Brukertips i Visma Contracting

  E-faktura (internt): Faktura sendes fra Visma Autoinvoice til en kunde som også bruker Visma Autoinvoice. (bedriftskunder)   E-faktura (eksternt): Faktura sendes fra Visma Autoinvoice til et annet system for mottak av EHF-fakturaer. (bedriftskunder)   Post (papir): Faktura sendes til NETS som printer faktura og sender til fakturaadressen i kundebehandling. (privatkunder)   VIPPS FAKTURA: Faktura sendes til VIPPS da kunden har satt på mottak av faktura i VIPPS registrert på telefonnummeret som ligger i mobiltelefonfeltet i kundebehandling. (privatkunder)   B2CNO: Faktura sendes til kundens nettbank registrert på mobiltelefonnummer som ligger i kundebehandling. (privatkunder)   GODKJENT: Mottakeren har akseptert fakturaen. (Gjelder kun faktura på epost eller efaktura sendt internt i Autoinvoice).

I noen tilfeller ønsker man og flytte dokument over i arkiv Det er 2 måter og gjøre dette på avhengig av om det dokumentet skal føres over til contracting, eller ikke.   Marker dokumentet, høyreklikk og velg slett flyt     Svar her Ja, da legger dokumentet seg i Nye dokumenter fanen Høyreklikk igjen, og velg Ikke bruk flyt     Da vil dokumentet legge seg over i Arkiv   Hvis fakturaen ikke skal overføres til Visma contracting, om den kun skal arkiveres, så må dere ha en dokumentprofil som heter Arkiv     Da høyreklikker dere på dokumentet, velger angi dokumentprofil Arkiv     dere vil da få denne meldingen hvor dere da bekrefter Ja, og dokumentet flyttes til Arkiv  

Her er en liten innføring i hvordan periodisering kan gjøres i VDC Periodiseringsbilag Føres som en vanlig inng. Faktura i Dokumentsenteret Periodiseringen foretas i Contracting Benytter periodiseringsnøkkel fra konto Ikke mulig og endre nøkkel Periodiseringsnøklene opprettes og legges inn på den kontoen du skal periodisere. Se forslag til en konto - fordeling av strøm over 3 perioder: Bilagsart for periodisering opprettes, gjerne rett i dette bildet ved å taste inn F2 i feltet for bilagsart, men søk først med F6 om bilagsarten allerede finnes.   Sjekk at den er satt opp som vist i bildet under: Når dette er gjort, legges periodiseringsnøkkelen inn på kontoen som skal periodiseres Når bilaget skal føres i VDC føres det mot konto 6340 og periodiseringsnøkkelen kommer opp automatisk - og den skal ikke endres Deretter overføres bilaget til VC og bunten hentes opp og oppdateres i VC. Sjekk først at alt ser riktig ut i bunten ( eksempelet er er hentet fra oppdatering i versjon 12.00.01 av VC og 12.01 av VDC.    

Gå på Regnskap - hovedbok - lister / rapporter  - skattemelding mva  2017 og nyere   Trykk her ok   Når du kommer til dette bildet, trykker du bare på send Da kommer denne meldingen opp   Her velger du Yes. Da sendes skjema, og du kan logge deg inn i altinn og signere der.  

Fra 2020 er det et krav om å rapportere inn hvilken leverandør av obligatorisk tjenestepensjon bedriften har – pensjonsinnretning   Logg inn som systembruker – gå deretter på System – Firmaopplysninger Lønn – Faste opplysninger -  arkfane Pensjonsinnretning       På A-meldingen vises dette under Juridisk enhet og på tilbakemeldingen    

 I dokumentoversikten i Arkiv kan det sorteres på følgende: Behandlingsnummer og Bilagstype, men ikke på Bilagsart. Bilagsart ligger ikke på dokumentnivå, men på linjene i bilagsregistreringen.  

