Användartips för Visma.net ERP

Nu går vi mot semestermånaderna och då är det lämpligt att registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument som du får i Approval. Så här gör du: Loggar in i Approval Väljer Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som aktuella   Approval inställningar vikarie   Skulle du glömma bort detta kan alltid era Administratörer göra detta via funktionen Konfigurering - Vikarier - Tilldela vikarier för godkännare    Approval Konfiguration Vikarier  

Vi släppte en ny funktion för ett tag sen som gäller för er som  har behov av ett enklare  EFH flöde med få godkänanre.   Nu kan man välja att  fakturan kan bli godkänd med en och samma  användare,  dvs den användaren som ni sätter upp som första godkännare.   Några saker att tänka på vid uppsättning av flödet i Approval:   Du måste fortfarande konfigurera en arbetsflödeskonfiguration Om du alltid bara vill använda första godkännare kan du skapa en arbetsflödeskonfiguration med ett enda steg där inställningen "Blockera dokumentet när inga godkännare hittas" inte är aktiverad. Du kan exempelvis  lägga till en regel baserad på en lista över godkännare, lägga till en godkännare och lägga till en beloppsgräns som inte kommer att utlösas. När du gör ändring av flödet gäller det  för fakturor som tas emot från Visma.net ERP, där en första godkännare är inställd på dokument  och eller radnivå.

Vanliga frågor/Frequently Asked Questions

Visste du att man kan hitta både skriven dokumentation och guider i form av videofilmer direkt från Supportpanelen i Visma.net? I senaste releasen av Visma.net, uppdaterades det och tillkom ännu mer dokumentation i följande ämnen: Ekonomi: Anläggningsregister Logistik Import/Export Generell Förfrågan    

I detta användartips beskrivs de olika funktionerna i det nya Orderfönstret. För mer information om fönstret, se nya Orderfönstret - Översikt   En förutsättning för att kunna använda det nya Orderfönstret är att man aktiverat det samt tilldelat rätt roller. Se användartipset Aktivera Nya Orderfönstret för detta.   Skapa en ny order i några enkla steg 1. Välj kund Börja med att välja kund genom att klicka på ikonen i fältet kund. Listan över tillgängliga kunder öppnas.    Det går också att söka efter kund genom att börja skriv in kundnamnet i fältet.   2. Lägg till artikel Välj en artikel med musen eller piltangenten och klicka eller tryck på Enter.   Artikeln läggs automatiskt till på en ny rad.   Tillagd artikel kommer att ha kvantiteten "1" som standard 3. Justera antal, pris, rabatter, etc Nu syns t ex antal tillgängliga artiklar för leverans, pris, rabatter med mera.    Här går det att justera antal, pris, rabatter och fler kolumnen läggs till allteftersom.   4. Spara ordern Spara ordern genom att klicka på sparaknappen.   5. Fortsätt i det gamla fönstret Fortsätt och lägg till de artiklar som är aktuella för ordern, samt lägg till eventuell information i orderhuvudet. Klicka därefter på knappen Öppna i klassiskt fönster för att fortsätta behandla ordern.     Ordern kommer då att öppnas i det gamla/klassiska fönstret. Vill du gå tillbaka till det nya orderfönstret med samma order, klickar du på Prova nya versionen.     Annat som är bra att känna till Endast ordertyp SO stöds för närvarande Leveransinställningar är i skrivskyddat läge i denna första version Använd tabb- eller piltangenter för att navigera med tangentbordet  

