Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

Ocr import (betalinger fra kunder) i VismaBusiness via Visma.net.Autopay eller Babelbank Hvorfor Automatisk generering av bilag for ocr betalinger Formål I VismaBusiness må du definere ocr kid så betalingsløsningen kan finne ut hvordan systemet skal finne kundenummer og fakturanummer ut fra kid. Det er naturlig å definer flere rader for håndtering av betalinger.   Beste praksis Bruk tabellen “Factoringselskap” for å definere kid Du må se på settingene for betalingsprosessen og lengden på kundenr og fakturanr for å få en oversikt over tolkingen av kid Eks: Lengden på kid inklderer kontrollsiffer på 16 tegn, dette betyr at du må definere settinger for 15 tegn   "Fact behandling” Denne må hakes av for ocr/kid definisjon. (bitverdi 2) "Factoring id" Du kan matche innkommende betaling direkte mot kid som står på fakturaen (åpen post) i Visma Business. For å få til dette må “Fctoring id” stå til 0;0 Du kan også bruke kolonnen factoring id til å sette start posisjon for kundenr og fakturanummer – kundenr; fakturanr. (eks 6;8) Hvis kid kun består av kunde- eller fakturanr må du sette 0 (null) for settingen som ikke er i bruk. Avhenging av settingene i kolonnen betalingsbehandling og bruk bare kundenr /bruk bare fakturanr som kid (Kun Babelbank). “Kid factoring siffer” Babelbank vil behandle disses som siffer mellom kunde og fakturanr   “Kid kunde/levsiffer” Antall siffer i kundenummer   “Kid refnr sifer” Antall siffer i fakturanummer "Bankkonto" Her legges klienten bankkontonummer. Om de har flere bankkontoer defineres en kiddefinisjon pr bankkonto “Ocr bankkontnummer” Legg inn hovedbokskontoen for denne bankkontoen   “Ansvarsenheter” Legg inn ansvarsenhet som benyttes, eks. avdeling og prosjekt "Betalingsbehandling” Denne er i bruk kun for Babelbank Eks: KID 010234000024672 (010234 00002467 2)   Innstillinger for ocr import (avansert) Hvis firmaet mottar betalinger for mer enn en bankkonto eller har forskjellig kid på samme bankkonto, må dette settes opp på flere linjer. Eksempel som viser to varianter av kid på samme bankkontonummer.   KID "OCR betaling" 010234000024672 (010234 00002467 2) KID "OCR ekstern kID" 0200010234001013589 (020 0010234 00101358 9)     Hvis kid inneholder mer enn fakturanummer og kundenummer, kan du sette start posisjon for kundenummer og fakturanummer. Eksempel kid 0200010234001013589 viser kundenummer fra posisjon 4 og fakturanummer fra posisjon 11. "Bilagsserienummer" (Kun BabelBank) Hvis det er to varianter av kid med samme lengde men med forskjellige bilagsserienummer, kan du sette serien i denne kolonnen så betalingsløsningen tester på denne og velger rett bilagsserie. I tabellen bilagsserie definerer du fakturanummer for hver serie med første bilagsnummer og siste bilagsnummer.

