Bij afwijzen document digital signing mail laten verzenden

[Rianne van der Linden]

Indien een medewerker een document digitaal moet ondertekenen, bestaat de mogelijkheid om dit af te wijzen. Onze Personeels- en Salarisadministratie weet dan niet dat het document is afgekeurd. Ze moeten actief op zoek gaan in de tegel Batch Signing naar dit document om te zien of de medewerker nog steeds niet getekend heeft of dat er misschien een afwijzing is. 
Het zou handig zijn wanneer er bij afwijzing een mail kan worden verzonden naar bv. de Personeelsadministratie, zodat ze meteen op de hoogte zijn. 

Ik weet dat de medewerker eerst in Self Service de mutatie moet goedkeuren en dat je hier ook de mogelijkheid kunt inbouwen om de mutatie retour te sturen met een verplichte memo. Het lastige is echter dat medewerkers vaak de mutatie (blindelings) goedkeuren en pas bij het digitaal ondertekenen het document daadwerkelijk gaan lezen en er dan achter komen dat iets niet goed staat en vervolgens kiezen voor "afwijzen". 

[Lieke Sterk Huis]

@Rianne van der Linden, wij merken ook dat dit veel gebeurd en pas een paar dagen later wordt gesignaleerd in de Batch Sign. Kan een e-mailadres gekoppeld worden aan de melding dat het is afgewezen in het ondertekenportaal? 

[Christiaan Sluis]

Dag @Rianne van der Linden,

Voor de opvolging van ideeën wil ik je vragen om aan te sluiten bij dit idee van @Lieke Sterk Huis. Om te voorkomen dat we vaker hetzelfde idee hebben, zal ik daarom deze ook afwijzen.

Het goede nieuws is dat wij voor 2024 wel van plan zijn om te kijken naar de digitale handtekening. Hoe dat precies vormgegeven gaat worden en wanneer, is nu nog te vroeg om te zeggen. We nemen in ieder geval jullie input hierin mee.