Käyttövinkit

Tässä tiivistelmä Fikuron rajoitetun kevytkäyttäjän käyttöoikeuksista:   ROLE_WORKER: Pääsee seuraaviin toimintoihin: Tuntikirjaus, Kalenteri, Työajan seuranta. He näkevät omat kirjauksensa kalenterissa ja työajanseurannassa. ROLE_PROD_WORKER: Pääsee seuraaviin toimintoihin: Työjonon monitorointi, Työpisteet, Työkortin tilastot, Manuaalinen työ. Käyttäjä pääsee käsiksi työkortteihin ja voi tehdä valmistuskirjauksia. ROLE_WORKLOG_WORKER: Käyttäjällä on pääsy seuraaviin toimintoihin: Työajan seuranta, Aloita Työ, Lopeta työ. He näkevät omat kirjauksensa työajanseurannassa. ROLE_USER Pakollinen rooli kaikille käyttäjille.

Toimitukset listaus   Toimitukset-näkymä listaa vahvistetut myyntitilaukset joko toimituspäivämäärän tai toimituspäivämäärän ja saatavuuden mukaisesti. Mikäli myyntitilausriveillä on useampia eri toimituspäivämääriä, näkyy jokainen toimituspäivämäärä näkymässä omana rivinään. Järjestelmä kertoo myös sen, onko tilauksen tuotteet saatavilla. Huom! Järjestelmä tekee tarkistuksen tuotteen/rakennetuotteen varastosaldoon. Mikäli valmistettavia tuotteita on valmistumassa useammalle eri työkortilla, ei järjestelmä tarkista onko juuri kyseiseen myyntitilaukseen liitetty työkortti valmistunut.    Keräilyn aloitus Aloittaessaan keräilyä varastohenkilö klikkaa myyntitilausriviä ja tällöin näkymään aukeaa ikkuna joka näyttää tilauksella myydyt tuotteet sekä niiden määrät. Käyttäjä voi halutessaan tulostaa keräilylistan.       Keräilyn/toimituksen kuittaus Toimituksen päätteeksi käyttäjän tulee kirjata järjestelmään toimitetut määrät rivien Toimitetaan kenttiin ja vahvistaa toimitus. Käyttäjä voi halutessaan tulostaa lähetteen ja rahtikirjan. Toimituksen kuitataan painamalla Vahvista toimitus-painiketta. Tämän seurauksena järjestelmä poistaa toimitetut tuotteet varastosta ja muodostaa automaattisesti myyntilaskun toimitetuista tuotteista.      Lähetteen ja rahtikirjan tulostus  Mikäli lähetettyjen tuotteiden mukaan halutaan lähete, muodostaa järjestelmä sen automaattisesti mikäli käyttäjä ei poista valintaa.    Rahtikirjan tulostusta varten käyttäjän tarvitsee antaa tiedot Rahtikirja välilehdellä ja tällöin tulee valita myös rahtikirjan tulostus.        

1. Vaihtaako Fikuro automaattisesti uuden alv-prosentin käyttöön 1.9.2024 alkaen?  Ei, yrityksen pääkäyttäjän tulee määrittää yrityksen oletusarvoissa uusi oletus alv% käyttöön.    2. Vaihtaako Fikuro alv-prosentin toimitus- tai laskupäivämäärän perusteella?  Ei, myyntilaskulla annetaan varoitus mikäli laskupäivämäärä on 31.8.2024 jälkeen ja rivillä on alv 24%, mutta järjestelmä ei automaattisesti vaihda rivien alv-prosentteja.    3. Tapahtuuko myyntilaskun alv-laskenta otsikon alv-prosentin mukaisesti?  Ei, myyntilaskun alv lasketaan rivikohtaisten alv-prosenttien mukaan.    4. Siirsin myyntilaskun Fivaldiin missä oli alv-prosentti 25,5%, mutta Fivaldissa prosentti oli muuttunut 24%, miksi näin tapahtui?  Fivaldissa myyntilaskun alv% muodostuu toimituspäivämäärän perusteella, mikäli toimituspäivämäärää ei ole annettu, käytetään kuluvaa päivää.   