For å periodisere i Visma Business er det viktig å tenke ut hvor vi ønsker å gjøre dette. Det er 2 hoved muligheter som vi ønsker å presentere: Bilagsbehandling i Visma Business Benytte Dokumentsenter   Periodisering i Visma Business Forarbeid    Når Visma Business benyttes så tas det utgangspunkt i balanse-kontoene. Det som kan være lurt å gjøre på disse kontoene er: Sett på valget Periodisering - da vil dialogen automatisk dukke opp ved bruk av disse kontoene. Ta vekk avg.kontr. - da vil det være mulig å benytte mva behandling på disse kontoene.     Føring av bilag   Fakturaen føres som en inngående faktura, men viktig ved periodisering at Debet konto er konto for forhåndsbetalte kostnader - 17XX.   Når f.eks konto 1700 er merket for periodisering vil denne dialogen dukke opp:     Denne kan også nås ved hjelp av behandling og valget periodisering.      Periodisering   For å foreta selve periodiseringen så er det greit å vite følgende fra hvilken periode gjelder kostnaden og hvor mange perioder gjelder dette.       I eksempelet har vi mottatt faktura på husleie, fakturadato er 05.01.2020. Kostnaden gjelder fra Januar, periode 1, og gjelder for januar til mars.   Til Start viser hvor stort avvik det er på perioder fra valuteringsdato for bilaget og når 1. periode i kostnaden skal starte. i Eksempelet vil det ikke være avvik og derfor 0 i Til start.   Varighet er 3 mnd, og er derfor angitt i feltet  Det angis også konto for motpostering, her er kostnaden husleie og derfor valgt 6300 i debet. Resultatet av periodiseringen vil da bli som følger:   Her har vi lagt mva fradraget på konto 1700, og det vil da bli nettobeløp som periodiseres. Legg merke til Valuteringsdatoen på bilagslinjene. Disse vil nå fordele kostnaden på de forskjellige periodene.   Resultatet av periodiseringen skjer direkte i bilagsbilde og greit å kontollere før en foretar oppdatering av bunten     Periodisering via dokumentsenter.   Når det velges å periodisere fra dokumentsenter så er det viktig å vite at her tas det utgangspunkt i en kostnadskonto, og periodiseringen skjer via en felles periodiseringskonto. Forarbeid På Administrasjon - Bedriftsopplysninger - Regnskap - Regnskapsbehandling settes det på hvilke kontoer som ønskes som periodiseringskonto:   Her har vi valgt 1700 Dokumentsenter behandling I dokumentsenteret er det lurt å hente frem 2 kolonner for å angi periodiseringen, dette er: Periodiseringsstart år/periode og Periodiseringsslutt år/periode.   Når bilaget behandles angis dette men verdiene år/periode.   I eksempelet har vi forsikring faktura mottatt i januar, men gjelder fra februar 2020 til januar 2021.     Bokføring Når denne overføres til ERP tas verdiene for periodisering med over og danner grunnlaget for bokføring som skal skje.   Når vi ser bilagslinjen for dette bilaget så ligger den som en linje i visningen, og selve periodiseringen vil ikke skje før vi oppdaterer bunten.   Resultatet av periodiseringen kan leses ut fra f.eks spørring/kontroll hovedbok     Alternativ måte å løse dette på er og overføre bilag/dokument til Visma Business for så å bruke metode nevnt under “Periodisering i Visma Business”.

Noen får denne meldingen ved opplasting av remitteringsforslag fra Visma Business til visma.net autopay:             Sjekk først at avtalen i visma.net autopay er satt til aktiv, man går så inn i avtalen og sjekker at tjenestene også står til aktive under fanen Velg tjenester     Aktiver tjenestene Utgående betalinger og Filer fra bank   Er de aktive slå de av, logg ut, logg inn og aktiver de igjen

Opprett ny bunt eller bilag fra oppdaterte bunter /bilag Dette er en fin funksjon for tilbakeføring (snu fortegn) samt skape ny bunt for korrigering (husk eventuelt å endre aktuelle data).   Ønsker du å opprette en ny bunt ut fra en oppdaterte bunt, markerer du den aktuelle bunten, eventuelt flere bunter, og velger behandlingsvalget opprett ny bunt. Du får da opp dialogboksen for opprett ny bunt. Det samme kan du gjøre ved å stå i bilag, markere det aktuelle bilaget og velge opprette ny bunt   Merk: Behandlingsvalget Opprett ny bunt fra tabellen - oppdatert bunt,  kopierer hele bunten inkl. motreferanser, i motsetning til behandlingsvalget opprett ny bunt fra tabellen - oppdatert bilag, som ikke tar med motreferanser (siden linjene blir tildelt nytt linjenummer).       Menyvalg i dialogen: Bytt om debet/kredit Her kan du krysse av for om debet og kredit skal bytte plass, slik at de nye bilagslinjene utligner de opprinnelige. Merk: Har du benyttet feltet Periodiser kredit på bilagslinjene må du registrere eller ta bort flagget i dette feltet manuelt hvis du skal krysse av for Bytt om debet/kredit. Gjør du ikke dette blir kontofordelingen snudd på feil måte. Når du velger OK, vil du se hvilken bunt som blir behandlet på statuslinjen. Samtidig vil en prosessindikator illustrere hvor mange av de valgte buntene som er behandlet hittil. De nye buntene tildeles forløpende buntnummer. De blir dessuten påført opprinnelseskoden 14 - Tidligere bunt. Feltet Oppr. kjørenr blir også tatt med til den nye bunten.   Bruk opprinnelig valutakurs 2 Har du kryss i dette feltet får den kopierte bilagslinjen automatisk et kryss i feltet Ikke oppdater valutakurs fra bilagsdato under Trans.status, og krysset i feltet Oppdater valutakurs fra bilagsdato under Bilagsart beh. i tabellen Bilagsart blir slått av. Feltet er standard avkrysset. Du kan se bort fra dette krysset om ikke valuta 2 er i bruk. Avhengig av hva du ønsker med de kopierte bilagene, må du enten slå av valget i dialogen ved kopiering, eller endre på de kopierte bilagslinjene i etterkant. Ved tilbakeføring av bilagslinjer er det vanlig å ha kryss i feltet. Du skal ikke ha kryss i feltet hvis det er en kopi av en bunt som: skal bli brukt som mal og skal bli oppdatert i annen periode med ny bilagsdato og skal beregne valutakurser på nytt