Flytte Visma Lønn og Visma.net Expense / Calendar til ny kunde

[#1]

Når Visma Lønn er integrert med Visma.net så er det flere verdier som knytter VL og .net sammen. Det er mulig å flytte et firma fra en kunden til en annen, men det er flere ting som må passes på.

Visma support erfarer mindre problemer hvor firmaet ikke flyttes i Visma.net. Dette betyr i praksis følgende:

Scenario 1 - anbefalt.

I gammelt kundeforhold så fjernes rollene på alle ansatte.
Firmaet opprettes manuelt i VL og legges inn verdier manuelt (ansatte + hittilverdier. Innkopierer ikke data fra tidligere installasjon. Registrering av ansatte kan gjøres ved hjelp av dette brukertipset og det settes opp integrasjon med Visma.net som om firmaet aldri har vært i Visma.net. Knytter typer mot lønnsarter, koder i Calendar mot lønnsarter og setter opp godkjenningsflyt.
Merk! Eksisterende bruker vil få en e-post om at de må inn i Visma.net og godkjenne koblingen sin. Før de ansatte har godkjentkobling vil det ikke være mulig å tildele / endre roller i Visma Lønn.
Hvis det ønsket muligheter for å se gamle data, beholder en / noen få tilgangen til tidligere firma -rollen Expense admin, Calender / Time admin ikke "regular user". Dette fordi admin rollen gir tilgang til rapporter, men ikke mulighet for å reg.ny verdier. 

Scenario 2 - flytting kun av VL data

Hvis Visma Lønn data flyttes over:
1 - I gammelt kundeforhold så fjernes rollene på alle ansatte.
2- Firmaet opprettes manuelt i VL og det innkopieres data fra tidligere installasjon.
3 - Før firmaet knyttes mot Visma.net,  må det fjernes følgende verdier i tabellen "FrmData" og "Employee".

Dette kan gjøres ved å gå til "Verktøy / Adm.funk. / Generelt / Generelt" i feltet "Start skjermbilde" skriv 700338  og trykk enter for "FrmData" og 700339 for "Empolyee". 

Eller via SQL  
I tabellen "FrmData" må dere fjerne verdien som ligger i kolonnen "OdpExternalCompanyId".
I tabellen "Employee" må dere fjerne verdier som ligger i kolonnen "OdpExternalId".
Er det mange ansatte kan dere kjøre dette scriptet ved å logge inn med firmaets login, ikke SA.

Script: "update Employee set ODPExternalId = NULL"
Hvis firmaet har brukt Absence må også følgende script kjøres for å få over historisk fravær: update WgAbsInst set chkIsExternal = 0
Husk ta backup før dere kjører disse script!

Videre må du gå inn i "Rutiner / Registrering / Visma.net / Oppsett" og registrere firma og ansatte på nytt.

Merk! Eksisterende bruker vil få en e-post om at de må inn i Visma.net og godkjenne koblingen sin. Før de ansatte har godkjentkobling vil det ikke være mulig å tildele / endre roller i Visma Lønn. Videre må og det settes opp integrasjon med Visma.net som om firmaet aldri har vært i Visma.net. Knytter typer mot lønnsarter, koder i Calendar mot lønnsarter og sette opp godkjenningsflyt.

4- Hvis det ønsket muligheter for å se gamle data, beholder en / noen få tilgangen til tidligere firma.

Scenario 3 - flytting av både VL data og firma i .net.

I gammelt kundeforhold så fjernes rollene på alle ansatte.
Firmaet opprettes manuelt i VL og det innkopieres data fra tidligere installasjon.
ta kontakt med lisens avd. i Visma for flytting til ny kunde.
MERK! Lisensen må inneholde tilsvarende tjenester som gammel kunde i .net.

Visma Partnere kan lese mer her.

Før firmaet knyttes mot Visma.net, må koblingen fjerne følgende verdier:

I tabellen "FrmData" må dere fjerne verdien som ligger i kolonnen "OdpExternalCompanyId".
I tabellen "Employee" må dere fjerne verdier som ligger i kolonnen "OdpExternalId". Er det mange ansatte kan dere kjøre dette scriptet ved å logge inn med firmaets login, ikke SA.
Script: "update Employee set ODPExternalId = NULL"
Husk ta backup før dere kjører dette scriptet!
Alternativt kan skjermbilde 700338 Firmaopplysninger og 700339 Ansattliste brukes. Gå til "Verktøy / Adm.funk. / Generelt / Generelt" i feltet "Start skjermbilde" skriv inn nevnte nummere og trykk "enter".

5. Videre må du gå inn i "Rutiner / Registrering / Visma.net / Oppsett" og registrere firma og ansatte.
Merk! Eksisterende bruker vil få en e-post om at de må inn i Visma.net og godkjenne koblingen sin. Før de ansatte har godkjent kobling vil det ikke være mulig å tildele / endre roller i Visma Lønn. Og godkjenningsflyt må settes opp på nytt.
6. Alle data er med over, all historikk både i VL og .net.

Scenario 4 - bytte lønnssystem når Calendar er benyttet, eller flytte Calendar og ikke lønnsdata

Dette vil garantert feile og må ikke gjøres.

I slike tilfeller må gamme Calendar avsluttes og ny opprettes. Hvis det ønskes oppslag, så husk å fjerne rollene på de ansatte slik at de ikke fører på fravær / timer i feil "firma".