Tulevaan alv-muutokseen liittyen on tehty työkalu, jolla yrityksen pääkäyttäjä pystyy päivittämään uuden alv-prosentin Fikuron perusrekistereihin (asiakas, toimittaja, tuote ja rakennetuote).    Työkalu löytyy Hallinta - Yrityksen oletusarvot sivulta, ALV-Päivitys välilehdeltä    Painamalla vihreää Päivitä-painiketta, järjestelmä käy läpi kaikki rekisterit ja muuttaa alv-prosentin 24% - 25,5%.    Huom! Tämä toiminto ei ole peruutettavissa!      Toiminto ei vaikuta jo kirjattuihin myynti- ja ostotilausriveihin.   

Tuotteita ja rakennetuotteita voidaan seurata erä- ja sarjanumerotarkkuudella määrittelemällä tuotteelle/rakennetuotteelle varastoseurannan. Tällöin Fikuro vaatii, että jokainen tuotteelle tehty varastosiirto kohdistuu aina johonkin erä- tai sarjanumeroon. Varastoseuranta varmistaa, että meille jää rikkoutumaton loki kaikista ko. erä- tai sarjanumeroon liittyvistä toimenpiteistä. Tällöin varastosaldo ei voi myöskään koskaan mennä negatiiviseksi.   Varastoseuranta laitetaan päälle valitsemalla varastoitava tuote/rakennetuote ja Varasto-välilehdeltä määrittelemällä käytettävä varastoseurantamenetelmä.      Oletuksena varastoseurantaa ei ole käytössä. Käyttäjä voi valita varastoseurannaksi: Sarjanumero: kutakin yksittäistä tuotetta seurataan yksilöllisellä sarjanumerolla Eränumero: osajoukkoa tuotteista seurataan eränumeron perusteella   Jotta varastoseurannan voi ottaa käyttöön, on tuotteen ensinnäkin oltava varastotuote (laitettava täppä kohtaan Varastotuote). Toisekseen varastosaldon on oltava nolla, jotta seuranta voidaan aloittaa. Valittua varastoseurantamenetelmää ei voida poistaa tai muuttaa mikäli varastosaldo ei ole nolla.   Käytännössä joka kerta kun tuotteita/rakennetuotteita otetaan vastaan tai valmistetaan, pitää määritellä varastoseurattaville, varastoon lisättäville tuotteille erä- tai sarjanumero.   https://ohjeet.visma.fi/articles/#!fikuro/er-ja-sarjanumeroseuranta

Myös ostotilauksella voi nyt hyödyntää alennusprosenttia. Saat alennusprosentin näkyviin sarakeasetuksista.        

Toimittajia käytetään ostotilauksilla. Lisäksi tuotteille ja rakennetuotteille voidaan määritellä toimittajakohtaisia hintoja ja koodeja. Toimittajakohtaisia toimitusehtoja, maksuehtoja ja toimitustapoja käytetään ostotilauksilla, kun ko. toimittaja on valittu.   Uusi toimittaja perustetaan Tiedot -> Toimittaja   Ja seuraavasta ikkunasta +Lisää uusi toimittaja   Täytä toimittajan tiedot ja lopuksi Tallenna  

Voit lisätä uuden asiakkaan Tiedot > Asiakas valikosta, ohje löytyy tästä linkistä https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Asiakkaan-perustaminen/ta-p/650461   . Voit lisätä asiakkaan myös suoraan myyntitilauksella, tarjouksella tai myyntilaskulla, klikkaamalla Lisää uusi -linkkiä.      

Lue täältä miten myyntitilaus toimitetaan Fikurossa 

Mikäli Fikurossa halutaan seurata tuotteiden varastosaldoja, on tätä varten luotava vähintään yksi varasto ja sen alle yksi varastopaikka. Katso täältä miten uusi varasto perustetaan.    

