1 - Informasjon
Ytelse
Systemet angir en verdi ut ifra hvilke fraværskode som er benyttet. Ytelse som kan velges er:
- Sykepenger
- Foreldrepenger
- Svangerskapspenger
- Pleiepenger
- Omsorgspenger
- Opplæringspenger
Arbeidssted
Verdien blir hentet fra ansattopplysninger fra den ansatte. Skjemaet skal leveres for den bedriften med virksomhetsnummeret den ansatte er knyttet til.
Nær relasjon
Oppgi om det er "Nær relasjon" mellom innsender av inntektsmeldingen og arbeidstaker. En nær relasjon vil si at du og arbeidstaker er:
- Gift, samboer eller forlovet
- Tidligere gift, eller samboere
- I familie (søsken, halvsøsken, barn, foreldre og/eller besteforeldre)
- Nære venner
Sendt til Altinn
Har du sendt inntektsmeldingen digitalt vil systemet ha en huke for "Sendt til Altinn". Du har ikke mulig til å slette skjemaet hvis den huken er på.
Årsak til endring
Når du skal sende inntektsmelding til NAV vil systemet automatisk velge standard verdi "Ny". Har du sendt inn feil verdier, må neste inntektsmelding som sendes inn må du endre feltet til "Endring".
Flere arbeidsforhold
Har den ansatte flere aktive arbeidsforhold i perioden må du sende skjemaet pr arbeidsforhold. For å velge hvilke arbeidsforhold du skal sende inn skjema på setter du på huke for "Flere arbeidsforhold". Trykk F12 i feltet ved siden av og du får opp en liste over arbeidsforholdet til den ansatte.
Første fraværsdag
Første fraværsdag er et felt som sendes med dersom den ansatte har ytelsen "Sykpenger" og "Svangerskapspenger".
Første fraværsdag blir satt ut i fra den første dagen i 16-dagers perioden.
Dersom den ansatte har to fraværstilfeller i en 16-dagers periode, så vil første fraværdag være den første dagen i det fraværstilfellet som går utover de 16 dagene.
Beregn inntekt pr. måned
Systemet beregner inntekt pr. måned slik:
- Først vil systemet sjekke om den ansatte har fått ny årslønn 3 måneder før fraværet startet. Hvis det er tilfelle vil det legges til grunn. For timelønnet ansatt er det ny timesats * med antall timer pr. måned.
- Dersom Visma Lønn ikke finner noe lønnsendring må vi beregne gjennomsnittlig utbetalt de siste 3 måneder før fraværet. Lønnskjøringene må ha transaksjoner til den ansatte med lønnsbeskrivelsene som står beskrevet her og være innrapportert til A-meldingen.
Systemet sjekker etter utlønningsdatoen på lønnskjøringene.
Hvis både gjennomsnittlig utbetalt og fast månedslønn er beregnet, sjekker vi om differansen er mer enn 25%.
Dersom differansen er over 25%, bruker vi lønn hentet fra faste transaksjoner.
Ellers bruker vi gjennomsnittlig utbetalt, dersom det har vært utbetalinger til den ansatte.
Inntekts endret / årsak til endring av inntekt
Hvis inntekten har blitt endret siden sist / eller du har rapportert inn feil inntekt må sende nytt skjema som "Endring". Sett på huken for "Inntekt endret". Årsak til endring kan være "Tariffendring" eller "Feil inntekt".
Brutto utbetalt i arb.g.perioden
Brutto utbetalt i arb.g. perioden tar utgangspunkt i beløpet som ligger i feltet "Beregnet inntekt pr. måneder" / 21,67 * sum dager i arbeidsgiverperiode (- fridager/gule dager som lørdag/søndag).
MERK! Har den ansatte redusert stilling er det viktig at ansatt er tildelt korrekt fraværsmal. Eller så vil ikke beløpet som systemet kommer frem til i feltet "Brutto utbetalt i arb.g. perioden" være korrekt.