Relaterte brukertips

Integrere Visma Lønn med Visma.net

Feilsøking når integrasjon med Visma.net

[#2]

I Visma Lønn kan du nå enkelt flytte over dine lønnsdata til Visma.net Payroll. Før du flytter til visma.net Payroll MÅ du ha versjon 17.10 av Visma Lønn, den ligger tilgjengelig under "Nedlastinger" på Community. 

MERK! Har ditt firma integrasjon med Visma.net Calendar MÅ Flytteknappen benyttes. Det å flytte "manuelt" vil ødelegge firmaet. 

Før du starter prosessen bør du sette deg inn i hva dette betyr, og helst ha gjort en avtale med din partner om når du kan/bør gjennomføre flyttingen.

Flytt til Visma.net Payroll

I Visma Lønn finner du eksport til Payroll i meny "Verktøy | Eksporter data | Flytt til Visma.net Payroll", eller du kan hente den frem i hurtigmenyen til høyre. "Flytt til Payroll".

Les viktige retningslinjer før flytting

Du får da opp et bilde for å starte migreringen. Det er viktig at du setter hake for "Les viktige retningslinjer før flytting", og leser igjennom informasjon som kommer i ny nettleser.

Informasjon som åpnes i ny nettleser når du setter hake for "Les viktige retningslinjer før flytting"

Informasjon som åpnes i ny nettleser når du setter hake for "Les viktige retningslinjer før flytting"

Kan firma migreres

Når du har lest retningslinjene kan du trykke på knappen "Kan firma migreres". Det gjøres da en sjekk på om alle kjøringer er godkjente, og om du eventuelt har en integrasjon mot visma.net og om denne kan deaktiveres.

MERK - Bruker du Expense / Calendar integrert mot Visma Lønn?

Knappen "Koble firma fra visma.net" bryter alle koblinger i integrasjonen automatisk. Etter du har trykket på denne kan du ikke lengre lese inn timer, fravær eller reiseregninger, eller overføre data fra Visma Lønn til visma.net. Du kan heller ikke angre dette valget, så før du trykker på knappen må du være helt sikker på at du skal migrere til Payroll.

Bruker du Expense? Viktig at alle  påbegynte reiseregninger er godkjent/utbetalt, eller slettet, i Visma.net Expense før du trykker på knappen "Koble firma fra Visma.net"

Bruker du Calendar? Viktig at all fravær / timelister er importert til Visma Lønn og at evt. lønnskjøringen er godkjent før du trykker på knappen "Koble firma fra Visma.net".

Visma.net tjenestene vil være deaktivert fra koblingen brytes mot Visma Lønn og til du får beskjed om at migreringen til Payroll er fullført, og du / partner eller konsulent har aktivert Expense mot Payroll. I denne perioden kan ikke ansatte føre reiseregninger.

Ansatte kan ikke bruke Visma.net tjenestene i migreringsperioden (fra du kobler firma i Visma Lønn til du får beskjed at migrering er utført).

MERK! Alle Visma.net tjenester deaktiveres og må aktiveres igjen manuelt i Visma.net Admin:

• Visma.net Expense
• Visma.net Absence
• Visma.net Time
• Visma.net Approval
• Visma.net Payslip
• Visma.net Autopay
• Visma.net AutoInvoice

Velg ansatte som skal flyttes

Før du får aktivert knappen "Koble firma fra Visma.net" kan du velge hvilke ansatte du ønsker å ha med i migreringen. Kontroller listen og gjør nødvendige endringer før du trykker på "Sett ansatte i flyttemodus".

Koble firma fra Visma.net og Start migrering

Når du har trykket på knappen "Koble firma fra Visma.net", kan du trykke på knappen "Start migrering". Du får da opp denne meldingen, og du vil få opp ett nytt program; Migration Tool.  

Det er først når du krysser av for "Ja, jeg aksepterer at nødvendige ressurser hos Visma Software AS kan delegere de brukerroller som er nødvendig", at knappen "Start flytting av data" blir aktivert.

MERK! Ikke sett hake for "Jeg ønsker å eksportere filene lokalt", da det vil medføre at ingen filer sendes Visma Software. Når du trykker "Start flytting av data" så sendes datapakken automatisk til Visma Software (så sant ikke valgt å lagre lokalt)

Når datapakken er eksportert blir du sendt videre til et skjema som må fylles ut. Dette må fylles ut da vi trenger litt ekstra informasjon om kundeforholdet, som vi ikke får hentet ut av datapakken.  Dette skjemaet vil du også kunne finne her.

Visma Software har nå mottatt din bestilling av både lisens og flytting av lønnsopplysninger til Visma.net Payroll, og vil utføre dette snarest mulig.

MERK! Kontaktperson angitt som godkjenner i bestillingen vil motta en Terms of Service (TOS)-avtale for elektronisk signering i Visma.net, og dette må utføres før oppsett kan påstartes.

En flytting av lønnsopplysninger til Visma.net Payroll kan fort ta flere arbeidsdager, så vi anbefaler alltid at du sender inn bestilling av overgang til Visma.net Payroll så raskt som mulig når din siste lønnskjøring i Visma Lønn er fullført. I denne perioden bør du også sette av god tid til å gjennomføre vårt digitale kurs som du finner påmelding til her.

Relaterte artikler

Tips for deg som flytter fra VL til Visma.net Payroll

Oversikt over data som flyttes fra VL til Visma.net Payroll

Migreringsguide 

Feilmelding i første a-melding fra Visma.net Payroll