Om det er satt opp med Office 365 mail i deres system, er det viktig og vite følgende i forhold til oppsett, om det skulle oppsto problem med å sende vedlegg på mail fra ordre, evt om det kommer en feilmld med 'Sending feilet'.   Under System  - vedlikehold - systemkoder ( logg inn som systembruker ) og Under fanen 'e-post'    Den mail adressen som ligger under Avsenders e-post adresse ved fakturering, må også ligge inne på de brukerene som skal sende e-post. ( Under System - vedlikehold - brukere )      

I noen tilfeller når en skal kjøre skattemelding 2017 eller nyere,   kan denne meldingen dukke opp   I slike tilfeller kan følgende sjekkes: Gå inn på Regnskap - registrering - bilagsregistrering Trykk F6 i bunt   Sjekk så på de forskjellige statusene i bilagsregistreringer.   Hvis det ikke ligger noen ikke oppdaterte bunter i her i bilagsregistreringen, kan dere gå inn på  Ordre - Reg. inng faktura   Trykk F6 på Intern bunt og se om det ligger noen bunter her evt da trykke F7 eller knappen detaljer for å se hva som ligger i disse buntene    

Error 1007- An error occured while running ghostscript Dette er en feilmelding som kan dukke opp i forhold til bullzip skriver   Dette er en feilmelding fra Bullzip og ikke  Visma contracting. Her må dere installere Bullzip skriver på nytt, evt hvis dere blir driftet av eksterne så må dere få de til å installere Bullzip på nytt. Husk da også når dere installerer den på nytt igjen at disse avhukingene er på:  

I dette tipset viser vi hvordan en kan avslutte en pålogget bruker som henger igjen i Contracting.   Brukeren som det henger på må gjøre følgende:   Logg på med brukernavn, og man får da pålogget.     Trykk Ok på denne meldingen,  slik at brukernavnet blir markert blått.     Deretter holder en shift knappen inne + 1 tallet slik at du får et utropstegn i brukerfeltet.     Trykk så Enter, da kommer en ned til passord og kan legge inn dette.   Når en da kommer inn i Contracting gå på Fil – Avslutt     Da får en lukket vedkommende ut av systemet:)              

I noen tilfeller kan det forekomme differanser på statuslinja i Dokumentsenteret. Dette kan en oppdage i det en skal overføre dokumenter til Contracting, og det kan dukke opp en melding som sier, 'Summen av konteringslinjene er ikke 0 for dokument.     Da kan følgende forsøkes: Hvis det er slik at differansen er 0 nede på statuslinjen,   -Forsøk å taste totalbeløpet ( reskontro linjen ) på nytt det har pleid og fungere.   -Andre ganger er det et av linjebeløpene som må tastes på nytt. Særlig den siste linjen er ofte feil.   -Her kan en forsøke å taste 0 i beløp, og gå til neste felt. Deretter taster man + for at VDC velger restbeløpet.    

Akkumulerte tall på ordren viser summer for kostnads- og inntektsartene. Dette er gjort for at spørringen på ordrens nøkkeltall skal være hurtig tilgjengelig. I tillegg er alle detaljer på ordren, dvs. timer, materiell, andre kostnader og inntekter, lagret i separate dataregistre. Ved unormale avbrudd kan det derfor oppstå differanser.   Da kan en forsøke å danne ny saldo på ordren for å se om det da retter opp de akkumulerte tallene. Det er veldig viktig at en da går ut av ordren det skal dannes ny saldo på.   Dette gjøres fra følgende rutine:     Når en kommer inn i dette bildet, legg inn ordrenummer og klikk på Dann saldo     Da vil det gå 'blå strek' over skjermen. når den er ferdig, bare trykk esc ut av rutinen, og sjekk da på ordren om de akkumulerte tallene er endret.            

Noen av rapportene / oversiktene i Contracting er det ikke mulig og overføre til excel. I dette brukertipset viser vi hvordan en kan ta ut en ordreoversikt til fil.   Ordre - Lister - Ordreoversikt     Den lagrer seg da på området :\\Contracting\Data og heter ORDREOVR.OVF     Finnes den fra før slettes den,  og det dannes en ny. Denne kan hentes inn i Excel. Åpne Excel og klikk på open og browse og finn mappen i Contracting hvor den er lagret     Pass på at du velger All Files slik at du får opp alle når du skal åpne den i excel     Klikk på Next     Trykk så Next og deretter Finish        

