Inbox in Mijn Youforce

[Wietske]

De inrichting van Mijn Youforce is achter de schermen al aardig gedaan. We zijn nu aan het testen met wat verschillende 'soorten' gebruikers en ik merk dat er met name vragen komen over de inbox van Mijn Youforce. 

• Wanneer verdwijnt een taak/signalering uit de inbox? Wordt dit bepaald door wat er bij de signaaldefinitie is ingesteld bij 'Verwijderen'? Bij ons is niet ingericht dat er automatisch een gekoppelde workflow wordt gestart als op het signaal wordt geklikt, dus ik vraag me af hoe we de inbox dan overzichtelijk gaan houden.
• Leidinggevenden vinden het fijn om taken/notificaties zelf te kunnen verwijderen zodat de inbox overzichtelijk blijft (en dat snap ik heel goed!). Is dat een instelling of wordt dat nog ontwikkeld?
• Ik zie mijn persoonlijke taken (die ik zie bij Te doen) niet terug in de inbox van Mijn Youforce. Ik zie daar alleen de vele taken terug vanuit mijn professionele rol. Is dat iets wat bij ons niet goed gaat of moet dat nog ontwikkeld worden?

Ik las dat de inbox nog verder ontwikkeld gaat worden zodat er gefilterd kan worden. Dat zou super fijn zijn, want voor professionele gebruikers (zoals HR of Salarisadministratie) is de inbox wat ons betreft nu niet werkbaar en geen vervanging voor 'Te doen'.

Kan iemand mij verder helpen met bovenstaande? @Remco te Ronde misschien? 🙂 

[Evelien]

Zijn er meer mensen die een probleem ervaren met de inbox vandaag? Er staan opeens Verzuimmanagement taken in bij managers, die daar helemaal niet open staan als actie.  

@Lotte van Dijk is er misschien iets aangepast?

[Lotte van Dijk]

Hallo allemaal, 

Het klopt inderdaad dat het probleem is opgelost. Jullie zijn een stuk sneller dan ik een bericht had kunnen typen op de community. 
Bedankt dat jullie ook hebben laten weten dat jullie de taken inmiddels binnen krijgen. 

Groeten Lotte

[Monique1]

@Bas Menken - Gemeente Leiden @Lotte van Dijk 

Ik zie dat de manager nu ook zijn persoonlijke taken ziet. Super fijn, bedankt dat het nu is opgelost.

[Monique1]

Hoi @Lotte van Dijk 

Bij ons zijn nog steeds de persoonlijke taken niet zichtbaar in de Inbox voor medewerkers met rolwissel. Kan ik ervan uitgaan dat dit morgen wordt opgelost?

[dennis beekman]

hier ook een groot probleem dat er geen filters zijn te doen in de inbox. Dit geeft voor ons geen goed gevoel voor 1 december. De gebruikers ervaring gaat dan namelijk hard achteruit. Hiermee is het acceptatieproces voor mijn.youforce echt wel een ding aan het worden.

We komen nog veel gebruikersissues tegen die de werking met mijn.youforce een achteruitgang geven ten opzichte van de "oude" manier

[Lotte van Dijk · Accepted solution]

Hallo allemaal, 

We hebben het probleem kunnen vinden en werken nu hard aan de oplossing. 

We zullen ervoor zorgen dat het probleem verholpen is per 1 december. 

Groeten Lotte

[Bas Bernaerts]

Dag @Lotte van Dijk ,

Je geeft aan dat het probleem verholpen is voor 1 december, maar in een eerder bericht dat er ook gekeken wordt naar uitgebreide functionaliteit van de inbox waaronder de mogelijkheid tot filteren. Gaat deze mogelijkheid ook live komende vrijdag? Voor onze administrateurs is het namelijk een must om te kunnen filteren op workflow. Als er gefilterd kan worden hoeven we de optie voor Self Service niet meer aan te bieden, en kunnen we volledig voor de proces weergave gaan in onze inrichting van Mijn Youforce. Onze medewerkers gaan op 1 december pas werken met Mijn Youforce en we bieden ze dan graag meteen de juiste werkwijze zodat ze over een paar weken weer niet hoeven te wisselen van werkwijze, met alle communicatie die er vanuit beheer bij komt kijken.

