Vergoeding per eenheid - koppeling aan meerdere uitvoercodes mogelijk maken

[Sander van der Kous]

De CAO Jeugdzorg kent per 1-7-2022 een thuiswerkvergoeding op basis van de actuele Nibud-norm,  momenteel € 3,- per dag. De fiscale vrijstelling is echter € 2,- per dag, waardoor er € 1,-  per dag niet is vrijgesteld.

Gemal ondersteunt deze afspraak in de CAO helaas niet. Je kunt bij de regeling Vergoeding per eenheid slechts één uitvoercode gebruiken.

Ik verzoek Visma Raet om twee uitvoercodes in te richten bij de regeling Vergoeding per eenheid voor:

1. het vrijgestelde deel
2. het niet-vrijgestelde deel (naar keuze belasten bij werknemer, aanmerken als werkkost, of bruteren).

Het komt overigens vaker voor dat er een bedrag per eenheid wordt vergoed, waarbij niet het volledige bedrag is vrijgesteld. De flexibiliteit van Gemal zou enorm toenemen met deze extra optie.

Nu luidt het advies van Visma Raet om een additionele regeling Vergoeding per eenheid in te gaan richten. Dat heeft echter niet onze voorkeur, omdat we dan op twee verschillende invoercodes de thuiswerkdagen moeten gaan registreren.

[Niek Grupstra]

Deze functie wordt reeds gerealiseerd in de Youforce App. Werknemers kunnen binnenkort met deze app het aantal thuiswerkdagen declareren, waarna de app dit splitst in een bruto en een netto invoercode voor Gemal conform de fiscale regels. Om deze reden verhuis ik de wens naar het portaal voor de App. Je kunt dan op de hoogte worden gehouden van de voortgang.

[Bastiaan Friederichs]

@Niek Grupstra heeft - uiteraard - helemaal gelijk. 

De huidige verwachting is dat we rond de jaarovergang een aanpassing gaan uitleveren zodat je twee invoercodes kunt aansturen (netto en bruto in dit voorbeeld).

De Youforce app gaat dus nog steeds het aantal dagen doorgeven en in Gemal kun je gebruik maken van de vergoeding per eenheid om de juiste berekening aan te sturen.

[Lieke Sterk Huis]

@Bastiaan Friederichs, heel fijn dat het voor 2023 geregeld wordt. 

Echter dienen @Sander van der Kous en wij ook, als organisatie vallende onder CAO jeugdzorg, hier nu een oplossing voor te hebben om dit met TWK per 1 juli 2022 in te regelen. 

@Bastiaan Friederichs of @Niek Grupstra, is er een oplossing om dit met TWK te realiseren? 

[Bastiaan Friederichs]

@Lieke Sterk Huis het lijkt me dat je aanvullende mutaties zou kunnen vastleggen in Gemal en/of Beaufort om correcties in 2022 te doen.

Tenzij er nog relevante reacties komen, is contact met het ServiceCenter / Consultancy de beste route denk ik...

[Niek Grupstra]

@Lieke Sterk Huis Vanaf release 2023-01 zou je met de functionaliteit die wordt geboden de vergoeding met terugwerkende kracht in 2022 kunnen boeken. Fiscaal is dat echter eigenlijk niet juist, omdat het bruto deel dat in 2022 al bekend was dan min of meer bewust wordt vastgehouden tot 2023 en tegen het regime van 2023 belast. Het zou ook betekenen dat je de declaraties thuiswerk van je werknemers zou moeten opsparen tot 2023 of herrekenen in 2023. De vraag is of je dat in praktijk zou willen.

Mijn advies voor 2022 is om het thuiswerk in te richten in de bestaande functionaliteit voor vergoeding per eenheid. Je kunt een regeling inrichten voor een bruto uitvoercode en een voor een netto uitvoercode. Dubbel boeken is dan helaas wel noodzakelijk. Dit is de werkwijze die we ook hebben geadviseerd in Gemal release notes 2022-07/22 toen deze regeling in de CAO geïntroduceerd werd.

[jolandazwier]

Wij geven de medewerkers een vaste thuiswerkvergoeding, gebaseerd op vaste dagen per maand (obv 214 dagen enz.), deze vaste dagen worden aangestuurd vanuit Beaufort en berekend per eenheid in Gemal.

Mag je voor 2022 ook de vergoeding geheel netto uitbetalen (op deze netto code) en dit in de werkkostenregeling zetten? Dan zou je voor 2022 vanaf 1 juli de vergoeding per eenheid kunnen verhogen in Gemal naar € 3,00 (op netto code).

In de boekhouding zou je dan via een memoriaalboeking de gerichte vrijstelling van € 2,00 kunnen overboeken. Of is dit erg creatief boekhouden en ben ik dan illegaal bezig 🙂  ?

