Het zou heel prettig zijn als je voor de dossiervorming een mail direct vanuit Outlook kan opslaan in Youforce/het personeelsdossier. Wij hebben die mogelijkheid nu wel met ons zaaksysteem. Misschien is dit ook mogelijk bij Youforce.
Helemaal mee eens, deze mogelijkheid zou ik graag weer terugkrijgen. Dit was tot enkele jaren geleden namelijk wel mogelijk, maar is (vanwege veiligheidsredenen met *.msg bestanden?) al een tijdje helaas niet meer mogelijk.
Op zich is deze wens begrijpelijk, maar er zijn een aantal redenen waarom we geen plannen hebben om hier functionaliteit voor te ontwikkelen. De belangrijkste reden is de benodigde capaciteit voor het ontwikkelen en onderhouden van dergelijke functionaliteit voor de veelheid aan verschillende mailoplossingen, zoals voor Gmail. Outlook voor Windows, De online versie van Outlook, Windows Mail, Apple Mail, Zivver, Thunderbird en allerlei andere mailsystemen. Daarnaast ontmoedigen wij het opslaan van emails in een Personeelsdossier. Email is géén bestendig archiefformaat (zoals PDF dat wel is) en het is vaak niet mogelijk voor een medewerker om email-formaten lokaal te raadplegen. Tenslotte gaat het vaak niet om de email, maar om een bijlage en ons advies is dan ook om alleen de bijlage op te slaan in het Personeelsdossier.
Er is in Personeelsdossier de mogelijkheid om via drag en drop een document op te slaan, zodat een bijlage eenvoudig kan worden versleept naar het venster waarin Personeelsdossier actief is.
@Peter van Miltenburg dank voor de toelichting. Maar toch begrijp ik het niet. Je schrijft dat " Email is géén bestendig archiefformaat (zoals PDF dat wel is) en het is vaak niet mogelijk voor een medewerker om email-formaten lokaal te raadplegen". Dat is hier toch helemaal niet relevant? Documenten in PDOL worden in de "reader" van PDOL geopend, niet in een specifieke applicatie als Adobe Acrobat, Outlook, Word et cetera.
Daarnaast wil je e-mails in PDOL toevoegen omdat daarin juist vaak zéér relevante informatie, afspraken, context bij een document e.d. worden beschreven. Het uitgangspunt dat een e-mail per definitie niet in de dossier kan worden toegevoegd begrijp ik dus niet.
Hallo @Marcel Bouman Binnen Personeelsdossier worden de emails wel getoond, maar buiten Personeelsdossier heb je voor MSG een speciale toepassing nodig (zoals bijvoorbeeld Outlook). Bijvoorbeeld als je documenten lokaal nodig hebt (buiten Personeelsdossier, rechtzaak) of als ze in een ander archief moeten worden opgeslagen. Veel archieven ondersteunen dan ook geen mailformaten of zelfs 'edit'-formaten zoals DOC en DOCX.
Veel organisaties moeten voldoen aan de Archiefwet en aan bijvoorbeeld ISO-16175 en die vereisen dat gebruik wordt gemaakt van bestendige documentformaten. De documenten dienen gedurende de bewaartermijn (en dat kan soms tientallen jaren of zelfs onbeperkt zijn) te allen tijde raadpleegbaar te zijn, ook buiten Personeelsdossier en onafhankelijk van specifieke leveranciers. Daarom wordt eigenlijk alleen PDF als een bestendig documentformaat beschouwd. Het Nationaal Archief beschouwd bijvoorbeeld MSG en DOCX als een 'acceptabel' formaat, maar bijvoorbeeld PDF, TIFF en PNG zijn 'voorkeur'-formaten omdat die leveranciersonafhankelijk zijn.
@Peter van Miltenburg helder. Heb jij een idee/tip hoe we e-mails kunnen opnemen in PDOL? Dat kan door ze bijvoorbeeld in docx of txt-format oid op te slaan, maar dan is de opmaak en originaliteit verdwenen.
Hallo @Marcel Bouman Dat ligt een beetje aan het soort email. Als email alleen maar is gebruikt om een document als bijlage naar HR te sturen (vergelijkbaar met een envelop), dan is de email zelf niet belangrijk en sla je alleen de bijlage op in Personeelsdossier. Als de email zelf inhoudelijke informatie bevat dan is de vraag of dat in een Personeelsdossier thuishoort. Dit is bijvoorbeeld alleen van belang (of zelfs alleen toegestaan) als het relevante informatie betreft rondom arbeidsvoorwaarden, contractwijzigingen, beoordelingen en communicatie met juridische status. Als er bijvoorbeeld via email een verzoek wordt gedaan op basis waarvan daarna een officieel formulier wordt ingevuld of een HR Self Service workflow wordt gestart waarin de medewerker moet akkorderen, dan hoeft de email zelf niet in het personeelsdossier opgeslagen te worden. Als de email zelf wel informatie bevat die moet worden opgeslagen dan is het aan te raden om deze te printen naar PDF, waarbij de header van de mail ook zichtbaar is met daarin de From/Sent/To/CC/Subject. Dit heeft dan dezelfde status als een papieren document wat wordt ontvangen en gescand.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika