Brukertips i Visma Contracting

Dersom dere ikke har kjørt Årsavslutning i Visma Contracting for forrige år, vil dere etter 01.11 få denne meldingen som en påminnelse.

I dette brukertipset viser vi hvordan du kan få ut en leverandørliste til excel   Du kan lage deg et nytt leverandørutvalg:) Hvis du går på Regnskap - leverandør - leverandørbehandling trykk på Nytt utvalg her nede     når du kommer inn i dette bildet , trykk F6 i felt nummer og hent opp feltene du ønsker å ha med        deretter esc, da er det opprettet et nytt utvalg     så kan du ta denne listen til excel 😊    

Les denne artikkelen om årsavslutning regnskap før du ringer Visma Contracting support:)     Årsavslutning regnskap  Du skal alltid ta backup evt. en kopi av data før programmet for årsavslutning kjøres. • Du må være logget inn som systembruker. • Revisorposteringer må være ført, og mva-oppgave for termin 6 må være oppdatert. • Mva-oppgaven salderer grunnlagskontiene mot Speilkonto, slik at denne blir null.   Årsavslutning bør ikke kjøres dersom Speilkonto har utgående saldo.  Dersom årsresultat ikke er overført til Balansen, eller ikke går i null, får du et varsel, men kan likevel avsluttes. Differansen blir da ført på Interimskonto (2999). Sjekkes ved å skrive ut Saldoliste hovedbok – periode 12 på konti 3000-9999 (kun resultat). Denne skal ha sum 0,00.    • Systemdato kan stå til dagens dato.   • Menyvalg: System - Firmaopplysninger – Årsavslutning – Årsavslutning regnskap.   Sjekk hvilke år som blir slettet mht. antall år systemet tar vare på. Dette ser du under  System - vedlikehold - systemkoder, under fane Regnskap   Deretter velg ”Start”.

Internet Explorer skal fases ut og da må man begynne å bruke andre nettlesere. Disse nettleserene (f.eks Chrome) bruker ikke java og derfor vil ikke filoppsett i bankene virke. Først må man passe på at følgende er gjort: Trykk på de  tre prikkene  i høyre hjørnet i Chrome:     Trykk så på Settings/Innstillinger:     Når man så kommer inn i Setting/Innstillinger i Chrome så trykker man seg videre inn på Advanced/Avanserte og så  på Downloads/Nedlastinger.     I bildet som vises nå så dukker det opp to valg:     1) Location/Plassering: Her trykker dere på Change/Endre og velger mappen for Bank i Visma Contracting (f.eks slik som vist under) Dere har mest sannsynlig en annen filsti, men dette er slik det er hos meg. 🙂     2) Sett på haken her også, da dette gjør at Chrome spør hvor dere vil lagre hver gang. Det betyr at hvis dere laster ned noe annet enn bankfiler så vil dere sikkert lagre disse et annet sted enn i bank-mappen. Da kan dere velge det i filutforskeren som kommer opp. ---- Når dette er gjort følger man følgende rutine: (Eksemplet er fra Handelsbanken, men er veldig likt i andre banker) Sende filer til bank (uten filoppsett): 1) Velg "Send filer (uten filoppsett). 2) Trykk på "Velg fil" og velg korrekt telepayfil til banken. (tiltb.tbd for vanlig remittering, LONN.TBD for lønn og SKATT.TBD for Skatt/Aga). 3) Trykk på "Åpne" for å legge til filen til innsending til banken.  4) Trykk på "Send".     Hente filer til bank (uten filoppsett) 1) Velg å hente filer fra bank uten filoppsett. 2) Velg riktig type telepay-fil som skal hentes, Avregningsretur, mottaksretur eller avvisningretur. Fungerer på akkurat samme måte med OCR-filer også. 3) Trykk på knapp"Hent".     4) Hvis alt er gjort riktig i oppsettet mot korrekt mappe i Chrome, skal Chrome nå velge korrekt mappe i Contracting.     5) Trykk på"Lagre". Da kan man følge vanlig remittering/OCR-rutine inne i Visma Contracting.    

Her viser vi hvordan man kan overføre et dokument/faktura på nytt fra Visma Document Center som mangler i Visma Contracting på grunn av en feilsituasjon. Gå på fanen Arkiv og finn fakturaen. Velg Prosessering og Overfør en gang til.     For å sjekke hva som kan ha skjedd med dokumentet kan man gå på Hendelsesloggen og søke opp dokument ID og sjekke hvilken bunt dokumentet skal ha blitt overført til.  Logg inn med SYSTEM og samme passord som i Visma Contracting Gå på menyen Verktøy og Hendelseslogg     Der søker man opp ID-en ved å skrive inn dette og klikk Oppdater     Der vil man kunne se hvilket batch (bunt) nummer dokumentet er overført til. Står det 0 der er det er tegn på at noe kan ha gått galt, eller at det er dokument som er overført til Autofakt rutinen. Hvis det er et buntnummer der, kan du sjekke om denne ligger uoppdatert eller om ev. buntnummeret mangler i rekkefølgen. Sjekk begge regnskapsårene som er tilgjengelige for føring.  

