Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

I dette vinduet kan du legge inn generelle forslagsverdier, som gjør at systemet selv vil foreslå fornuftige ”fra-til”-verdier ved utskrift av regnskapsrapporter, kontoutskrifter og saldolister.

Her er oppskrift på hvordan man kommer i gang med å motta elektroniske fakturaer via Visma AutoInvoice (AI) og rett inn i Visma Document Center (VDC) For å kunne motta elektroniske fakturer via AI må du først ha registrert deg i AI. Se her for hvordan. Aktivere mottak i AI (hvis du ikke gjorde dette da du opprettet kontoen) Logg inn i AI-portalen.  Klikk på Innstillinger oppe til høyre og deretter på  “Motta fakturaer” i menyen til venstre.   Huk av for “Motta fakturaer” og trykk Lagre.  Innmelding i ELMA: Klikk  på [Oppdater] under ELMA-registrering. Hvis du får meldingen “Ikke registrert i ELMA”, så kan du trykke på [Registrert].   Koble AI-bruker til VDC For deg med VDC versjon 8.01 eller 9.x Logg deg inn i VDC Klikk på menyen System | AutoInvoice Kontroller at Visma XML er valgt som VXML-format øverst i venstre hjørne. Klikk på øverste "Legg til"-knappen. Velg tjeneste "Production", og angi ditt brukernavn og passord som du bruker til AI-portalen (autoinvoice.visma.com) Du har nå opprettet kontakt mellom AI og VDC. Videre må du koble bedriftene som er opprettet i AutoInvoice (kanskje har du flere enn en?) mot klientene i ditt økonomisystem. Dette gjør du slik: Klikk på den nederste "Legg til"-knappen. Velg "Firma" (Bedrift fra AutoInvoice) og koble denne med ERP-klient (klienter fra økonomisystemet). Velg deretter dato for når du ønsker å starte å hente faktuaer fra (Datoen kan settes tilbake i tid og fakturaene vil da importeres fra denne datoen inn i VDC.). Velg så "dokumentprofil" for inngående faktura Sett også kryss for "Automatisk tolkning", slik at alle fakturaer blir automatisk "punchet". Alle fakturaer som blir sent til AutoInvoice, kommer nå automatisk inn i VDC og er ferdig "punchet". VDC vil ved faste intervaller sjekke om det er nye fakturaer til deg i AI. Nye fakturaer lastes ned fortløpende og presenteres i dokumentlisten. 

Det er to muligheter for å registrere valutakurser i Visma Business.

I versjon 9.10 ble det introdusert en kalkulator i en del beløpsfelt i Visma Business

Bruddlinjer og bruddsummer kan settes opp flere steder i Visma hvor man ønsker å se bruddsummer på gitte parametere.

Det finnes mange grupperingsfelter i Visma Business. En del av dem er tenkt til spesielle formål, mens andre er mer generelle felter som kan brukes fritt. Sistnevnte gjelder for eksempel grupperingsfeltene som kan brukes på kundene. (Gr 1 – Gr 12)

Bilagsarten styrer som kjent standardteksten på bilagslinjene. Men tabellen Bilagsart kan også brukes til å effektivisere bilagsregistreringen, gitt at man benytter ulike bilagsarter til ulike typer bilag.

I Visma Business er det en knapp ved siden av «kaffekoppen» som brukes for å oppdatere bunter. Denne knappen heter Valider bunt.

Det er mulig å enkelt legge inn kolonner som gjør beregninger som ellers ikke finnes i Visma Business. Før du leser videre, merk at slike beregnede kolonner er beregnet på å brukes på skjermen, å ta de med på utskrift fungerer derfor ikke optimalt.

I del 2 av Automatisk Ordrematch skal vi gå igjennom selve prosessen. Gå gjerne tilbake til del 1 her for å se oppsett og forutsetninger som må være på plass før prosess kjøres.   Første steg er å sende en innkjøpsordre til leverandør. Produktet som bestilles må under "leveringsalternativer" ha opplysninger om hva produktet heter hos leverandør. Feks bestilles produkt 136 - Tralle i aluminium. Det er da lagt opp hvilken leverandør som leverer produktet under "Leveringsalternativer" samt produktnummer. Når varene fra leverandør kommer så utfører man et varemottak i Visma Business. Hvis det også kommer fraktkostnader på faktura så må man også legge opp et frakt produkt i Visma  Business. Her må det også spesifiseres under "Leveringsalternativer" hva frakt er spesifisert som hos leverandør. Feks kan det være "Frakt", "Gebyr", "Freight" o.l som må settes opp.   Faktura fra leverandør vil da automatisk matche mot bestillingen i Visma Business gjennom Visma Dokumentsenter og gå inn som en ferdig oppdatert innkjøpsfaktura i Visma Business. I Visma Dokumentsenter vil man finne igjen innkjøpsfaktura under "Arkiv".  

Det er to muligheter for å registrere valutakurser i Visma Business Regnskapsbyrå.

Brukertipsene våre vil starte med en kode som forteller hva du må ha tilgang til for å kunne utnytte tipset.   ST betyr at vi tar utgangspunkt i vanlige Visma Business skjermbilder BY betyr at vi bruker byrå-skjermbildene BEGGE betyr at dette tipset gjelder både standard- og byråversjon   Ribbon i standard Visma Business - ST             Ribbon i Byrå versjon - BY    STANDARD Betyr at så lenge du har tilgang til de vanlige skjermbildene, kan du ha nytte av dette tipset.   TILPASS Betyr at du har tilgang til de vanlige skjermbildene og at du kan hente inn nye kolonner eller ta bort kolonner i et skjermbilde for å kunne bruke tipset                                         RÅTABELL Betyr at du i tillegg til de rettighetene som er nevnt over, også har tilgang til utforskeren i Visma Business, og kan hente fram en tabell.                                     SUPERBRUKER Da har du lov til å gjøre alt som er nevnt fra før, og kan også koble tabeller, lage overvåkningspunkter, endre i oppsettet  etc.     Eksempel: BEGGE/RÅTABELL  Betyr at dette tipset gjelder både for Visma Business og for Visma Business Byrå, men du må ha lov til å hente opp  en tabell og evt legge til nye kolonner eller ta bort kolonner for å ha nytte av tipset.   En sak til slutt: I Visma Business er det enkelt å endre navn på felt og kolonner                                            Av og til  kan det være flere kolonner som har nesten like navn. Da kan vi henvise til SQL-navnet også. Disse navnene får du tilgang til her.  

I sorteringsrutinen kan du definere at du vil ha med bruddsummer eller gjennomsnittsverdier på sorteringskolonnene, noe som er spesielt nyttig i rapportsammenheng. Du kan få lagret vindusoppsett med et fast sett sorteringskriterier.

I Visma Business kan man oppdatere postnummer via en fil som ligger standard når man installerer programmet.

I Visma Business er det veldig praktisk å bytte mellom skjermbilder, enten med Ctrl + Tab eller med fanene nederst i skjermbildet.

Forfordeling av leverandører er selvsagt ikke å anbefale, men det kan finnes tilfeller der for eksempel forskuddsfakturaer ikke skal ha samme prioritet som øvrige leverandørfakturaer.

I Visma Business finnes det funksjonalitet for å lage beregnede kolonner for verdier/felter Visma ikke har som standard.

Det er mulig å enkelt legge inn kolonner som gjør beregninger som ellers ikke finnes i Visma Business Regnskapsbyrå. Før du leser videre, merk at slike beregnede kolonner er beregnet på å brukes på skjermen, å ta de med på utskrift fungerer derfor ikke optimalt.