Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

Her skal vi etter beste evne forsøke å gi noen tips for å unngå at faktura via Autoinvoice kommer i retur med en feilmelding. Vi oppdaterer fortløpende.

[BEGGE/SUPERBRUKER] Et negativt parti kan oppstå dersom du selger en lagerstyrt vare du ikke har. Visma Business kan til en viss grad rydde i slikt, (ved varemottak:“fyll opp negative partier først”) men trives alltid best når den kun har positive partier å arbeide med. - negative partier kan også gjøre det vanskeligere å beholde kontroll på lagerverdi og kostpriser, så det er flere gode grunner for å unngå slike partier.  I dette eksemplet lå det 10 på lager. Det ble registert og skrevet plukkliste på to ordre a’ 5 stk.  (+10  -5 -5  = 0 ) Vi er dermed tomme på lager.   Samtidig har “noen” laget en ordre på 3 stk for samme produkt, men har brukt ordretype 2 - altså direkteordre. ( i Visma Byrå finnes et eget skjermbilde som heter “Enkel fakturering” som konsekvent bruker ordretype 2).   Når de tre ordrene faktureres, kommer det ikke noen melding om at du ikke har nok på lager. - dette skjer fordi ordretype 2 aldri sjekker lageret. - den bare fakturerer, og håper på at du vet hva du gjør... Du kan lage et overvåkingspunkt som viser dersom det finnes negative partier.   Lag et skjermbilde som bare viser negative partier, og lagre dette     Vi velger å se bare de linjene i partitabellen som har negativ fysisk lagerverdi.   Høyreklikk og legg til overvåkingspunkt.       Når dette er gjort, må du koble oppsettet til bruker og bedrift(er), slik at punktet dukker opp i listen din.     Her har vi valgt å ta med alle klienter(bedrifter) som hører til bedriftsgruppe 1 Husk at du må legge inn ditt brukernavn også, for at resultatet skal vises i ditt oppstartbilde.        