Så här fungerar nya gränssnittet i Visma.net Approval.  Vad är nytt?  Ett nytt användargränssnitt som syftar till att förenkla din upplevelse när du arbetar med ärenden i Visma.net Approval. Det nya användargränssnittet förbättrar processen för användare att effektivt godkänna eller avvisa ärenden. Funktionerna som ingår i användargränssnittet är oförändrade jämfört med det gamla användargränssnittet, men sättet de presenteras på har förändrats.       Hur använder man det nya gränssnittet? Logga in i Visma.net Approval. Välj Mina ärenden och öppna ett ärende. Åtgärder som Godkänn, Avvisa och Andra åtgärder har flyttats längst upp till höger, tillsammans med nya ikonerna. De har samma funktionalitet som tidigare.   Alla flikar Dokument, arbetsflödesdetaljer med Anteckningar och kommentarer från den gamla vyn visas nu på en skärm,    Den nya layouten har lagts till även i Min historik, Processöversikt och Dokumentöversikt. Modulerna kan döljas genom att klicka på motsvarande ikon i sidofältet. När du döljer en modul kommer ikonen att markeras i blått. Layouten kommer att sparas, så att du kan se samma moduler när du klickar på pilarna uppe till höger och navigerar till nästa ärende     Arbetsflödesdetaljer  I den här modulen visas flödet med detaljer och tooltips visar användarens namn, e-postadress och profilbild.     Under stegets namn visas namnet på godkännarna. Under steget Godkännande visas var ärendets ursprung Expandera aktuella arbetsflödessteget för att se detaljerna: namnet på det aktuella arbetsflödessteget, aktuella godkännare och orsaken kommer att vara synliga.     Expandera arbetsflödeshistoriken så ser du en tabell med steg, åtgärd, kommentar, datum. Dessa kan sorteras på datum och användare. Finns även funktion med tooltips med e-postadress  som kan kopieras till urklipp.   Anteckningar och kommentarer Antalet kommentarer visas mellan parenteserna i rubriken Anteckningar och kommenterar är synligt på modulens ikon om du bestämmer dig för att dölja den. Du kan ange din kommentar i fältet Lägg till kommentar. En kommentar kan vara högst 501 tecken lång. Dokumentmodulen  I ärendelistan ärendelistan kan du se vilka dokument som behöver godkännas,  Antalet dokument visas i modulens rubrik, och det finns två sätt att navigera genom dokument: klicka på pilarna Sida upp eller Sida ner alternativt använd den vertikala rullningslisten.     I verktygsfältet under rubriken kan du se antalet sidor inne i dokumentet, och du har möjlighet att zooma ut och zooma in, ladda ner, rotera och skriva ut dokumentet. Dokumentet roterar 90 grader varje gång du klickar på ikonen Rotera åt höger. Om du vill skriva ut dokumentet öppnas en ny flik med dokumentet i förhandsgranskning.     Extern redigerare tillhandahålls av Visma.net ERP  Modulen för extern redigerare (redovisning med kontering) visas längst ner på skärmen för mindre upplösning (1440 - 800 px; 1680 - 480 px (vy med två kolumner) och 1280 - 640 px (vy med en kolumn), under alla moduler (detaljer om arbetsflödet) , Anteckningar och kommentarer, Dokumentdetaljer och Dokumentmodul.        Externa redigerare har en funktion för att ändra storlek, så att du kan ändra storlek på den från full bredd längst ner på skärmen till halv bredd längst ner till vänster på skärmen. När du väl har gjort ett aktivt val mellan nya knapparna bottom och left-bottom sparas layouten när du använder pilarna för att navigera till nästa uppgift och när du loggar in via samma webbläsare, efter att applikationen stängts. Den sparas inte när du väljer en annan webbläsare och den sparas inte när du öppnar ett nytt ärende från Mina Ärenden. För högre upplösningar (1920 - 725 px) visar vi en vy med tre kolumner med modulen Extern redigerare placerad längst ner till vänster på skärmen, under de tre modulerna Arbetsflödesdetaljer, Anteckningar och kommentarer, Dokument med Dokumentvisning på höger sida. Du kan ändra storlek på den extern redigeraren till full bredd och placerad längst ner på skärmen och layouten sparas endast när du använder pilarna för att navigera till nästa Denna information finns beskrivet i hjälpfilen.         

