Wij werken met twee opdrachtgevers binnen één Youforce-omgeving. Leidinggevenden van de ene organisatie mogen geen vervanger kiezen van de andere organisatie. Graag mogelijk maken dat vervanging beperkt wordt tot eigen opdrachtgever.
Inderdaad op het Self Service ideeën forum kenden we het idee 'Mijn vervanging voor managers koppelen aan activiteitenprofiel of instellingsnummer/CEA nummer (SLSR...'. Vanuit Self Service hebben wij daarvan aangegeven dat Self Service géén aanpassingen meer gaat doen aan de werking van 'vervanging'. Op termijn zal Self Service aansluiten op de nieuwe 'vervanging functionaliteit vanuit de Youforce app & desktop'.
Om dit idee goed te kunnen onderzoeken zou ik jullie willen vragen om om de volgende 2 vragen ook te beantwoorden:
Is er sprake dat de ene manager nooit de andere manager mag kiezen als vervanger als er sprake is van een andere opdrachtgever? Ofwel, als de opdrachtgever hetzelfde is maar de instelling anders, mag dat wel?
Komt het echt 100% nooit voor dat een manager op hetzelfde persoonsnummer werkt bij 2 verschillende opdrachtgevers? Ook niet in een constructie dat hij manager is bij Gemeente A en tijdelijk gedetacheerd bij Gemeente B? Of een andere creatieve constructie waarbij iemand wellicht manager is bij Gemeente A en een BABS (Buitengewoon Ambtenaar) bij Gemeente B?
Is er sprake dat de ene manager nooit de andere manager mag kiezen als vervanger als er sprake is van een andereopdrachtgever? Ofwel, als de opdrachtgever hetzelfde is maar deinstellinganders, mag dat wel?
Gaat bij ons alleen om opdrachtgever, als de instelling verschilt mogen ze wel vervangen.
Komt het echt 100% nooit voor dat een manager op hetzelfde persoonsnummer werkt bij 2 verschillende opdrachtgevers? Ook niet in een constructie dat hij manager is bij Gemeente A en tijdelijk gedetacheerd bij Gemeente B? Of een andere creatieve constructie waarbij iemand wellicht manager is bij Gemeente A en een BABS (Buitengewoon Ambtenaar) bij Gemeente B?
Bij ons niet. Als iemand bij ons voor 2 verschillende organisatie werkt dan heeft diegene 2 verschillende personeelsnummers.
Is er sprake dat de ene manager nooit de andere manager mag kiezen als vervanger als er sprake is van een andereopdrachtgever? Ofwel, als de opdrachtgever hetzelfde is maar deinstellinganders, mag dat wel?
Nee, de manager mag alleen de andere manager vervangen bij dezelfde opdrachtgever (CEA) en instellingen.
Komt het echt 100% nooit voor dat een manager op hetzelfde persoonsnummer werkt bij 2 verschillende opdrachtgevers? Ook niet in een constructie dat hij manager is bij Gemeente A en tijdelijk gedetacheerd bij Gemeente B? Of een andere creatieve constructie waarbij iemand wellicht manager is bij Gemeente A en een BABS (Buitengewoon Ambtenaar) bij Gemeente B?
Komt echt niet voor dat manager één personeelsnummer heeft voor meerdere opdrachtgevers. Wij maken altijd in zulke geval 2 of meerdere personeelsnummer aan. Personeelsnummer is gekoppeld aan opdrachtgever.
Is er sprake dat de ene manager nooit de andere manager mag kiezen als vervanger als er sprake is van een andereopdrachtgever? Ofwel, als de opdrachtgever hetzelfde is maar deinstellinganders, mag dat wel?
Gaat bij ons alleen om de opdrachtgever. Als de instelling verschilt mogen ze elkaar wel vervangen.
Komt het echt 100% nooit voor dat een manager op hetzelfde persoonsnummer werkt bij 2 verschillende opdrachtgevers? Ook niet in een constructie dat hij manager is bij Gemeente A en tijdelijk gedetacheerd bij Gemeente B? Of een andere creatieve constructie waarbij iemand wellicht manager is bij Gemeente A en een BABS (Buitengewoon Ambtenaar) bij Gemeente B?
Dit komt 100% nooit voor. Als iemand voor de twee opdrachtgevers werkt, dan krijgt deze per opdrachtgever een persoonsnummer.
Jeetje wat zijn jullie allemaal snel met antwoorden. Enorm bedankt.
@Astrid Mulder het lijkt erop dat jullie werkwijze als enige ook beperkt moet zijn in instellingsnummer. Kan jij toelichten waarom bij jullie iemand die bij dezelfde opdrachtgever werkt, maar bij een ander instellingsnummer, niet elkaar mag vervangen?
Voor Coevorden is dit niet van toepassing. Maar we een andere opdrachtgever (CEA nummer) waar een instelling onder hangt. Deze instelling is een andere bedrijf met andere leidinggevenden.
@Remco te Ronde zou je in het oude idee ook een verwijzing naar dit item willen maken? Scheelt allicht dubbele ideeen en geeft mogelijk nog sneller wat reacties.