Her er oppskriften for å komme i gang med å sende fakturaer fra Visma Business (VB) til privatkunder via Visma.net AutoInvoice (AI) Med Visma.net AutoInvoice kan du fakturere privatkunder på følgende måte: Sende eFaktura rett i nettbanken og til Vipps Sende på e-post til de du oppgir en e-postadresse på Skrive ut, pakke og sende fakturaen på papir til en lav kostnad Her er de 6 punktene du må igjennom for å komme i gang. Hvis du allerede sender fakturaer til bedrifter via AutoInvoice, så kan du hoppe rett til punkt 5. 1. Lisens Så godt som alle skal ha AutoInvoice i sin Visma Business lisens. Hvis dere får problemer med punkt 3 (koble AutoInvoice til deres fakturasystem), så kan dette komme av manglende lisens. I så fall kontakt kundesenteret@visma.com.  2. Registrer ditt firma i AutoInvoice Dere må ha registrert deres firma i AutoInvoice. Hvis dere tidligere har brukt AutoInvoice mot deres firma, så har dere allerede en registrering der som dere kan bruke videre. Hvis dere ikke har det, så kan du registrere dere i AutoInvoice slik: Vi anbefaler å bruke den automatiske registreringen i AutoInvoice. Men det går også an å følge denne oppskriften: Følg denne oppskriften 3. Koble AutoInvoice til ditt Visma økonomisystem For dere som fulgte den automatiske registreringen i versjon 11.01 eller nyere, så er AutoInvoice allerede koblet mot ditt økonomisystem. Oppskrift for dere som registrerte dere manuelt eller allerede har en konto i AutoInvoice: Kopiere nøkler fra AI over til VB   Logg inn i AI-portalen, http://autoinvoice.visma.com med den brukeren du vil skal stå som avsender av fakturaene Klikk på Innstillinger oppe til høyre Da ser du to nøkler som du skal kopiere inn i VB Start VB og gå inn i dialogen for bedriftsopplysninger. Denne ligger blant annet under administrasjonsmenyen. Hent frem de skjulte feltene “AutoInvoice Firma UUID” og “AutoInvoice Standardbruker API nøkkel”, hvis du ikke allerede har disse fremme (Ctrl + U for å hente frem skjulte felter). Kopier over nøklene fra AI-portalen Husk å lagre 4. Sjekk innstillingene i økonomisystemet for ditt firma Start Visma Business og gå inn i dialogen for bedriftsopplysninger. Denne ligger blant annet under administrasjonsmenyen.       Følgende felter må være korrekt utfylt Orgnummer EU mva reg.nr, skal fylles ut hvis du er MVA-pliktig og skal fakturerer MVA. Organisasjonstype: Hvis du er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysundregistrene så skal du skrive inn «foretaksregisteret» her. Bankkonto: Her skal bankkontonummer være fylt ut (eventuelt kan bankforb.nr. brukes). IBAN/BIC: Må være fylt ut hvis du skal sende fakturaer utenlands. Hvis feltet er utfylt, så må det være korrekt. Landkode må være fylt ut på adressen. 5. Aktiver avtale om B2C (eFaktura til privatpersoner) Aktiver avtale om eFaktura Slik aktivere du avtalen om å sende elektronisk faktura rett i nettbank til privatpersoner     Logg deg inn i AutoInvoice-portalen for det firmaet som skal sende e-faktura til privatpersoner Velg innstillinger oppe til høyre. Deretter velger du “Fakturering av privatpersoner (B2C)” i menyen til venstre Kryss av for "Aktiver elektronisk fakturering av privatpersoner (B2C)" Hvis du har en OCR-avtale med banken din og bruker KID-nummer på fakturaene dine, så kan du aktivere at forespørsel om eFaktura dukker opp når kunden betaler fakturaen manuelt i sin nettbank. Dette kalles avtalefangst. Kundenummeret må være en del av KID'en.  Da må følgende tre felter fylles ut: Ditt bankkontonummer Lengden på KID-nummeret Plasseringen av kundenummeret i KID: Hvis du har kundenummeret først i KID'en og den består av 5 siffer, så skriv 1-5 i dette feltet. Hvis det derimot kommer etter fakturanummeret som også er på 5 siffer, så skriver du 6-10. Prefix - Dette skal ikke fylles ut med mindre du vet at du har dette behovet. Trykk på “Aktiver avtale” 6. Merk privatkunder for sending via AutoInvoice For at systemet skal sende fakturaen via AutoInvoice er det to felter man må kjenne til: Mottakerens elektroniske fakturaadressen (som er eFakturareferansen for B2C-fakturer) Mottakerens operatørnummer (som er sendemåten) I tillegg til dette må man angi at sendemåte skal være AutoInvoice (på samme måte som B2B).   Hvis man har sendt eFaktura tidligere, vil eksisterende kunder ha en eFaktura-referanse. For å beholde disse avtalene, må man legge denne referansen  inn som elektronisk fakturaadresse på hver kunde. NB! Hvis du har tillatelse til å lagre personnumre på kunden, så må dette ikke lagres i orgnummer-feltet. Fordi dette da vil komme med på fakturaen i den elektroniske filen, noe som ikke er lov å sende ut.   Visma Business, fra versjon 13.10 Hvis man sender i standard format (dvs Peppol Bis 3) så gjelder følgende: Følgende må legges inn på kunden som skal motta fakturaen: Sendemåte for dok1 = AutoInvoice Under Kundepref, må det være krysset av for "Privatperson" Hvis man har annen eFaktura-referanse enn kundenummeret, må denne legges inn i "AutoInvoice endepunkt-ID" Mobilnummer eller epostadresse bør også fylles ut for å få flest mulige fakturaer sendt som eFaktura. Mobilnummer legges i “Tlf.nr.” og epostadressen følger samme logikk som B2B, dvs at man kan bruke firma-epostadressen eller AutoInvoice-epostadresse med de innstillingene som finnes rundt dette. Hvis man har krysset av for "Bruk eldre format for fakturering" i AutoInvoice behandling" i Bedriftsinformasjon-tabellen, så bruk samme oppskrift som for versjoner før 13.10.   Visma Business, før versjon 13.10 Følgende må legges inn på kunden som skal motta fakturaen: Versjon 12 eller nyere: Kryss av for "Bruk eldre format for fakturering" i AutoInvoice behandling"-feltet i Bedriftsinformasjon-tabellen. Sendemåte for dok1 = AutoInvoice "AutoInvoice operatørnr" må være B2CNO Hvis man har annen eFaktura-referanse enn kundenummeret, må denne legges inn i "GLN/GS1"-feltet Mobilnummer eller epostadresse bør også fylles ut for å få flest mulige fakturaer sendt som eFaktura. Mobilnummer legges i “Tlf.nr.” og epostadressen følger samme logikk som B2B, dvs at man kan bruke firma-epostadressen eller AutoInvoice-epostadresse med de innstillingene som finnes rundt dette.

