För att komma igång med Visma.net på bästa sätt har vi för dig som ny användare samlat ett antal artiklar och guider som går igenom de första delarna du stöter på som ny användare i Visma.net.
I version 8.16 av Visma.net ERP kom ny funktionalitet för att förenkla bokföringen av leverantörsfakturor som importeras från Fakturainkorgen. Det är nu möjligt att skapa regler för varje enskild leverantör för att redan vid import få fakturan korrekt bokförd i systemet.
Tryck här för att se en översikt över budget.
För att en budget ska bli lagrad i den valda huvudboken måste den godkännas. När en budget är godkänd och därmed sparad i huvudboken så blir talen tillgängliga i rapporter och förfrågningar.
För att godkänna en budget, gå till Frisläpp budget (GL505510).
Markera de linjer du önskar godkänna och sedan Frisläpp. Ska du godkänna en hel budget kan du klicka på Frisläpp alla.
OBS! Det är inte möjligt att radera linjer från en budget som är godkänd och därmed lagrad i huvudboken.
I version 8.26 blev det implementerat stöd för flerspråkshantering i Visma.net ERP. Detta ger möjlighet för användare att registrera olika beskrivningar på olika språk i olika delar av systemet.
Här visas ett exempel från Kontoplan (GL202500).
Det är möjligt att importera in beskrivningar på olika språk med ett importscenario. För att detta ska bli korrekt lägger man in en kolumn för varje språk i filen man ska importera, och använder sig av ett speciellt uttryck i scenariot.
Uttrycket kan användas i alla fönster som har stöd för flerspråkshantering.
Uttrycket är följande: ='[{nb:'+[Description NB]+'},{en:'+[Description EN]+'},{fi:'+[Description FI]+'},{da:'+[Description DA]+'},{nl:'+[Description NL]+'},{sv:'+[Description SV]+'}]'
Bifogat här nedanför hittar du också det scenario som visas i skärmbilden ovanför. Observera att detta endast är ett exempel och kan behöva ändras för att fungera i ert företag.
Önskar ni hjälp med att importera beskrivningar på olika språk ber vi er att ta kontakt med er partner.
Nyckeln till att effektivisera arbetet är att veta vad en lägger mycket tid på (och vad en kanske inte gör så mycket av...). Ett enkelt sätt för att ta reda på detta, i Visma.net ERP, är att gå in och kolla inloggningshistoriken per fönster. Från detta fönstret kan du nämligen ta ut historiken till en excel-fil och få det svart på vitt - vad i programmet är det ni lägger tid på?
När ni vet det kan det vara värt att börja fundera på om ni kan schemalägga några av aktiviteterna i det fönstret? Eller kanske har ni fönster som ni aldrig använder. Då går det med hjälp av behörighetsfunktionerna att dölja dessa = aldrig mera råka klicka sig in på fel flik. (Vi rekommenderar dock att ni vänder er till er partner om ni vill börja ändra i behörigheterna i Visma.net ERP)
Så här tar ni busenkelt själva reda på hur inloggningshistoriken ser ut:
1) Gå in via Meny - Användare/Roller - Förfrågningar - Inloggninshistorik(SM201045) och väljer “Åtkomst fönster” i rutan “Åtgärd”.
2) Exporterar informationen till en Excel-fil.
Så vad lägger ni tid på? Och vilka delar kan/vill ni effektivisera ytterligare?
I version 8.29 blev ett nytt fält tillagt för Kundprojekt under fliken Redovisningsdetaljer i Kundfakturor (AR301000).
Fältet mappas både till Visma.XML och till PEPPOL BIS 3.0 när man skickar till fakturan till AutoInvoice, och detta gör det möjligt att ange kundens projektnummer.
Om fältet är ifyllt så mappas det enligt följande i PEPPOL BIS 3.0:
<cac:ProjectReference>
<cbc:ID>xxxxxxxx</cbc:ID>
</cac:ProjectReference>
Om fältet är blankt, så kontrollerar systemet om fältet Projekt är ifyllt (tillgängligt i Project Accounting) och då mappa detta till samma fält.
Fältet är för tillfället inte tillgängligt i Kundfaktura (SO303000), men kommer at bli tillgängligt även här i en kommande version.
På kundfakturor kan man skriva information till kunder i fältet Beskrivning. För att detta ska visas på utskriften måste man på förhand aktivera detta.
I denna artikel går vi igenom vad som är best practice gällande formulär i Visma.net ERP.
Om inställningarna för formulär inte är korrekta i Visma.net ERP kan det vara så att standard rapporterna som ligger i programmet används. Dessa är inte uppdaterade och det är inte tänkt att använda dessa.
I systemet finns det inställningar för formulär på 3 olika nivåer som följer en hierarki:
Entitet: Specifikt för den kund/leverantör som det är inställt på.
Klass: Applicerat på alla kunder/leverantörer som har samma klass.
Modul: Övergripande för alla kunder/leverantörer som inte har ändrat på inställningarna.
På Kunder (AR303000) under fliken Utskicksinställningar.