«Arbeidsenhet» bytter navn til «Virksomhet» i hele systemet slik at begrepet blir likt som i Altinn.   I løpet av 2019 må alle våre kunder begynne å rapportere på Virksomhet. Mange kunder av Visma Contracting rapporterer allerede på Virksomhet og da er alt i orden.  Dette gjelder de som i dag rapporterer på organisasjonsnummer.   I den forbindelse må man først opprette Virksomheten som dere finner i Brønnøysund, avslutte eksisterende arbeidsforhold og deretter opprette nye.  På skjermbildet Lønn – Vedlikehold – Virksomhet kommer man rett til Brønnøysund-registeret via knappen "Brønnøysund".  Det er nå laget en ny knapp for å opprette «Nye arbeidsforhold».  (Må ha versjon 13.10.01) Her avslutter man alle eksisterende arbeidsforhold på en ønsket dato og nye opprettes dagen etter. Eksisterende arbeidsforhold må avsluttes siste dato i en måned og nye opptrettes første dato i ny måned - se eksempel under:   Nåværende virksomhet er i dette tilfellet «0» og ny virksomhet er det nr. dere har registrert/opprettet.      

Lønnsarten kan se slik ut   Behandlingsregler :     Styrekoder:     Koder:     Vær oppmerksom på følgende:   Arbeidsgiver dekker kostnader   Kostnader til hjemmekontor (lokaler) Hjemmekontoret er for de fleste en arbeidsplass ved et skrivebord, stue- eller kjøkkenbord i boligen. Noen har også et eget arbeidsrom som helt eller delvis benyttes som kontor. I en situasjon der hjemmekontoret vanskelig kan skilles fra fellesarealer, eller arealer man også benytter til annet enn hjemmekontor, er det ikke rom for at arbeidsgiver kan dekke noen form for kontorgodtgjørelse eller leie skattefritt. Det samme gjelder dekning av en forholdsmessig andel av faktiske utgifter til strøm, vask eller tilsvarende. En hjemmekontorgodtgjørelse eller kostnadsdekning vil i slike tilfeller være skattepliktig som lønn. Dersom man har et rom i boligen sin som utelukkende benyttes til hjemmekontor, kan arbeidsgiver utbetale en skattefri hjemmekontorgodtgjørelse på 1 850 kroner årlig til den ansatte. Beløpet fastsettes i de årlige takseringsreglene. Man kan som et alternativ få dekket faktiske kostnader knyttet til kontoret. Det kan imidlertid være vanskelig å fastslå hvor stor andel av strøm, forsikring, husleie, kommunale avgifter mv. som kun relaterer seg til hjemmekontorbruken. Her må det eventuelt gjøres en skjønnsmessig vurdering. Utbetales mer enn den skattefrie godtgjørelsen eller de estimerte kostnadene, må overskuddet skattemessig behandles som lønn.    

Man kan sette opp at Bruker kun skal ha tilgang til egne lønnsarter. Hvis det er satt hake for dette på bruker og man forsøker å føre på en annen art en det som er beskrevet får man feilmelding:  Egne lønnsarter pr. Bruker ! Ikke tillatt å registrere til denne art !   Dette settes opp under System | Vedlikehold | Brukere   Da setter man hake for [Kun tilgang egne lønns-/og trekkarter] og så må man klikke på [Dann Arter] for å legge inn de artene som brukeren skal ha tilgang til å registrere på    

Her finner dere et brukertips som omhandler halv skatt / vanlig skatt, som en gjerne kjører i forbindelse med julelønn.   Gå på Lønn - utlønning - lønnsberegning       Velg her korrekt år og lønnskjøring, og velg Halv skatt Deretter velg OK,  kjør en lønnsberegning   Hvis det da er noen av lønnstakerne som ønsker vanlig skatt denne mnd, så går en inn i Lønn - utlønning - lønnsberegning igjen     Velg her Vanlig skatt, klikk på knappen Alle slik at kryssene blir borte på lønnstakerne     Sett hake på de lønnstakerne du ønsker skal ha vanlig skatt og kjør en ny lønnsberegning  

Hvis denne meldingen dukker opp når man skal overføre dokumenter, koble til Boligmappa   Denne meldingen kommer fordi det er 'mismatch' mellom brukernavn / passord i Boligmappa i forhold til det som ligger i Contracting. Hvis man logger  inn som systembruker, gå deretter på  System - vedlikehold - brukere, finn brukeren som får denne meldingen og klikk her på  Sjekk innlogging       sjekk her om det kommer opp melding om ok, eller om du får denne meldingen her     Hvis denne da dukker opp så er det ikke samsvar mellom brukernavn / passord i boligmappa. Innloggingen i Boligmappa og Contracting må være det samme.  

