i systemet (när du ser det blåa refnr). Så kan det först vara bra att kontrollera att det är samma faktura först. Jämför fakturan som finns på refnr med den som finns i fakturainkorgen. Om de är samma så kan du klicka på validera för att få bort den ur fakturainkorgen.        Blockerad Ligger en faktura under blockerad kan det bero på att antingen så hittar inte fakturan leverantören att matcha med.    För att lösa detta klickar vi på förstoringsglaset och matchar den mot fakturan.    Klicka sedan på spara.   Om inte leverantören finns kan vi skapa upp den här "Skapa leverantör"     

Handelsföretag som har exportförsäljning kräver ofta förskottsbetalningar av sina kunder innan de skeppar varorna. Det kan variera hur mycket kunderna skall betala i förskott, men det finns stöd för detta i Visma.net ERP.   Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta SEK Det är möjligt att skapa en förskottsbetalning från en försäljningsorder. Och om det redan har gjorts en förskottsbetalning kan denna läggas till på säljorder.   Skapa en försäljningsorder i Order (SO301000) som vanligt. När all information är registrerad på försäljningsordern, gå till fliken Betalningar och tryck på knappen Skapa förskottsbetalning.     Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.     När kundens betalning har registrerats på banken går du in på själva förskottsbetalningen, korrigera eventuellt datumet så att det stämmer överens med det datum som pengarna kommit in på kontot och klickar på Frisläpp. Förskottet går då över till status Öppen, så länge det inte är använt på en faktura.     Det är även möjligt att på Försäljningsordern under fliken Betalningar se att en betalning är registrerad.     Beroende på hur flödet ser ut i företaget så gör man nu antingen en utleverans, eller om det är ett inköp kopplat till försäljningsordern så gör man en inköpsorder. När varor har kommit till lagret så gör man en inleverans och frisläpper denna.   När detta är gjort registrerar man utleveransen på försäljningsordern och bekräftar denna. När utleveransen är bekräftad skapar man kundfakturan och gör eventuella ändringar för att sedan frisläppa denna.   Om hela beloppet har blivit förskottsbetalat så kommer fakturan att direkt få status Stängd. Om inte kommer resterande saldo som kunden måste betala att visas under Restbelopp. Förskottsbetalningen status kommer också att ändras till Stängd.     Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta Om en kund ska göra en förskottsbetalning i valuta, exempelvis USD så kan man även från försäljningsordern skapa det om det är ett likvidkonto med samma valuta (USD).   Skapa en försäljningsorder som vanligt och gå sedan till fliken Betalningar. Ändra betalningsmetod till 03 - Manuell och lägg in ett likvidkonto som är i samma valuta som försäljningsordern.     Gå till fliken Betalningar och klicka på Skapa förskottsbetalning. Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.     Som med förskottsbetalningar i basvalutan i företaget (oftast SEK) låter man betalningen vara i status Balanserad tills man tar emot betalningen på kontot. När man har tagit emot betalningen korrigerar man eventuellt datum och frisläpper förskottsbetalningen.   Förskottet går då över till status Öppen så länge den inte är utnyttjad på en faktura. Detta kan man se på försäljningsordern.     Nu kan man hantera försäljningsordern och antingen skapa en inköpsorder eller göra en utleverans. När detta är gjort skapar man en faktura.   När man har förberett fakturan kan man under fliken Betalningsinformation se det belopp som finns på förskottsbetalningen under Summa betalning och kvarstående belopp under Belopp att registrera.     Gör eventuella ändringar på fakturan och frisläpp sedan denna. Om hela beloppet är förskottsbetalat så får fakturan direkt status Stängd. Är där något kvar att betala får den status Öppen.   Förskottsbetalning från Kundreskontra För att skapa en förskottsbetalning från kundreskontran, gå till Kundinbetalningar (AR302000). Välj Typ: Förskottsbetalning. Fyll i rätt uppgifter och hämta sedan upp ordern som ska förskottbetalas under fliken Order att matcha. Tänk på att ha rätt Betalningsmetod, Likvidkonto och Valuta.     När betalningen har registrerats på bankkontot, öppna förskottsbetalningen och korrigera eventuellt datumet innan du frisläpper betalningen. Förskottet går över till status Öppen så länge den inte har utnyttjats på en faktura.   Beroende på hur flödet är i företaget så gör man nu antingen en utleverans eller om det är ett inköp kopplat till säljordern så gör man en inköpsorder. När varor har kommit till lagret så gör man en inleverans och frisläpper denna.   Därefter går man in på försäljningsordern och gör en utleverans som sedan bekräftas. Skapa sedan en kundfaktura och kontrollera så att denna stämmer och frisläpp sedan denna.   Hantering av förskottsbetalningar som importeras från AutoPay I dagsläget finns ingen funktionalitet för att hantera förskottsbetalningar automatiskt i Visma.net ERP som kommer från AutoPay och hamnar i Behandla kundinbetalningar (AR305000). Om Datum och Belopp stämmer överens med förskottsbetalningen i Visma.net ERP finns det möjlighet att matcha manuellt, men annars gäller ovanstående hantering.  