På Kundklasser (AR201000) under fliken Utskicksinställningar.
På Kundreskontra (AR101000) under fliken Rapporteringsinställningar.
Liknande inställningar finns för de flesta andra moduler (T.ex Leverantörsreskontra, Projekt, mm).
Om du inte har ett specifikt behov är det generellt bäst att inte ändra på inställningarna.
I detta exempel vill kunden ha formulär AR.64.11.8S (Faktura, svensk adress till höger) på sina fakturor.
Detta bör då ändras under kund specifika inställningarna och inte i Kundreskontran (standard AR.64.10.00) för att inte påverka andra kunder.
Tryck här för att se en översikt över budget.
Denna artikeln går igenom hur du kan fördela i Budget (GL302010) när det är satt upp en budgethierarki. Du hittar mer information kring budgethierarki i denna artikeln.
Budgethierarki med en nivå
Jag har konfigurerat en hierarki som du ser i bilden nedan. Här finns grupperna Intäkter, Kostnader och Andra kostnader. Grupperna består av ett urval av olika konton. Det är endast definerat att koddel 0 ska användas.
Efter att man har konfigurerat hierarkin måste man konvertera budget till att använda denna, mer om detta i denna artikeln. Nedan ser du hur det ser ut efter en budget har konfigurerats.
Efter att du har lagt in Totalbelopp på varje linje ska detta fördelas, detta gör du genom att klicka på Fördela.
Du får då upp en dialogbox. Nedan finns information om vad de olika valen innebär.
Inget val gjort - Jämnt över
Väljer du detta kommer den markerade linjen att bli fördelad jämnt över alla perioder.
Används i alla poster för den här huvudposten - Jämnt över
Alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade över alla perioder.
Använd i delposter - Jämnt över
Samma som ovan, alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade.
I detta användartips beskrivs de olika funktionerna i det nya fönstret för betalningsförslag. För mer information om fönstret, se Betalningsförslag - översikt
Fönstret består av 4 delar:
Tabellen
Filter
Sidofältet
Sidfoten
Alla obetalda leverantörsfakturor fram till dagens datum visas och är förvalda när fönstret öppnas.
Det nya fönstret för Betalningsförslag är inte begränsat till en betalningsmetod och ett likvidkonto. Betalningar med flera betalningsmetoder och likvidkonton kan hanteras.
Filter
Som standard är dagens datum föreslaget i "Betala fram till datum" varje gång fönstret öppnas. Det går att anpassa filtren som du vill och filtrera på Betala fram till datum, Leverantör, Leverantörsklass, Betalningsmetod, Likvidkonto och/eller Rabattdatum fram till.
Det går också att markera “Visa endast avvikelser” vilket möjliggör en proaktiv avvikelsehantering.
Tabellen
I tabellen är det enkelt att markera och avmarkera leverantörsbetalningar som du önskar.
Vissa fält går att ändra på raden, eller genom klicka på länken till leverantören eller leverantörsfakturan för ytterligare ändringar. Nedanstående fält är möjliga att ändra direkt:
Betalningsdatum
Belopp att betala
Prioritet
Betala separat
Har förfallodatum passerat dagens datum, uppdateras automatiskt betalningsdatum på fakturan till innevarande datum.
Gruppera per leverantör
Du kan presentera dina leverantörsbetalningar grupperat per leverantörer. Då finns möjligheten att med ett klick välja/avmarkera alla leverantörsposter från en viss leverantör. Den traditionella listvyn finns naturligtvis också att tillgå.
Kolumnuppsättning
Genom att klicka på knappen Kolumnuppsättning går det att ändra vilka kolumner som visas samt ordningen på dem.
Välj kolumner och ändra ordning på dem i tabellen så att du får dem i den ordning du önskar. Kolumnbredden är också justerbar. Ändringarna sparas automatiskt.
Massändra betalningsdatum
Du kan enkelt ändra betalningsdatum för alla valda leverantörsfakturor genom att klicka på knappen Ändra betalningsalternativ
Sidofältet
I sidofältet visas en översikt av alla likvidkonton från de leverantörsfakturor som är möjliga att betala. Du kan se summa att betala, antal betalningsposter samt beloppet i valuta för de likvidkonton som inte är i redovisningsvalutan.
Sidofältet gör flera kontroller och kommer att varna om det saknas ett AutoPay-bankavtal eller bankkonto på likvidkontot. Sidofältet visar också hur de valda betalningarna kommer att påverka likvidkontots nuvarande bokförda saldo i huvudboken. Du får en varning om det valda betalningsbeloppet är större än saldot på kontot.
Uppstartsguiden för logistikmodulen i Visma.net Financials. Videon ger dig en genomgång av uppstartsguiden för logistikmodulen i Visma.net Financials och vilka värden du kan ange.
Videon är på engelska.
I version 8.40 har det lagts till stöd för att visa alternativt artikelnummer för alternativ typ Global, Kundens artikelnummer och Streckkod i flera rapporter i ordermodulen.
