Bijlage toevoegen bij kilometerdeclaratie

[JacquelineDeNiet]

Onze civiele beheerders rijden zo'n 40 tot 50 ritten per dag. Dat is voor hun ondoenlijk om allemaal te registreren per rit. Voorheen mochten zij aangeven dat ze van gemeentehuis A naar B naar A waren gereden met het totaal aantal kilometer van die dag en voor de belastingdienst werd er dan een bijlage toegevoegd zodat duidelijk was welke ritten er precies gereden waren.

We hebben nu al wel ingericht dat ze Van A naar B naar A kunnen ingeven met een aanpassing van de kilometers maar het zou heel fijn zijn als je een bijlage kan toevoegen om precies aan te geven welke ritten dit waren.

[Bastiaan Friederichs]

@JacquelineDeNiet ik heb tot nu toe geen plan om bijlagen toe te voegen aan de kilometer-declaratie.

Ideeen ter verbetering van de invoer voor medewerkers (zoals voor jullie civiele beheerders), hoor ik natuurlijk graag.
Ben heel benieuwd wat er dan in de betreffende bijlage staat, hoe die is gemaakt, etc.

[Paul Wevers - Gemeente EHV]

@Bastiaan Friederichs : Dit is een herkenbare situatie. Wij hebben ook vergelijkbare groep medewerkers.

Het probleem dat nu ervaren wordt is dat ze in één keer de hele dag moeten invoeren. 

Ik zie twee oplossingen:

• Bijlage toevoegen vanuit rittenregistratie systeem
• Tussentijds opslaan van de declaratie

Misschien zijn er nog meer redenen te verzinnen, maar dit zijn de eerste die bij mij opkomen!

Binnen de gemeente is dit een reden om een Excel declaratieformulier in HRSS in stand te houden.

[Esmiranda Vermeer]

@Bastiaan Friederichs  - Hier waren we overgegaan op de app versie. Maar hebben toch besloten om het excel formulier in Self Service weer beschikbaar te stellen omdat o.a. we van een zelfde groep als @Paul Wevers - Gemeente EHV noemt hoorden dat de werkwijze met de app niet werkbaar was. 

Op zich zouden beide opties (bijlage en/of tussentijds opslaan) mogelijke oplossingen zijn, er vanuit gaande dat het telkens één soort vervoersmiddel/brandstof is per verzamelformulier. Dit moet namelijk wel (optioneel) uitgevraagd worden.

[Jolanda16]

@Bastiaan Friederichs Dit is ook voor ons een herkenbare situatie. Ook wij hebben een vergelijkbare groep medewerkers.

Wij hebben ook om deze reden het Excel declaratieformulier in HRSS in stand gehouden, maar zouden graag de app voor alle medewerkers willen (kunnen) gebruiken.

Wij zagen de mogelijkheid om een bijlage toe te voegen vanuit rittenregistratiesysteem ook als eventuele oplossing. Zodat de medewerker het totaal aantal kilometers kan invoeren en in de bijlage de bijbehorende reisbewegingen staan.

[Francisca]

Nu we over gegaan zijn op de App voor het declareren van kilometers krijgen we vanuit onze buitendienst het signaal dat dit voor hun niet werkt .  HIer schijnt gebruik te worden gemaakt van de App ritmeter waarvan ze de bijlage tot voor kort toevoegen bij het Formulier declaratie dienstreizen in youforce.  Met het oog op de CO2 registratie wil ik liever niet nog een youforce formulier in de lucht houden.  Deze bijlage kunnen toevoegen in de App zou echt voor ons een goede oplossing zijn.

[LiesbethDemming]

Voor ons is het ook zeer wenselijk om wel een bijlage erbij te kunnen voegen. 

[JacquelineDeNiet]

@Bastiaan Friederichs Wij gebruikten een bijlage zoals in de foto staat. De medewerker geeft dan in dat hij van gemeentehuis naar gemeentehuis is gereden, totaal 50 km en in de bijlage geeft hij dan de route weer. Voor de belastingdienst is dit dan aantoonbaar waarvoor hij die kilometers heeft gemaakt. Soms maken beheerders 3 ritjes, dan is het wel te doen om in de dienstreizen te zetten, maar ik zie ook wel 20 ritten voorbij komen, dat is voor deze mensen niet te doen. Als we straks geen dienstreizen meer op een oude manier mogen doen, dan is het echt nodig dat je een bijlage kan uploaden.