Hvis man åpner en periode som er stengt endrer status seg på mva-meldingen. Forklaring på hva man må gjøre for å kunne korrigere.   Hvis man har behov for å føre et bilag i en periode som allerede er rapportert inn kan man gjøre følgende. Endre mva-perioden og regnskapsperioden til perioden før terminen du skal føre bilaget i, i systemkodene og fanen regnskap. Deretter må man tilbakeføre bunten som oppdaterte mva-meldingen og føre bilaget. Dersom det påvirker mva-meldingen må denne sendes inn på nytt. 1. Huk av for Manuell overføring til Altinn (dersom man benytter Autoreport) 2. Dann tall på nytt 3. Dann xml-fil 4. Avslutt Meldingsperiode     BESKRIVELSE AV HVORDAN TILBAKEFØRE EN BUNT: Når man står i inntastingsfeltet Bunt, vises en knapp for kopiering/tilbakeføring av bunter.Det er bare oppdaterte bunter som kan kopieres/tilbakeføres.     NB ! Knappen er kun tilgjengelig for brukere med tilgang til kopier/tilbakefør bunter Tilgangen settes på under  System - vedlikehold - brukere     Etter å ha valgt Kopier/Tilbakefør knappen, vises et nytt søkebilde for oppdaterte bunter. NB ! KUN bunter/bilag som er registrert i bilagsregistreringen kan kopieres/tilbakeføres og i tillegg kan BBS-innbetalinger, remittering og lønn tilbakeføres.   NB ! Vær oppmerksom på at hvis en betaling/remittering tilbakeføres og evt. er merket/oppgjort, må man manuelt rette opp i merking av åpne poster.     Når man står i buntfeltet kan buntnummer tastes inn for søk. Nytt regnskapsår kan velges for å vise bunter for valgt år. Knappen for Vis detaljer og F7, viser buntlinjene.     Velger man knappene for Kopier bunt, vises nytt bilde:     Når man velger [Kopier bunt], vises aktuelt år som "Til regnskapsår" mens "Til føringsdato" er lik dagens dato og "Til periode" er aktuell periode. Det sjekkes at "Til regnskapsår" og "Til periode" IKKE er avsluttet. I feltet for "Fra/Til bilagsnummer", kan man også velge bilagsnummer man skal kopiere fra.Buntnummer og bilagsnummer til den nye bunten tildeles automatisk. NB! Husk at bilagsnummer må være tilknyttet en bilagsnummerserie som ligger på arten. Dette sjekkes før kopiering starter, og melding gis hvis dette ikke er tilfelle. Har man lagt inn ordre/anlegg på linjer i bunten, vil også disse dannes i den nye bunten man kopierer til.Inneholder bunten periodisering og "Til periode" ikke er lik "Fra periode", vil den nye periodiseringen økes eller minskes i forhold til hvilken ny periode som ble valgt.   Eks.: Hvis "Fra periode" var 5, 6 og 7 og "Til periode" er 8, så vil periodiseringen i den nye bunten bli periode 8, 9 og 10.    Velger man knappene for Tilbakefør bunt, vises nytt bilde:     Dette bildet er likt [Kopier bunt], men forslag til "Til regnskapsår", "Til føringsdato" og "Til periode" er lik bunten det tilbakeføres fra. Det som skjer i tilbakeføring er at også alle fortegn i beløpsfelt snus både på buntlinjer og evt. ordre-/anleggs-poster.    Det sjekkes også her at "Til regnskapsår" og "Til periode" IKKE er avsluttet. I feltet for "Fra/Til bilagsnummer", kan man også velge bilagsnummer man skal kopiere fra. Buntnummer og bilagsnummer til den nye bunten tildeles automatisk. NB! Husk at bilagsnummer må være tilknyttet en bilagsnummerserie som ligger på arten. Dette sjekkes før kopiering starter, og melding gis hvis dette ikke er tilfelle.Har man lagt inn ordre/anlegg på linjer i bunten, så vil også disse dannes i den nye bunten man kopierer til og fortegn i beløpsfelt snus.   Etter at Ok knappen er valgt, får man spørsmål om man skal starte kopiering/tilbakeføring. Velger man her Ja (Yes), så starter kopiering/tilbakeføring og den nye bunten vises i bilagsregistreringen.