Bedankt allemaal voor dit idee en de aanvullende informatie. Het idee is gewijzigd naar 'in onderzoek'. Dit betekent dat wij o.a. de volgende zaken gaan onderzoeken:
Technische haalbaarheid
De gegevens van de 'roltoewijzing' komen uit HR Core Beaufort. Een roltoewijzing wordt altijd gedaan op een persoonsnummer. Het opdrachtgevernummer is altijd vastgelegd op 'dienstverband-niveau'. We moeten dus analyseren in hoeverre het mogelijk is om dit 'dienstverband-gegeven' te gebruiken om de lijst van mogelijke vervangers te beperken.
Functionele analyse
Hier ben ik al voorzichtig mee begonnen. Vragen die we gaan uitzetten zijn bijvoorbeeld:
In welk scenario adviseren de consultants van Visma|Raet om een nieuwe 'opdrachtgever' aan te maken en wanneer een nieuwe 'instelling'?
Wat is het verschil tussen 'opdrachtgever' en 'instelling'? Bijvoorbeeld dat een tweede 'opdrachtgever' kan leiden tot aparte facturen vanuit Visma|Raet
Wanneer is het consistent in het Youforce landschap om iets specifiek te beperken op 'opdrachtgever'? Simpel gezegd, lijkt het implementeren van dit idee op andere plekken in Youforce tot onduidelijke/onjuiste verwachtingen? En in hoeverre sluit dit aan bij bestaande wensen om in 'autorisatiebeheer' wijzigingen door te voeren.
Door zowel de analyse op technische haalbaarheid als de functionele analyse zal het tot zeker ná de jaarwisseling duren voordat we een verdere update kunnen geven.
Eigenlijk moet hier een keuze mogelijkheid zijn. Als beheerder moeten wij kunnen aangeven welke cea-nummer of instelling elkaar mogen inzien en vervangen. Dat zou veel schelen.
Zoals beloofd hebben we nader onderzoek gedaan naar dit idee. We zullen het beperken van vervanging op opdrachtgever niet realiseren. We hebben wel een voorstel voor een alternatief.
De reden dat we de delegaties niet gaan beperken op opdrachtgever zijn:
De organisatiestructuur van HR Core Beaufort heeft één tabel met organisatorische eenheden. Deze structuur is wordt door alle dienstverbanden in HR Core Beaufort gebruikt. Er is geen enkele beperking om een link te leggen tussen een organisatorische eenheid en opdrachtgever. Bijvoorbeeld op één organisatorische eenheid kan je prima 3 dienstverbanden van 3 verschillende opdrachtgevers vastleggen.
In de organisatiestructuur van HR Core Beaufort leg je de rollen vast. Je legt bijvoorbeeld de rol 'manager' (MGR) vast. Deze rol wijs je altijd toe aan een 'persoon'. Hiervoor geldt iets vergelijkbaars als de tabel organisatorische eenheden. Er is in HR Core Beaufort ook maar één tabel met 'personen'. En op 'persoonsniveau' is ook géén koppeling met het opdrachtgevernummer.
Er is wel een alternatief denkbaar. We zouden graag feedback krijgen op de volgende oplossingsrichting. We beperken de te selecteren vervanger op een te selecteren laag van de organisatiestructuur van HR Core Beaufort.
Laten we dat proberen uit te leggen met een afbeelding:
Het betekent dat we een instelling maken als beheerder waarmee je bepaald 'alleen vervanger selecteren vanaf 2e laag van de organisatiestructuur'.
Als we dit idee verder gaan uitwerken is het belangrijk om te beseffen dat het een extreem complexe wijziging is. We moeten een instelling pagina maken voor jullie als beheerder waarbij je kunt aan of uitzetten of dit relevant is. Daarom zouden we graag feedback krijgen op:
Is bovenstaande een werkend alternatief voor beperken van 'vervanger op opdrachtgever'?
Graag willen we een aanvullende informatie om misverstanden te voorkomen.
Zoals je vermeldt kunnen wij als beheerders kiezen voor alleen vervanger selecteren vanaf 2e laag van de organisatiestructuur.
We gaan hier van uit dat het per organisatie, dus na de eerste laag (HOE) geldt, en dat het de rol Eindgebruiker (MGR) betreft en dat alleen gekozen kan worden voor personen die Eindgebruiker zijn. Kan je dat bevestigen?
Op dit moment zijn we nog aan het onderzoeken. Voor ons lijkt het op dit moment een extreem complexe wijziging te zijn. Ondanks dat kijken we graag of we dit idee kunnen realiseren. Praktisch gezien zou het voorstel zijn:
De Functioneel Beheerder krijgt een werkwijze om de instelling 'aan' of 'uit' te zetten. Standaard zal het 'uit' staan, omdat de meeste gebruikers van Youforce hebben géén bezwaar tegen de huidige lijst te selecteren vervanger. Bijvoorbeeld omdat ze ook slechts één opdrachtgever hebben.