[Lotte van Dijk]

Hallo @Bas Bernaerts, 

Het gaat hier inderdaad over het specifieke probleem waar dit forum artikel over gaat. Wat betreft filter opties zal dit niet per 1 december in Mijn Youforce beschikbaar zijn. 
Ik wil je graag verwijzen naar dit artikel waarin we meer uitleg geven over de plannen van de inbox. 

https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-Portaal/Hoe-werkt-de-inbox-nu-straks-en-in-de-toekoms...

Groeten Lotte

[Bas Bernaerts]

@Lotte van Dijk , 

Dankjewel voor de uitleg en de verwijzing.

Met vriendelijke groet,

Bas Bernaerts 

[Monique1]

Hoi @Lotte van Dijk, 

Wij hebben ook problemen met het ontbreken van de persoonlijke taken voor medewerkers met rolwissel in de inbox. Zojuist een ticket ingediend bij de servicedesk. Het is wel essentieel dat dit voor 1 december wordt opgelost (livegang). 

[dennis beekman]

wij hebben dezelfde vragen. In mijn beleving is dit ook een must om goed te kunnen werken met mijn.youforce. het is nu niet het meest ideale om mee te werken. 

[Anonymous]

@Lotte van Dijk . Zoals tijdens de Release Management webinar van gisteren (09-11) aangegeven door verschillende collega beheerders (en zoals ik ook al aangaf in mijn idee Inbox Mijn Youforce op een vergelijkbare manier in... - Visma Community) is het zeer wenselijk dat er al aanpassingen plaatsvinden vóór livegang (vóór 1 december). Hopelijk is dit voor jullie realiseerbaar en komt hiervoor snel duidelijkheid voor ons als beheerders. Met name voor de juiste communicatie hierover richting onze gebruikers binnen onze organisatie.

Hopelijk kunnen jullie snel duidelijk maken wat er vóór 1 december aangepast gaat worden.

[Hanneke Wiersma]

Ik zie de mutaties in mijn Te doen ook niet terug in de Inbox.

Aanvullend heb ik de vraag: waar kun je de mutaties terug vinden die je gedaan hebt?

[Lotte van Dijk]

Hallo @Wietske, 

Wat goed om te horen dat jullie al druk bezig zijn met testen. 

Er zijn inderdaad verschillende manieren waarop een notificaties verdwijnt. In alle gevallen geldt dat als er een taak aan verbonden zit, de notificatie verdwijnt zodra je deze hebt afgerond.

Wat betreft het kunnen verwijderen van een actieve signalering, dit is op dit moment niet mogelijk. Echter hebben wij de ideeën ontvangen op de community en wordt dit momenteel onderzocht. 

Harold geeft een reactie op wat er precies gaat gebeuren omtrent de inbox van Mijn Youforce. Dat is niet helemaal volledig. 

We zijn momenteel inderdaad aan het onderzoeken hoe we de inbox kunnen verbeteren. Hierin kijken we inderdaad naar een 'kortere' inbox, het automatisch verversen, het scheiden van inbox tussen HR voor anderen en persoonlijk, het kunnen archiveren van actieve signaleringen en extra filter mogelijkheden. Wat en hoe dit concreet terug zal komen binnen Mijn Youforce, zal nog moeten blijken uit resultaten van het onderzoek. 

Uiteraard is het zo dat wij Mijn Youforce ontwikkelen samen met jullie. Wij horen dus ook jullie ideeën rondom de inbox en we zullen dan ook zeker deze ideeën meenemen tijdens het onderzoek. 

Nog een tip voor de HR professionals:
Als je de HR professionals ook het recht geeft tot Self Service voor Professionals in Autorisatiebeheer, kunnen zij altijd navigeren naar Self Service vanaf het tabblad beheer. Zo kan men vanuit daar nog gebruik maken van de Self Service Te doen lijst. 

Rondom het ontbreken van de persoonlijke taken van Self Service:
Bas heeft hieronder al een comment geplaatst dat er inderdaad iets mis gaat in de Self Service taken op dit moment voor gebruikers met meerdere rollen. Dit wordt momenteel onderzocht maar ik zou je tevens willen vragen om hier ook een ticket voor aan te maken bij het Service Center. 