(Vanskegrad: ST Tilpass ) I forrige artikkel snakket vi mest om hvordan de ulike instillingene skal brukes. Denne gangen har vi valgt en med praktisk tilnærming, og demonstrerer bl.a. hvordan du lager og bruker en salgsstruktur. Før du starter opp videoen, er det et par ting som er greit å vite. I venstre kant av bildet finnes en innholdsliste, som lar deg hoppe til en bestemt del. Klikker du utenfor videobildet, gjemmer du bort den listen, men den dukker opp igjen når du peker inne i bildet. Nederst i bildet finner du også en rad med kontroller. start/   Volum                                                                                                                                   innhold                           full stopp                                                                                                                                                                                skjerm   Link til video: HER

Gå inn under Administrasjon | Systemopplysninger | Brukere for å se hvor mange aktive brukere som finnes.  Alle aktive brukere har tildelt moduler. Hvilken type modul angir hvilke rettigheter/tilganger brukeren har (fakturering, regnskap f.eks)   Brukertabellen gir en oversikt over brukere og hvilke moduler disse har tilknyttet seg:                 Her ser vi et eksempel på brukere med tildelte moduler, samt hvilken adgangsgruppe disse er knyttet til.   1 System 2 Byrå bruker ➔ Ansattgrupper 4 Ekstern bruker   Eksempler på moduler tildelt:                                 Resultatet av disse vil gi en verdi i feltet for Moduler og utifra dette kan en identifisere hvilken type bruker dette er. Så lenge en bruker er opprettet med navn og modul, telles den som “i bruk”, og inngår da i de som er tilgjengelig til bruk i forhold til de totale antallet brukere som ligger i lisensen.   I vårt eksempel har vi 10 totale brukere tilgjengelig:           Vær obs på følgende ved eventuell nedgradering av brukere Visma Business::  https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Kundeservice-for/Har-du-nedgradert-antall-brukere-eller-moduler-i-Visma-Business/ta-p/141249

Vi har erfart at noen kontakter oss siden fakturaene ikke blir sendt elektronisk lengre.   Fra 01.01.2020 har en del nye kommuner slått seg sammen.  Kanskje er dette årsaken til at fakturaene ikke er blitt sendt elektronsik?   Vi har erfart at noen kommuner har beholdt det gamle orgnr. mens andre har opprettet nye.  Selv der hvor kommunenavnet er blitt videreført ser vi at praksisen er forskjellig.  Ta kontakt de aktuelle kommuner for å få de riktige org.nr.   Mitt tips er derfor å søke igjennom alle kunder og kontroller om en av deres kunder er blandt de som er endret. Hvis dere benytter Visma Bizweb kan dere få informasjon om at kommunene er opphørt.  Her har jeg eksempel på to av kommunene som er slått sammen.  Jeg har i tillegg opprettet den nye kommunen.  I dette tilfelle vil det komme klart fram at Ski- og Oppegård kommune ikke skal brukes lengre.       Her finner dere en oversikt over disse kommunene under Kommune- og regionsendringer 2020