Beskrivelse av hvordan man kan bruke Pivot-tabell for å kontrollere detaljer mva-melding for å finne defferanse mellom beregnet og avsatt mva på mva-meldingen.   Her følger en beskrivelse av hvordan man kan bruke Pivot-tabell til å kontrollere Detaljer mva-melding for å finne differanse mellom beregnet og avsatt mva på mva-meldingen. Hent opp mva-meldingen under Regnskap=>Hovedbok=>MVA=>Mva-melding 2022   Klikk på knappen Detaljer mva-melding. Velg den mva-koden det er differanse på (I eksempelet er det ikke differanse på mva-kode 1, men tar ut tall her for å få noen å vise) Nå får man opp en detaljert oversikt i excel som benyttes for kontroll. Marker øverste linjen og slett denne ved å klikke på høyre museknapp og velg Delete. Sorter deretter på bilagsnummer. Nå kan man sjekke hva som er ført på hvert enkelt bilag og finne ut om det er noe som er beregnet, men ikke avsatt, eller omvendt ved å sjekke alle bilagsnumrene nedover i arket. Dersom det er mange bilag (noe det som regel er) kan det være en fordel å lage en Pivot tabell for å lette arbeidet med å finne differansene. Da får man et nytt ark som man kan bearbeide, ved å sette inn det man ønsker å se i tabellen. Sett hake for Bilag, Beregnet mva, Bilagsbeløp2 Flytt Beregnet mva og Bilagsbeløp2 over i feltet Values ved å holde musepekeren over feltet og dra over med klikke venstre museknapp eller ved å klikke på linjen og deretter klikke på Move to Values Endre verdien på feltene til summer i stedet for antall på Beregnet mva og Bilagsbeløp2 ved å klikke på nedtrekksmenyen og velg Value Fields Settings Her velges Sum (Summer) i stedet for Count (Antall)     Gjør tilsvarende for Bilagsbeløp2 Da får man en tabell som man kan bruke for å sammenligne beløpene. Her kopieres beløpene i kolonne B og kolonne C for å kunne lage en formel med Beløp i B minus Beløp i C, fordi man ikke kan lage en formel direkte som er brukbar for kopiering 1. Marker alle beløpene i kolonne B ved å stå i Cellen B4 og klikk Shift+End+Pil ned. Kopier ved å klikke Ctrl+C og deretter Ctrl+V for å kopiere inn tallene i Kolonner E   2. Gjør tilsvarende for Kolonne C, som kopieres inn i Kolonne F Nå har man et utgangspunkt for å legge inn en formel i Kolonne G Stå i G4, skriv inn = og klikk på E4, deretter + og så klikker man på F4 og til slutt Enter Når formelen er lagt inn i G4 kopieres denne ned i alle Cellene under ved å dobbeltklikke på plussen som dukker opp når du holder musepekeren nederst i høyre hjørne i Cellen G4.   Nå har man et fint utgangspunkt for å finne de bilagene det er differanse i. I eksempelet mitt er det det kun øreavrundinger som lager differansen. Finner man differanser kan man gå tilbake til oversikten over alle bilagene (det opprinnelige arket) og finne hvilken Bunt det er feil i. Sannsynligvis må du ha hjelp til å korrigere dette av oss på support (eller kanskje konsulent), enten ved at vi åpner bunten eller at vi går inn og korrigerer rett på posten, med et par manuelle rutiner vi har som er passordbelagt. Men det er supert om "grovarbeidet" er gjort i forkant. Lykke til og håper du finner ut av det. Oppskriften kan benyttes i mange sammenhenger hvor man trenger å finne differanser, så Pivot-tabell er et nyttig verktøy 🙂  

Etter at det ble gjort endringer for å tilpasse oss SAF-T rapportering kan man ikke lenger direkteføre mva.   Her må du føre på konto med mva og konto uten mva som vist feks nedenfor.   Kredit leverandørkonto med mva beløpet + egenandelen Debet konto feks "andre kostnader" med grunnlaget for mva + mva beløpet og benytte mvakode 1 (hvis dette er mva 25%) Kredit konto "andre kostnader" med grunnlaget uten mva og benytte mvakode 13 eller 0   Eksempel på inngående moms:  

I dette brukertipset viser vi eksempel på hvordan dette kan settes opp. Logg inn som systembruker i Contracting Gå deretter på  System - Firmaopplysninger - Hovedopplysninger - fane Avgiftskonti Her har det kommet en ny kolonne som heter Diverse mva fritt konti.   Dette feltet må være utfylt om firmaet selger varer / tjenester som er fritatt for Mva, til kunder i utlandet  Denne kontoen skal ha følgende 'oppsett' i Hovedboken / kontoplanen: Programmet tester på om dette er en utenlandskunde   Er det utenlandskunde skal det føres på post 8. Er det innenlandskunde skal det føres på post 6. For varer som skal føres mot denne kontoen må man i tillegg opprette et eget varenummer som er mva fri som vist nedenfor.    

