Brukertips i Visma Document Center

Oppdatert 04.02.2021 - Andre dokumenter via Visma Scanner  i seneste versjoner:   Etter de siste versjoner har kommet så er det greit å få med seg endinger som er gjort i denne forbindelser. Har delt det opp i seksjoner med versjoner, så man vet hva man har tilgang til eller ikke. Med nyeste versjon øverst – som sier hvilken endring/forbedring som har kommet.   Fra og med 15.10 Før så ble dokumenter som var skannet inn med Visma Skanner, som ikke var inng faktura eller kreditnota – håntert med at de la seg rett i arkivet til VDC– og samtidig inn som en bunt i ERP systemet som man kunne oppdatere. Nå kan man få slike dokumenter også via «Nye Dokumenter» i VDC, og kan behandle der etter eget ønske med flyt etc. Slike dokumenter kan være : Kvitteringer Purringer Betalinger Andre For å få inn slike ting på «vanlig» måte må man aktivere dette og gjøres på denne måten: Verktøy > Innstillinger > Generelt   Og forutsetter også at man i konfigurering Autoinvoice fra Visma Business er satt på mottak av bilag som før.           Fra og med versjon 15.0:   Da har vi splittet opp VDC servicene i flere egne servicer – stor fordel for store installasjoner å fordele jobben på flere servicer.   For å kunne kjøre disse i konsoll som vi kaller det, så må aktuell tjeneste stoppes først og så finne frem til aktuell programfil og kjøre denne som Admin. F eks filen som heter Visma.Workflow.Server.AutoinvoiceService.exe og ligger som default i \Visma\Document Center\Server mappen. Og da kan man også få sjekket og justert pri på de oppgavene som de forskjellige gjør. F eks denne oppgaven som håndterer nedlastning fra Autoinvoice List tasks – får visualiserer den hvilken pri på disse oppgavene Vil man justere hyppigheten på en oppgave skriver man Setpriority 1 15 – dersom man vil endre oppgaveId 1 til 15                       PS! Se nederst i dette tipset for potensielle feilkilder, samt hjelpeteksten i fra VB   Beskrivelse av prosessen ( Informasjon hentet fra Release notes VB Byrå):   Gjennom automasjonsprosjektet har vi også utviklet en ny og viktig tilleggsfunksjon for løpende innsending av «Andre bilag». Det er viktig at kunden kan gjøre sin del av jobben uavhengig av regnskapsfører og uten involvering fra regnskapsfører sin side. Vi har derfor videreutviklet vår relativt nye app - Visma Scanner – til også å kunne håndtere «andre bilag» og sende dem via AutoInvoice til Visma Business. Med «andre bilag» mener vi her bilag som verken er faktura eller bankbilag og som derfor uansett må behandles manuelt på en eller annen måte. Disse bilagene trenger normalt ikke å bli behandlet med en gang. Når disse bilagene blir sendt fra Visma Scanner går de rett til AutoInvoice som automatisk videresender dem til Visma Document Center uten noen form for behandling. Dokumentet lagres så i Visma Document Center og informasjonen om bilaget sendes så ubehandlet til en ny tabell i Visma Business for senere bokføring. Dokumentene samles opp i denne nye tabellen i Visma Business og ligger der inntil det er naturlig for regnskapsfører å se på dem og behandle dem. Følgende skjer:  Bedriften læres opp til å ta løpende bilder av alle «andre bilag» med Visma Scanner. I Visma Scanner skjer ingen tolking av slike dokument, men kunden kan allikevel skrive inn en kommentar til sin regnskapsfører og eventuelt fortelle hva dokumentet gjelder og hvordan det skal/bør bokføres. Når alt er OK trykker brukeren på send-knappen og Visma Scanner sender bildet til AutoInvoice. AutoInvoice sender bildet utolket til Visma Document Center. Visma Document Center videresender informasjonen om dette dokumentet, inkludert dato, Visma -ID og eventuell melding til Visma Business Informasjon om disse dokumentene blir lagret i en ny tabell i Visma Business for «Andre bilag» uten å generere bunter og bilag. Et helt nytt behandlingsvalg har kommet til i Visma Business for overføring av disse dokumentene (andre bilag) til bilagsregistrering og behandling. Behandlingen kan skje løpende eller etterskuddsvis. Regnskapsfører bokfører disse bilagene når det er mest hensiktsmessig (f.eks. i slutten av hver periode eller termin) via et nytt behandlingsvalg i Visma Business. Følgende parameter må settes i AutoInvoice for å aktivere Visma Scanner til å ta imot «andre bilag»:   Bokføring av «Andre Bilag» i Visma Business: Først av alt må ønsket bilagsnummerserie settes opp for for disse transaksjonene. «Andre bilag» er fast knyttet til nummerserie «Diverse» og i standard malfirma er denne nummerserien knyttet til bilagsnummerserie 6.   Behandlingen av «andre bilag» fra Visma Scanner skjer i en ny fane i selve bilagsregistreringen. Her kobler vi den nye tabellen «Inngående regnskapsdokumenter» til eksisterende tabeller «Bunt» og «Bilag».     I øverste del av vinduet vises alle ikke behandlede dokumenter fra Visma Scanner. Herfra gjennomgås og vurderes dokumentene via behandligsvalget «Vis dokument».   Dokumenter som ikke skal behandles, markeres som «Ingen ting å behandle» enten ved et «x» i feltet «Ingen ting å behandle» eller ved avkryssing i feltet «Status». Marker deretter ett, flere eller alle gjenværende dokument i tabellen «Inngående regnskapsdokument» og velg behandlingsvalget «Behandle dokument». Vær oppmerksom på at det blir laget en ny bunt hver gang dette behandlingsvalget kjøres. Det vil derfor som regel være fornuftig å markere alle beslektede dokumenter eller rett og slett alle dokumenter innenfor samme periode slik at de blir bokført i samme bunt.   Når behandlingsvalget kjøres blir det opprettet en bilagslinje per dokument. Bilagslinjene blir også tildelt bilagsnumer fra bilagsnuerserien for «Andre bilag», men uten kontonummer og beløp. I tillegg blir de behandlede dokumentlinjene tildelt de samme bilagsnummer som bilagslinjen. Dermed er det sporbarhet mellom regnskapsdokument-tabellen og bilagslinjene.   De behandlede dokumentene forsvinner fra den øverste delen av vinduet ved lagring, men de blir allikevel bli liggende i tabellen «Inngående regnskapsdokument» med status «Sendt til bokføring». '   Du kan nå fortsette med bokføring av bilagslinjene nederst i dette vinduet eller flytte deg til den ordinære fanen for bilagsregistrering. Vi anbefaler å gå til den ordinære fanen. Der du er vant til å være og mest funksjonalitet er tilgjengelig.   Mulige feilkilder:   Denne importen kjøres av en egen task i VDC server og heter Visma.net Autoinvoice other documents import.  Denne er fra og med versjon 14.10 satt med en prioritet på 15 Kjøres det med tidligere versjoner av VDC, så anbefales det å øke denne til 15 (tidligere stod denne til pri 30) - spesielt i store installasjoner med mange klienter og brukere.   Det de store byråene opplevde var at denne oppgaven kjørte så sjeldent, ref pri 30 at den aldri kom til denne oppgaven (task) - og noen har til og med restart av server hver natt. Derfor viktig å få satt denne til høyere pri dersom dere også opplever at denne ikke gjør ferdig jobben.   Hjelpefilen i VB: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/reference/r_other_incoming_documents.html  

