Mijn Communities
Help
Arjenvs
CONTRIBUTOR **

Mails vanuit Youforce taken sturen naar het prive mailadres van de medewerker

door Arjenvs
Status: Alternatief aanwezig

Beste Raet,

 

Nu wij gebruik maken van digitaal ondertekenen bij het in dienst komen, zouden we ook graag mails vanuit youforce taken willen sturen naar het prive adres. De medewerker heeft op dat moment namelijk nog geen werkmail adres. Zou dat mogelijk gemaakt kunnen worden?

 

Met vriendelijke groet,

 

Arjen van Splunter

12 Opmerkingen
Carola de Vries1
CONTRIBUTOR ***
door Carola de Vries1

Beste Arjen, 

 

Wellicht kun je het privé mail adres invullen bij de tab:  Gebruikersdefinitie en dan de tegel "eindgebruiker/PSA gebruiker".  Dit werkt bij ons wel.  

 

Gr, 

Carola 

 

Sandra Diep1
CONTRIBUTOR *
door Sandra Diep1

Wij willen volgend jaar ook heel graag gebruik gaan maken van digitaal ondertekene, dus wel lezen heel graag mee. Onze grootste zorg/vraag is....wij werken geheel sso. Maar als een in dienst nog niet goedgekeurd door de workflow heen is, dan kan met nog niet inloggen. Hoe lossen jullie dit op (mits je ook met sso werkt). Dank alvast!

 

Met vriendelijke groet,

 

Sandra Diep

Functioneel applicatiebeheer  |  Afdeling Informatie management van De Hartekamp Groep

 

 

Bas Menken
CHAMPION *
door Bas Menken

Bij ons wordt het indiensttredingsproces ook gedaan met een digitale handtekening. Bij ons verstuurt de personeelsadministratie de digitale handtekening naar het privé mailadres en telefoonnummer van de nieuwe werknemer.

 

Het enige wat ze daarvoor hoeven te doen is in Youforce het onderstaande invullen

Knipsel.JPG

 

De nieuwe medewerker kan dan dan digitaal tekenen en daarna wordt het proces afgerond door de personeelsadministratie.

 

De nieuwe medewerker hoeft bij ons dus niet in Youforce. Ze krijgen bij ons pas toegang zodra ze indienst zijn.

Arjenvs
CONTRIBUTOR **
door Arjenvs

Digitaal ondertekenen gaat inderdaad goed op bovenstaande door Bas uitgelegde manier.

Wij willen echter ook dat de medewerker alvorens deze indienst komt de persoonsgevens controleert/aanvult, en documenten als een diploma en ID kaart upload via Youforce.

Dat doen we nu door tijdelijk in het veld werkmailadres in Beaufort het prive mailadres te zetten, zodat een mail ingericht in een Youforce workflow met informatie over inloggen en documenten uploaden naar het prive mail adres gestuurd. Liever zouden we deze workaround niet nodig hebben en direct in Youforce kunnen aangeven of een mail naar het werk of prive mail adres moet.

door Daniel_van_Bendegem
Status changed to: Status: Alternatief aanwezig

Beste @Arjenvs 

 

Bedankt voor het indienen van dit idee. We hebben dit intern besproken en ik zal deze melding afsluiten met de status "Alternatief Aanwezig". 

 

We hebben er voor gekozen om dit niet aan te passen. Wij zien dat er voor veel klanten een wijziging hierin veel aanpassingen in hun werkprocessen geeft. Daarnaast heeft @Bas Menken ook een goede optie gegeven over hoe een de digitale handtekening verstuurd kan worden via de workflow.

 

Nu is er alleen nog de vraag over het versturen van e-mails die niet gerelateerd zijn aan de digitale handtekening. Hiervoor wil ik u adviseren om het werk-email adres nog niet in Beaufort in te vullen voordat de medewerker gestart is. Als het werk e-mail adres niet is ingevuld zullen de e-mails automatisch worden verstuurd naar het privé adres. 

 

Vervolgens kan u via de Actieve Signalering er voor zorgen dat op de datum dat een medewerker begint, er een workflow wordt opgestart om het werk e-mail adres aan te vullen. 

door Daniel_van_Bendegem
Status changed to: Status: Alternatief aanwezig

Beste @Arjenvs 

 

Bedankt voor het indienen van dit idee. We hebben dit intern besproken en ik zal deze melding afsluiten met de status "Alternatief Aanwezig". 

 

We hebben er voor gekozen om dit niet aan te passen. Wij zien dat er voor veel klanten een wijziging hierin veel aanpassingen in hun werkprocessen geeft. Daarnaast heeft @Bas Menken ook een goede optie gegeven over hoe een de digitale handtekening verstuurd kan worden via de workflow.

 

Nu is er alleen nog de vraag over het versturen van e-mails die niet gerelateerd zijn aan de digitale handtekening. Hiervoor wil ik u adviseren om het werk-email adres nog niet in Beaufort in te vullen voordat de medewerker gestart is. Als het werk e-mail adres niet is ingevuld zullen de e-mails automatisch worden verstuurd naar het privé adres. 

 

Vervolgens kan u via de Actieve Signalering er voor zorgen dat op de datum dat een medewerker begint, er een workflow wordt opgestart om het werk e-mail adres aan te vullen. 

RBijlholt
CONTRIBUTOR ***
door RBijlholt

Ik geloof dat het de bedoeling was van @Arjenvs om de mede gebruikers te helpen door een workaround te noemen. Ik heb niet de indruk dat die daarmee de status van dit probleem naar een soort 'afgerond' wilt zetten...

De wens blijft dus zeer aanwezig om onderscheid te kunnen maken.

 

Marcel Bouman
CONTRIBUTOR ***
door Marcel Bouman

@RBijlholt helemaal mee eens. De conclusie 'alternatief aanwezig' is nogal kort door de bocht. We willen medewerkers vanuit Self Service vaker informeren op een privé-mailadres dan alleen vóór indiensttreding en/of voor het zetten van en digitale handtekening, en zeker ook tijdens het dienstverband.

En de optie om een taak klaar te zetten waarbij het zakelijk e-mailadres kan worden gevuld op de dag van indiensttreding is niet werkbaar. Via (geautomatiseerde) koppelingen wordt het zakelijk e-mailadres in Beaufort geregistreerd zodra het beschikbaar is. Dit gaan we niet vervangen door handmatige acties. En ook deze workaround is geen oplossing voor e-mails die je tijdens een actief dienstverband verstuurt.

RBijlholt
CONTRIBUTOR ***
door RBijlholt

@Daniel_van_BendegemHoi, zie je nog kans om te reageren en de melding niet af te sluiten? Alvast bedankt voor je reactie.

HansD1
CONTRIBUTOR ***
door HansD1

Eens met de reacties. Het zou een mooie oplossing zijn als je voor het versturen van een mail aan de medewerker zou kunnen kiezen voor het zakelijke of het privé mailadres. Er kunnen immers tijdens een dienstverband ook situaties voor doen, dat je een medewerker liever privé mail stuurt i.p.v. naar het zakelijke mailadres.

Angelique
CONTRIBUTOR **
door Angelique

Dit zou een optie moeten zijn die je mag verwachten van een systeem. Status alternatief aanwezig, lijkt me zeker niet gepast.

Jan_Laurijsen
CONTRIBUTOR ***
door Jan_Laurijsen

Helemaal mee eens. Optie om privemailadres te kunnen gebruiken is broodnodig.