I mallen för rapporteringsinställningar gällande momsrapporten har ett fel noterats. Bokning av inköp tredjepartshandel med KAT 11 ger negativt värde i ruta E37 på VAT-rapporten trots att endast debetfaktura är registrerad. Detta innebär att en skapad rapport som skickas till SKV innebär fel i rapporteringen och kan ge onödig korrespondens med myndigheten.   Genom att ändra uppdateringsregeln för E37 Inköp tredjepartshandel EU från +utgående-ingående till +ingående-utgående, (se övriga EU inköpsrader på momsrapporten t ex C20, C21) får man rätt värde på VAT-rapporten. Se bifogade bilder

 I Visma.net finns det fantastiskt goda möjligheter att automatisera och utför periodiseringar. I OneStopReporting OSR, där skulle man kunna jobba med det och tex fånga upp kommande ej utförda periodiseringarna till en bra levande Excel rapport. Men tyvärr saknas det endpoint och tillgång till  DRShedule,-Detail, Tran i Visma.net från OSR.   Det innebär att man inte kan skapa rapporter på det i OSR, samt att de som finns som standard i Visma.net ERP inte riktigt uppfyller kraven och önskemål som vi har av vissa kunder. Jag hoppas att fler tycker som jag, att det bör utvecklas av Visma.  

Vi ser att för vissa automatiserade schemaläggningar har utförandetiden ändrats under de senaste dagarna. Orsaken till detta problem har åtgärdats, men de ändrade utförandetiderna behöver justeras manuellt. Detta gäller endast för automatiserade schemaläggningar där man har angett ett värde i fältet Körs mellan under fliken Schemalägg.   Om dessa inte är korrekta, kan de ändras genom att öppna schemat från Automatiserade schemaläggningar - översikt (SM205030).       Här, under fliken Schemalägg, ändrar man utförandetiden i fälten Körs mellan och sparar. Efter detta kommer utförandetiden att vara korrekt. Om ni behöver hjälp med detta, vänligen kontakta er support.

Hur skapar man en ny engångskod till sina anställda?   Administratören på ert företag med rollen Customer Administrator loggar in på https://signin.visma.net/ och aktiverar Authentication Settings                   Sedan lägger ni på rollen Authentication Administrator till den personen som ska kunna skicka ut engångskoder.                   Denna administratören kan nu logga in och klicka på ikonen, Authentication Settings i Home.                   Man behöver först verifiera sin domän om ni inte gjort det, så klicka på Lägg till domän                     Verifiera er domän enligt instruktionerna, antingen via DNS eller HTTPS Läs mer   När detta är gjort så kan ni i antingen via Visma.net Admin  eller i Authentication Settings skicka ut engångskoder till era anställda.    

Ett tips inför sommaren är att använda Visma Manager appen vid godkänning av dokument. Visste du att du kan godkänna flera samtidigt genom att klicka på den lilla runda cirkeln till vänster. Se nedan.   Visma Manager - Godkänn flera samtidigt     Visma Manager appen kan laddas ner på:      

I detta användartips beskrivs de olika funktionerna i det nya Orderfönstret. För mer information om fönstret, se nya Orderfönstret - Översikt   Fönstret består av två delar: Orderhuvudet Flikarna med detaljerad information   Orderhuvudet I det nya Orderfönstret finns det två vyer, en komprimerad vy som vi ser nedan. I den komprimerade vyn tillåts orderraderna få mer plats för att underlättade registrering av nya rader. Flera fält i orderhuvudet samt detaljer om marginal och summor döljs .       I den expanderade vyn syns fler fält i orderhuvudet samt summor och marginal.     Arbetsfältet högst upp har länkar för att bland annat navigera sig mellan ordrar, spara och skapa ny order.       Orderhuvudet har flera fält som visas: Kund Plats Datum Önskat leveransdatum Kundreferens Extern referens Beskrivning Anteckningar   Till höger om fälten visas summor och marginal för ordern.   Flikarna med detaljerad information Under orderhuvudet finns länkar till flera flikar: Rader Moms  Leveransinställningar Rabattdetaljer   Rader  I denna flik lägger man till och redigera de artiklar man vill lägga till i ordern. Idagsläget går det inte att ändra vilka kolumner som syns, eller flytta på kolumnerna, men detta kommer att läggas till framöver.   Moms Under denna flik ser man bland annat vilka momskoder som används  med tillhörande momssats, momsgrundande belopp och momsbelopp.       Leveransinställningar Här syns leveranskontakt och leveransadress till kunden. Dessa fält kommer att vara i skrivskyddat läge i den första versionen   Rabattdetaljer Under rabattdetaljer syns vilken eventuell rabatt utöver radrabatter är lagd på ordern. Radrabatter syns direkt på raderna, samt att alla rabatter summeras uppe i orderhuvudet till höger vid summorna.     Idagsläget går det inte att manuellt lägga till Rabatter på ordrar i nya Orderfönstret så som det fungerar i klassiska fönstret under fliken Rabattdetaljer.       

Här följer några korta tips och tricks i hur man kan arbeta i det nya Orderfönstret i Visma.net. För mer information om fönstret, se nya Orderfönstret - Översikt   Bläddra mellan ordrar En ny order anses vara den senast skapade ordern För att gå till den tidigare skapade ordern, tryck på vänsterpilen   Uppdatera kunder Det går att öppna kundkortet direkt från Orderfönstret om man behöver uppdatera något på en kund.     När du klickar på redigeringsikonen visas en popup Redigera i pop-upen. Spara och stäng Spara ändringar i ordern För att se uppdateringarna, ladda om webbläsaren Plats-nålen   Håll muspekaren över plats-nålen för att se leveransadressen Det är samma adress som på fliken "Leveransinställningar". Återställ inmatat värde   Manuellt inmatat värde kan återställas till ursprungligt värde Ikonen blir blå efter att värdet har redigerats Klicka på den blå ikonen för att återställa till originalvärde   Ta bort orderrader Ta bort en eller flera rader samtidigt. Det går också att markera alla rader genom att klicka i checkboxen precis nedan för "Radera".