Det hender av og til at fakturaer henger og/eller låser for andre fakturaer

I Visma Document Center finnes det en del innstillinger og oppsett for Autoinvoice, Autoimport, Approval og AutoFlow. Dokumentasjon på dette finner du vedlagt.   - Side 1: Visma.net Autoinvoice - Side 5: Autoimport - Side 7: Visma.net Approval - Side 10: Autoflow

Det er en del henvendelser angående PeppolBis2.0 og PeppolBis3.0, så tenkte vi kunne formidle noen tanker rundt dette.   Overgangen fra Peppol Bis 2 til Peppol Bis 3 får konsekvenser for hvordan fakturaen vises i Visma Document Center. Fra og med 1. januar 2020 skal alle fakturaer gjennom Peppol sendes i Peppol Bis 3, det kan nok fortsatt være at noen blir sendt i Peppol Bis 2, men i hovedsak vil de bli sendt i Peppol Bis 3 fremover. I Peppol Bis 3 er det ikke en standard for å merke et vedlegg som "PDF-versjonen av fakturaen" slik som det var mulig i Peppol Bis 2. Derfor vil stadig flere av fakturaene komme enten uten "PDF-versjonen av fakturaen" eller med "PDF-versjonen av fakturaen" som et vanlig vedlegg.  I disse tilfellene vil AutoInvoice lage en fakturavisning for Document Center basert på XML-dataene. Denne vil da vises i "bilde"-visningen i VDC.    Alle fakturer som kommer fra andre Visma-firmaer som også bruker AutoInvoice, vil vise "PDF-versjonen av fakturaen" på samme måte som tidligere.   I skrivende stund anbefaler vi fortsatt PeppolBis2.0 som nedlastningsformat inn i VDC, og Autoinvoice oppsettet da denne fungerer bra. Litt pga mulige oppstartsproblemer/barnesykdommer med 3.0. En forbedret visning i 3.0 formatet er nok savnet og på plass. Så det går fint an å forsøke dette om man ønsker dette. 