I denna artikel kommer vi att guida dig genom de olika stegen för att sätta upp konton och koddelar i Visma.net Payroll SE. För att ställa in koddelar i Visma.net Financials, följ instruktionerna i vägvisaren under Inställningar - Inställningshjälp - Koddelar (CS202000).   Steg 1: Benämningar i lönesystemet Visma.net Payroll SE använder en någorlunda annan benämning än Visma.net Financials, men Payroll SE tillåter även egna namn. I Payroll SE använder man begreppet nivå där nivå 1 är huvudbokskonto och nivåer 2-4 motsvarar segment i Visma.net Financials. Gå till Företag - Företagsinställningar - Allmänt. Under Aktivera bokföringsfunktioner kryssa i Bokföring - nivå 4.    Gå till Företag - Företagsinställningar - Bokföring. Under Rubriker finns möjlighet att ändra standardbenämningar till valfria. Standardbenämningar är Kostnadsställe, Objekt och Nivå 4. Steg 2: Lägg till koddelar på personalkortet Gå till Personal - Personalregistret. Välj den anställde och gå till fliken Löner. Under Kostnadsställe och Nivå 4 (eller dina egna benämningar) har du möjlighet att lägga till den anställdes specifika kostnadsställen. Tryck på plusknappen för att lägga till en ny rad. Med optionsknappen till vänster anges den anställdes huvudtillhörighet Ange procentuell fördelning mellan flera koddelar. OBS! Denna fördelning  används för bokföringsunderlaget men för andra rapporter och urval som görs på kostnadsställe/Nivå 4, redovisas varje person på sin huvudtillhörighet (ej enligt någon fördelning).   Steg 3: Lägg till koddelar på lönearter Kostnadsställe och Nivå 4 ställer man in på lönearter. Gå till Lönearter - Löneartsregister - fliken Kontering Under Kontera enligt personal kryssa i Kostnadsställe och/eller Nivå 4 om du vill använda koddelar som har lagts till på personalkortet (Steg 2). OBS! Om du ändrade benämningarna i Steg 1 så får du se dem här. Under Kontera per kategori/anställd anger du också konto och koddel för Objekt (Segment 2 från Financials)     Det går även att snabbuppdatera många lönearter samtidigt under menyn Lönearter. Välj vad du önskar uppdatera       och följ vägvisaren i programmet.   Steg 4: Utökad kontering av arbetsgivaravgifter Om du behöver bokföra arbetsgivaravgifter per kategori kan du göra det med tilläggsmodulen Bokföring arbetsgivaravgifter/kategori. För att få tillgång till den utökade konteringen gå till Företag - Företagsinställningar - Allmänt. Kryssa i för Bokföring arbetsgivaravgifter/ kategori. Gå till Företag - Företagsregistret - Lagstadgade avgifter. I nedre delen av tabellen ange Kreditkonto för förmåner, banklön och kontantlön   Tryck på länken Kontering per kategori På fliken Arbetsgivaravgifter ange kontering (debet och kredit) för varje personalkategori eller ett standardkonto.   På fliken Kontering nivå 2 ställer du in om balanskonton ska fördelas på koddelar. Balanskonton för både arbetsgivaravgifter och förmåner kan fördelas på kostnadsställe, objekt och/eller nivå 4. Balanskonton för banklön och nettolön kan fördelas på kostnadsställe och nivå 4.   Regionalt företagsstöd samt stöd för forskning och utveckling (FoU) kan fördelas på motsvarande konto (debet och kredit) som för de lagstadgade arbetsgivaravgifterna, samt fördelas på kostnadsställe, objekt och/eller nivå 4.   Steg 5: Få med koddelar på bokföringsunderlag Gå till Löneperiod - Rapporter - fliken Beställning. Tryck på plusknappen för att skapa en mall för utskriften. Skriv in ett namn i textfältet under Beställningens namn. Tryck länken Lägg till/ta bort Kryssa i för Bokföring Tryck OK   Under rapporter kan du nu trycka på plusknappen för att utforma bokföringsunderlag. Ange en benämning. Välj om alla transaktioner för löneperioden ska inkluderas i bokföringsordern eller enligt urval. I rullgardinsmenyn för sortering välj vilka segment som ska följa med och i vilken ordning. Här är det viktigt att du anger den ordning som används i Financials. Tryck på Spara. Tryck på Spara igen i huvudfönstret. Tryck på Utskrift och önskat åtgärd.     För att kunna importera bokföringsunderlaget i Financials behöver du förbereda en Excel fil. Det gör du genom att trycka på excelikonen och ladda ner en Excel eller CSV fil - formatet väljer du i nästa steg.       

För dig som godkänner fakturor och utlägg i Approval  kan du använda appen Visma Manager.  Här får du tillgång till dina Visma Approval ärenden var som helst och när som helst   Godkänn dokumenten  genom att öppna varje dokument eller använd funktionen godkänn flera samatidigt. Visma Manager godkänn flera dokument    Om du vill följa flödet vad som sker med dina dokument  för tex utlägg eller leverantörsfakturor. Klicka på Historik.   Visma Manager Historik     Med Visma Manager kan du:  Godkänna eller avvisa fakturor och utlägg direkt i din mobil  Inspektera mottagna dokument  Lägga till kommentarer till dokument Söka på Historik Kontering på befintliga rader om du har rollen Financial User i Visma.net ERP  Visma Manager är en gratis app som ger befintliga licensierade användare av Visma Approval med möjlighet att godkänna ärenden från Approval.   Stödjer språken : Svenska, Engelska, Norska, Finska och Holländska App store Goggle Play      