Under fliken Korsreferens för Ej lagerförda artiklar (IN202000) och för Lagerförda artiklar (IN202500) är det möjligt att registrera alternativt artikelnummer på en artikel.
Du kan nu se denna information i följande rapporter:
Offert (SO64101S och SO64108S)
Orderbekräftelse (SO64111S och SO64118S)
Följesedel (SO64200S och SO64201S)
Plocklista (SO644000)
Proformafaktura (SO64300S)
Monteringsbekräftelse (IN30702S)
Plocklista för montering (IN30701S)
Faktura (AR64108S, AR64118S, AR64105S, AR64110S, AR64106S, AR64104S, AR64102S, AR64101S och AR64103S)
Dessutom kommer de nya fälten också att finnas tillgängliga om du har kopierat en av dessa rapporter (visas med prefix RE). För att redigera rapporterna kan du gå till önskad rapport och sedan klicka på Redigera rapport. Detta öppnar rapporten i redigeringsläge. Under datakälla finns de nya tabellerna (med tillhörande fält) tillgängliga.
Observera att du har dubbelt av de tre datakällorna.
Se till exempel CrossRefBarCode och DftCrossRefBarCode. Skillnaden mellan dessa två är att CrossRefBarCode hämtar alternativa artikelnummer där en enhet är definierad. Om du tittar på vårt exempel nedan kommer AlternateID under CrossRefBarCode att visa värdet 22222222222222 om raden i försäljningsordern är registrerad med Enheten PALL. AlternateID under DftCrossRefBarCode visar värdet 11111111111111 oberoende av enhet.
Detta ger dig också möjlighet att ange att om artikeln på orderraden har en enhet där ett specifikt värde definieras, så visas detta. Om det inte finns något värde för enheten kommer det att visa det värde som gäller oavsett enhet. Då kan du använda dessa formler:
=IIf([CrossRefBarCode.AlternateID]<>NULL,[CrossRefBarCode.AlternateID],[DftCrossRefBarCode.AlternateID]) =IIf([CrossRefCustPartNumber.AlternateID]<>NULL,[CrossRefCustPartNumber.AlternateID],[DftCrossRefCustPartNumber.AlternateID]) =IIf([CrossRefGlobal.AlternateID]<>NULL,[CrossRefGlobal.AlternateID],[DftCrossRefGlobal.AlternateID])
I det här Tips & Trix avsnittet visar vi hur multisökrutan kan hjälpa dig på traven i ditt dagliga arbete i Visma.net. Fler Tips & Trix i Visma Business hittar du här.
I förbindelse med ett tidigare problem, ändrades filtreringsfunktionen i Betalningsförslag (AP301000) i version 8.17. Som standard är nu endast fältet Betalningsdatum ifyllt med dagens datum. Detta gör att det som standard endast är fakturor med dagens datum som Betalningsdatum som visas. Detta inkluderar fakturor som har förfallt.
Om du vill visa en faktura med förfallodatum i framtiden måste du lägga in ett datum i fältet Förfallodatum. OBS! Fönstret visar bara fakturor som tillfredställer alla datumfält. Samtidigt måste fältet Betalningsdatum vara ifyllt för att kunna välja fakturor/kreditfakturor. Eftersom fakturor som standard får samma Betalningsdatum som Förfallodatum innebär detta att i utgångspunkt sätter du Betalningsdatum till samma dag som Förfallodatum för att kunna visa och välja dessa fakturor.
Det är meningen att man bara ska behöva fylla i Förfallodatum men dessvärre är det just nu ett fel som gör att detta inte är möjligt. Felet är rapporterat och vi jobbar på en lösning.
Klicka här för att komma till en översikt över budget.
Denna artikeln går igenom hur du fördelar i en budget när det inte är satt upp en budgethierarki.
För att fördela måste du först skapa en budget. Gå till Budget (GL302010) och välj önskad Huvudbok och Räkneskapsår. Lägg sedan till en linje och lägg in ett Totalbelopp. Klicka sedan på Fördela.
Efter att du har klickat på Fördela så får du fram en dialogruta. Här har du ett antal val.
Inget val gjort - Jämnt över
Väljer du detta kommer den markerade linjen att bli fördelad jämnt över alla perioder.
Används i alla poster för den här huvudposten - Jämnt över
Alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade över alla perioder.
Använd i delposter - Jämnt över
Samma som ovan, alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade
Under Leverantörsreskontra - Egenskaper - Leverantörsklasser (AP201000) finns inställningen Varna för dubbletter av org.nr och/eller momsreg.nr på andra leverantörer.
Markerar du denna kryssruta på leverantörsklassen kommer du att få en varning när du lägger upp en ny leverantör om du anger samma organisationsnummer och/eller momsregistreringsnummer som redan finns på en befintlig leverantör. Markerar du även kryssrutan Tillåt inte dubletter av leverantörer går det inte att spara en ny leverantör om denna har samma organisationsnummer och/eller momsregistreringsnummer som en befintlig leverantör.