Brukertips i Visma.net Project Management

Dersom du trenger å legge til reiseutlegg på prosjekt kan du gjøre dette under fanen “Timer og utgifter” ved å klikke på “Legg til timer”. Ved å gjøre dette åpnes en meny der du kan velge “Reiseutlegg”.   Favorittprosjekter vises øverst og du kan, i tillegg, søke etter prosjekt. Etter at du har valgt prosjekt legger du inn beskrivelse.   Når du fører utlegg på reise må du velge type utlegg og antall, som varierer basert på typen valgt: Kilometeravgift: Antall kilometer på reisen Per døgn: Antall dager Andre utgifter: Kostnad på utgift. Merk at du må også velge om beløpet inkluderer MVA.   Du kan føre utgifter på prosjekt under “Timer og utgifter”. Når utgift er valgt, en produktliste åpnes. Velg riktig produkt og legg til antall og beskrivelse som kan brukes på f.eks. faktura.    Hvis du trenger å gjøre endringer i etterkant, kan du bevege musepekeren over utgiften og velge hva du ønsker å gjøre i menyen som kommer opp (Redigere/fjerne). Merk at etter at utlegget er lagt til, er det mulig å legge til interne kommentar.

Brukere oppretter forespørsler om reiseutlegg ved å føre utgifter for transport, losji, antall døgn og andre utgifter relatert til prosjektet. Kvitteringer kan vedlegges elektronisk og forespørselen blir så levert til godkjenning. Leder og/eller vedkommende med godkjenner rolle finner forespørsler i Visma project Management og kan se gjennom, redigere og godkjenne forespørsler.    Reiseutgifter kan også legges inn ved å bruke Visma Project Management og mobilappen. Du kan bruke mobilappen for å føre utgifter og Visma Scanner for å legge inn utlegg som inkluderer kvitteringer. Med Visma Scanner kan du enkelt ta bilde av kvitteringen og så legge den ved et reiseutlegg i Visma Project Management.    Før det tas i bruk burde du gå igjennom alle innstillinger relatert til reiserefusjon og forsikre deg om at alt er riktig.

Ledere og andre brukere med tilgangsrettigheter kan finne reiserefusjoner gjennom rapporter. Standard reiserefusjonsrapport finner du under “Timer og utgifter”, men du kan lagre rapporten som favoritt og dermed finne den enkelt fra menyen øverst.  Gå til Rapporter | Rapportgenerator. Velg Timer og utgifter | Reiser, så åpner du Reiserefusjonsrapport. Som standard, tidsramme “Siste 90 dager” velges. Endre standardfilter og verdier, ved behov. Klikk på reiserefusjonsnummer for å se denne. Etter gjennomgang, endrer du til enten “Godkjent” eller “Avvist”.   Når du endrer status på en refusjon på vegne av andre, vil et e-postvarsel åpnes. Du kan enten sende varselet til brukeren eller kansellere den. Kansellerer du varselet vil ikke endre status, så dersom du skal endre den må dette gjøres manuelt. 

I generelle innstillinger kan du se og endre prosjektets kallenavn (15 bokstaver) og nøkkelord. Det går også an å se hvilken enhet prosjekt skal knyttes til. Hvis ditt firma bruker kostnadssenter, vil dette også vises der.   Under generelle innstillinger kan går det også å bestemme om brukere skal kunne se prosjektet fra “timer og utgifter” formatet eller ikke.

Du kan legge til oppføringer på prosjekt i matrisen ved å bevege musepekeren over prosjektet på gjeldende dato. Dersom timer allerede er ført på det gjeldende prosjektet/fasen/jobbtype, en grønn indikator vil vises og du vil ha mulighet til å enten gjøre endringer på den eksisterende oppføringen eller legge til en ny ved å klikke på indikatoren. Velg antall timer og beskrivelse dersom det er behov for det. Hvis du har valgt å kopiere beskrivelsen under innstillinger fra forrige oppføring, vil beskrivelsen være utfylt fra før.     Jobbtype blir hovedsakelig satt som standard av bruker på prosjekt/fase, men dette kan endres under innstillinger. Du vil også kunne legge inn interne kommentarer og markere timer som overtid.    Du kan enkelt redigere en individuell oppføring under matrisen ved å klikke på antallet. Hvis du ønsker å redigere alle oppføringer for en rad (flytt oppføringer til et annet prosjekt/fase/endre jobbtype), kan du bevege musepekeren over den siste cellen og klikke på “Redigere”.    Når du beveger musepekeren over den siste kolonnen/cellen, vil en meny med valg som å  redigere, kopiere eller slette raden. 