Wij hopen jullie binnenkort middels een nieuwsartikel op deze community meer inzicht te geven in de werking van de huidige inbox, wat er wordt ontwikkelt en wat wij in de toekomst willen gaan onderzoeken. 

Groeten Lotte

[Bas Bernaerts]

Dag @Lotte van Dijk ,

Wat betreft het advies om Self Service te benaderen via het tabblad beheer voor de 'te doen' lijst: je kan Self Service ook beschikbaar maken onder het tabblad 'HR voor anderen'. Echter is dit voor ons niet wenselijk, want je stelt Self Service beschikbaar en alle administrateurs zullen daar in blijven werken, wat dat is vertrouwd. Ze zullen geen motivatie voelen om op de nieuwe manier via de procesweergave te gaan werken.

Dus: als wij willen dat iedereen binnen onze organisatie op de nieuwe manier gaat werken in Mijn Youforce is een goede werking van de Inbox, compleet met filtering van workflows, een vereiste. Dan hoeven wij niet Self Service open te stellen voor toegang tot de 'te doen' lijst. Onze organisatie ziet dan ook graag dat de Inbox verbeterd wordt met prioriteit, liefst nog voor livegang op 1 december.

Een ander alternatief is de 'te doen' lijst beschikbaar te maken als proces zodat dit toegevoegd kan worden aan een categorie onder het tabblad 'HR voor anderen'.

[Wietske]

Hi @Lotte van Dijk, dank voor je uitgebreide reactie.

Er zit bij ons bijna nooit een taak verbonden aan een notificatie omdat er geen workflow aan gekoppeld is. Het zijn vaak reminders en hierdoor blijven ze staan een paar maanden staan. Dit was nooit een probleem, aangezien leidinggevenden de notificaties zelf konden verwijderen. Hopelijk kan dit in de nabije toekomst weer!

Fijn dat er wordt gekeken naar de doorontwikkeling van de inbox. De punten die je noemt (filteren, scheiden van inbox in HR voor anderen en Persoonlijk, zelf kunnen opschonen) zijn voor ons zeker belangrijk om de inbox werkbaar te maken.

We hebben de HR Professionals inderdaad geautoriseerd voor de oude, vertrouwde Te doen-lijst zodat ze vanaf 1 december hun werk goed kunnen blijven doen.

Ik zal een ticket indienen voor het ontbreken van de persoonlijke taken in de inbox en ik houd de community in de gaten. Voor nu dank voor je uitgebreide reactie!

[Harold Reijnders]

Hallo collega's, hallo, @Wietske, @Bas Menken - Gemeente Leiden wij hebben dezelfde vragen/opmerkingen.

En aan VISMA reeds doorgegeven dat m.b.t. de inbox:

a) Filters moeten komen, de lijst is n.l. voor sommige managers of professionals veel te lang.

b) Dat als je switch van rol, (bij managers en professionals, die dus naast deze rol ook nog een medewerkers rol hebben) dat de inbox qua inhoud mee gaat met die switch.

    M.a.w. als je klikt op "HR voor anderen", moet de inbox alleen die taken tonen, die horen bij die rol. En als je naar

    "Persoonlijk" switcht , dat je dan in de inbox,  alleen je eigen taken (oude te doen lijst)  als medewerker moet zien.

Hoop dat dit voor de live gang opgelost wordt.

Gr. Harold

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

• Ik zie mijn persoonlijke taken (die ik zie bij Te doen) niet terug in de inbox van Mijn Youforce. Ik zie daar alleen de vele taken terug vanuit mijn professionele rol. Is dat iets wat bij ons niet goed gaat of moet dat nog ontwikkeld worden?

Dit is een bug naar wat ik heb begrepen. Ik heb hierover een melding lopen. Dit geldt voor iedereen met meerdere rollen in self service. Je zie alleen de taken van je rol en niet die van jezelf als medewerker

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Ik zie sinds vannochtend mijn persoonlijke taken in de inbox. Het probleem lijkt dus opgelost