Standard betalingsregler som ligger i Calendar

17-03-2023

I dette brukertipset forklarer vi hvordan betalingsregler i standard oppsett fungerer.

Det er i november 2023 kommet en enklere variant som du kan lese om her. Vi anbefaler at du ser om disse kan dekke behovet i ditt firma, fordi disse reglene er betydelig enklere å sette opp.

For full oversikt over betalingsregler, kan du lese mer her.

Under Calendar / Innstillinger / Oppsett timekoder / Betalingsregler har vi tre Avtaler. I utgangspunktet er alle satt opp på samme måte, og hvis du ønsker å tilpasse de med deres firmas regler kan du f.eks se på Brukertips for fleksitid eller Brukertips for timelønn som skal utbetales.

Nå skal vi se på hva som blir resultatet hvis du bruker Betalingsregler sånn de er satt opp i systemet.

Gå til Betalingsregler og klikk deg inn på en av avtalene, her er Standard - Fulltids ansatt.

Under Standard ligger alle koder ansatt kan bruke, hvis de er knyttet til en betalingsregel.

MERK! Har du opprettet en egen kode og ansatt skal bruke denne, må den legges inn under Standard.

Utenom å legge til egenopprettede koder, skal du ikke gjøre noen endringer her.

Klikk deg inn på Ukedager.

Klikk på den første delen av Timelønn.

Som standard ser vi her at den ansatte må registrere på kode Timelønn, og mellom 00.00-21.00 fullføre planlagt daglig arbeidstid (fra arbeidsplan), og kan gjøre dette både utenfor og innenfor arbeidstiden, og resultatet da er Overtid 50%.

Klikk på den andre delen av Timelønn.

Som standard ser vi her at den ansatte må registrere på kode Timelønn, og mellom 21.00-0.00, fullføre planlagt daglig arbeidstid (fra arbeidsplan), og kan gjøre dette både utenfor og innenfor arbeidstiden, og resultatet da er Overtid 100%.

Ukedag 22.PNG

Videre kan vi også se på reglene for Lørdag, Søndag og Helligdager.

Lørdag

Som standard ser vi her at den ansatte må registrere på kode Timelønn, og mellom 00.00-13.00, det er ingen begrensning, det vil si at den ansatte får overtid 50% som resultat med en gang i denne tidsperioden. Registreringen kan gjøres dette både utenfor og innenfor arbeidstiden, og resultatet da er Overtid 50%.

Løradg.PNG

Som standard ser vi her at den ansatte må registrere på kode Timelønn, og mellom 13.00-0.00, det er ingen begrensning, det vil si at den ansatte får overtid 100% som resultat med en gang i denne tidsperioden. Registreringen kan gjøres dette både utenfor og innenfor arbeidstiden, og resultatet da er Overtid 100%.

Lørdag2.PNG

Søndag

Som standard ser vi her at den ansatte må registrere på kode Timelønn, og regelen gjelder hele døgnet, det er ingen begrensning, det vil si at den ansatte får overtid 100% som resultat med en gang. Registreringen kan gjøres dette både utenfor og innenfor arbeidstiden, og resultatet da er Overtid 100%.

Søndag.PNG

Helligdager

Det ligger ikke noe standard oppsett for helligdager i systemet, men i reglene for Helligdager har du mulighet til å legge til både Overtid og Tillegg. Du kan da legge opp egne regler her.

Videre oppsett

Hvis du ønsker at betalingsregelen som ligger som standard skal gjelde for dine ansatte må du lage en Tidsavtale, der du knytter inn betalingsregelen. Dette gjør du under Innstillinger|Oppsett timekoder|Tidsavtale.

Trykk "Legg til tidsavtale".

"Start med blank" og "Lage", Legg inn navn og "Lagre".

Deretter går du inn på Tidsavtalen og trykker "Endre".

Velg Gjør endringene gyldige fra-til dato her, gjerne 1. i neste måned, eventuelt inneværende måned hvis du ikke har registrert noe enda. Dette er for at du ikke skal få retro transaksjoner på tidligere registreringer.

Deretter velger du Fulltids ansatt i Betalingsregler.

I fanen "Koder for bruk av ansatt i kalender" velger du hvilke koder som skal være tilgjengelig for ansatt.

Når Tidsavtalen er laget og lagret, må den tildeles de ansatte. Dette gjøres under Innstillinger|Innstillinger ansatt|Tidsavtale

Når en ansatt er tildelt en tidsavtale med betalingsregler vil den ansatte få "Sjekk inn" knapp oppe til høyre i Calendar. Denne er ikke synlig for leder / admin.

Se film på hvordan du bruker Sjekk inn / Sjekk ut her.

Registrering

Ansatte med betalingsregelen som satt opp her skal kun registrere på koden "Timelønn" (eventuelt bruke Sjekk inn - Sjekk ut). Overtiden beregnes automatisk og kommer på riktig kode ut ifra reglene.

I Calendar|Registrering kan både ansatte selv, og leder / administrator trykke på "Registrert tid" til høyre i bilde for å se resultatet av hva som er registrert.

Denne ansatte har registrert (og har en arbeidstid på 7,5 timer på ukedager)

Timelønn 14.30-22.30 fredag 17.mars (ukedag - 8 timer = 30 min overtid 100% fordi arb.tid over 7,5 skjer etter kl 21.00)

Timelønn 10.00-18.00 lørdag 18.mars (lørdag - 8 timer = 3 timer overtid 50% pga regel 50% mellom 00.00-13.00. 5 timer overtid 100% pga regel 100% mellom 13.00-00.00)

Timelønn 12.00-18.00 søndag 19.mars (søndag - 6 timer = 6 timer overtid 100% pga regel 100% hele døgnet)

I Registrerte timer ser vi at den ansatte får dette resultatet. Timene i kolonnen "Vanlige timer" vil ikke føre til utbetaling med de reglene som er satt opp. Timene i kolonnen "Overtid 100%" og "Overtid 50%" blir utbetalt når timelisten er godkjent.

Registrerte timer.PNG

Begrensninger i betalingsregler

Slette Tidsavtale på ansatte er per i dag ikke mulig. Hvis ansatt ikke skulle hatt betalingsregler er omgåelse per nå og lage en Tidsavtale uten betalingsregler, og tildele denne til den/de ansatte.
Hvis en ansatt ikke registrerer noe en dag, kommer det ikke Fleksitid - automatisk, dette må registreres manuelt med koden "Fleksitid - hel dag".
I nåværende versjon av Betalingsregler er registreringene satt opp "per dag". Det vil si at du kan ikke per nå sette opp f.eks at kun arbeidet tid over 40 timer i uka vil generere overtid.
Per nå er det ikke støtte for betalingsregler ved arbeidstid over midnatt (f.eks skift fra 22.00-06.00)
Per nå er det ikke mulig å overstyre koden som kommer ved bruk av "Sjekk inn - Sjekk ut", standardkode er "Timelønn", betalingsregler må derfor settes på denne hendelseskoden hvis ansatte skal bruke "Sjekk inn - Sjekk ut".
Betalingsregler er under utvikling og det vil komme mer funksjonalitet fremover.

Relaterte brukertips

Enkle betalingsregler