Ved tilbakebetaling av en faktura, har du to valgmuligheter med tanke på håndtering av faktura-radene: Opprett kun tilbakebetaling: Gjentakende utgift blir markert som et ikke-fakturerbar på prosjekt og den gjentakende syklusen ender.  Opprett tilbakebetaling og en ny faktura: Gjentakende faktura blir lagt til automatisk som en fakturarad. Ingen endringer på gjentakende faktura.

Under prosjektinnstillinger kan du se og endre generelle og faktureringsinformasjon knyttet til prosjektet. Det går også an å bestemme hvilke jobbtyper og produkter som kan velges når det skal registreres timer og/eller produkter under “timer og utgifter”.

Prosjektkort Prosjektkort er delt inn i 5 betegnelser: Salg: Informasjon relatert til salgsprosessen og aktiviteter tilknyttet salget. Prosjektplan: Faser for prosjektet, arbeidstimer og estimater samt tidslinjen for prosjektet. Samarbeid: Notater og oppgaver relatert til prosjektet på et kanban kort. Økonomi: Pris på prosjektet, utgifter og kostnader, og økonomi. Prosjektinnstillinger: Innstillinger på prosjektnivå, som standard faktureringsinformasjon og generelle innstillinger. Navn på prosjekt, prosjektnummer og prosjektleder vises på toppen og du kan endre på dette i samsvar med tilgangen du har fått tildelt. Kundenavn vises som en lenke under prosjektnavnet så du enkelt kan manøvrere deg fra prosjekt til kundekort. Du kan selv velge om prosjektbeskrivelsen skal være synlig, det du velger vil være gjeldende for alle prosjekter og fungerer som en standard.    Status på prosjekt kan bli bestemt ved å klikke på menyen ved siden av Prosjektleder. Dersom du velger en status, vil statusen vises direkte og du er nødt til å endre status på prosjekt for å kunne se om en beskrivelse er lagt til.    Hvis du skal lukke eller slette et prosjekt, vil du ha muligheten til dette til høyre for fakturerbar knappen. Det er ikke mulig å slette et prosjekt hvis det registrert timer, aktiviteter, utgifter eller andre kostnader, tilbud eller fakturaer.    Du kan enkelt fakturere på prosjekt ved å klikke på (betalbar) knappen. Knappen vil vise beløpet som skal bli fakturert. Dersom du ikke har noe som trenger å bli fakturert enda, kan du opprette et utkast til faktura og legge til rader manuelt. 

Det har nå kommet en nyhet til Project Management som lar deg sette opp slik at faser er avhenig av hverandre.   Fordelen med det er er at du slipper manuelt å endre på startdato på en fase når fasen før varer lengre enn planlagt. Eller slippe endre sluttdato på en annen fase når fasen den er koblet til endrer sin sluttdato.  Systemet vil da endrer datoer på bakgrunn av koblingene og betingelsene som da er satt opp.   Vi skal se på noen eksempler på hvordan vi kan koble faser og sette opp avhengigheter. Fase 1 = Overordnet fase Fase 2 = Underordnet fase   Eksempel 1. Start til start. Vi trykker på venstresiden av Fase 1, og kobler den mot venstresiden av Fase 2. Da har det blitt slik: Så vi kan endre startdato på Fase 2, men bare til en senere dato. Endrer vi sluttdato på Fase 1 her så vil det ikke ha noen innvirkning på Fase 2, siden avhengigheten går på Start til start.   Vi endrer så på en betingelse. Vi setter Dager mellom til 5.  Etter vi lagrer så ser vi at Fase 2 får startdato 24. august.  Vi har nå sett på Avhengighetstype "Start til start".  Vi har og "Start til slutt", "Slutt til start" og "Slutt til slutt".  For å få forklaring på hva avhengighetstypen du har valgt betyr, så hold musepekeren over "i"- symbolet.  For å få opp det vinduet klikker du på koblingen og trykker på "Rediger betingelse"     Merk at faseavhengighet bare gjelder fase på samme nivå!