Bijlage toevoegen bij kilometerdeclaratie

[JacquelineDeNiet]

Onze civiele beheerders rijden zo'n 40 tot 50 ritten per dag. Dat is voor hun ondoenlijk om allemaal te registreren per rit. Voorheen mochten zij aangeven dat ze van gemeentehuis A naar B naar A waren gereden met het totaal aantal kilometer van die dag en voor de belastingdienst werd er dan een bijlage toegevoegd zodat duidelijk was welke ritten er precies gereden waren.

We hebben nu al wel ingericht dat ze Van A naar B naar A kunnen ingeven met een aanpassing van de kilometers maar het zou heel fijn zijn als je een bijlage kan toevoegen om precies aan te geven welke ritten dit waren.

[Bastiaan Friederichs]

@JacquelineDeNiet ik heb tot nu toe geen plan om bijlagen toe te voegen aan de kilometer-declaratie.

Ideeen ter verbetering van de invoer voor medewerkers (zoals voor jullie civiele beheerders), hoor ik natuurlijk graag.
Ben heel benieuwd wat er dan in de betreffende bijlage staat, hoe die is gemaakt, etc.

[Paul Wevers - Gemeente EHV]

@Bastiaan Friederichs : Dit is een herkenbare situatie. Wij hebben ook vergelijkbare groep medewerkers.

Het probleem dat nu ervaren wordt is dat ze in één keer de hele dag moeten invoeren. 

Ik zie twee oplossingen:

• Bijlage toevoegen vanuit rittenregistratie systeem
• Tussentijds opslaan van de declaratie

Misschien zijn er nog meer redenen te verzinnen, maar dit zijn de eerste die bij mij opkomen!

Binnen de gemeente is dit een reden om een Excel declaratieformulier in HRSS in stand te houden.

[Esmiranda Vermeer]

@Bastiaan Friederichs  - Hier waren we overgegaan op de app versie. Maar hebben toch besloten om het excel formulier in Self Service weer beschikbaar te stellen omdat o.a. we van een zelfde groep als @Paul Wevers - Gemeente EHV noemt hoorden dat de werkwijze met de app niet werkbaar was. 

Op zich zouden beide opties (bijlage en/of tussentijds opslaan) mogelijke oplossingen zijn, er vanuit gaande dat het telkens één soort vervoersmiddel/brandstof is per verzamelformulier. Dit moet namelijk wel (optioneel) uitgevraagd worden.

[Jolanda16]

@Bastiaan Friederichs Dit is ook voor ons een herkenbare situatie. Ook wij hebben een vergelijkbare groep medewerkers.

Wij hebben ook om deze reden het Excel declaratieformulier in HRSS in stand gehouden, maar zouden graag de app voor alle medewerkers willen (kunnen) gebruiken.

Wij zagen de mogelijkheid om een bijlage toe te voegen vanuit rittenregistratiesysteem ook als eventuele oplossing. Zodat de medewerker het totaal aantal kilometers kan invoeren en in de bijlage de bijbehorende reisbewegingen staan.

[Francisca]

Nu we over gegaan zijn op de App voor het declareren van kilometers krijgen we vanuit onze buitendienst het signaal dat dit voor hun niet werkt .  HIer schijnt gebruik te worden gemaakt van de App ritmeter waarvan ze de bijlage tot voor kort toevoegen bij het Formulier declaratie dienstreizen in youforce.  Met het oog op de CO2 registratie wil ik liever niet nog een youforce formulier in de lucht houden.  Deze bijlage kunnen toevoegen in de App zou echt voor ons een goede oplossing zijn.

[LiesbethDemming]

Voor ons is het ook zeer wenselijk om wel een bijlage erbij te kunnen voegen. 

[JacquelineDeNiet]

@Bastiaan Friederichs Wij gebruikten een bijlage zoals in de foto staat. De medewerker geeft dan in dat hij van gemeentehuis naar gemeentehuis is gereden, totaal 50 km en in de bijlage geeft hij dan de route weer. Voor de belastingdienst is dit dan aantoonbaar waarvoor hij die kilometers heeft gemaakt. Soms maken beheerders 3 ritjes, dan is het wel te doen om in de dienstreizen te zetten, maar ik zie ook wel 20 ritten voorbij komen, dat is voor deze mensen niet te doen. Als we straks geen dienstreizen meer op een oude manier mogen doen, dan is het echt nodig dat je een bijlage kan uploaden. 

[KarindeBreuk]

bij ons een dergelijke situatie: 

Medewerkers werken en rouleren over al de locaties

Hun standplaats is 1 locatie dus ze krijgen elke maand een reisonkostenvergoeding van thuis naar werk (leiderdorp)

Omdat iedereen voor een periode rouleert bv 1a 2 maanden leiden, 2 maanden leiderdorp en bv 1 a 2 maanden Alphen

Schrijven ze dienstreis declaratie in als ze bv in Alphen weken van l ’dorp- Alphen retour per dag.

Vroeger konden ze per maand deze hele lijst in een keer invullen en invoeren in Youforce, manager hoefde dan alleen dit maand overzicht te accorderen

Nu in het nieuwe you force moet je blijkbaar dit per dag invullen, dit is niet te doen voor de medewerkers maar ook niet voor LG. 