Vi har sett at en del bruker org.nr 999 999 999 dersom de skal sende en faktura til en privatkunde.  Mange har et oppsett i Visma Business som tvinger igjennom at det må registreres et org.nr   Dersom dere skal sende til en privatkunde skal dere ikke sende med noe org.nr.    Tidligere “overså” AutoInvoice org.nr 999 999 999.  For en tid tilbake var det noen som klarte å registrere dette org.nr inn i Peppol-registeret (Elma).  Dette gjorde at faktura som tidligere ble rutet enten via epost eller pr. post nå ble dirigert til dette “fake” nummeret.  I en periode måtte Maventa stoppe de som ble rutet.  Etterhvert fikk de deaktivert kontoen. Selv om nummeret er blitt deaktivert, ligger det inne i et søkeregister som vil gi en feilmelding hvis en faktura blir prøvd sendt til org.nr 999 999 999.  Da vil ikke fakturaen bli rutet videre til epost eller post.  Den vil generere en feilmelding. Får å unngå unødvendig feilhåndtering av fakturaene ber vi dere om å gå igjennom kundelisten og endre alle de som er registrert med org.nr 999 999 999.   Trenger dere hjelp til å endre oppsettet slik at kunder blir registrert som privatkunder, kan dere sjekke dette brukertipset.    Alternativt tar du kontakte med din partner slik at de kan hjelpe dere.

(Vanskegrad: ST Standard) Spørsmål fra en bruker: «Finnes det maler for strukturer i Visma Business?» I dette brukertipset skal vi ikke snakke mye om hva en struktur er, men heller se på noen måter du kan sette opp strukturer på. For å svare på brukerspørsmålet først: Nei, det finnes ingen maler, men ja, du kan lage deg et malprodukt som også kan være en slags mal for en struktur – mer om dette senere. Litt forenklet kan vi si at du lager en struktur slik: Registrer de produktene som skal være med i strukturen – dette gjelder både for strukturhodet, og for komponentene. Stå på strukturhodet, og hent inn de ulike komponentene til strukturtabellen Juster egenskapene til produktene og lagre Du kan selvsagt legge til nye deler til en struktur i ettertid, men det er lurt å ha nok komponenter på plass med en gang – blir mye enklere å kontrollere at alt er på stell da.   Her har jeg laget tre produkter. Ett strukturhode og to underkomponenter. Hvordan skal så disse elementene behandles? Som du vet, finnes et stort antall ulike behandlingsmåter som kan settes på hvert produkt, og vi vet at noen gjerne vil sette opp alle delene hver for seg, siden dette gir best fleksibilitet. Utfordringen med «best fleksibilitet» er at du kan gå skoene av deg, og ende opp med en struktur som kan oppføre seg på måter som er umulig å finne ut av. Husk også på at når du legger noe inn i struktur-tabellen, lager du en kopi av produktet, slik det ligger i produkt-tabellen. Om du senere gjør endringer på produktet (i produkt-tabellen) skjer det ingen endringer på den kopien som ligger i struktur-tabellen. Vår klare anbefaling: sett all kontroll på strukturhodet (det vi ofte kaller «mamma» i strukturen) så får heller underkomponentene («døtrene» om du vil) oppføre seg slik mamma bestemmer.   En fordel med å bruke denne metoden, er at du kan la et produkt oppføre seg på en måte når det selges alene, på en annen måte når det er del av en struktur. – det kan til og med være med i flere ulike strukturer, og ha forskjellig oppførsel i hver av disse, så lenge mamma bestemmer. Hvordan får vi så til dette? La oss se litt nøyere på behandlingsmåter. For å oppsummere litt: Venstre felt styrer dette produktet til vanlig. Høyre bestemmer hvordan evt sub-komponenter skal behandles.  I eksemplet nedenfor, står vi på mamma under «Utskrift» og ser på hvordan døtre skal behandles når vi skriver ut faktura eller kreditnota. Hva da med maler? Så lenge du velger å legge føringene for strukturen på mamma, kan du selvsagt lage et eller flere malprodukter for strukturer – i denne sammenhengen bestemmer jo den nye mamma alt. Om du vil ha strukturer der komponentene skal bestemme det meste, har du dessverre ingen mulighet for å lage maler. Hvilke behandlingsmåter er ofte i bruk i strukturer? Den fanen som heter "Struktur" er lurt å få på plass først. Deretter kan du se på "Lager"  Om du har merket av noe i "Struktur" under "Akkumuler opp i strukturhodet", må du innom "Etterbehandling" for at statistikk og regnskap skal stemme.   Ser HER for mer om strukturer