I noen tilfeller kan det forekomme differanser på statuslinja i Dokumentsenteret. Dette kan en oppdage i det en skal overføre dokumenter til Contracting, og det kan dukke opp en melding som sier, 'Summen av konteringslinjene er ikke 0 for dokument.     Da kan følgende forsøkes: Hvis det er slik at differansen er 0 nede på statuslinjen,   -Forsøk å taste totalbeløpet ( reskontro linjen ) på nytt det har pleid og fungere.   -Andre ganger er det et av linjebeløpene som må tastes på nytt. Særlig den siste linjen er ofte feil.   -Her kan en forsøke å taste 0 i beløp, og gå til neste felt. Deretter taster man + for at VDC velger restbeløpet.    

Her er en liten innføring i hvordan periodisering kan gjøres i VDC Periodiseringsbilag Føres som en vanlig inng. Faktura i Dokumentsenteret Periodiseringen foretas i Contracting Benytter periodiseringsnøkkel fra konto Ikke mulig og endre nøkkel Periodiseringsnøklene opprettes og legges inn på den kontoen du skal periodisere. Se forslag til en konto - fordeling av strøm over 3 perioder: Bilagsart for periodisering opprettes, gjerne rett i dette bildet ved å taste inn F2 i feltet for bilagsart, men søk først med F6 om bilagsarten allerede finnes.   Sjekk at den er satt opp som vist i bildet under: Når dette er gjort, legges periodiseringsnøkkelen inn på kontoen som skal periodiseres Når bilaget skal føres i VDC føres det mot konto 6340 og periodiseringsnøkkelen kommer opp automatisk - og den skal ikke endres Deretter overføres bilaget til VC og bunten hentes opp og oppdateres i VC. Sjekk først at alt ser riktig ut i bunten ( eksempelet er er hentet fra oppdatering i versjon 12.00.01 av VC og 12.01 av VDC.    

I dette brukertipset viser vi hvordan en kan føre Inng.Mva   Det er ikke lenger anledning til å føre med mva kode 5. Du må føre mot en kostnadskonto med kode for inngående mva og uten kode for inngående mva.   Feks om mvabeløpet du skal føre er kr. 30338 ,-   Her må du bokføre slik: Kredit leverandørkonto alternativt bank med mva beløpet = 30.338,-   Debet konto feks "andre kostnader" med grunnlaget for mva + mva beløpet og benytte mvakode 1 (hvis dette er mva 25%) = feks 7790 (mva kode 1) med kr. 151.690,- Kredit konto "andre kostnader" med grunnlaget uten mva og benytte mvakode 13 eller 0 => feks 7790 (mva kode 0) med 121.352,-   Da vil føringene på konto 7790 gå i null og mvabeløpet vil bli debetert konto 2710      

Logg inn som systembruker, gå deretter på  System - Firmaopplysninger - Hovedopplysninger:     Gå deretter videre inn på fanen OCR - innbetaling     Hoved-klient er den klient som er registrert som datamottaker hos NETS. (Gjelder kun for klient-system). Datamottaker er ID for det firma som mottar data fra NETS.   Avtale-Nr må registreres på alle klienter som benytter NETS.   Dataområde hvor filer fra NETS blir lagret før behandling i VISMA i Contracting . (Kan ikke være det samme som VC's dataområde.)   Programkall for å hente filer NETS. Benyttes sjelden i dag siden filene som oftest hentes via nettbank.   Returkommando for behandling av mottatt(e) fil(er). Dette gjøres med en s.k. batch-rutine og standard navn på den er "FraOCR.bat". NB!  Filen som behandles i VC har som regel navnet  TBOC0001.DAT  og være plassert i dataområdet som er registrert.   Fast bilagsart. Oppdatering av innbetalinger fra NETS benytter bilagsart for Remittering/OCR under faste bilagsarter. NB! Husk å henvise arten til egen nummerserie, da bilagsnummer for postering av innbetalinger hentes herfra.   KID må ha Modulus 10 med 12 siffer inkl. kontrollsiffer. Kundeenhetsid`n for Contracting i Nets for OCR-avtaler er 00111355. Dette vil også gjelde OCR-filen. Vi benytter ikke Automatisk nedlasting.       Er det ønskelig med bistand til oppsett av OCR inkludert filstier i bank etc, så kan en bestille konsulentbistand for dette. Det kan gjøres ved å sende en mail til contractingkonsulent@visma.com          

