Co2 registratie mbt reiskosten OV/NS

[ArianneB]

Vanaf 2024 moeten we rapporteren over de Co2 uitstoot.

Mbt dienstreizen gaat dit, als het goed is, vanuit Raet gefaciliteerd worden in de app.

Er kan dan aangegeven worden hoe je hebt gereisd met welk vervoersmiddel.

Deze kilometers kunnen dan later per vervoersmiddel gerapporteerd worden hebben we ons laten vertellen.

Maar hoe zit het nou met de kilometers die werknemers maken met de NS businesscard?

Onze werknemers kunnen met hun NS businesscard zowel voor woonwerk reizen als voor dienstreizen.

Hoe kan dit dan gesplitst geregistreerd worden? De NS geeft aan dat dit via hun niet mogelijk is.

Zijn er organisaties die hier ook mee te maken hebben of die hier al een oplossing voor hebben?

[JacquelineDeNiet]

@ArianneB en @Remco te Ronde Wij hebben dat probleem ook bij het invullen van de rapportage. Er wordt gevraagd om het aantal zakelijke km dat met de NS businesscard is gereden. Voor afgelopen jaar kijken we of we de woon-werk kilometers van de totale reisafstand af kunnen halen (als de NS dat kan aanleveren). Maar voor de volgende woon-werk enquête voor 2025 vraag ik me af of er niet een extra vraag kan komen (zoals jij ook al vroeg), waarbij gevraagd wordt of je met een mobiliteitskaart hebt gereisd. Of anders hoeveel zakelijke km je met het OV hebt gereisd (wat ook in de handreiking staat).

[Niek Grupstra]

@JacquelineDeNiet 

In de handreiking, bijlage 5 wordt aangegeven hoe je de kilometers moet vaststellen bij OV kaarten. Je dient de totale jaarkilometers bij het OV bedrijf op te vragen. De kilometers woon-werk vraag je voor één week uit bij de werknemer met behulp van de enquête. Het resultaat vermenigvuldig je met 45 om tot jaarkilometers woon-werk te komen. 

Totale jaarkilometers -/- jaarkilometers woon-werk = jaarkilometers zakelijk.  Deze formule is in bijlage 5 in het kader achter a beschreven.

Merkwaardig genoeg is in bijlage 4 een optionele vraag (vraag 6) getoond waarmee je aan de werknemer ook de zakelijke kilometers opvraagt. Ik vermoed dat dat de reden is van je verzoek. De vraag in bijlage 4 sluit echter niet aan bij de berekening uit bijlage 5 en kan derhalve alleen maar tot inconsistente data leiden. Er is immers nergens aangegeven dat je de zakelijke kilometers uit de enquête daadwerkelijk mag gebruiken voor de rapportage als alternatief voor de berekening in bijlage 5. In de enquête die wij aanbieden, sluiten wij daarom aan bij bijlage 5.

Ik begrijp dat dit de praktische uitvoering lastiger maakt, omdat je afhankelijk bent van data die van het OV bedrijf moet komen. Dat is echter helaas wel zoals het in de regelgeving is beschreven.

[JacquelineDeNiet]

@Niek Grupstra@Niek Grupstra 

Bedankt voor je antwoord. Ik bedoelde eigenlijk vraag 5 (vraag 4 is niet handig inderdaad). Ook in bijlage 5 wordt daar bij de keuze Reisrechten voor zakelijke en woon-werk (onderaan de pagina), verwezen naar de extra vraag die je in moet/kan bouwen in de enquête.

Ik denk zelf dat wanneer je vraag 5 vanuit het voorbeeld erbij zet, je dan zuiverder kan rekenen: Maakte u bij uw woon-werkreis gebruik van een mobiliteitskaart? Want bij Ja op mobiliteitskaart kan je dan in de berekening verwijzen naar PI0366. Deze zouden dan in het rijtje van Zakelijk terecht komen.

Bij de enquête zitten nu ook mensen die geen Business Card hebben en wel hebben aangegeven met het ov te hebben gereisd, maar dat is eigenlijk PI0348 omdat zij dit zelf declareren. Deze komen dan bij ov in Eigen voertuig.

Ik hoop dat ik het zo wat duidelijker heb gemaakt en je hier iets mee kan.

[Christiaan Sluis]

Hoi @JacquelineDeNiet,

Dit is intern besproken en wij zullen de standaard enquête hier niet op aanpassen. Uiteraard staat het jullie vrij om de flexibiliteit van Self Service te benutten om zelf af te wijken en deze vraag te implementeren.

Voor de meeste klanten werkt de huidige oplossing prima en kan er zo nodig in de output gerekend worden zoals Niek beschrijft.

Dit is waarschijnlijk niet het antwoord waar je op hoopt, maar wel de keuze die wij maken, onder andere qua prioritering.

[Ellie van der Heide]

Dag Arianne, 

toevallig heb ik vandaag een demo aangevraagd voor het (nieuwe?) product NS GO, dat een upgrade is in mijn ogen van de NS-Businesscard. Als je als werkgever NS GO hebt zou je over alle relevante informatie moeten beschikken... ik denk dus wel dat de NS met een oplossing komt. Of die voor ons als werkgevers passend is / lees betaalbaar is... daar ben ik heel benieuwd naar. Zijn er toevallig al werkgevers die bezig zijn met NS GO of dit hebben?

