Utbetale feriepenger til ansatte som er permittert

[#1]

I henhold til ferieloven skal feriepenger først utbetales når ferien tas. Hvis det er fastsatt ferie i permitteringstiden har de ansatte krav på utbetaling av feriepenger. De ansatte må melde ifra på meldekortet sitt at de tar ut ferie. Viser til brukertips fra Fagområdet for Lønn & Hr om  Permittering og feriepenger

Det finnes flere måter å løse dette på i Visma.net Payroll:

Ansatt er 100% permittert - følger ferieloven om utbetaling når ferien tas

Siden den ansatte står inne med “Stopp fastlønn” så kan du ikke utføre ferietrekket på den ansatte.

1. Opprett en ny ferieavtale (ta en kopi av ferieavtalen selskapet benytter pr.nå) hvor utbetalingsmåned for både fastlønnede og timelønnede settes til “Desember”.
   Dette gjør at det automatiske trekket og utbetalingen forskyves til desember.
   
2. Tildel denne ferieavtalen til de ansatte som er permittert. Endringen skal gjelde fra f.eks 01.01.2020. Viktig at det ikke gjør endring fra tidenes morgen for å unngå retro for tidligere år. 
   Se mer om hvordan tildele en ansatt ferieavtale i dette brukertipset
3. Du kan nå utbetale feriepenger manuelt når den ansatte tar feriedagene sine.
   Dette gjør du ved å legge inn lønnsart “16100 Feriepenger fjorårets” som en variabel transaksjon med ønsket beløp. Legger du ikke inn et beløp så vil Payroll hente fram hele feriepengebeløpet.
4. Dersom den ansatte har tatt feriedager tidligere i året så skal lønnsart 16400 - Trekk i lønn for ferie - Manuell brukes for å utføre trekk for de dagene.
5. I desember vil den ansatte stå igjen med 0 kr. i feriepenger (dersom alle pengene er utbetalt) eller en rest dersom du ikke har utbetalt alle feriepengene underveis.

Trekket som kommer opp i desember kan du nulle ut med lønnsart 16400 - Trekk i lønn for ferie - Manuell.

Ansatt er <100% permittert - følger ferieloven om utbetaling når ferien tas

F.eks. er den ansatte 60% permittert og dermed står inne med “Stopp fastlønn” på 60%.
Den ansatte mottar 40% lønn fra selskapet.

1. Følg punkt 1-3 ovenfor.
2. Utfør trekk i lønn for ferie ved å bruke lønnsart 16400 - Trekk i lønn for ferie - Manuell.
   I vårt eksempel skal den ansattes ferietrekk være 40% av stillingsbrøken.
3. Dersom den ansatte har tatt feriedager tidligere i året så skal lønnsart 16400 - Trekk i lønn for ferie - Manuell brukes for å utføre trekk for de dagene.
4. I desember vil den ansatte stå igjen med 0 kr. i feriepenger (dersom alle pengene er utbetalt) eller en rest dersom du ikke har utbetalt alle feriepengene underveis.

Trekket som kommer opp i desember kan du nulle ut med lønnsart 16400 - Trekk i lønn for ferie - Manuell.

MERK!
Når du kommer til lønnskjøringen i desember så vil ikke trekk i lønn for ferie automatisk være nullet ut. Du må derfor bruke lønnsart “16400 - Trekk i lønn for ferie - Manuell” for å nulle ut ferietrekket som kommer opp i denne lønnskjøringen.

Hvorfor bruke denne metoden?

Ved å bruke denne metoden så forskyver du den automatiske utbetalingen og trekket til slutten av året. Da kan du manuelt utbetale feriepenger gjennom året.

Dette gjør at beløpet for feriepenger på den ansatte alltid er oppdatert.
Det betyr også at du ikke risikerer å utbetale feil/for mye feriepenger, og feriepengelisten vil alltid være oppdatert med rest feriepenger som står igjen ved delutbetaling.

Firma ønsker å utbetale alle feriepenger i juni selv om den ansatte er permittert

I et slikt eksempel trenger du ikke å foreta noen endringer.

Trekk i lønn for ferie og feriepengene vil automatisk komme opp i lønnskjøringen.

Dersom den ansatte er permittert, så vil du se at systemet trekker den ansatte for 25 dager ferie. Dette trekket må nulles ut ved bruk av lønnsart “16400 - Trekk i lønn for ferie - Manuell”.

[#2]

Før du ringer oss i januar er det viktig at du er kjent med innholdet i denne artikkelen. Denne artikkelen vil kunne hjelpe deg gjennom årsavslutningen.

Våre åpningstider i januar finner du her.

Januar er en travel måned for alle som jobber med lønn. Benytter du deg av Visma.net HRM sine supporttjenester, vil du i perioder kunne oppleve noe ventetid. Når du ringer inn på support, får du spørsmål om å sette deg på callback. Vi anbefaler at du velger å sette deg på callback, slik at du får gjort andre ting mens du venter.  

Vi anbefaler at du har ditt kundenummer eller organisasjonsnummer klart, slik at vi kommer raskt i gang med å gi deg support.

Frister:

• 5. januar: frist for å sende a-melding for desember
• 15 januar: frist for å betale skatt og arbeidsgiveravgift for termin 6
• 1 februar: frist for å sende sammenstillingsoppgave til de ansatte

Aktuelle brukertips og nyttig informasjon:

• Brukertips årsoppgjør
• Veiledning til a-melding
• Ytelser i a-melding
  

Ofte stilte spørsmål til support: 

• Kan jeg kjøre lønn på to år samtidig?
  Nei, du må avslutte alle lønnskjøringen for 2020 før du kan kjøre ny lønn for 2021. Hvis en ytelse som tilhører 2020 ikke har blitt innberettet, og du oppdager dette først etter at du er over i 2021, kan du opprette en ny lønnsart hvor du overstyrer transaksjonsdato tilbake til 2020. Du kan lese mer om  dette her. 

• Hvordan går man over til nytt år i Payroll?
  Les mer om rutinen for overgang til nytt år til Payroll i dette brukertipset.

• Blir inngående saldo med på sammenstillingsoppgaven?
  Ja, sammenstillingsoppgaven tar med seg inngående saldo dersom det er opprettet egne lønnsarter for dette. Les mer her.

• Må sammenstillingsoppgaven sendes til de ansatte før jeg jeg kjører lønn i 2021?
  Nei, du kan sende sammenstillingsoppgaven for 2020 også etter at du er over i 2021.

• Må sammenstillingsoppgaven sendes per post eller kan den sendes via Payslip?
  Dette bestemmer du selv. Du kan sende per post eller via Payslip. Når du sender via Payslip vil de ansatte motta oppgaven i Employee appen, som vil være mest effektivt for deg som lønningsansvarlig og for den ansatte. Les mer om hvordan du sender sammenstillingsoppgaven på Payslip her.