[Bastiaan Friederichs]

Hi @Sander van der Kous,

Ik heb zojuist een nieuwsbericht geplaatst op de community, zie https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-APP/Aankondiging-Dupliceren-van-thuiswerkdagen/ba-p/5...

Ik zet het idee alvast naar de status "Gerealiseerd" anders ga ik dat a.s. donderdag vergeten.
(dan activeren we de functionaliteit voor alle klanten)

[Sander van der Kous]

Dank voor het bericht @Bastiaan Friederichs 

Ik had liever gezien dat er een oplossing in Gemal was gecreëerd.

Niet elke klant gebruikt de Youforce  App voor registratie van thuiswerkdagen.

Veel klanten gebruiken een Self Service formulier (waaronder wij), sommige een ander tijdschrijfsysteem.

[cvanstijn]

@Bastiaan Friederichs Misschien is het nog mogelijk om in Gemal o.i.d. een oplossing te maken. Wij gebruiken namelijk ook de app niet hiervoor.

Wij gebruiken het roosterpakket om de thuiswerkvergoeding te betalen en straks ook de reiskosten voor het woon-werk verkeer (en hiervoor dienen we dan ook 1970 voor de fiscale uitruil apart te boeken en de uitruil voor onder de 30 km wordt dan niet goed berekend de uitruil vanuit de CAO VVT van 0,09 naar 0,21 (jaar 2023) wordt niet meegenomen die uitruil laat je dan liggen alleen alles boven de 30 km wordt goed berekend met de uitruil).

En omdat de thuiswerkvergoeding bij ons meer bedraagt dan de gerichte vrijstelling dienen we nu 2 looncomponenten hiervoor te hanteren. Dit is niet gebruikers vriendelijk naar de werknemer. De salarisspecificatie wordt hierdoor alleen maar langer. Het zou mooier wezen als hier 1 regel voor op de salarisspecificatie kon komen.

[Niek Grupstra]

@Sander van der Kous 

@cvanstijn 

Wat betreft de uitvoer op de strook: elke regel op de strook presenteert de waarde van een uitvoercode. Om de fiscale verwerking goed uit te voeren kunnen bruto en netto bedragen niet beiden op dezelfde uitvoercode (en dus regel op de strook) worden gepresenteerd. Die wens kunnen we om fiscale redenen dus helaas niet realiseren.

Wat betreft de invoer is de keuze gemaakt om de oplossing aan de voorkant van ons portfolio te bieden, zodat in Gemal het onderscheid tussen bruto en netto duidelijk blijft. De functie die we in de app aanbieden is een vertaalslag waarbij de werknemer dagen thuiswerk kan invoeren, die de app vertaalt naar een bruto en een netto invoercode. Dezelfde vertaalslag kun je ook inrichten in een workflow in HR Self Service en in de verwerking van veel roosterpakketten. Wat betreft het roosterpakket adviseren wij je contact op de nemen met de leverancier van dat pakket voor advies.

[Sander van der Kous]

@Niek Grupstra 

Ik heb niet verzocht om de bruto en netto vergoeding op één uitvoercode te presenteren.

Het argument dat de wens om fiscale redenen niet gerealiseerd kan worden snijdt geen hout.

Ik vind het persoonlijk spijtig dat er niet gekozen is voor een splitsing in Gemal, terwijl er bij veel klanten wel een behoefte aan is. Bij de gerichte vrijstelling reiskosten (2023: € 0,21 / km) maakt Gemal wel een splitsing in een onbelast en een belast deel. 

[Niek Grupstra]

@Sander van der Kous 

Mijn voorgaande bericht was een samengevoegde reactie op jouw bericht en dan van Cindy van Stijn, vandaar dat ik jullie beiden vermeld heb. De informatie over één uitvoercode was een reactie op de vraag van Cindy. 

De werkwijze is Gemal is zodanig dat één uitvoercode altijd slechts in één kolom van de loonstaat geboekt wordt. Deze inrichting is vormgegeven op werkgevercode 58001. Daarmee samenhangend kan een enkele uitvoercode alleen bruto of alleen netto zijn. Van deze systemetiek afwijken levert grote risico's op voor de technische fiscale afhandeling. Dat is de reden dat wij deze ontwikkeling niet zullen oppakken.

Aan de invoerkant is voor de reiskosten in het verleden een speciale oplossing gemaakt, omdat meerdere soorten reiskosten allemaal getoetst moeten worden tegen dezelfde fiscale vrijstelling en die toetsing ook nog eens over meerdere verwerkingsperioden in het jaar moet plaatsvinden. Ruimte uit een eerdere periode kun je immers verrekenen met bovenmatige vergoeding in een latere periode. Dat is een berekening die alleen in de payroll uitgevoerd kan worden.

Zoals aangegeven in het vorige bericht is de keuze voor de thuiswerkvergoeding anders uitgevallen omdat deze met inrichting in applicaties aan de voorkant ook goed te verwerken is.