Asiakkaiden tiedot tulee tallentaa asiakasrekisteriin. Asiakkaille kannattaa määritellä ainakin yksilöllinen nimi sekä antaa yritysasiakkaille Y-tunnus. Koska yleensä käytössä on myös integraatio taloushallintojärjestelmään, niin on ensiarvoisen tärkeää määritellä asiakkaan laskutuskanava ja siihen liittyvät arvot. Esimerkiksi mikäli käytetään sähköistä laskutusta, on Einvoice operattoritunnus ja osoite määriteltävä. Jos laskutuskanavana käytetään sähköpostia, on tällöin sähköposti määriteltävä. Asiakastiedoissa on paljon tietoja, joita käytetään myyntejä kirjattaessa oletusarvoina. Näitä ovat mm. maksuehto, toimitusehto, toimitustapa, asiakkaan sopimusnro ja ostajan viite. Eli jos asiakkaalle esimerkiksi tehdään myyntitilaus, niin oletusarvot maksuehdoksi, toimitusehdoksi ja toimitustavaksi tulevat valitun asiakkaan takaa. Asiakkaalle voidaan määritellä kolme erilaista osoitetta: käynti-, laskutus- ja toimitusosoite. Laskutus- ja toimitusosoitteita käytetään mm. myynneissä, joten ne tulee asettaa kohdilleen kunkin asiakkaan osalta. Asiakkaalle voidaan määritellä myös laskuteksti, joka tuodaan automaattisesti myyntilaskun lisätiedot-kenttään. Fikurossa asiakas perustetaan valikosta Tiedot -> Asiakas     Lisää uusi asiakas     Syötä asiakkaan tiedot ja tallenna.      

Työajan seuranta on yksinkertainen työkalu, jolla käyttäjät voivat kirjautua töihin ja pois töistä. Fikuro laskee töissä ollun ajan ja antaa ne tiedot esimerkiksi esimiehelle Excel-tiedostona jatkokäsittelyä varten.

Sähköpostilähetyksessä on  mahdollista käyttää vastausosoitteena yrityksen omaa sähköpostia tai määritellä sähköpostilähetykseen kokonaan oman sähköpostipalvelimen. Asetukset näkyvät yrityksen pääkäyttäjälle ja löytyvät "Hallinta"-valikon alta kohdasta "Sähköpostiasetukset".   Pääkäyttäjä pääsee muokkaamaan asetuksia klikkaamalla "Muokkaa"-painiketta. Vaihtoehtoja on siis kolme:   Fikuron sähköpostipalvelu: Tämä asetus on valittu oletuksena ja lähetys toimii kuten tähänkin asti. Vastaanottajalle näkyy siis lähettäjänä "no-reply.fikuro@visma.com" ja viesteihin ei voi vastata suoraan, koska paluuviestit menevät edellä mainittuun osoitteeseen.   Fikuron sähköpostipalvelu omalla osoitteella: Lähettäjänä näkyy oletuksena "Yrityksen nimi", ja sähköposteille voidaan määritellä vastausosoite, johon viestit palautuvat jos/kun asiakas vastaa viestiin. Näin vastausviestit saadaan käsiteltetäväksi yrityksen omaan sähköpostiin. Fikurosta lähteville viesteille voidaan määritellä myös CC ja BCC -kenttiin osoitteet, jolloin lähtevä sähköposti menee tiedoksi myös näihin osoitteisiin. Sähköpostiosoite, josta viestit lähetetään on edelleen "no-reply.fikuro@visma.com"   Oma sähköpostipalvelu: Mikäli yrityksellä on käytössään oma sähköpostipalvelu, voidaan sähköpostit ohjata lähtemään sen kautta. Tällöin myös lähettäjän sähköpostiksi voidaan määritellä haluttu oma osoite. Fikuroon pitää tässä yhteydessä määritellä myös sähköpostipalvelimen asetuksia, jotta lähetys tällä tavoin mahdollistuu.  