Blir beløpet i feltet "Beregnet inntekt pr. måned" endret, må du selv regne om beløpet i feltet "Brutto utbetalt i arb.g.perioden".
Reduksjon eller ikke utbetalt
Hvis det ikke er utbetalt full arbeidsgiverperiode må du angi "Reduksjon eller ikke utbetalt". Begrunnelse for reduksjon kan du velge mellom:
- Lovlig fravær
- Fravær uten gyldig grunn
- Arbeids opphørt
- Beskjed gitt for sent
- Mangler opptjening
- Ikke lønn
- Betviler arbeidsuførhet
- Beløp satt til 0, ikke fravær i dette arbeidsforholdet
- Ikke sykemeldt
Meldinger til utfyller av skjema
Her ligger meldinger som er greit å kjenne til. Eksempler på melding kan være "Vennligst kontroller om beløpene i lønnsgrunnlag og eventuelle naturalytelser er riktig". Det er fordi at det kan være fravær som er registrert innenfor de 3 månedene for beregning av lønnsgrunnlag.
MERK! Selv om Visma Lønn legger inn mange forhåndsdefinerte verdier er det viktig at du kontroller at skjemaet inneholder riktig verdier med utvalg og beløp.
2 - Arbeidsgiverperiode / avtalt ferie
Avtalt ferie
Er det registrert ferie etter fraværet vil systemet automatisk sette på huke for "Avtalt ferie" og angir datoene for når ferien er registrert. Dette vil gjelde alle ytelsene bortsett fra foreldrepenger.
Arbeidsgiverperioder
Visma Lønn angir arbeidsgiverperiode fra og til dato. Periodene må til sammen må utgjøre 12 eller 16 kalenderdager. Tabellen gjelder kun sykemeldinger.
Benytter du fraværskodene:
- 10 - Barn syk
- 11 - Barn kronisk syk
- 18 - Omsorgspenger
- 28 - Omsorgspenger (NAV)
- 19 - Pleiepenger
vil registreringen bli oppdatert under arkfane 4 - Omsorg/pleiepenger.
Omsorgspenger
Ved bruk av fraværskodene for barn syk, barn kronisk syk og omsorgspenger er det venstre del av bildet "Omsorgspenger" som blir benyttet. Fraværsperioden blir automatisk lagt inn ut ifra de datoene du har registrert fraværet sammenhengende.
MERK! Er det flere dager med barn syk/barn kronisk syk vil kun den første dagen bli registrert. De andre dagene må manuelt registreres i "Fraværsperiode" med fra og til dato.
Arbeidsgiver har utbetalt pliktige dager
Huken for "Arbeidsgiver har utbetalt pliktige dager" vil standard stå på. Det vil være de 10 dagene med omsorgspenger arbeidsgiver har utbetalt. Hvis du ikke har på huken er det disse unntakene som gjelder:
- Har vært ansatt kortere enn fire uker, men likevel har rett på omsorgspenger.
- Har rett til flere omsorgsdager fordi barnet er kronisk syk eller funksjonshemmet, og det yngste barnet i husstanden er over 12 år.
Delvis fravær
I denne tabellen skal du registrere dato og timer den ansatte har vært delvis fraværende og som det kreves refusjon for. Dersom du som arbeidsgiver ikke krever refusjon skal du likevel angi dager med delvis fravær.
Les mer om omsorgspenger på NAV sine sider her.
Pleiepenger
Ved bruk av fraværskoden for pleiepenger er det høyre del av bildet som blir oppdatert med samme fra og til dato som selve registreringen.
4 - Naturalytelse
Hvis den ansatte har fått utbetalt naturalytelser i en eller flere av de siste 3 månedene før fraværet startet må du kontrollere arkfane "5 - Naturalytelser".
Naturalytelser faller bort
Visma Lønn gjør en sjekk om det ligger naturalytelser under "Forespørsel / Godkjent lønn" innenfor 3 månedene før fraværet har startet. Skal NAV erstatte naturalytelsene i den bortfallende perioden må du sette på huken for "Naturalytelser faller bort".