[Jolanda16]

@Bastiaan Friederichs  - Ook wij lopen hier tegenaan. Wij zijn ook overgegaan op de app versie. Maar hebben toch besloten om het excel formulier in Self Service beschikbaar te houden omdat o.a. we van een zelfde groep als @Paul Wevers - Gemeente EHV noemt hoorden dat de werkwijze met de app niet werkbaar was. 
Het kunnen toevoegen van een bijlage zou voor ons een goede oplossing zijn.

[Marcel Bouman]

@Bastiaan Friederichs en alle andere collega's,

Ik lees dat er best veel opmerkingen zijn dat de app "niet werkbaar" is omdat het veel tijd zou vergen om het te gebruiken. Voor zover ik het kan lezen speelt dit vooral bij overheden, waterschappen en dergelijke?

Ik kan me voorstellen dat bij medewerkers die werken op locaties zonder postcode (bijv. inspecteurs in landelijke gebieden) het een probleem is en de declaratiemodule in de app dit momenteel niet (goed) ondersteunt. Als het echter gaat om acceptatie van en gewenning aan de werkwijze van de reiskostendeclaraties in de app dan zou ik graag onze ervaringen willen delen. Dat zijn dan ervaringen uit een andere sector -namelijk de zorg- waarbij we ook veel medewerkers hebben die volledig ambulant werken en veel ritten naar cliënten op een dag maken. Onze ervaringen na meer dan anderhalf jaar zijn namelijk onverdeeld erg positief, en geen collega wil nog terug naar het Excel-rekenblad.

Dus mocht je interesse hebben dan wil ik graag onze ervaringen delen (marcel.bouman@siza.nl). 

[Paul Wevers - Gemeente EHV]

Hoi @MarMar,

Ik denk niet dat je het moet lezen als "niet werkbaar" het is een kritische blik naar verbeterpunten en volgens mij is de ideeenbus daarvoor bedoelt.

Als er tussendoor opgeslagen kan worden is het probleem al opgelost. Onze inspecteurs lopen geen vaste route en kunnen dus niet altijd achteraf dingen overtikken.

Maar laat duidelijk zijn dat onze gebruikers ook niet terug willen naar de slome excel versie in HRSS, maar soms is een bestandje bijhouden op de telefoon dan nog sneller.

Hartelijke groet,

Paul

[Marcel Bouman]

@Paul Wevers - Gemeente EHV  ik had het als "niet werkbaar" gelezen omdat dit in een aantal bijdragen letterlijk zo is benoemd 😉

Maar ik deel je idee om gedurende een werkdag een concept van een declaratie te kunnen opslaan. Maar ik herinner me ook dat  Bastiaan (of collega) een keer heeft toegelicht waarom dat niet zomaar te realiseren is. Ik weet eerlijk gezegd niet meer precies wat de exacte uitleg was. @Bastiaan Friederichs kun jij dit misschien toelichten?

[wmvanee]

Ook voor SSC-Ons zou het optioneel toe kunnen voegen (dus niet verplicht) van een bijlage een zeer gewenste oplossing zijn voor herkenbare zaken zoals hierboven beschreven.

[Bastiaan Friederichs]

Een deel van die uitleg @Marcel Bouman - waarom het niet zo makkelijk is als het lijkt om een concept op te slaan - is omdat we uitgebreide validaties hebben ingebouwd en onze service het dus expliciet niet toestaat om incomplete of onjuiste declaraties in te dienen.

Het ondersteunen van een concept zou betekenen dat we die incomplete (en voor onze service dus onjuiste) declaraties op moeten kunnen slaan.

[Schiff01]

@Bastiaan Friederichs 

Ook wij zouden graag zien dat een bijlage toegevoegd kan worden aan een km-declaratie. Graag verduidelijk ik een en ander dat in sommige reacties hierboven ook al benoemd is.

Medewerkers die tientallen reisbewegingen op 1 dag maken, zijn er niet mee gebaat om een declaratieformulier tussentijds te kunnen opslaan. Dan moet de medewerker namelijk alsnog iedere reisbeweging registreren. Iets wat ze nu niet hoeven te doen.

Deze medewerkers maken namelijk bewust gebruik van een app zoals de ritmeter die automatisch alle reisbewegingen registreert. Iedere maand hoeft de medewerker alleen maar een overzicht uit deze app uit te draaien, dit toe te voegen aan een HRSS declaratieformulier en het totaal aantal km's van die maand in te vullen. 

Eigenlijk zouden we niet alleen de mogelijkheid willen om een bijlage te kunnen toevoegen, maar zouden we het formulier bijv. als volgt willen inrichten:

Soort reis: Declaratie dmv rittenregistratie

Datum: Hier zou de 1e of laatste dag van de periode gevuld kunnen worden

Bijlage: Verplicht

Route: Niet verplicht

Totaal aantal km's: Handmatig invullen

Correctie woon-werkverkeer: Mag toegepast worden

Ik zie dat bovenstaand idee als status 'realisatie onwaarschijnlijk' heeft gekregen. 

Iedere reisbeweging apart registreren (ongeacht of dit tussentijds opgeslagen kan worden) is een administratieve last voor de vele (zorg)medewerkers die iedere dag tientallen reisbewegingen maken. Het alsnog in behandeling nemen van bovenstaande zal daarom niet alleen door vele organisaties, maar vooral door veel (zorg)medewerkers in het hele land ontzettend gewaardeerd worden.