Beskrivelse av hvordan man kan bruke Pivot-tabell for å kontrollere detaljer mva-melding for å finne defferanse mellom beregnet og avsatt mva på mva-meldingen.   Her følger en beskrivelse av hvordan man kan bruke Pivot-tabell til å kontrollere Detaljer mva-melding for å finne differanse mellom beregnet og avsatt mva på mva-meldingen. Hent opp mva-meldingen under Regnskap=>Hovedbok=>MVA=>Mva-melding 2022   Klikk på knappen Detaljer mva-melding. Velg den mva-koden det er differanse på (I eksempelet er det ikke differanse på mva-kode 1, men tar ut tall her for å få noen å vise) Nå får man opp en detaljert oversikt i excel som benyttes for kontroll. Marker øverste linjen og slett denne ved å klikke på høyre museknapp og velg Delete. Sorter deretter på bilagsnummer. Nå kan man sjekke hva som er ført på hvert enkelt bilag og finne ut om det er noe som er beregnet, men ikke avsatt, eller omvendt ved å sjekke alle bilagsnumrene nedover i arket. Dersom det er mange bilag (noe det som regel er) kan det være en fordel å lage en Pivot tabell for å lette arbeidet med å finne differansene. Da får man et nytt ark som man kan bearbeide, ved å sette inn det man ønsker å se i tabellen. Sett hake for Bilag, Beregnet mva, Bilagsbeløp2 Flytt Beregnet mva og Bilagsbeløp2 over i feltet Values ved å holde musepekeren over feltet og dra over med klikke venstre museknapp eller ved å klikke på linjen og deretter klikke på Move to Values Endre verdien på feltene til summer i stedet for antall på Beregnet mva og Bilagsbeløp2 ved å klikke på nedtrekksmenyen og velg Value Fields Settings Her velges Sum (Summer) i stedet for Count (Antall)     Gjør tilsvarende for Bilagsbeløp2 Da får man en tabell som man kan bruke for å sammenligne beløpene. Her kopieres beløpene i kolonne B og kolonne C for å kunne lage en formel med Beløp i B minus Beløp i C, fordi man ikke kan lage en formel direkte som er brukbar for kopiering 1. Marker alle beløpene i kolonne B ved å stå i Cellen B4 og klikk Shift+End+Pil ned. Kopier ved å klikke Ctrl+C og deretter Ctrl+V for å kopiere inn tallene i Kolonner E   2. Gjør tilsvarende for Kolonne C, som kopieres inn i Kolonne F Nå har man et utgangspunkt for å legge inn en formel i Kolonne G Stå i G4, skriv inn = og klikk på E4, deretter + og så klikker man på F4 og til slutt Enter Når formelen er lagt inn i G4 kopieres denne ned i alle Cellene under ved å dobbeltklikke på plussen som dukker opp når du holder musepekeren nederst i høyre hjørne i Cellen G4.   Nå har man et fint utgangspunkt for å finne de bilagene det er differanse i. I eksempelet mitt er det det kun øreavrundinger som lager differansen. Finner man differanser kan man gå tilbake til oversikten over alle bilagene (det opprinnelige arket) og finne hvilken Bunt det er feil i. Sannsynligvis må du ha hjelp til å korrigere dette av oss på support (eller kanskje konsulent), enten ved at vi åpner bunten eller at vi går inn og korrigerer rett på posten, med et par manuelle rutiner vi har som er passordbelagt. Men det er supert om "grovarbeidet" er gjort i forkant. Lykke til og håper du finner ut av det. Oppskriften kan benyttes i mange sammenhenger hvor man trenger å finne differanser, så Pivot-tabell er et nyttig verktøy🙂