Ingående fakturor har olika status beroende på hur långt de har behandlats i flödet. Dessa kolumner finns i leverantörsreskontran. Status som är fakturans status från  redovisningen och reskontran  Approvalstatus som visar status från  godkännandeflödet i Approval. Dessa kolumner kan ni enklet ta fram i er uppsättning. Tabellen nedan visar statusar som förekommer i flödet.    Status Approval Status leverantörsreskontran  Beskrivning Skickad till Approval  Balanserad Leverantörsfakturan ligger i Approval och väntar på godkännande Godkänd Öppen Leverantörsfakturan är godkänd, bokförd och klar för betalning Godkänd Balanserad Leverantörsfakturan är godkänd, väntar på kontering och frisläppning (bokföring) Avvisad Balanserad Leverantörsfakturan har blivit avvisad av användare i Approval med notering från användaren som avvisad. Kan skickas ut på nytt i flödet eller konteras och frisläppa. Väntar Balanserad Leverantörsfakturan finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna. Väntar Ankomstregistrerad Leverantörsfakturan är preliminärbokförd och finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna. Avbruten Ankomstregistrerad Godkännandeflödet har avbrutits i leverantörsreskontran. Avbruten Balanserad Godkännande flödet har avbrutits i leverantörsreskontran. Ny Balanserad Leverantörsfakturan har inte skickats till Approval och ligger kvar i leverantörsreskontran. - Öppen Leverantörsfakturan har bokförts och frisläppts direkt utan att ha skickats till Approval - Balanserad Leverantörsfakturan är registrerad i leverantörsreskontran, men uppgifter saknas           

I nuläget behöver man exportera och importera användare mellan Visma.net Payroll SE och Visma.net Admin varje gång en ny anställd läggs upp, för att koppla samman användare mellan de två programmen.   I denna artikel utgår vi från att du redan har konfigurerat företaget. En fullständig dokumentation hittar du här.   Börja med att säkerställa att det finns en korrekt e-postadress på personalkortet i Visma.net Pyroll SE. Gå till  Personal - Personalregistret - fliken Allmänt. I kolumnen längst till höger, kontrollera E-post Visma.net. Det är endast detta fält som importen går efter. OBS! Importen är även skiftlägeskänslig, så lägg märke till stora och små bokstäver.   Gå till Personal - Exportera personal (Visma.net) och välj vilka anställda som du vill inkludera i filen. Om du redan använder Visma.net Payroll SE kan det vara aktuellt att endast välja de anställda som inte har kopplats till Visma.net. Tryck på knappen Skapa fil för att skapa och ladda ner en CSV-fil. Den sparas automatiskt på din dator i mappen Hämtade filer. Gå till Visma.net Admin. Gå till Användare och roller - Användare. Tryck på Andra åtgärder och välj Importera användare…   Välj filen du exporterade från Visma.net Payroll SE och följ vägvisaren. Ge rollerna som vanligt i Visma.net Admin På så sätt lägger du till nya användare som nu tilldelas ett OdpUserID När du är klar med rolltilldelningen tryck på Excel-ikonen till höger om Andra åtgärder för att exportera användarna. Gå tillbaka till Visma.net Payroll SE. Gå till Personal - Import personal. Tryck på plus-knappen. Ange en Benämning. I Filformat välj Visma user(xlsx). Inmatningsmall sätts automatiskt till Support Test Mall. Tryck på mapp-ikonen vid Filnamn och välj filen du exporterade från Admin Du kan kontrollera vilka användare som kommer att importeras genom att trycka på knappen Kontrollera. Om allt ser rätt ut tryck på Importera.     Om det behövs så spara Avstämningslistan. Du kan spara den i PDF- eller Excel-format eller bara förhandsgranska.   På personalkortet kan du nu se en kedjeikon vid E-post Visma.net och fältet är inaktiverat.        

Ett stort tack till alla er som var med och lyssnade på webinaret Insights i Visma.net under våra Community Live-veckor. Nedan publicerar vi de frågor som ställdes under webinaret.  Fråga 1: Vad händer om man klickar på diagrammet? Svar 1: Klickar du på en stapel i ett diagram kan du göra drill-down på denna och se underliggande värden. Fråga 2: Är dimensionerna lika med kod-delarna? Svar 2: Ja, dimensionerna i Insights är samma sak som Koddelar i Visma.net.

Ett tips inför sommaren är att använda Visma Manager appen vid godkänning av dokument. Visste du att du kan godkänna flera samtidigt genom att klicka på den lilla runda cirkeln till vänster. Se nedan.   Visma Manager - Godkänn flera samtidigt     Visma Manager appen kan laddas ner på:      

Ny rapportering för arbetare införs 2024. Förändringen innebär inte bara att rapporteringens tidsintervall förändras, från årligen till månadsvis, utan också att alla arbetare måste identifieras med en specifik kod som tillhandahålls av Fora. Här finner du en sammanställning på vad du ska tänka på.   Dokument är tillgängligt för inloggade användare.