Zet je de functionaliteit 'aan' dan veranderd voor iedereen met het recht 'vervanging instellen' de lijst met te selecteren vervanger. In het bovenstaande organogram zal vanaf dat moment de manager 'Hans de Vries' (van Sociaal Werkbedrijf) dus niet meer de manager 'Ilse de Boer' (van Gemeente Gansdorp) niet meer kunnen instellen als vervanger.
Note: dit gaat dus om alle rollen die je hebt vastgelegd in de organisatiestructuur van HR Core Beaufort. Dus niet alleen managers.
We zijn niet voornemens om de werking van 'vervanging beheren' te veranderen. Degene die dit recht hebben kunnen nog steeds iedere combinatie van vervanging instellen. Dit zullen vaak Functioneel Beheerder zijn. Die zullen dus niet beperkt worden op de 2e laag van de organisatiestructuur.
Hopelijk geeft dit aanvullende informatie. En wellicht om de juiste verwachtingen af te geven waarom dit zó complexe wijziging is. We moeten bijvoorbeeld nadenken wat er moet gebeuren als er een actieve roltoewijzing is met een vervanging en je verplaatst een afdeling in de organisatiestructuur. Dat is iets wat vreemd lijkt, maar veel gebeurd bijvoorbeeld als een afdeling wordt verhangen naar bijvoorbeeld een 'boom-structuur' met een laag ''vervallen organisatorische eenheden'. Via dit idee zal ik jullie op de hoogte blijven houden van de voortgang van het onderzoek.
Dit idee is gewijzigd van ''in onderzoek'' naar ''realisatie waarschijnlijk'', maar het zal nog even duren voordat de status ''ingepland'' wordt. Zonder te technisch te worden een nadere uitleg.
Alle onderdelen van de Youforce app krijgen de data uit HR Core Beaufort. Dit wordt gedaan door middel van een zogenaamde 'Read Optimized Database''. In deze gegevens set zit helaas niet het gegeven wat wij nodig hebben. Voor degene die heel vroeger met de rapportage tool werkte Impromptu weten dat iedere afdeling/organisatorische eenheid een ''org hierarchy code'' heeft. In Impromptu zag je dat vaak als een code zoals 010102010405. Dit bepaald waar in het organogram een afdeling hangt.
We zijn achter de schermen bezig om te zorgen dat we dit gegeven kunnen gaan gebruiken in de Youforce app. Dat is nodig om het idee 'Vervanging kunnen beperken op opdrachtgevernummer' te kunnen realiseren. Op dit moment lijkt het erop dat dit voorjaar 2024 haalbaar moet zijn.
Zodra we dit idee inderdaad op de status ''ingepland'' kunnen zetten volgt een nieuwe update.
De status van dit idee wordt gewijzigd naar "ingepland". Concreet betekent dit dat we verwachten dat je als beheerder in de loop van augustus een instelling aan/uit kunt zetten of de vervanger beperkt moet worden op de 2e laag van de organisatie structuur.
Zodra het daadwerkelijk gerealiseerd is zullen we een nieuwsbericht plaatsen en de handleinding updaten.
@Remco te Ronde, wij hebben onze klant op de 3e laag van de organisatiestructuur staan. Er is wel wat voor te zeggen om dat een niveau te verhogen, maar kan dat 'ongestraft'?
Hiermee wordt het opgelost voor de vervanging in de app, maar werkt dit dan ook door naar vervanging in Self Service?
Het is moeilijk om in één antwoord te zeggen of het 'ongestraft' kan. Feitelijk kan je in HR Core Beaufort natuurlijk in de organisatiestructuur onderdelen verhangen. Neem het concrete voorbeeld dat je een afdeling 'Functioneel beheer HR' hebt. Deze hangt nu onder 'ICT', maar door een reorganisatie valt het voortaan onder 'HR'. Je kunt dan prima de afdeling 'Functioneel beheer HR' vervangen naar 'HR' en de organisatiestructuur actualiseren.
Maar in jullie situatie hebt je het over een 'klant' (= aparte organisatie/werkgever). Ik weet natuurlijk niet hoeveel logica jullie hebben gebouwd (b.v. in templates, java-scripts e.d.). Misschien zit er nergens logica op basis van een 'hogere organisatorische eenheid'. Of wellicht hebben jullie veel complexiteit gebouwd. Dat zou je dus even goed voor jezelf moeten nagaan.
Dit idee (beperken vervanger op 2e laag van de organisatiestructuur) wordt enkel en alleen gerealisseerd in de app. Het werkt dus niet door in Self Service.
💡 Er is het idee 'Het realiseren van één centrale 'vervanging' functionaliteit voor zowel Youforce app en Selfservice'. Ik weet dat die al een tijdje open staat. Maar weet dat mijn collega @Christiaan Sluis en ik de afgelopen periode meerdere organisaties hebben gesproken in het onderzoek. Met name organisaties die in Self Service vervanging flexibel gebruik, hetgeen in de App anders werkt. We werken actief aan de uitkomst van het onderzoek en zullen na de zomer hopelijk een update te kunnen geven in dat idee.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika