Mine områder

Logg inn Gå til de områdene du ønsker å legge til og velg "Legg til i Mine områder"
avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
(updated by Gunnar Glendrange VISMA ‎09-05-2019 12:41 )
Morten A Karlsen
  • 0 Svar
  • 0 Liker
  • 932 Visninger

 Under "Innstillinger / Oppsett / Arbeidsflyt" har du mulighet for å velge hvordan arbeidsflyten skal være i Expense. Valgene du får frem her er avhengig av hvilke andre systemer som ditt firma har lisens for.

arbeidsflytExpense.PNG

De fleste kunder er mest tjent med å velge "Betaling i lønnssystem, manuell bokføring". Da må det ligge lønnsart på alle aktive typer i Expense. Regnskapsbunt kommer da fra lønnssystemet.

 

Hvis du velger "Betaling i lønnssystem, bokføring/viderefakturering via ERP integrasjon" så må det ligge lønnsart på alle aktive typer i Expense. I tillegg må det være registrert hovedbokskonto. Kravet til hovedbokskonto vil bli fjernet i senere versjon.

Flyten ved dette valget er:

  • Lønnsarter til lønnssystem - lønnssystem utbetaler til ansatt og lager regnskapsbunt.
  • Ordrelinjer til økonomisystem:
    • Økonomisystemer som støtter dette valget pr. nå er Visma Global og Visma Business. Det kommer støtte i Visma.net Financials. Artikkelen blir oppdatert når dette er klart.

Valget "Betaling i AutoPay, ERP integrasjon for bokføring, innberetning via lønnssystem".

I dette valget er laget for kunder som ønsker at betalingen skal skje rett fra Expense. Videre da bokøring, eventuelt fakturagrunnlag og eventuelt innberetning via lønnssystem.
Det må da ligge lønnsart på alle aktive typer i Expense.
Lønnsartene det overføres til, må i lønnssystem være satt opp slik at de IKKE utbetales de ansatte. I tillegg må det være registrert hovedbokskonto. 

Du må legge inn IBAN nummer på alle ansatte. Dette er kun mulig å gjøre når du ikke har integrasjon med lønnssystem hvor "sync engine" brukes.

Du må også sett opp Autopay.

Videre må du i Expense registrere bankkonto - den samme som du har registrert i Autopay.

 

Bankkonto Expense.PNG

Når en reise / utlegg er godkjent, må du i Expense gå på rapporter og velge "Generer betalingsfil".

Her vil du få listet opp alle godkjente reiser. Du kan velge å sende alle til betaling eller et utvalg.

Det er ikke mulig å slette en reise fra dette bildet.

Etter at reisene er sendt for betaling i Expense, så må du inn i Autopay for å godkjenne betalingen. Betalingsoppdraget overføres da til banken og pengene overføres til den ansatte. 

Status på reisene endres til betalt.

Det vil nå være mulig å opprette ordre i økonomisystem og regnskapsbunt. Og overføring til lønnssystem for eventuell innrapportering til A-meldingen. Dette støttes av Visma Business. Og overføring til lønnssystem for eventuell rapportering til A-melding.

 

MERK! Ved bruk av denne løsningen vil det bli mange utbetalinger fra bankkontoen, slik at bankavstemning vil bli mer utfordrende enn ved betaling via lønnssystem.

 

Valget "Betaling via AutoPay, manuell bokføring, rapportering via lønnssystem"  

I dette valget er laget for kunder som ønsker at betalingen skal skje rett fra Expense. Det er mulig å lage tekstfil eksport til økonomiprogram for bokføring (se under for filbeskrivelse)  og eventuelt innberetning via lønnssystem. Hvis det skal overføres til lønnssystem må det ligge lønnsart på alle aktive typer i Expense. Lønnsartene det overføres til, må i lønnssystem være satt opp slik at de ikke utbetales de ansatte. I tillegg må det ligge hovedbokskonto hvis det skal lages fil til økonomisystem. 

Du må legge inn IBAN nummer på alle ansatte. Dette er kun mulig å gjøre når du ikke har integrasjon med lønnssystem hvor "sync engine" brukes.

Du må også sett opp Autopay.

Videre må du i Expense registrere bankkonto - den samme som du har registrert i Autopay.

 

Bankkonto Expense.PNG

Når en reise / utlegg er godkjent, må du i Expense gå på rapporter og velge "Generer betalingsfil".

Her vil du få listet opp alle godkjente reiser. Du kan velge å sende alle til betaling eller utvalg.

Det er ikke mulig å slette en reise fra dette bildet.

Etter at reisene er sendt for betaling i Expense, så må du inn i Autopay for å godkjenne betalingen. Betalingsoppdraget overføres da til banken og pengene overføres til den ansatte. 

Status på reisene endres til betalt.

Du kan nå via rapporter eventuelt lage en regnskapsbunt fil via "Rapporter" (se fil beskrivelse under) Og eventuelt overføre til lønnssystem for eventuell innrapportering til A-meldingen.  

 

MERK! Ved bruk av denne løsningen vil det bli mange utbetalinger fra bankkontoen, slik at bankavstemning vil bli mer utfordrende enn ved betaling via lønnssystem. 

 

Regnskapsfilformat

Filen er semikolon separert og inneholder følgende kolonner:

Employee ID;Claim ID;Description;Bookkeeping date;Transaction date;Type;Purpose;Account;VATCode;Debit;Credit;Currency;Taxable;Avdeling;Prosjekt;Kampanje;Ekstra 1;Ekstra 2;Ekstra 3 - Antall ansvarsenheter i filen er avhengig av antall ansvarsenheter som benyttes i Expense.

 

Lønnsfilformat

Filen er semikolon separert og inneholder følgende kolonner:

Employee;ClaimId;Description;TransferDate;PayCode;Quantity;UnitPrice;TotalValue;DebitAcount;DebitAmount;CreditAccount;CreditAmount;Avdeling;Prosjekt;Kampanje;Ekstra 1;Ekstra 2;Ekstra 3;TransactionDate;   - Antall ansvarsenheter i filen er avhengig av antall ansvarsenheter som benyttes i Expense.