Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

Noen får denne meldingen ved opplasting av remitteringsforslag fra Visma Business til visma.net autopay:             Sjekk først at avtalen i visma.net autopay er satt til aktiv, man går så inn i avtalen og sjekker at tjenestene også står til aktive under fanen Velg tjenester     Aktiver tjenestene Utgående betalinger og Filer fra bank   Er de aktive slå de av, logg ut, logg inn og aktiver de igjen

Krav Forutsetninger for integrasjonen mellom Visma.net Payroll og Visma Business. Visma.net Payroll For konfigurasjon av bedriftsoppsett må brukeren være tildelt rollen Employee Management Administrator . For eksport av bokføringsdata til Visma Business må brukeren være tildelt rollen Visma.net Payroll Administrator . Visma Business Visma Business produktlinje versjon 17.x eller høyere er nødvendig for å kunne motta bokføringsdata fra Visma.net Payroll. Visma Business Host for OD MessageQueue-tjenesten må kjøre. Prosesseringen aktiver Visma.net må være kjørt på firma i Systeminformasjon.   Oppsett Hvordan sette opp integrasjonen mellom Visma.net Payroll og Visma Business. Visma.net Payroll Oppsett i Visma.net Payroll: Brukeren tildelt rollen Employee Management Administrator må definere Visma Business som eksportformat under seksjonen Bokføring. Dette gjøres i Visma.net Employees > Innstillinger > Selskapsinnstillinger. Visma Business Bilagsserie: Opprett en ny, eller kontroller at bilagsserie for lønn eksisterer i tabellen Bilagsserie. Standard er 500 - Lønn.   Lønnsserie: Angi nummer for bilagsserie for lønn i feltet Lønnsserie i tabellen Bedriftsopplysninger. Feltet kan hentes frem med hurtigtast ctrl + u. Nummer fra denne serien vil bli brukt når bilag opprettes fra rader i tabellen Regnskapsdokument som har opprinnelse 5 - Payroll.   Master Data Management (MDM) For å dele hovedbokskontoer og ansvarsenheter med Visma.net Payroll, må behandlingsvalget Aktiver Master Data Management kjøres fra tabellen Bedrift. Ved vellykket kjøring vil dette vises ved at alternativet Master Data-synkronisering er aktivert blir markert.   Andre innstillinger for å øke automatisering Automatisk behandle dokumenter: Hvis bunter og bilag skal bli automatisk opprettet når nye rader med regnskapsdata fra Visma.net Payroll legges til i tabellen Regnskapsdokument, kan alternativet Behandle bokføringsdokumenter automatisk under Bedriftsbehandling i tabellen Bedrift velges.   Bokføringstilfeller: Det er også mulig å aktivere automatisk oppdatering av den opprettede bunten, ved å velge Direkte oppdatering under feltet Bokføringstilfeller i tabellen Bedriftsopplysninger. Kun bunter som ikke inneholder feil vil bli automatisk oppdatert. Tips: Dersom en fil fra Payroll kommer inn med feil fjernes haken for direkte oppdatering på regnskapsdokument mens man retter feilen og oppdaterer manuelt. Prosessflyt for å opprette bilagslinjer fra Visma.net Payroll Generell beskrivelse av integrasjonen mellom Visma.net Payroll og Visma Business. Generere filer for eksport i Visma.net Payroll Prosessen for å opprette og sende data til Visma Business er tilgjengelig så snart periodens lønninger er lastet opp og godkjent i Visma.net Payroll. MessageQueue Tjenesten Visma Business Host for OD MessageQueue vil lytte etter nye meldinger fra Visma.net Payroll. Når en ny "pakke" med regnskapsdata genereres fra Visma.net Payroll, vil MessageQueue bli varslet. Eksempel fra MessageQueue-logg: [2022-02-09 09:59:04.5440] Info - Message type: Visma.OnDemand. HRM.Payroll.Voucher [2022-02-09 09:59:04.6686] Info - Processing called successfully Behandlinger i tabellen "Regnskapsdokument" Når data mottas fra Visma.net Payroll, vil MessageQueue legge til en ny rad i tabellen Regnskapsdokument for videre behandling. Relevant informasjon oppdateres, som feltene Opprinnelse (5 - Payroll), Dok.dato og Status. Vis dokument Ved kjøring av behandlingsvalget Vis dokument for den aktuelle raden, vil XML-innholdet for opprettelse av bilagslinjene vises. Eksempel: <voucherLine> <voucherLineDate>2022-08-31</voucherLineDate> <creditAccountNo>2600</creditAccountNo> <lineAmount>1600.00</lineAmount> </voucherLine>   Behandle dokument Bilagslinjer opprettes i Visma Business ved kjøring av behandlingsvalget Behandle dokument. Behandlingen av en rad i tabellen Regnskapsdokument, vil resultere i opprettelse av en ny bunt med tilhørende bilagslinjer. Feltet Opprinnelse vil vise at bunten har opprinnelse fra 42 - Regnskapsdokument. Statuser og feilhåndtering Et regnskapsdokument importert fra Visma.net Payroll kan behandles, når følgende forutsetninger er oppfylt: Dokumentet har ikke blitt behandlet tidligere (Sendt til bokføring er ikke markert under feltet Status). Feltet ISO-kode i tabellen Land må finnes for samme valutakode som i regnskapsdokumentet. Hvis noe er feil vil en feilmelding vises, og i tillegg vil feltet Status i tabellen Regnskapsdokument settes til: Feil i behandling - hvis valutakode i dokumentet ikke finnes i kolonnen ISO-kode i tabellen Land. Brukeren kan gjøre foreslåtte korrigeringer og starte behandlingsvalget Behandle dokument på nytt hvis denne statusen er satt. Ingenting å behandle - hvis dokumentet ikke inneholder noen transaksjoner til bokføring. Ingen ny start av behandlingsvalget Behandle dokument kan utføres hvis denne statusen er satt, en ny eksport må foretas fra Visma.net Payroll når noe mangler. Mer informasjon om oppsett i Visma.net finnes her. Relaterte brukertips Oppsett i Visma.net Payroll