Det rekommenderas att man väljer Underlag för ROT- och RUT-arbeten  i Företag (CS101500) på fliken ROT och RUT.   I denna artikel beskriver vi ett sätt att reversera en kundfaktura med ROT/RUT när man valt  Frisläpp fakturor och betalningar istället   Frisläpper man en ROT faktura:   Resultat:   Samt:   För att reversera fakturan måste man börja med fakturan till Skatteverket. Gå till Kundfakturor (AR301000) och hitta fram fakturan till Skatteverket. Gå till Åtgärder och välj Reversera och använd på nota   Frisläpp kreditfakturan   Fakturan till Skatteverket är nu stängd.   Nu behöver du Reversera motpost på den tidigare kundinbetalningen. I vårt exempel betalningen 100112   Resultat:   Nästa steg är att reversera den ursprungliga fakturan. Gå till Kundfakturor (AR301000) och Åtgärder och välj Reversera och använd på nota   Frisläpp den    Återstår kreditfakturan 100112 som skapades när vi först frisläppte 100111:     Fakturan har ingen moms. Skapar därför en debetjustering utan moms:   Sista steg är att skapa och frisläppa en kundinbetalning:   Nu är alla dokument stängda. Både kundfakturor     Och kundinbetalningar  

Här följer några korta tips och tricks i hur man kan arbeta i det nya Orderfönstret i Visma.net. För mer information om fönstret, se nya Orderfönstret - Översikt   Bläddra mellan ordrar En ny order anses vara den senast skapade ordern För att gå till den tidigare skapade ordern, tryck på vänsterpilen   Uppdatera kunder Det går att öppna kundkortet direkt från Orderfönstret om man behöver uppdatera något på en kund.     När du klickar på redigeringsikonen visas en popup Redigera i pop-upen. Spara och stäng Spara ändringar i ordern För att se uppdateringarna, ladda om webbläsaren Plats-nålen   Håll muspekaren över plats-nålen för att se leveransadressen Det är samma adress som på fliken "Leveransinställningar". Återställ inmatat värde   Manuellt inmatat värde kan återställas till ursprungligt värde Ikonen blir blå efter att värdet har redigerats Klicka på den blå ikonen för att återställa till originalvärde   Ta bort orderrader Ta bort en eller flera rader samtidigt. Det går också att markera alla rader genom att klicka i checkboxen precis nedan för "Radera".      

Vi ser att för vissa automatiserade schemaläggningar har utförandetiden ändrats under de senaste dagarna. Orsaken till detta problem har åtgärdats, men de ändrade utförandetiderna behöver justeras manuellt. Detta gäller endast för automatiserade schemaläggningar där man har angett ett värde i fältet Körs mellan under fliken Schemalägg.   Om dessa inte är korrekta, kan de ändras genom att öppna schemat från Automatiserade schemaläggningar - översikt (SM205030).       Här, under fliken Schemalägg, ändrar man utförandetiden i fälten Körs mellan och sparar. Efter detta kommer utförandetiden att vara korrekt. Om ni behöver hjälp med detta, vänligen kontakta er support.

Ett tips! Håll dig uppdaterad och få tillgång till den senaste informationen; godkänn fakturor, utlägg  direkt i mobilen!   Visma Manager är en gratis app som ger befintliga licensierade användare av Visma Approval med möjlighet att godkänna ärenden från Approval. Genom appen kan du hantera inkommande dokument och få en ökad kontroll med en fullständig överblick över ärenden som behöver godkännas.   Du får tillgång till Visma Approval  med Visma Manager. Tusentals användare använder redan denna app för att effektivisera sina affärsprocesser.   Med Visma Manager kan du: ● Godkänna eller avvisa fakturor och utlägg direkt i din mobil ● Inspektera mottagna dokument ● Lägga till kommentarer till dokument ● Få tillgång till dina Visma Approval ärenden var som helst och när som helst   Appen stödjer språken : Svenska, Engelska, Norska, Finska och Holländska App store Goggle Play

Snart semestertider glöm inte att  registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig.   Så här gör du: Logga in i Approval Väljer Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv  i perioden  (daumintervall )   Visma.net Approval              

Nu går vi mot julledigheten  och  lämpligt att registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig.    Så här gör du: Logga in i Approval Väljer Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som är aktuella    Önskar er alla en God Jul & Gott Nytt år!     

Här  hittar du information om nya gränssnittet direkt via menyn i Approval.   Klicka på ikonen som ser ut som en glödlampa   Klicka på Ta reda på mer