Brukertips i Visma.net Payroll

Hvordan endre oppsett av egemenmeldingsdager til 12 enkelt dager, maks 3 dager sammenhengende i Payroll.

Import av fravær til Visma Payroll - Calendar

Godkjenningsprosessen i Calendar sier noe om flyten i godkjenningsprosessen når en ansatte legger inn arbeidstid eller fravær. Det ligger to ulike typer godkjenningsprosesser i Calendar. 

Her finner du en veildning for hvordan du kan opprette en ny arbeidstidskode i Visma.net Calendar

Visma.net Calendar har en rekke forhåndsdefinerte koder.  Som standard har alle ansatte mulighet til å registrere på alle koder. Du kan velge å endre på dette,  slik at alle eller utvalgte ansatte kun får tilgang til et begrenset antall koder ved registrering i Calendar. 

Hvordan legge inn ekstra feriedager som ikke skal øke trekket for feriedager i Visma.net Payroll.

Registreringer Alle registreringer som har blitt lagt inn mens firmaet brukte Calendar som en hybridløsning mot Visma Lønn eller Huldt & Lillevik vil bli satt som Historisk registrering i Calendar og det sendes ingen transaksjoner videre til Payroll. Dette gjelder også transaksjoner med fremtidige datoer.   Merk at alle historiske registreringer vil påvirke valideringer og balanser i Calendar, som feriesaldo og brukte egenmeldingdager. NB! Historiske registreringer vises ikke i Liste-visning. Koder Hvis firmaer har koder som er laget på firmanivå, vil disse bli kopiert under migrasjonen og satt som “skjult”. Dette er for at registreringer skal bli satt som historiske. Eksempel før migrasjon: Kode Organisasjon Nivå Status A Firmanavn Visma Lønn Hybrid eller Huldt&Lillevik Hybrid   Eksempel etter migrasjon: Kode Organisasjon Nivå Status A Firmanavn Norge Skjult Ny versjon av koden sykt barn Noen hybridfirmaer har valgt å ikke ha de ansattes barn i on-prem løsningen, og med det så har det ikke vært kontroll på hvor mange dager som har blitt registrert med koden sykt barn. I Calendar kontrolleres det automatisk at barn er opprettet på ansattkortet i Employees før man får registrere med koden sykt barn. Det vil si, etter migrasjonen må det være koblet et barn til den ansatte for å registrere sykt barn. Hvis firmaet ønsker å fortsette uten denne kontrollen, må man gå inn på koden "Sykt barn - Omsorgspenger" i Calendar, inn på fanen "Terskel" og endre feltet "Kontroll av terskel" fra “Barn” til “Tilfelle”. Employee - Barn Gå gjennom alle ansatte og sørg for at det ligger registrert informasjon om navn, etternavn og fødselsdato for at koden sykt barn skal bli tilgjengelig i Calendar.   Fraværssøknad Før migrasjonen starter, må alle fraværssøknader være håndtert i Approval som Godkjent eller Avvist. NB! Fremtidige fraværsregistreringer, f.eks sommerferie, vil og bli satt som historisk. Hvis dette skulle blitt sendt som transaksjoner til Visma Lønn eller Huldt & Lillevik, må registreringene slettes i Calendar og deretter registreres på nytt etter migrering. Etter det vil registreringene bli behandlet som normalt med godkjenning, timelisteflyt og til slutt sendt til Payroll. Timelister Før migrasjonen må alle timelister være behandlet i Approval, enten som Godkjent eller Avvist. Ferie   I noen tilfeller når Calendar har blitt brukt i Hybrid mot Visma Lønn eller Huldt & Lillevik har det vært lov å bruke flere feriedager enn den ansatte har i sin feriesaldo da dette har blitt overstyrt av on-prem systemet. I Calendar vil det medføre at den ansatte får en negativ feriesaldo på ferieåret det gjelder. Dette er fordi Calendar har regler for å ikke tillate flere ferieregistreringer enn det som ligger i den ansattes saldo og vil i dette tilfellet medført negativ saldo. Dette vil ikke ha effekt på fremtidige ferieår, for at migrasjonen skal fungere. Balanser   Sjekk balanser før og etter migrering for å være sikker på at ingenting er endret. Spesielt balanser relatert til Fleksitid og Oppspart overtid.   Sjekk derfor et utvalg ansatt på hva balansene er nå, deretter kontroller at balansen er den samme etter migreringen.   Roster - Arbeidstidsmal   Ved migrering fra Visma Lønn til visma.net Payroll vil det kunne være noen ansatte som bør sjekkes og korrigeres etter migrering. Dette gjelder ansatte som jobber mindre enn 100% stilling og som i VL var satt opp til å jobbe noe annet enn mandag til fredag.   Eksempel:   Siri Lise Gabrielsen har 80% stilling og jobber 7,5 time mandag, tirsdag, torsdag og fredag (fri onsdager)   Etter migrering vil hennes arbeidstid rulles ut på følgende måte: 6 timer hver dag fra mandag - fredag. (30 timer pr. Uke = 80% stilling)   Grunnen til dette er at det ikke finnes en logikk i visma.net for å automatisk rulle ut arbeidstid annet enn antall uketimer jevnt fordelt fra mandag - fredag.   Før migrering:       Etter migrering:       Dette bør løses ved å manuelt endre arbeidstid på de ansatte det gjelder i visma.net > Calendar > Arbeidstid.   Dersom man har mange ansatte med feks 80% stilling og alle “jobber likt” så anbefaler vi å sette ‘Bruk som standard’ på den nyopprettede arbeidstidsmalen og etter dette gjennomføre en resynkronisering

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan sette opp fleksitid +/- betalingsregel på fulltidsansatt.

Denne artikkelen er KUN relevant for deg som kjørte lønn mandag 22.05.23. Denne dagen hadde Calendar en feil som førte til forsinkelser på endringer fra Calendar. Disse forsinkelsene gjorde at endringer IKKE kom med i lønnskjøringer som ble bekreftet mellom 08:45 og 17:00. Lønnskjøringer bekreftet utenfor denne tidsperioden er det ikke noe feil med.   Hvis du opplevde tregheter i lønnskjøringen i denne tidsperioden og gjorde endringer/justeringer manuelt bør disse reverseres siden systemet i ettertid har korrigert seg selv og forsinkelsene har gått gjennom.   Eksempler på forsinkelser timelønn, overtid, ferietrekk, tillegg osv.

Dersom du har ansatte som arbeider deltid, bør du kontrollere den ansattes feriedager. Her har du en guide til hvordan du gjør dette i Visma.net Payroll.

Fri dag som påvirker feriesaldoen i Payroll - Vaktkode

Her finner du en veiledning for innstillingene på fraværskoder. 

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan sette opp betalingsregeler på timelønnede ansatte, sånn at de får timer til utbetaling og automatisk overtid på arbeidet tid over 7,5 timer