Webfaktura og Visma Business synkroniserer data mellom hverandre. Dette kan eksempelvis være fakturaer og kunder opprettet i Webfaktura som skal synkroniseres til Visma Business. Når innbetalinger blir bokført i Visma Business kan disse også synkroniseres til Webfaktura slik at kunden selv kan ha oversikt over åpne kundeposter. I denne artikkelen vises kjente problemstillinger og hvordan du kan feilsøke dersom synkroniseringen mellom systemene skulle stoppe opp.    Logger og tabeller involvert i Webfaktura: I feilsøking er følgende logger og tabeller viktige å kjenne til, og bruke.  Application.log, webfaktura.log, tekst-bedriftsvariabler, tekst-systemvariabler Application.log viser problemer med tilkoblinger som for eksempel hvis det ikke er kontakt mellom Visma Business og backend Webfaktura Webfaktura.log viser om tingenes tilstand når det gjelder overføringer til og fra Webfaktura Tekst-bedriftsvariabler er Visma Business klientens oppsett mot Webfaktura synk Tekst-systemvariabler er Visma Business config mot Webfaktura synk som for eksempel brukernavn og passord, samt aktive/inaktive klienter   WebfakturaSynk: Om det ikke er kontakt med Webfakturaportalen: Kontroller at byråbrukers passord er korrekt  Visma Business integrasjonsbruker må være navngitt bruker "Standard" VBSys Base      4. Hovedklient i Visma Business må eksistere      5. Det må eksistere en rad i navneromtabellen som heter «Webfaktura»:       Overføringslogg Om det ikke blir overført fakturaer fra Webfaktura til Visma Business kan du sjekke status på faktura(er) i overføringsloggen i Webfaktura (1, 9, 0, -1) Loggen kan inneholde mange rader, så husk å sjekke om det er en -1 status som hindrer overføringer langt nede i loggen.   Tips til feilsøking Fakturaer/kunder blir ikke overført fra Webfaktura til Visma Business: Hvis det i loggen står følgende, "Feltet kan bare tilordnes automatisk.." vil dette løses ved å hente opp feltet “Bare + i” i bedriftsopplysninger, og fjerne avhuking på kunde. Dette for å åpne opp for at det automatisk kan opprettes nye kunder i Visma Business som er opprettet i Webfaktura.    Hvis innbetalinger ikke synkes fra Visma Business til Webfaktura: Det kan finnes en blanding av nye og gamle kundenr. Dette kan kan ødelegge sync.  Innbetalinger/åpne poster som vises i Webfaktura hentes fra tabellen “Åpen kundepost” i Visma Business. (Tidligere var det viktig å bruke kolonnen “motref” for å matche innbetalinger, dette benyttes IKKE lenger). Dersom poster er oppgjort er det viktig å sette postene til “Avslutt kundepost” i "Åpen kundepost" tabellen. Manglende ISO-kode i VB Landnr i Webfaktura og Visma Business er ikke synkrone. Hvis det har blitt opprettet en ny kunde i Webfaktura med et landnr som ikke eksisterer i Visma Business må landnr med tilhørende ISO-kode fylles ut i Visma Business.  I disse tilfellene vil hverken kunde eller fakturaen som er generert i Webfaktura bli synkronisert til Visma Business.  Dette kan leses fra webfakturalogg. Når landnr med ISO-kode er opprettet kan en manuell synkronisering kjøres fra Visma Business ved hjelp av WebfakturaSync.   

I løpet av mai måned 2021 ser vi at noen kunder har hatt utfordringer med at innbetalingsfiler i Visma.net Autopay er blitt lastet ned flere ganger til Visma Business   For å forhindre dette ble det implemenert endringer i Visma.net Autopay kvelden 1.juni. I tillegg blir det nå utviklet forbedringer i  Visma Business v.16 i forhold til håndtering gjeldende importer av innbetalinger (duplikatkontroll)   For kunder med Visma Business v.15, vil det komme en patch i slutten av juni. For de kunder som ikke oppgradere til Visma Business v.16 ved lansering, anbefaler vi installasjon av patch til Visma Business v.15 når denne releases.