Integrere Visma Lønn med Visma.net / oppsett Visma.net

[Visma - Inaktiv bruker]

Les denne artikkel om du skal integrere Visma Lønn med Visma.net. 

On Premises Gateway - OPG 

Om du ikke har integrasjon mellom en windowsbasert løsning (Visma Lønn, Visma Business, Visma Lønn) og Visma.net i dag, må det settes opp en integrasjon. Dette skjer ved å installere OPG, les om det her. Om du alt har OPG, trenger du ikke installere den på nytt installert. Er du i tvil, kontakt din forhandler. Hvis ditt firma benytter Autopay, Autoinvoice, Autoreport eller Approval i forbindelse med Dokumentsenter, Visma Business eller Visma Global så er OPG allerede installert. 

I Visma Lønn

Før du begynner bør du kontrollere følgende:

Ansattopplysninger

Ansatte med hake for "Visma.net" overføres (påse at sluttede personer ikke har hake)

Ansattes E-post blir deres brukernavn i Visma.net - om du har ansatte som benytter Approval fra før, påse at registrert e-post er den samme som det brukernavnet de allerede benytter, ellers vil de få Time, Absence og/eller Expense på en annen bruker enn den de har,  og det er ikke ønskelig!

Om ansatt ligger angitt med en privat e-post adresse, kan det være lurt å vurdere og endre denne til firma e-post. 

Ansatt bør være tilknyttet en avdeling (så lenge dere har avdelinger).

Ansatt bør være satt opp med "Leder" i Visma Lønn.

Oppsett - Visma.net integrasjon

Nå er det klart for å sette opp integrasjonen mellom Visma Lønn og Visma.net.

Gå til "Rutiner / Registrering / Visma.net / Oppsett". 

Du gjør du følgende i Visma Lønn:

1 - Aktivering av OPG 
Aktiver OPG, aktivering gjøres kun en gang og går av seg selv under forutsetning av at OPG er installert mot samme kundeforhold som brukes i Visma Lønn.

 

2 - Integrasjon med Visma.net
"Aktiver" integrasjonen med Visma.net  

(har du flere klienter som skal settes opp med Visma.net, gjør du punkt 1 og 2 kun en gang, resten av punktene pr klient).  

3 - Registrer firma
For å opprette / koble firma i Visma Lønn mot firma i Visma.net – trykk på "Registrer". 

Hvis firmaet ikke finnes i Visma.net (kontrollen er på org.nr) så opprettes firmaet.

Hvis org.nr. finnes fra før i Visma.net så knyttes nå firmaet i Visma Lønn mot firmaet i Visma.net.

Dette kan kontrolleres inne i Visma.net. Logg inn i Visma.net og gå til  "Settings / Bedrifter" og deretter knappen "Integrerte bedrifter". 

4 - Aktivering av Visma.net tjenester
Etter at registrering av firmaet viser OK (grønn hake, forrige punkt), så kan du aktivere de forskjellige Visma.net tjenestene som du skal benytte. Du får kun aktivert Visma.net tjenester  som er inkludert din lisens.  Mangler det en tjeneste ta kontakt med din forhandler.

5 - Oppretting av brukere / ansatte 
Etter at firmaet er opprettet og Visma.net tjenesten(e) er aktivert, kan du opprette ansatte som brukere.
Når du trykker på knappen "Registrer brukere" vil alle ansatte som har kryss for "Visma.net" bli registrert som brukere i Visma.net.

NB!  Les over vedr viktigheten av at ansatte er registrert med ønsket e-post adresse!  
Det vil nå sendes en e-post til nye brukere og også til de ansatte som allerede har en bruker i Visma.net. Visma anbefaler at du  endrer teksten i e-posten som blir sendt ut og tilføye kontaktinformasjon til personen i firmaet de ansatte kan kontakte om de har spørsmål. Les mer her.  Vi anbefaler også at dere linker til denne siden som beskriver hvordan Visma.net brukes av de ansatte.

NB!   For eventuelt eksisterende Visma.net brukere fjelder følgende

- Eksisterende Visma.net brukere får en e-post hvor man blir bedt om å logge seg på Visma.net og "Godkjenne kobling"  (i en fane i Visma.net som heter "Home").
- Før eksisterende brukere har bekreftet koblingen, vil "lyset" være gult (ikke grønt) 
- Eksisterende brukere vil ikke kunne ta nye tjenester i bruk før koblingen er bekreftet 
- Hakene for brukerens roller (neste punkt) vil ikke lagres før koblinger er bekreftet

Skjermbilde i Visma.net hvor ansatte (bruker) må "godkjenne kobling" med Visma Lønn:

NB! Når alle ansatte har godtatt koblingen mellom Visma Lønn og brukeren i Visma.net – vil verifiseringen bli OK (grønn hake).  Om enkelte ansatte ikke bekrefter, vil du følgelig ikke får grønn hake - men alt er OK - tjenesten kan benyttes av alle som har bekreftet.

6 - Brukerroller i Visma.net  
Du kan administrere hvilke Visma.net roller dine ansatte skal ha fra Visma Lønn. 
Trykk på  "Administrer roller" og du ser følgende bilde: 

(Dette bildet kan også hentes opp senere ved å gå til "Rutiner / Registrering / Visma.net / Administrasjon av roller")

Sett kryss for rollene som de ansatte skal ha og trykk "Oppdater".  

NB! Brukere som allerede finnes i Visma.net må ha akseptert koblingen først (se punktet over). Hvis ansatt (bruker) ikke godtar koblingen, vil ikke haken satt her bli lagret - og bruker vil ikke få tilgang til nye tjenester.

7 - Sync Engine

Skal dere benytte Visma.net Calendar (Time eller Absence) må Sync Engine aktiveres. 
Sync Engine er ikke nødvendig å ta i bruk om dere kun skal benytte Visma.net Expense, men det anbefales. 

8 -  Synkronisere grunndata (MDM)

Når Sync Engine er OK, kan du overføre grunndata til Visma.net – trykk på "Synkroniser" på de registrene du ønsker å overføre. 

MERK! Bruker ditt firma synkronisering fra Visma Business, Visma.net Financials eller Visma Global vil ikke "ansvarsenheter og hovedbokskonti" bli overført fra Visma Lønn og derfor ikke bli "grønne". Du vil få mange meldinger som indikerer at dette ikke har blitt overført (det er mao. ok).  

Fordelen med "Sync Engine" er at endringer gjort i Visma Lønn automatisk og øyeblikkelig overføres til Visma.net. 

Når alt er satt opp vil det se slik ut:

Du trenger aldri å gå inn i dette bildet igjen.

Vedlikehold av "ansattes brukerroller" finner du under "Rutiner / Registrering / Visma.net / Administrasjon av roller".

9 -  Integrasjonsbruker - hente reiser fra Expense

For å kunne hente reiser fra Expense, må du etter at du har gitt deg selv tilgang til Expense (rollen Expense Admin) lage en såkalt "Integrasjonsbruker". Les om det her.

Les mer om Visma.net Time her.   -Oppsett timekoder VL  -Oppsett av timekoder

Les mer om Visma.net Absence.  - Oppsett Absence

Les mer om Visma.net Expense  -Oppsett av typer i Expense

Les mer om Payslip

Feilsøking