  Asiakkaan yhteyshenkilö Asiakkaalle voidaan määritellä useita yhteyshenkilöitä. Yksi niistä voidaan lisäksi valita asiakkaan oletusyhteyshenkilöksi. Yhteyshenkilöiden määrittely Klikkaa asiakaslistalta Näytä-nappia, siirry Yhteyshenkilöt-välilehdelle ja lisää yhteyshenkilöt yhteystietoineen (sähköposti & puhelin): Valitse asiakkaan oletusyhteyshenkilö Määrittele asiakkaan oletusyhteyshenkilö klikkaamalla Valitse-nappia asiakkaan muokkaustilassa:   Tämän jälkeen näet listalla aiemmin syöttämäsi yhteyshenkilöt. Valitse yksi näistä yhteyshenkilöistä klikkaamalla ko. rivin alussa olevaa ruutua (= merkitse valituksi) ja klikkaa sen jälkeen Valitse-nappia:   Nyt yhteyshenkilö on asetettu oletusyhteyshenkilöksi ko. asiakkaalle:   Tallenna lopuksi asiakkaan tiedot.

Myyntitilauksen kirjaaminen Myyntitilaus voidaan kirjata manuaalisesti järjestelmään tai se on voitu generoida myyntitarjouksesta. Lisäksi järjestelmään on mahdollista tuoda myyntitilauksia excel-tiedoston avulla. Myyntitilaukselle valitaan asiakas ja kirjataan tilausrivit. Lisäksi tilaukselle on hyvä antaa arvioitu toimituspäivämäärä, koska tätä kenttää hyödynnetään tuotannon ja varaston puolella. Toimituspäivämäärä toimittajalta kenttää hyödynnetään EDI-ominaisuuksiin, se kertoo milloin tilatut tuotteet olisivat asiakkaalla. Myyntitilaukselle tulee asiakastiedoista oletustietoja kuten esim. maksuehto, ALV-käsittely ja tilaajan viite. Mikäli näitä ei ole määritelty asiakkaan taakse, käytetään oletusarvoja, jotka on syötetty yrityksen oletusarvot näkymään. Myyntitilauskohtaisesti on mahdollista antaa asiakkaan ostotilausnumero ja asiakkaan yhteyshenkilö. Mikäli myyntitilaus liittyy johonkin projektiin, annetaan myös projektitieto.  Mikäli myyntitilaukselle halutaan käyttää jonkin tietyn hinnaston hintoja, tulee hinnasto valita myyntitilauksen lisätietoihin ennen rivien syöttämistä.        Myyntitilauksen lisätiedot  Myyntitilauksen lisätiedot välilehdellä on tilaukseen liittyviä tarkentavia tietoja. Lisätiedot -välilehdellä voi esimerkiksi määritellä myyntitilaukselle myyjätiedon. Mikäli myyntitilauksen hinnoittelussa halutaan käyttää jotain tiettyä hinnastoa valitaan se hinnasto kenttään. Hinnaston valitseminen tilausrivien syötön jälkeen ei päivitä rivien hintoja hinnaston mukaisiksi.        Myyntitilauksen vahvistaminen  Kun myyntitilaus on kirjattu ja tallennettu järjestelmään, tulee se vielä vahvistaa. Vain vahvistetuista myyntitilauksista on mahdollista muodostaa työkortteja tuotannon puolelle. Lisäksi myyntitilauksen tulee olla vahvistettu, jotta siitä voi muodostaa toimituksen. Huom! Vahvistettuja myyntitilauksia ei voi poistaa järjestelmästä. Myyntitilaus vahvistetaan painamalla alareunan Vahvista-painiketta.        Myyntitilauksen tila Myyntitilauksen tilan tarkoitus on kertoa käyttäjälle missä tilassa myyntitilaus kulloinkin on. Oletuksena myyntitilaus on tilassa AVOIN Kun käyttäjä vahvistaa myyntitilauksen se muuttuu tilaan VAHVISTETTU. Tällöin oletetaan, että myyntitilauksesta myös lähetetään asiakkaalle tilausvahvistus. Kummallakin osapuolella on tällöin yhteinen näkemys siitä mitä on tilattu. Tämän jälkeen myyntitilausta ei voi enää poistaa. Mutta siihen voidaan tehdä vielä muutoksia. Vahvistamisen jälkeen voidaan aloittaa laskuttaminen tai toimittaminen käyttäjän tarpeiden mukaan. Eli ne voidaan tehdä kummassa tahansa järjestyksessä. Tämän vuoksi myyntitilaus voi olla samaan aikaan sekä TOIMITETTU että ”HYVÄKSYTTY LASKUTUKSEEN” -tilassa Tilattujen tuotteiden toimittamisessa suosittelemme käyttämään Toimita -näkymää. Kun kaikki rivit on toimitettu, niin myyntitilaus on TOIMITETTU tilassa. Myyntitilaus siirtyy ”HYVÄKSYTTY LASKUTUKSEEN” -tilaan kun sen kaikki rivit on laskutettu eli riveistä on muodostettu myyntilaskut. Oletuksena näitä myyntilaskuja ei vielä ole kuitenkaan lähetetty loppuasiakkaalle. Myyntitilaukselle voidaan tehdä vielä lisäyksiä. Myyntitilaus voidaan sulkea, kun se on käsitelty kokonaan. Sen jälkeen siihen ei enää voida tehdä mitään muutoksia. Suljetut tilaukset eivät vaikuta tilauskantaan (laskuttamattomaan tai toimimittamattomaan summaan). Suljetut tilaukset eivät vaikuta myöskään varastoennusteisiin. Suosittelemme käytäntöä, jossa loppuun käsitellyt myyntitilaukset suljetaan lopuksi.          