SAF-T Regnskap er et standardformat for utveksling av regnskapsdata og må fra 2020 benyttes til rapportering om Skatteetaten ber om det. Den er begrenset til kontospesifikasjoner for hovedbok og reskontro (kunder og leverandører), samt hovedboks transaksjoner. Før den kan brukes må firmaets hovedboks konti og avgiftskoder kobles til SAF-T sine konti og koder.   Kobling hovedbok  Ny knapp [SAF-T] i Regnskap - Hovedbok - Vedlikehold – Kontoplan. Den åpner et vindu hvor man kan koble hver hovedbokskonto med tilsvarende konto i SAF-T kontoplan. ( En kan søke med 'fritekst' etter konto i SAF-T med to søkebegrep skilt av vertikal strek | ) Kobling avgiftskoder  Skjermbildet for avgiftskoder ( System - Firmaopplysninger - Avgiftskoder ) er utvidet med kolonne hvor en må koble for egne avgiftskoder til SAF-T sine standard avgiftskoder SAF-T eksport Danning og sending av SAF-T rapport til Altinn ligger under menyen System > Eksport, og menyen Regnskap > Hovedbok > Lister/Rapporter.   Ved å klikke på linken Oppsett SAF-T, står det litt mer utfyllende i dette:)      

Flere ASP-leverandørerer har nå valgt å fjerne Java da Oracle (som eier Java) har bestemt seg for å endre på lisensbetingelsene. Dette har ført til at kostnadene for Java-installasjoner har økt betraktelig. De fleste banker behandler remitteringsfiler og OCR-filer på en enkel måte i en Java-fri løsning, men DnB er litt annerledes. Rutinen for hvordan man nå må gjøre dette vil bli forklart i dette brukertipset. Merk at det kan være små forskjeller i løsningene til de respektive ASP-leverandørene som f.eks plassering til mappen man skal plassere remitteringsfiler og OCR-filer. Som oftest er dette f.eks R:\Contracting\Bank eller R:\Bankdata.     I Java-fritt miljø må man nå trykke på ‘Hente filer manuelt’. Da får man opp bildet vist over. Her må man så trykke på ‘Last ned fil’-symbolet på OCR-innbetalinger, avregningsreturer, mottaksreturer og avvisningsreturer. Vi anbefaler at man bruker Internet Explorer til dette nå for da får man opp valg om ‘Lagre’ nederst på skjermen. Her trykker man på pilen ved siden av ‘Lagre’ og velger ‘Lagre som’. Så finner man frem til det området hvor man lagrer bankfiler hos seg. Vanligvis ligger dette under f.eks R:\Contracting\Bank eller lignende. NB! Kontoinformasjonsfiler skal dere ikke hente ned.     Det kan være tilfeller hvor man ikke har fått hentet filer på en stund og det ligger flere filer under hver kategori klare til henting. Da er det veldig viktig at man IKKE trykker på ‘Last ned fil’ på linjen hvor det står ‘Alle’. (Se over). Dere må trykke på ‘Vis/skjul’ og laste ned en og en fil ved å trykke på ‘Last ned fil’ på linjenivå. F.eks så må man laste ned TBOC6243.DAT og så laste ned TBOC7770.DAT vist over. Dere kan fint laste ned filene rett etter hverandre slik at de ligger klare i R:\Contracting\Bank . Filene har unike filnavn og Contracting klarer å lese inn flere. Det vil fungere på samme måte med remitteringsfiler.   Sende filer til DnB:   Ved sending av remitteringsfil til DnB må man nå velge ‘Sende filer manuelt’ i Java-frie miljøer.     I bildet som da kommer opp må man velge korrekt ‘Divisjon’ hvor man skal sende inn remitteringsfilen. Dette kan være forskjellig fra bedrift til bedrift så dette er vanskelig for oss å si noe konkret om. Hvis dere er usikre her så må dere kontakte DnB og få korrekt ‘Divisjon’ fra dem. ‘Filtype’ er alltid Telepay og ‘Filsti’ er samme område som dere lagret OCR/Avregning/Mottak/Avvisnings-filene i. Velg så filen ‘tiltb.tbd’ som ble generert når dere remitterte i Contracting, trykk ‘Åpne’ og til slutt trykk på ‘Send fil’. Godkjenning etc gjøres på samme måte som tidligere.