Naturalytelsene i perioden vil automatisk legge seg i tabellen under med fra og med dato.
Lønnskjøringene må ha transaksjoner til den ansatte med lønnsbeskrivelsene som står her, og være innrapportert til A-meldingen.
Visma Lønn vil summere opp og dele på antall måneder den ansatte har fått utbetalingen.
Hvis for eksempel den ansatte har fått elektronisk kommunikasjon i to måneder, og firmabil i tre måneder, vil totalbeløpet for elektronisk kommunikasjon bli delt på to og for firmabil delt på tre.
MERK! Du kan overstyre beløpet hvis Visma Lønn ikke kommer frem til ønsket beløp.
Gjenoppta naturalytelse
Hvis den ansatte igjen skulle motta naturalytelse så skal det oppgis hvilke naturalytelse dette gjelder. Det gjør du vet å sette på huke for "Gjenoppta naturalytelse". Du skal ikke oppgi beløp. Angi hvilken fra dato NAV ikke lengre skal erstatte den bortfallende ytelsen.
5 - Refusjon
Denne arkfanen vil gjelde for alle ytelsene.
Refusjon opphør dato
Huken for "Refusjon oppgjør dato" må angis dersom refusjonen opphører i perioden. Det vil være siste dag det søkes om refusjon for.
Refusjonsbeløp pr. måned
Visma Lønn vil kopiere samme beløp som er angitt i "Beregnet inntekt pr. måned" til feltet "Refusjonsbeløp pr. måned".
Refusjonsbeløpet må være lik eller mindre enn "Beregnet inntekt. pr måneder".
Er det endring i refusjon må du angi "Endringsdato" og "Beløp pr måned".
6 - Beregnet inntekt
I denne fanen vises hvilke transaksjoner som er brukt som grunnlag for beregning i feltet "Beregnet inntekt pr. måned" under fanen "Informasjon".
Benytter du fraværskode 16 - Foreldrepenger eller fraværskode 26 - Foreldrepenger (NAV) må du kontrollere opplysningene i fanen "1 - Informasjon". Systemet vil automatisk angi "Startdato foreldrepenger".
Sende inntektsmelding til Altinn
Du kan sende inntektsmeldingen til Altinn fra forskjellige steder i Visma Lønn. Enten kan du gjøre det fra fraværsregistreringen. Hvis du har lagret skjemaet kan du også sende under "Rutiner / Fravær / Inntektsmeldinger". Trykk på "Skjema OK, send til Altinn".
I neste dialog vil systemet legge inn "Inntektsmelding" og "Rapporteringsperiode".
Du må selv angi "Kontaktperson". Trykk på "Eksport" og inntektsmeldingen vil bli sendt til Altinn.
Oversikt over alle inntektsmeldinger
Alle inntektsmeldinger som er lagret eller sendt kan du også finne igjen under "Rutiner / Fravær / Inntektsmeldinger". Velg hvilken inntektsmelding du vil se i nedtrekkslisten eller trykk F12 for å se alle i listeform.
Sende en endret inntektsmelding
Skal du sende endringer på en inntektsmelding vil vi anbefale deg at du henter opp den opprinnelige inntektsmeldingen som er sendt til Altinn og trykker på "Kopier / endring". En ny inntektsmelding kommer frem og du kan gjøre de nødvendige endringene.
Etter at du har kopiert en inntektsmelding vil "Årsak til innsending" endre seg til "Endring" automatisk.
Kontroller de nødvendige arkfanene, trykk på "Lagre", og du kan sende inntektsmeldingen fra dette bildet ved å trykke på "Skjema OK, send til Altinn".
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Danmark
Visma Finland
Visma Latvia
Visma Nederland
Visma Norge
Visma Sverige
Visma Developers & Partners
Visma Latin-Amerika