I Visma Document Center kan du velge å sette opp en egen dokumentprofil som skal brukes på innkommende kreditnotaer fra leverandører. Denne dokumentprofilen kan du deretter sette opp til å bli angitt automatisk ved Autoimport eller import via Autoinvoice.   De forskjellige dokumentprofilene har en behandlingsregel - denne behandlingsregelen hentes fra ERP. Det må være korrekt behandlingsregel satt opp på dokumentprofilen du skal bruke   Gå på Verktøy og deretter Dokumentprofil.  Velg så dokumentprofilen som heter Kreditnota leverandør og klikk Rediger. Denne står da med hake for Faktura. Velg dokumenttype Kreditnota isteden og klikk OK.   Når du nå går inn i for eksempel Autoinvoice konfigurasjonen til et av selskapene vil du se at du kan velge denne dokumentprofilen i rullegardinene for Kreditnota dokumentprofil.

Under Flythendelser, er det to valg:

Det er mulig å bestemme periodiseringen direkte fra Visma Document Center. Hvordan dette gjøres avhenger av hvilket økonomisystem som Visma Document Center er knyttet til. Her vises vi hvordan det gjøres mot Visma Business og Visma Global

For å motta en elektroniske fakturaer fra Visma.net AutoInvoice på enklest mulig måte, så trenger du Visma Document Center versjon 8.01 eller nyere.

Automatisk leverandøraktivering er en løsning i Visma Document Center som automatisk sender en epost til alle leverandører som ikke leverer elektronisk faktura til dere. E-posten ber dem om starte å sende elektronisk fakturaer heretter.   E-posten som sendes ut ser slik ut og den sendes til epostadressen som er registrert på leverandøren i økonomisystemet. Hvordan aktivere denne tjenesten Visma Document Center må være koblet til en epost-server. Dette settes opp under Verktøy | Systeminnstillinger Deretter må den automatiske leverandøraktiveringen aktiveres: Dette gjøres i System | Auto leverandør aktivering Kryss av for «Aktiver automatisk varsling» Legg inn avsenders epostadresse Legg inn «Maks antall varslinger» og «Antall dager mellom varslinger». Anbefaler de verdier som ligger der. Dermed skal løsningen være i gang. For å få oversikt over hvem som er varslet, klikker man på Rapport | Leverandøraktivering for elektronisk fakturaer: Da kommer oversikten fram: Her ser man hvem som er varslet og hvem som ikke er varslet fordi det ikke finnes en epostadresse på leverandøren. Hvis det mangler epostadresse på leverandøren, kan man registrere en epostadresse i vinduet over. Da vil disse leverandørene også få en varsel.   NB! Vær oppmerksom på at i versjon 12.10 frem til versjon 13.01, så vil Document Center i første varsel sende melding til alle som har sendt en PDF-faktura til Visma Document Center det siste halve året. Deretter vil den varsle alle som leverandører hvor fakturaen kommer inn som PDF.   NB 2! Hvis man bruker scanningstjenesten i AutoInvoice, så vil disse bli sett på som elektronisk faktura i Visma Document Center. Da bør man bruke Leverandøraktiverings-tjenesten i AutoInvoice, som man finner under Innstillinger.

For at et dokument skal sendes automatisk på flyt ved bruke av rutinen Autoflow, går dokumentet gjennom følgende valideringsregler : Bankkonto er den samme som i ERP Fakturanummer finnes ikke i ERP Mva-beløp er ikke høyere enn Beløp Forfallsdato kommer ikke før fakturadato En leverandør identifiseres basert på bankkonto og organisasjonsnummer Et dokument som ikke tilfredsstiller en av validerings kriteriene legger seg i listen Nye dokumenter. Ved å lese kommentar på dokumentet vil du se hvilken valideringsregler som mislyktes. Etter at alle nødvendige endringer er gjort, kan du sende dokumentet til Autoflow igjen via menyen Prosessering > Send i Autoflow , eller via hurtigmenyen Send dokumentet på Autoflow .