[Remco te Ronde]

Hi @Ellie van der Heide,

Natuurlijk altijd goed om te oriënteren op de verschillende mogelijkheden die er zijn. Maar zoals ook hierboven geantwoord zou ik eerst héél goed de kleine letters van de (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland / RVO) goed lezen. Wellicht kan je dat samen met een collega met veel kennis van wet- en regelgeving doen. Want mogelijk lijkt het op het eerste gezicht dat de NS Go je goed kan helpen, maar is dat helemaal niet noodzakelijk voor de wettelijk verplichte vastlegging. Het lijkt mij altijd nuttig om daar goed naar te kijken voordat je medewerkers vraagt om mogelijk een extra app/administratie bij te houden.  

[Ellie van der Heide]

Dag Remco,

dat is ook zeker niet de bedoeling dat werknemers ook nog weer iets in een app van de NS gaan bijhouden. Ik weet nu helemaal niet wat het product van de NS inhoudt. In de link waar jij naar verwijst staat juist dat je contact op kan nemen met je mobiliteitsleverancier, omdat zij mogelijk gegevens kunnen uitsplitsen en dat heb ik gedaan. Wij hebben namelijk NS-Business kaarten waardoor een werknemer geen kosten declareert in Youforce of de App. Alles komt bij elkaar op de rekening van de NS en ik ben dus op zoek naar rapportages met een uitsplitsing. Ik kan mij namelijk voorstellen dat slimme software prima het reguliere woon-werk traject eruit kan vissen. Dat geeft ons ook gewoon interessante inzichten los van waar wij straks toe verplicht zijn. 

[Marcel Bouman]

Ik heb de CO2-registratie nog niet helemaal "doorgrond" maar het registreren en verantwoorden van kilometers die per OV zijn afgelegd zal een hele uitdaging worden. En daar gaat/kan de Youforce-app jou volgens mij niet in ondersteunen: OV-kosten declareer je namelijk niet per kilometer maar voor een bedrag per reis, dus als onkostenvergoeding en niet als kilometervergoeding. En bij onkostenvergoeding worden er geen kilometers bepaald.

[Suzy Nooijen1]

Wat ik uit de berichtgeving van RVO heb begrepen, is dat ook niet nodig.  Zij rekenen de gedeclareerde bedragen voor OV

zelf om naar aantal km.  (ca 6.7 km per euro)

[ArianneB]

Hoi @Suzy Nooijen1 kan jij aangeven os het nog steeds 6,7 km per euro is? Ik kan het zelf nergens vinden.

[ArianneB]

Klopt dat de Youforce-app daar niks in kan betekenen, maar wist niet waar ik de vraag anders kon stellen dan in deze community 😅.

Wellicht dat het voor het rapporteren voldoende kan zijn als je het bedrag OV deelt door € 0,23 (2024) en dat als km's OV verantwoord?

Hier moeten alle organisaties die moeten gaan rapporteren toch last van krijgen?

[Marcel Bouman]

Terecht dat je de vraag hier stelt; we zitten allemaal in hetzelfde schuitje!

Ja uiteindelijk zullen we dit op een of andere -liefst praktische- manier moeten gaan registreren. En woon-werk zal dan wellicht nog redelijk goed te doen zijn (namelijk meestal een vaste afstand) maar bij dienstreizen ontkom je bijna niet aan een subadministratie? En hoe geven we die vorm?

[Remco te Ronde]

Hi @ArianneB en @Marcel Bouman,

Mijn collega's zoals @Bastiaan Friederichs hebben héél véél verstand van dit onderwerp, maar toevallig weet ik deze vraag óók. Op de website waar je straks de gegevens moet gaan invoeren (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland / RVO) staat dit precies uitgelegd. Het zijn de kleine lettertjes, maar bij de 'zakelijke declaraties openbaar vervoer' staat de toelichting ''Bij declaraties van ov-reizen wordt alleen gevraagd naar het gedeclareerde bedrag voor door de werknemer gekochte ov-vervoersbewijzen. Dit bedrag wordt door het digitaal formulier omgerekend naar aantal kilometers en CO2-uitstoot.''

Dus gelukkig kan de Youforce app daar juist enorm veel in betekenen😀. Want immers veelal declareer je de kosten in € van bus/train/metro via de app.

[ArianneB]

Dank je wel voor de toelichting @Remco te Ronde .

Bij ons wordt zelden iets gedeclareerd aan OV kosten.

De kosten OV worden bij ons achteraf gefactureerd door NS ivm NS businesscard.

Hier ondersteunt de app dus niet in.

Maar kan ik er vanuit gaan dat de omrekening hetzelfde is?

Hoe wordt de Co2 uitstoot omgerekend?

[Remco te Ronde]

Hi @ArianneB,

Heldere toelichting. De exacte interpretatie van de nieuwe wet- en regelgeving is niet mijn expertise. Wellicht heb je intern een collega die daar meer kennis van heeft van wet- en regelgeving.  Mogelijk kan je met haar/hem kijken bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland / RVO. Want in de handleiding leggen ze uit hoe ze van geld (€) naar kilometers naar CO2 uitstoot komen.

Daar zullen vast hele gegronde berekeningen achter liggen. Ongetwijfeld is het voor de overheid een gemiddelde van een trein, tram, bus op waterstof en b.v. een diesel bus. Maar als je die logica wil achterhalen vermoed ik dat alleen de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland / RVO je dit kan uitleggen.

[Marcel Bouman]

@Remco te Ronde dat zat inderdaad ver ergens in mijn achterhoofd (misschien laatst in jullie webinar genoemd?) maar ik kon het in het document van het Ministerie niet direct terugvinden, ga er nog eens naar kijken. Maar dan is het gelukkig een minder groot probleem dan het leek. En dan speelt de app inderdaad een mooie rol hierin 👍🏻