Tarjoukset Myyntitarjoukselle tulee määritellä vähintäänkin asiakas ja tuoterivit. Jo tarjousvaiheessa kannattaa asettaa myös muut tiedot (verokanta, maksuehto, alv-käsittely yms.) kohdalleen, koska tällöin ne tulevat kohdalleen myös tarjouksen perusteella luoduille myyntitilauksille (ja myyntitilauksista luoduille myyntilaskuille). Tarjouksen tila Tarjouksen tilan tarkoitus on kertoa käyttäjälle missä tilassa tarjous kulloinkin on. Oletuksena tarjoukset ovat tilassa AVOIN Kun tarjous halutaan lähettää asiakkaalle, niin klikataan ”Merkitse lähetetyksi”. Tällöin tarjouksen tilaksi muuttuu LÄHETETTY. Tarjousta voi vielä muuttaa tässä tilassa. Jos tarjous hyväksytään, niin käyttäjän tulee valita ”Merkitse hyväksytyksi”. Tällöin tarjous muuttuu tilaan HYVÄKSYTTY, eikä sitä voi enää muokata eikä poistaa. Tällöin siitä voidaan kuitenkin muodostaa myyntitilaus klikkaamalla ”Muodosta myyntitilaus” -nappia. Yhdestä tarjouksesta voidaan muodostaa useita myyntitilauksia. Muodostetuille myyntitilauksille pääsee siirtymään tarjoukselta ylälaidassa olevan nuolinäkymän kautta.   Nuolinäkymässä pystytään nopeasti liikkumaan toisiinsa liitetyillä myyntitarjouksilla, myyntitilauksilla ja myyntilaskuilla. Klikkaa hiirellä esimerkiksi Myyntitilauksen ”Näytä kaikki” -linkkiä ja näet mitä myyntitilauksia tarjouksesta on tehty. Näin nähdään helposti mistä tarjouksesta esimerkiksi tietty myyntilasku on peräisin ja toisaalta mitä myyntilaskuja tai -tilauksia tietystä tarjouksesta on luotu.